PIT-2 w 2023 roku [Kompendium]

PIT-2 w 2023 roku

Od 1 stycznia 2023 r. formularz PIT-2 (9) pozwala na przekazanie szkole, urzędowi gminy albo zakładowi komunalnemu aż ośmiu rodzajów wniosków i oświadczeń. Nowością jest możliwość złożenia przez pracownika formularza PIT-2 np. trzem szkołom-płatnikom. W rezultacie każda z nich będzie potrącała nauczycielowi część kwoty wolnej od podatku na bieżąco w trakcie roku podatkowego.

Pracownik nie musi składać urzędowi gminy oświadczeń i wniosków na druku urzędowym, jakim jest PIT-2. Wykorzystanie tu przez pracownika zwykłej kartki nie spowoduje, że takie pismo nie będzie miało mocy prawnej. Zasady te wynikają z art. 31a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: u.p.d.o.f.).

Czy w 2023 r. można złożyć PIT-2 za pomocą e-mail

Składanie wniosków i oświadczeń gminie przez podatnika (art. 31a u.p.d.o.f.) jest możliwe:

1. na piśmie (za pomocą formularza PIT-2 albo np. w formie pisma na zwykłej kartce), albo
2. "w inny sposób przyjęty u danego płatnika" (np. przesłanie dokumentów przez e-mail albo złożenie ich za pomocą systemu do zdalnego funkcjonowania instytucji).

Co do zasady możliwe jest zatem złożenie płatnikowi przez pracownika wniosków i oświadczeń za pomocą poczty elektronicznej. Pracownik może wypełnić PIT-2 na komputerze i przesłać go za pomocą e-mail do działu kadr urzędu gminy - jeżeli tylko będzie to "inny sposób przyjęty u danego płatnika" (uregulowany np. w regulaminie pracy).

Brak odręcznego podpisu na PIT-2 nie spowoduje jego nieważności - pod warunkiem że urząd gminy, jako płatnik, będzie w stanie wykazać, że e-mail z PIT-2 pochodzi od pracownika. I to również w sytuacji, kiedy pracownik nie korzysta ze skrzynki służbowej.

PRZYKŁAD

W umowie o pracę między szkołą a nauczycielem zawarto zapisy:

1. Strony umowy o pracę z dnia …… kontaktują się ze sobą za pośrednictwem następujących adresów e-mail ……
2. Pracownik informuje szkołę, że adres e-mail …… należy do niego i będzie z niego korzystał do kontaktów z pracodawcą.

Wątpliwość może jednak dotyczyć tego, czy ważne będzie przesłanie za pomocą e-mail PIT-2 bez podpisu elektronicznego. Niektóre oświadczenia w PIT-2 podatnik składa przecież pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Oświadczenie zawiera klauzulę o następującej treści: "Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczeniaˮ. Klauzula ta zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. Dotyczy to oświadczeń, że podatnik spełnia przesłanki do korzystania z:

• ulgi na powrót (art. 21 ust. 1 pkt 152 u.p.d.o.f.),
• ulgi dla rodzin 4+ (art. 21 ust. 1 pkt 153 u.p.d.o.f.),
• ulgi dla pracujących seniorów (art. 21 ust. 1 pkt 154 u.p.d.o.f.).

Czy w przypadku złożenia dokumentu online, te trzy oświadczenia nie powinny być opatrzone podpisem elektronicznym? Wszak brak tych podpisów może zostać przez sąd zakwalifikowany jako nieskuteczne przyjęcie przez pracownika informującego jednostkę gminy wymaganego przez prawo rygoru odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Jest to istotna wątpliwość.

Obowiązek aktualizacji wniosków i oświadczeń

Pracownik musi wycofać lub zmienić uprzednio złożone gminie oświadczenie lub wniosek, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki. Wycofanie i zmiana następują w drodze nowego oświadczenia lub wniosku. Dlatego w PIT-2, w poszczególnych rubrykach wypełnianych przez pracownika, znalazła się pozycja do złożenia oświadczenia: "wycofuję uprzednio złożone oświadczenie". Odbywa się to w bardzo prosty sposób - poprzez postawienie znaku X i podpisanie całego PIT-2 przez podatnika:

Zasady odpowiedzialności płatnika i podatnika

Nowe przepisy nie przewidują wprost sankcji wobec pracownika, który wprowadził gminę w błąd informacjami zawartymi w PIT-2. Odpowiedzialność pracownika może jednak wynikać z przepisów Ordynacji podatkowej.

Przepis art. 31a ust. 10 u.p.d.o.f. stanowi, że w przypadku gdy zaniżenie lub nieujawnienie przez płatnika podstawy opodatkowania wynikało z zastosowania przez płatnika złożonych przez podatnika wniosków lub oświadczeń mających wpływ na obliczenie zaliczki - nie stosuje się przepisu art. 26a § 2 Ordynacji podatkowej. Oznacza to, że wciąż obowiązuje tu zasada z art. 26a § 1 Ordynacji podatkowej. A z przepisu tego wynika, że pracownik gminy nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez gminę podstawy opodatkowania w zakresie przychodów m.in. z umowy o pracę do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany jest płatnik.

Ale do tej bardzo niekorzystnej dla gminy regulacji może mieć z kolei zastosowanie art. 30 § 5 Ordynacji podatkowej, który wyłącza odpowiedzialność gminy za podatek niepobrany lub podatek pobrany a niewpłacony - m.in. w sytuacji, gdy podatek nie został pobrany z winy pracownika gminy. Oznacza to, że samo fałszywe poinformowanie gminy przez pracownika w PIT-2 o prawie do preferencyjnego rozliczania zaliczek w trakcie 2023 roku nie wystarcza, aby pracownik za to odpowiadał. Musi zostać stwierdzona jego wina. W takim przypadku organ podatkowy wyda decyzję o odpowiedzialności pracownika. Odpowiedzialność pracownika można też orzec w decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego.

Od kiedy i do kiedy płatnik stosuje informacje z PIT-2 w 2023 r.

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie lub wniosek, mające wpływ na obliczanie zaliczki, płatnik uwzględnia to oświadczenie lub ten wniosek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał.

PRZYKŁAD

Użycie w nowym art. 31a ust. 5 u.p.d.o.f. słowa "najpóźniej" oznacza, że urząd gminy, otrzymując PIT-2 w styczniu 2023 r., może także w styczniu zastosować zasady wynikające z PIT-2. Najpóźniej musi to natomiast uwzględnić w lutym 2023 r.

Oświadczenie i wniosek, mające wpływ na obliczenie zaliczki, dotyczą również kolejnych lat podatkowych, chyba że odrębny przepis stanowi inaczej (art. 31a ust. 6 u.p.d.o.f.). Jednak po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi urząd gminy przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez pracownika (art. 31a ust. 7 u.p.d.o.f.). Reguła ta nie dotyczy sytuacji, gdy inny przepis ją wyłącza. Nie dotyczy też oświadczeń związanych z ulgami: na powrót, dla rodzin 4+ oraz dla pracujących seniorów.

Złożenie w 2023 r. PIT-2 kilku płatnikom

Urząd gminy, szkoła, zakład komunalny itd. - jako płatnik - pomniejsza zaliczki o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli pracownik złoży temu płatnikowi oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia (art. 31b ust. 1 u.p.d.o.f.). Oświadczenie to podatnik może złożyć nie więcej niż trzem płatnikom.

W oświadczeniu o stosowaniu pomniejszenia podatnik wskazuje, że np. szkoła jest uprawniona do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą:

• 1/12 kwoty zmniejszającej podatek lub
• 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, lub
• 1/36 kwoty zmniejszającej podatek.

W przypadku uzyskiwania w danym miesiącu przychodów od więcej niż jednego płatnika, podatnik może złożyć oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia, jeżeli:

1) łączna kwota pomniejszenia stosowana przez wszystkich płatników w tym miesiącu nie przekracza kwoty stanowiącej 1/12 kwoty zmniejszającej podatek oraz

2) w roku podatkowym podatnik za pośrednictwem płatnika nie skorzystał w pełnej wysokości z pomniejszenia kwoty zmniejszającej podatek - w tym również, gdy złożył wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym, o którym mowa w art. 31c u.p.d.o.f.

WAŻNE

W przypadku uzyskiwania przez podatnika w danym miesiącu od tego samego płatnika przychodów z różnych tytułów, płatnik stosuje do tych przychodów złożone oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia - przy czym łączna kwota pomniejszenia zastosowana w tym miesiącu przez płatnika nie może przekroczyć kwoty wskazanej w tym oświadczeniu.

Oświadczenia i wnioski po zmianach

Rodzaj oświadczenia/wniosku podatnika	Szczegóły
Oświadczenie podatnika składane płatnikowi w sprawie pomniejszenia o kwotę zmniejszającą podatek	Na podstawie tego oświadczenia podatnik wnosi o pomniejszanie miesięcznej kwoty zaliczki na podatek PIT o kwotę stanowiącą: 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (300 zł), 1/24 kwoty zmniejszającej podatek (150 zł). 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (100 zł). Te trzy warianty wiążą się z wyborem podatnika, czy kwotę wolną w 2023 roku będzie rozliczał przy pomocy jednego, dwóch lub trzech płatników.
Oświadczenie podatnika składane płatnikowi, o którym mowa w art. 42e u.p.d.o.f., w sprawie pomniejszenia o kwotę zmniejszającą podatek	Na podstawie tego oświadczenia podatnik wnosi o pomniejszanie miesięcznej kwoty zaliczki na podatek PIT o kwotę stanowiącą: 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (300 zł), 1/24 kwoty zmniejszającej podatek (150 zł), 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (100 zł). Oświadczenie składa się płatnikowi wymienionemu w art. 42e ust. 1 u.p.d.o.f. Przepis ma zastosowanie w przypadku, gdy za zakład pracy wypłaty świadczeń pracowniczych dokonuje organ egzekucyjny lub podmiot niebędący następcą prawnym zakładu pracy, przejmujący jego zobowiązania wynikające ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, jest on obowiązany, jako płatnik, do poboru zaliczki na podatek, stosując do wypłacanych świadczeń 12-proc. stawkę podatkową.
Oświadczenie podatnika składane płatnikowi o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów (z małżonkiem/jako osoba samotnie wychowująca dziecko)	Oświadczenie wiąże się z art. 6 ust. 2 albo ust. 4d u.p.d.o.f. Przepisy te określają zasady preferencyjnego opodatkowania z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko.
Oświadczenie podatnika składane zakładowi pracy w sprawie korzystania z podwyższonych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów.	Podatnik oświadcza, że spełnia warunki do korzystania z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, gdyż jego miejsce zamieszkania (stałego lub czasowego) znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę. Po złożeniu oświadczenia pracownikowi przysługują koszty uzyskania przychodów w kwocie 300 zł miesięcznie.
Oświadczenie podatnika składane płatnikowi w sprawie zwolnień, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152-154 u.p.d.o.f.	Podatnik oświadcza, że spełnia przesłanki do korzystania z: ulgi na powrót - w oświadczeniu dotyczącym spełnienia warunków do stosowania tego zwolnienia podatnik wskazuje również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika (art. 21 ust. 1 pkt 152 u.p.d.o.f.), ulgi dla rodzin 4+ (art. 21 ust. 1 pkt 153 u.p.d.o.f.), ulgi dla pracujących seniorów (art. 21 ust. 1 pkt 154 u.p.d.o.f.). Oświadczenie składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Wniosek podatnika składany płatnikowi o niestosowanie ulgi dla młodych podatników lub pracowniczych kosztów uzyskania przychodów	Wolne od podatku PIT są przychody m.in. z umowy o pracę otrzymane przez podatnika do ukończenia 26. roku życia, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł. Ulga jest stosowana bez konieczności składania wniosku przez podatnika. Takiego wniosku wymaga rezygnacja: z ulgi, z pracowniczych kosztów uzyskania przychodów. Powodem złożenia wniosku może być wiedza podatnika już w trakcie roku, że przekroczy limit 85 528 zł.
Wniosek podatnika składany płatnikowi o rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów	Złożeniem wniosku mogą być zainteresowani podatnicy, którzy przewidują, że w trakcie 2023 roku stracą prawo do korzystania z 50% kosztów uzyskania przychodu. I nie chcą mieć dużej dopłaty w rozliczeniu PIT za 2023 rok. Roczny limit 50% kosztów uzyskania przychodów to 120 000 zł. Kwotę wyznaczamy jako wartość stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej (art. 22 ust. 9a u.p.d.o.f.).
Wniosek podatnika składany płatnikowi w sprawie niepobierania zaliczek w roku podatkowym	Na podstawie art. 31c ust. 1 u.p.d.o.f. płatnik nie pobiera zaliczek, jeżeli podatnik złoży temu płatnikowi wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym. Podatnik może złożyć wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym, jeżeli przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 u.p.d.o.f. nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30 000 zł. Dotyczy to dochodów podlegających skali podatkowej rozliczanych przez płatnika. W przypadku uzyskania przez podatnika takich dochodów, przekraczających u tego płatnika w roku podatkowym kwotę 30 000 zł, płatnik oblicza zaliczki bez pomniejszenia, o którym mowa w art. 31b u.p.d.o.f.

Andrzej Dybowski

prawnik, specjalista prawa samorządowego, autor publikacji o prawie administracyjnym

Podstawy prawne

• art. 31a - art. 31b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2014)
• art. 26a § 2, art. 30 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1933)

Gazeta samorządu i administracji