Zakładowy plan kont w jednostkach pomocy społecznej obowiązujący od 1 stycznia 2011 r.

Jednostki pomocy społecznej powinny wprowadzić w życie zakładowy plan kont uwzględniający nowe zasady rachunkowości budżetowej (obowiązujące od 1 stycznia 2011 r.) opisane w rozporządzeniu Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). W zakładowym planie kont należy uwzględnić także zmiany wprowadzone ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) oraz ustawą z 27 sierpnia 2009 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (dalej: ustawa – Przepisy wprowadzające uofp).

Zakładowy plan kont ustala i aktualizuje kierownik jednostki (art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; dalej: uor). W praktyce zakładowy plan kont wprowadza się w życie w formie zarządzenia kierownika jednostki.

Przy ustalaniu zakładowego planu kont kierownik jednostki pomocy społecznej powinien uwzględnić postanowienia zarządu jednostki samorządu terytorialnego dotyczące zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności. Ponadto konta wskazane w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont:

● należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce albo uzupełnione o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce,

● mogą być dzielone na dwa lub więcej kont syntetycznych.

Prawidłowo opracowany zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzania sprawozdania finansowego (bilansu, rachunku zysków i strat w wersji porównawczej, zestawienia zmian w funduszu), sprawozdań budżetowych (tzw. R-by) i innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.

1. Najważniejsze zmiany w gospodarce finansowej jednostek pomocy społecznej od 1 stycznia 2011 r.

Od 1 stycznia 2011 r. przestają funkcjonować rachunki dochodów własnych, a likwidację gospodarstw pomocniczych funkcjonujących przy jednostkach budżetowych należało zakończyć do końca 2010 r. Likwidacja rachunku dochodów własnych mogła zostać przeprowadzona w dwojaki sposób.

Sposób 1 – przekazanie pozostałych na rachunku bankowym i w kasie środków pieniężnych do budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Od 2011 r. należności i zobowiązania realizuje jednostka budżetowa w ramach planu dochodów i wydatków.

Sposób 2 – przekazanie pozostałych po likwidacji rachunku dochodów własnych środków pieniężnych na rachunek pomocniczy jednostki budżetowej. Środki pieniężne przeznacza się na zapłatę zobowiązań zaciągniętych w 2010 r. i do ściągania ewentualnych należności z lat poprzednich. Rachunek pomocniczy może funkcjonować do 30 czerwca 2011 r. W okresie półrocza 2011 r. należy uregulować „stare” zobowiązania i ściągnąć ewentualne należności. Następnie 1 lipca 2011 r. przekazuje się do budżetu jednostki samorządu terytorialnego niewykorzystane środki pieniężne z rachunku pomocniczego. Oczywiście opisane operacje gospodarcze można wykonać wcześniej – termin 1 lipca 2011 r. jest terminem granicznym.

PRZYKŁAD 1

Jednostka budżetowa likwiduje rachunek dochodów własnych 31 grudnia 2010 r. i przekazuje środki pieniężne na rachunek pomocniczy utworzony w jednostce budżetowej. Środki pieniężne na rachunku dochodów własnych wynoszą na dzień 31 grudnia 2010 r. – 8000 zł. Jednostka budżetowa nie jest czynnym podatnikiem VAT.

SCHEMAT. Likwidacja rachunku dochodów własnych

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.101.jpg@RY2@

PRZYKŁAD 2

Jednostka budżetowa likwiduje rachunek dochodów własnych 31 grudnia 2010 r. i przekazuje środki pieniężne na rachunek pomocniczy utworzony w jednostce budżetowej. Środki pieniężne na rachunku dochodów własnych wynoszą na dzień 31 grudnia 2010 r. – 8000 zł. Jednostka budżetowa nie jest czynnym podatnikiem VAT. Jednostka budżetowa tworzy rachunek pomocniczy, na który przekazuje środki pieniężne z rachunku dochodów własnych.

W 2010 r. należało dokonać księgowań zgodnie ze schematem podanym w przykładzie 1 (operacje 1–3). Niezbędne jest w 2011 r. dokonanie przeksięgowania kwoty 8000 zł z konta 140 na konto 141 w związku ze zmianą przepisów prawnych, polegających na podziale konta 140 na dwa konta. Do 31 grudnia 2010 r. konto 140 nosiło nazwę „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”. Natomiast od 1 stycznia 2011 r. funkcjonuje konto 141 „Środki pieniężne w drodze”. Jeżeli zatem w bilansie zamknięcia 2010 r. wystąpią środki pieniężne w drodze, ewidencjonowane na koncie 140, to w bilansie otwarcia roku 2011 muszą być przeksięgowane na konto 141. Do udokumentowania tej operacji gospodarczej należy sporządzić „PK” polecenia księgowania, np. w 2010 r. wystąpiły środki pieniężne w drodze w wysokości 8000 zł zaewidencjonowane na koncie 140. Pod datą 1 stycznia 2011 r. należy sporządzić dowód wewnętrzny PK, w którym zapisujemy 8000 zł – Wn 141, Ma 140:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.102.jpg@RY2@

SCHEMAT. Likwidacja rachunku dochodów własnych

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.103.jpg@RY2@

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.104.jpg@RY2@

2. Najważniejsze nowe rozwiązania wprowadzone w planie kont

W planie kont nastąpiły m.in. zmiany w zespole 4 i 7. Zmieniły się także zasady ewidencji odsetek od należności.

2.1. Rozwinięcie układu rodzajowego kont kosztów

W celu umożliwienia sporządzenia sprawozdań finansowych wprost z kont księgowych wprowadzono rozwinięcie układu rodzajowego kont kosztów. Są to następujące konta syntetyczne:

• 400 „Amortyzacja”,

• 401 „Zużycie materiałów i energii”,

• 402 „Usługi obce”,

• 403 „Podatki i opłaty”,

• 404 „Wynagrodzenia”,

• 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,

• 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”,

• 490 „Rozliczenie kosztów”.

W analityce do ww. kont należy ewidencjonować koszty ujęte w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej.

W artykule tym jako czwartą cyfrę wpisano „0”. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, czwarta cyfra oznacza źródło pochodzenia środków finansowych.

W związku z tym koszty projektów finansowanych lub współfinansowanych z Unii Europejskiej lub innych źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi będą miały inną czwartą cyfrę niż „0”.

Konto 400 „Amortyzacja”

Konto służy do ewidencji odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych umarzanych stopniowo według stawek amortyzacyjnych. Konto to może wykazywać w ciągu roku saldo Wn, które wyraża wysokość kosztów amortyzacji. Saldo konta przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.

Typowe zapisy strony Wn konta 400:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.105.jpg@RY2@

Typowe zapisy strony Ma konta 400:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.106.jpg@RY2@

Konto 401 „Zużycie materiałów i energii”

Konto służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii na cele działalności podstawowej, pomocniczej i ogólnego zarządu. Na dzień bilansowy saldo konta przenosi się na konto 860.

Typowe zapisy strony Wn konta 401:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.107.jpg@RY2@

Typowe zapisy strony Ma konta 401:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.108.jpg@RY2@

Do kosztów ewidencjonowanych na ww. koncie zalicza się koszty ujęte między innymi w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”,

• 4220 „Zakup środków żywności”,

• 4230 „Zakup leków, wyrobów medycznych i produktów biobójczych”,

• 4260 „Zakup energii”.

Konto 402 „Usługi obce”

Konto służy do ewidencji kosztów usług obcych świadczonych na rzecz działalności podstawowej. Na koniec roku przenosi się saldo konta na konto 860.

Typowe zapisy strony Wn konta 402:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.109.jpg@RY2@

Typowe zapisy strony Ma konta 402:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.110.jpg@RY2@

Do kosztów ewidencjonowanych na ww. koncie zalicza się koszty ujęte między innymi w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• 4270 „Zakup usług remontowych”,

• 4300 „Zakup usług pozostałych”,

• 4340 „Zakup usług remontowo-konserwatorskich dotyczących obiektów zabytkowych będących w użytkowaniu jednostek budżetowych”,

• 4350 „Zakup usług dostępu do sieci Internet”,

• 4360 „Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w ruchomej publicznej sieci telefonicznej”,

• 4370 „Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej sieci telefonicznej”,

• 4380 „Zakup usług obejmujących tłumaczenia”,

• 4390 „Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii”,

• 4400 „Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe”.

Konto 403 „Podatki i opłaty”

Konto służy do ewidencji podatków i opłat o charakterze kosztowym, w szczególności: podatek od nieruchomości, podatek od środków transportowych, podatek od czynności cywilnoprawnych, opłaty o charakterze podatkowym, opłata notarialna, opłata skarbowa, opłata administracyjna.

Na dzień bilansowy saldo konta przenosi się na wynik finansowy.

Typowe zapisy strony Wn konta 403:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.111.jpg@RY2@

Typowe zapisy strony Ma konta 403:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.112.jpg@RY2@

Konto 404 „Wynagrodzenia”

Konto służy do ewidencji kosztów wynagrodzeń osób zatrudnionych w działalności podstawowej jednostki z tytułu umów o pracę (pracownicy), umowy zlecenia, umowy agencyjnej z osobami fizycznymi. Na dzień bilansowy saldo konta przenosi się na wynik finansowy.

Typowe zapisy strony Wn konta 404:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.113.jpg@RY2@

Typowe zapisy strony Ma konta 404:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.114.jpg@RY2@

Do kosztów ewidencjonowanych na ww. koncie zalicza się koszty ujęte między innymi w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników”,

• 4040 „Dodatkowe wynagrodzenia roczne”,

• 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe”.

Konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”

Konto służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Na dzień bilansowy saldo konta jest przenoszone na wynik finansowy.

Typowe zapisy strony Wn konta 405:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.115.jpg@RY2@

Typowe zapisy strony Ma konta 405:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.116.jpg@RY2@

Do kosztów ewidencjonowanych na ww. koncie zalicza się koszty ujęte między innymi w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• 3020 „Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń”,

• 4110 „Składki na ubezpieczenia społeczne”,

• 4120 „Składki na Fundusz Pracy”,

• 4280 „Zakup usług zdrowotnych”,

• 4440 „Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”,

• 4700 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej” (patrz: Wyjaśnienia MF w RB 7/2009).

Konto 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”

Konto służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400–405. Na koncie tym ujmuje się w szczególności zwroty wydatków za używanie prywatnych samochodów do celów służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, inne koszty niezaliczone do kosztów finansowych i pozostałych kosztów operacyjnych.

Typowe zapisy strony Wn konta 409:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.117.jpg@RY2@

Typowe zapisy strony Ma konta 409:

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.118.jpg@RY2@

Konto 409 jest bardzo pojemne. Do kosztów ewidencjonowanych na tym koncie zalicza się koszty ujęte między innymi w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• 3110 „Świadczenia społeczne”,

• 4130 „Składki na ubezpieczenie zdrowotne”,

• 4410 „Podróże służbowe krajowe”,

• 4420 „Podróże służbowe zagraniczne”,

• 4430 „Różne opłaty i składki”.

Jeżeli kierownik jednostki pomocy społecznej potrzebuje szerszej analizy kosztów, to może wprowadzić nowe konta w zespole 4. W praktyce spotyka się, że jednostki pomocy społecznej wprowadzają np. konto 406 „Świadczenia społeczne”, na którym ewidencjonują udzielone zasiłki według źródeł ich finansowania. Zapisy z tego konta są wykorzystywane przy rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, np. PO KL.

2.2. Zmiana zasad ewidencji odsetek od należności

Do 31 grudnia 2010 r. naliczone odsetki za zwłokę księgowano po stronie Wn konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” lub 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”. Od 1 stycznia 2011 r. naliczone odsetki za zwłokę (co kwartał) księguje się, zamiast na koncie 290, na kontach zespołu 7, głównie na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – po stronie Ma.

PRZYKŁAD

Jednostka budżetowa nalicza odsetki za zwłokę od niezapłaconej terminowo należności, zgodnie z uofp, co najmniej raz na kwartał. Naliczone odsetki wynoszą 245 zł.

SCHEMAT. Ewidencja odsetek od należności

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.119.jpg@RY2@

Czytaj także: Wykaz kont dla państwowych i samorządowych jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych>>

2.3. Odpisy aktualizujące wartość należności

Na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” księguje się zwiększenie i zmniejszenie odpisów aktualizacyjnych należności. Konto 290 jest kontem korygującym należności, co oznacza, że w bilansie wykazuje się należności po odjęciu odpisów aktualizujących należności.

Odpisów aktualizujących należności dokonuje się zgodnie z art. 35b uor i procedurami wewnętrznymi, tj. z zarządzeniem kierownika jednostki.

WZÓR. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie zasad dokonywania odpisów aktualizujących wartość należności

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.120.jpg@RY2@

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.121.jpg@RY2@

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.122.jpg@RY2@

2.4. Projekty finansowane lub współfinansowane ze środków Unii Europejskiej lub innych źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi

Od 2011 r. projekty finansowane lub współfinansowane ze środków Unii Europejskiej lub innych źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi ewidencjonowane są na kontach:

• środki pieniężne na rachunkach pomocniczych do podstawowego rachunku bankowego jednostki,

• transfery środków z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na kontach 222 i 223.

PRZYKŁAD

Jednostka budżetowa realizuje projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w 75%, a 25% kosztów jest finansowane z dochodów jednostki samorządu terytorialnego.

SCHEMAT. Ewidencja dotycząca projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

@RY1@i40/2011/005/i40.2011.005.020.0002.123.jpg@RY2@

Dla wyodrębnienia kosztów projektu w planie kont, dla celów przykładu, konta syntetyczne oznaczono literką „P”. W praktyce stosuje się różne oznaczenia, np. pierwsza litera nazwy projektu lub cyfry. Opis przyjętych zasad oznaczania kont księgowych służących do ewidencji kosztów projektu powinien być umieszczony w polityce rachunkowości (zakładowy plan kont). Analityka jest prowadzona w układzie klasyfikacji budżetowej z odpowiednią czwartą cyfrą oznaczającą źródło finansowania oraz według kontrahentów odrębnie dla każdego projektu.

2.5. Rozbudowa zespołu 7 „Przychody, dochody i koszty”

W zespole 7 wprowadzono nowe konta:

• 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”,

• 751 „Koszty finansowe”,

• 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,

• 770 „Zyski nadzwyczajne”.

W zespole 7 wprowadzono zmiany, które ułatwiają sporządzenie sprawozdania finansowego „Rachunek zysków i strat w wersji porównawczej”. Na koncie 720 ewidencjonuje się dochody budżetowe (do 31 grudnia 2010 r. było to konto 750), z wyjątkiem dochodów ewidencjonowanych na kontach 700, 730, 750 i 760. Obroty konta 720 wykazywane są w sprawozdaniu – rachunek zysków i strat w pozycji A.V. „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”.

Często w jednostkach pomocy społecznej występują księgowania na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Dotyczy to ewidencji przychodów z tytułu:

• sprzedaży materiałów w wartości cen zakupu lub nabycia materiałów,

• sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych,

• odpisanych przedawnionych zobowiązań,

• otrzymanych odszkodowań,

• kar,

• darowizn,

• nieodpłatnie otrzymanych środków obrotowych.

Konta 770 „Zyski nadzwyczajne” i 771 „Straty nadzwyczajne” występują w jednostkach pomocy społecznej rzadko.

Od 1 stycznia 2011 r. zlikwidowano konto 761 „Pokrycie amortyzacji”, a więc zniknął od nowego roku zapis równoległy do księgowania kosztów amortyzacji, tj. Wn 800, Ma 761.

Czytaj także: Zasady rachunkowości i plany kont dla organów podatkowych jst>>

PODSTAWY PRAWNE

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278)

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1726)

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1241; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 238, poz. 1578)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38, poz. 207; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 235, poz. 1546)