Odwołanie wniesione przez wykonawcę do KIO - zarzuty

• Jak rozumieć pojęcie "forma pisemna"
• Kosztowe skutki niedochowania formy
• Umorzenie postępowania odwoławczego przez KIO

Zamawiający może uwzględnić w całości albo w części zarzuty przedstawione przez wykonawcę w odwołaniu złożonym do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Wskazują na to zwłaszcza przepisy art. 186 ust. 2 i 3a Prawa zamówień publicznych. Jeżeli zamawiający wnosi odpowiedź na odwołanie, powinno to nastąpić w formie pisemnej lub ustnie do protokołu.

Polecamy: e-Zamówienia publiczne. Przewodnik po elektronicznych zamówieniach publicznych

W przepisach art. 186 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp) w brzmieniu obowiązującym od 28 lipca 2016 r. zmieniono dotychczasową formę przesyłanych oświadczeń. Wykreślono wyrazy "na piśmie" na rzecz sformułowania "w formie pisemnej". Ta drobna zmiana ma jednak istotne znaczenie dla skutków prawnych składanych oświadczeń. Niestety, w praktyce umyka to uwadze zamawiających. Świadczy o tym m.in. najnowsze orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej (zob. np. wyrok KIO z 8 lutego 2017 r., sygn. KIO 170/17).

Jak rozumieć pojęcie "forma pisemna"

W celu prawidłowej interpretacji treści znowelizowanego art. 186 ust. 1 upzp trzeba zastosować przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (dalej: k.c.). W szczególności chodzi tu o art. 78 § 1 k.c., który stanowi, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Przepis art. 78 k.c. zawiera zatem określenie, jakim wymaganiom musi odpowiadać forma pisemna. Niezbędne jest nie tylko utrwalenie treści oświadczenia woli pismem, ale konieczne jest także własnoręczne podpisanie tego oświadczenia przez składającego. W znaczeniu procesowym pismo to jest dokumentem stanowiącym dowód, że osoba, która je podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie.

Trzy warunki zachowania formy pisemnej:

podpis na dokumencie obejmującym oświadczenie musi być własnoręczny - wymagania tego nie spełnia podpis na dokumencie przesłanym faksem, który jest tylko kopią (spełnia jedynie warunki uprawdopodobnienia za pomocą pisma)

dokument powinien być podpisany przez każdego autora objętego nim oświadczenia woli

dokument nie musi być spisany osobiście przez strony i może być sporządzony ręcznie lub mechanicznie.

Stosownie do przepisów art. 78¹ k.c., z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej równoważne jest oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza natomiast złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zobacz: Rachunkowość budżetowa

Kosztowe skutki niedochowania formy

Nie można uznać, że dochowanie formy pisemnej nastąpiło, gdy zamawiający przesyła dokument za pomocą faksu. Oświadczenie zamawiającego o uwzględnieniu odwołania w całości lub w części, przesłane faksem, uznawane jest tylko za "uprawdopodobnienie za pomocą pisma". Aby to uprawdopodobnienie wywołało określony skutek, musi zostać potwierdzone poprzez złożenie oświadczenia w formie pisemnej do zamknięcia rozprawy lub poprzez oświadczenie złożone ustnie do protokołu. Jeżeli tak się nie stanie, KIO rozpoznaje odwołanie bez uwzględnienia oświadczenia zamawiającego przesłanego faksem (czyli tak, jakby go faktycznie nie było). W przypadku uznania zasadności odwołania skutkuje to, niestety - zgodnie z art. 192 ust. 9 i 10 upzp - uwzględnieniem kosztów poniesionych przez odwołującego związanych z wpisem od odwołania.

Umorzenie postępowania odwoławczego przez KIO

Zamawiający powinien pamiętać, że jeżeli w odpowiedzi na odwołanie (wniesionej w prawidłowej formie) uwzględni w całości zarzuty podniesione w odwołaniu, to KIO może umorzyć postępowanie odwoławcze - pod warunkiem że po stronie zamawiającego nie przystąpi w terminie żaden wykonawca. Wówczas zamawiający wykonuje czynności zgodnie z żądaniem zawartym w odwołaniu. Podobne reguły obowiązują w przypadku uwzględnienia przez zamawiającego tylko części zarzutów z odwołania oraz wycofania pozostałych zarzutów przez odwołującego.

Sytuacja związana z uwzględnieniem odwołania przez zamawiającego "komplikuje" się nieco, gdy do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego przystąpi któryś z wykonawców i wniesie sprzeciw (również w formie pisemnej lub ustnie do protokołu) wobec uwzględnienia zarzutów. Zgodnie z art. 186 ust. 4 upzp skutkuje to bowiem rozpoznaniem odwołania przez KIO.

Ponadto, jeśli zamawiający uwzględnił zarzuty w części, a po jego stronie do postępowania odwoławczego nie przystąpił wprawdzie w terminie żaden wykonawca, ale odwołujący nie wycofał pozostałych zarzutów - KIO także rozpoznaje odwołanie (lecz tylko w zakresie pozostałych zarzutów).

Podstawy prawne

• art. 14 ust. 1, art. 186 ust. 14a, art. 192 ust. 9 i 10 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2164; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2260)

• art. 78 § 1, art. 78¹ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 459)

ANDRZELA GAWROŃSKA-BARAN

doktor nauk prawnych, wieloletni praktyk zamówień publicznych, były wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych, wykładowca na wyższych uczelniach i trener na szkoleniach, autor wielu artykułów i komentarzy z zakresu zamówień publicznych, radca prawny