Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Komunikacja w Compliance

Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Komunikacja w Compliance
Komunikacja w Compliance
Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

Co to jest komunikacja?

Komunikacja - proces porozumiewania się, mający na celu: wymianę myśli, dzielenie się wiedzą, informacjami i ideami.

Funkcje komunikacji to:

  • przekazywanie informacji,
  • wyrażanie emocji,
  • motywowanie,
  • kontrolowanie.

Nie da się zarządzać bez porozumiewania się, czyli komunikacji.

O czym musi wiedzieć organizacji przy komunikacji związanej z Compliance?

Organizacja musi wiedzieć jakie ma potrzeby w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej dotyczącej systemu Compliance lub systemu dla sygnalistów, w tym:

  1. co będzie komunikować,
  2. komu będzie komunikować,
  3. kiedy będzie komunikować,
  4. kto będzie komunikować,
  5. z kim będzie się komunikować,
  6. w jaki sposób będzie się komunikować.

O co musi zadbać organizacja przy komunikacji związanej z Compliance?

W zakresie, komunikacja wewnętrzna, organizacja musi zadbać oto by przekaz dotyczący Compliance lub Sygnalistów był na bieżąco odbierany i rozumiany przez wszystkich pracowników. Powinno być jasno określone:

  1. jakie są oczekiwania organizacji względem pracowników ,
  2. co to są przypadki noncompliance (niezgodności)
  3. jak pracownicy powinni reagować na przypadki non Compliance, w tym komu, gdzie, jak i kiedy pracownicy powinni zgłaszać przypadki noncompliance – czyli jakie są kanały dla sygnalistów.

Dokumentację Compliance (co do zasady) należy udostępnić wszystkim pracownikom, a np. Kodeks Etyki również partnerom biznesowym organizacji, a w stosownych przypadkach np. Kodeks Etyki należy publikować w wewnętrznych i zewnętrznych kanałach informacyjnych.

W zakresie komunikacji zewnętrznej, organizacja musi ustalić metody i zasady komunikacji z interesariuszami zewnętrznymi , m.in. z organami regulacyjnymi, klientami, kontrahentami, dostawcami, inwestorami, służbami ratunkowymi, organizacjami pozarządowymi, sąsiadami itd.

Jakie metody komunikacji może stosować organizacja?

Metody komunikacji mogą obejmować strony internetowe, fora internetowe, wiadomości e-mail, informacje prasowe, reklamy, okresowe biuletyny, raporty roczne (lub inne okresowe) nieformalne rozmowy, dni otwarte, grupy fokusowe, dialog społeczny, udział w wydarzeniach społecznych, infolinię itp.

Wszystkie te metody mają sprzyjać, bezpośrednio lub pośrednio, zrozumieniu i akceptacji zobowiązań danej organizacji w zakresie Compliance.

Ważnym elementem komunikacji są szkolenia. To dzięki szkoleniom pracowniczy nie są najsłabszym ale najsilniejszym ogniwem organizacji. To dzięki szkoleniom mają oni świadomość i wiedzę, co należy robić, jak należy robić, a czego nie robić. Jeżeli pracownicy nie mają potrzebnej wiedzy i świadomości, że za błąd, niezależnie od stanowiska i pozycji, będą na 100% określone konsekwencje, to System Compliance nie ma prawa działać.

Czy oficer Compliance ma jakąś rolę w komunikacji?

Po pierwsze oficer Compliance dostarcza odpowiednią wiedzę do organizacji, np. po przez prowadzenie szkoleń, pisanie artykułów itp..

Po drugie Oficer Compliance powinien m.in. regularnie raportować najwyższemu kierownictwu lub organowi nadzoru m.in. o:

  1. wynikach systemu Compliance,
  2. ciągłej adekwatności Systemu,
  3. zmianach w obowiązkach Compliance, ich wpływie na organizację i proponowanym sposobie postępowania w celu spełnienia nowych obowiązków,
  4. wszystkich przypadkach noncompliance i ich późniejszej analizie,
  5. ryzykach Compliance,
  6. trendach Compliance,
  7. kontaktach i rozwoju relacji z organami regulacyjnymi (jeżeli są prowadzone),
  8. wynikach audytów, a także działaniach monitorujących.

Jakie są najczęstsze błędy w komunikacji?

Według mnie najczęstsze błędy w komunikacji to:

  1. brak komunikacji, wiele organizacji np. nie komunikuje kodeksów etyki, nie zapoznaje pracowników z procedurami itp. itd., lub niedostateczna komunikacja,
  2. brak szkoleń dla pracowników lub ich nie powtarzanie,
  3. brak szkoleń dla najwyższego kierownictwa, średniego kierownictwa,
  4. brak szkoleń dla oficera Compliance,
  5. stosowanie specjalistycznego i niezrozumiałego języka, zbyt rozbudowane procedury itd.,
  6. brak konsekwencji lub sprzeczności w komunikacji, np. Spółka głosi na plakatach, że najważniejsza jest etyczna sprzedaż i przestrzegania przepisów, ale handlowców rozlicza tylko z poziomu sprzedaży, surowo karząc za niewykonanie planu. W umowach nie ma nic o zasadach i etyce.
  7. Brak spójności w komunikacji, np. Dyrektor zakazuje palenia na hali produkcyjnej a sam pali na niej.

Oczywiście błędów w komunikacji jest o wiele więcej, ale te jako pierwsze przychodzą mi na myśl.

Co by Pan radził oficerom Compliance w zakresie komunikacji?

Aby zadbali by była jasna, konsekwentna, permanentna i efektywna oraz by pamiętali o raportowaniu.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź >>
Regulaminy pracy w wybranych jednostkach samorządu terytorialnego (PDF)
Regulaminy pracy w wybranych jednostkach samorządu terytorialnego (PDF)
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    7 gru 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Amantadyna leczy COVID-19? Kiedy koniec badań?
    6 grudnia 2021 r. wiceminister sprawiedliwości i pełnomocnik rządu ds. praw człowieka Marcin Warchoł, w liście do szefa resortu zdrowia Adama Niedzielskiego zwrócił się z prośbą o podjęcie zdecydowanych działań, by przyspieszyć badania nad skutecznością amantadyny w leczeniu COVID-19. "Z informacji, które otrzymuję, wynika, że są zablokowane" – napisał wiceminister.
    940 metrów do przystanku nie pozwala skarżyć gminy przed NSA
    Osoba niepełnosprawna może skarżyć uchwały Rady Miasta na podstawie art. 101 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, jeżeli wykaże naruszenie swojego interesu prawnego. Z reguły osoby skarżące gminy potrafią wykazać jedynie naruszenie interesu faktycznego. Takim naruszeniem jest odległość 940 metrów do przystanku, które musi przejść osoba niepełnosprawna. Naruszenie to nie daje prawa do sądu.
    Czy w 2022 r. warszawiacy zapłacą mniej za wywóz śmieci?
    Kilkanaście warszawskich spółdzielni zwróciło się do wojewody mazowieckiego o unieważnienie oraz wstrzymanie wykonania nowej uchwały śmieciowej. Zgodnie z nowymi przepisami od 1 stycznia 2022 r. warszawiacy będą płacić za wywóz nieczystości w zależności od metrażu mieszkania. Czy uda się zmodyfikować nowy system poboru opłat i obniżyć ich poziom w 2022 r.?
    W listopadzie 2021 r. został założony 13-milionowy Profil Zaufany
    Wydział Promocji Polityki Cyfrowej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów przekazał informację o 13-milionowym Profilu Zaufanym założonym w Polsce. Osoby posiadające Profil Zaufany mogą bez wychodzenia z domu załatwić szereg spraw w urzędach związanych z samochodami, dowodami osobistymi, meldunkiem. Profil jest narzędziem weryfikacji tożsamości dla około 13,2 mln Polaków. Umożliwia składanie pism elektronicznych ze skutkiem prawnym bez konieczności stosowania podpisu kwalifikowanego. Pozwala na korzystanie z szeregu usług oferowanych przez urzędy na platformie ePUAP czy kontakt z ZUS. Dlatego każdego dnia listopada 2021 r. średnio niemal 7800 Polaków zakładało Profil Zaufany, a ponad 10 tysięcy pobierało aplikację mObywatel.
    Złagodzenie skutków ewaluacji jakości działalności naukowej – projekt nowej ustawy
    Złagodzenie skutków pierwszej ewaluacji jakości działalności naukowej, która obejmie lata 2017-2021 i rozpocznie się 1 stycznia 2022 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, który opublikowano w piątek w Rządowym Centrum Legislacji.
    Odmowa wszczęcia postępowania administracyjnego przez JST
    Odmowa wszczęcia postępowania administracyjnego. Przeprowadzenie merytorycznej oceny żądania strony wymaga wcześniejszego wszczęcia postępowania administracyjnego. Tylko w wyjątkowej sytuacji możliwe jest wydanie postanowienia o odmowie wszczęcia i tym samym rezygnacja z rozpatrzenia wniosku.
    Rozwój transportu miejskiego – woj. lubuskie otrzyma 50 mln dofinansowania
    Rozwój transportu miejskiego jest ważnym elementem polityki regionalnej. Coraz bardziej rozbudowany system komunikacji zbiorowej ma zachęcać do rezygnacji z transportu indywidualnego na rzecz transportu zbiorowego.
    Przepisy porządkowe w gminie
    Przepisy porządkowe stanowią szczególny rodzaj aktów prawa miejscowego w samorządzie gminnym. Mogą być one wydawane zarówno przez organy stanowiące, jak również wykonawcze, ale jedynie w ściśle określonych sytuacjach. Warto jednak mieć na uwadze procedurę wydawania takich aktów oraz zasady ich zatwierdzania czy też publikacji. Elementy te przesądzają o ich mocy obowiązywania.
    Podwyżka wynagrodzeń pracowników samorządowych – o ile wzrosną w 2022?
    Podwyższa wynagrodzeń pracowników nastąpi z dniem 1 stycznia 2022 roku na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z 25 października 2021 r. w sprawie wynagrodzenia pracowników samorządowych. Kogo dokładnie obejmie i ile wyniesie?
    Tarcza antyinflacyjna - obniżka akcyzy na paliwo od 20 grudnia 2021 r.
    W ramach tarczy antyinflacyjnej rząd zaproponował obniżkę stawek akcyzy na paliwa. Miałaby ona obowiązywać od 20 grudnia br. do 31 maja 2022 r. Ile wyniesie obniżka akcyzy?
    Dodatek COVIDOWY: personel niemedyczny otrzyma jednorazowo 5 tys. zł
    Dodatek covidowy dla personelu niemedycznego zostanie przekazany przez Narodowy Fundusz Zdrowia placówkom medycznym w związku ze zwalczaniem pandemii COVID-19. Kto otrzyma jednorazowe świadczenie?
    Wzrost wynagrodzenia dla nauczycieli w 2022 r. – będą podwyżki?
    Ministerstwu Edukacji i Nauki z „Solidarnością” prowadzi negocjacje z przedstawicielami KSOiW NSZZ „Solidarność” w sprawie wzrostu wynagrodzenia dla nauczycieli w 2022 r. Czy uda się im dojść do porozumienia?
    Whistleblowing – czym jest zakaz działań odwetowych?
    Niebawem wchodzi w życie Dyrektywa o ochronie sygnalistów w Polsce. Co będzie największym wyzwaniem w zapewnieniu należytej ochrony sygnalistom?
    Coraz kosztowniejsza alternatywa dla nieekologicznych pieców
    Gminy tracą orientację, jaki przyjąć kurs w zmaganiach o czystą i tanią energię. Jakie rozwiązania proponują samorządowcy?
    Przerwa świąteczna w szkołach 2021 r.
    Sprawdź kiedy wypada zimowa przerwa świąteczna w 2021 r.
    Ferie zimowe 2021/2022 - terminy
    Sprawdź kiedy wypadają ferie zimowe w poszczególnych województwach!
    Dotacja oświatowa na 2,5-letniego przedszkolaka
    Czy dotacja oświatowa obejmuje 2,5-letniego przedszkolaka? Czy gmina przekazuje całą dotację, gdy dziecko zostaje przyjęte do przedszkola w trakcie miesiąca?
    Czy Omikron rozprzestrzenia się szybciej?
    Czy Omikron rozprzestrzenia się szybciej?
    COVID: Szczepienie najmłodszych dzieci w Polsce
    Szczepienie najmłodszych dzieci w Polsce szansą na uniknięcie zmory kwarantanny.
    Nabór wniosków „Dobry Start” do 30 listopada 2021 r.
    Tylko do końca listopada można składać wnioski o wypłatę szkolnej wyprawki w ramach programu "Dobry Start".
    Zakaz sprzedaży aut spalinowych w 2035 r.
    Wprowadzenie zakazu sprzedaży aut spalinowych w 2035 r. wymaga natychmiastowych działań prawnych.
    Jak zmieniło się życie w strefie stanu wyjątkowego? [PODCAST]
    Stan wyjątkowy. Działania pomocowe na rzecz uchodźców, mieszkańcy Podlasia podejmują już od września 2021. O tym, jakie są motywacje pomagających, ile ich to naprawdę kosztuje i jak zmieniła się codzienność w strefie stanu wyjątkowego w rozmowie z Martą Zdanowską (Infor.pl) opowiada Joanna Łapińska z Białowiejskiej Akcji Humanitarnej. Zapraszamy do wysłuchania najnowszego odcinka podcastu "DGPtalk: Z pierwszej strony".
    Whistleblowing – rejestr zgłoszeń
    Został mniej niż miesiąc do wdrożenia systemów dla sygnalistów przez podmioty prawne w sektorze publicznym, a więc i jednostek samorządu terytorialnego oraz podmioty w sektorze prywatnym.
    Co buduje odporność na SARS-CoV-2
    Sprawdź co buduje odporność na SARS-CoV-2.
    Czy będzie kara dla pracodawcy za przymuszanie do szczepień
    Pracodawca nie zostanie ukarany za przymuszanie pracowników do szczepień.