Komunikacja w Compliance

Co to jest komunikacja?

Komunikacja - proces porozumiewania się, mający na celu: wymianę myśli, dzielenie się wiedzą, informacjami i ideami.

Funkcje komunikacji to:

• przekazywanie informacji,
• wyrażanie emocji,
• motywowanie,
• kontrolowanie.

Nie da się zarządzać bez porozumiewania się, czyli komunikacji.

O czym musi wiedzieć organizacji przy komunikacji związanej z Compliance?

Organizacja musi wiedzieć jakie ma potrzeby w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej dotyczącej systemu Compliance lub systemu dla sygnalistów, w tym:

1. co będzie komunikować,
2. komu będzie komunikować,
3. kiedy będzie komunikować,
4. kto będzie komunikować,
5. z kim będzie się komunikować,
6. w jaki sposób będzie się komunikować.

O co musi zadbać organizacja przy komunikacji związanej z Compliance?

W zakresie, komunikacja wewnętrzna, organizacja musi zadbać oto by przekaz dotyczący Compliance lub Sygnalistów był na bieżąco odbierany i rozumiany przez wszystkich pracowników. Powinno być jasno określone:

1. jakie są oczekiwania organizacji względem pracowników ,
2. co to są przypadki noncompliance (niezgodności)
3. jak pracownicy powinni reagować na przypadki non Compliance, w tym komu, gdzie, jak i kiedy pracownicy powinni zgłaszać przypadki noncompliance – czyli jakie są kanały dla sygnalistów.

Dokumentację Compliance (co do zasady) należy udostępnić wszystkim pracownikom, a np. Kodeks Etyki również partnerom biznesowym organizacji, a w stosownych przypadkach np. Kodeks Etyki należy publikować w wewnętrznych i zewnętrznych kanałach informacyjnych.

W zakresie komunikacji zewnętrznej, organizacja musi ustalić metody i zasady komunikacji z interesariuszami zewnętrznymi , m.in. z organami regulacyjnymi, klientami, kontrahentami, dostawcami, inwestorami, służbami ratunkowymi, organizacjami pozarządowymi, sąsiadami itd.

Jakie metody komunikacji może stosować organizacja?

Metody komunikacji mogą obejmować strony internetowe, fora internetowe, wiadomości e-mail, informacje prasowe, reklamy, okresowe biuletyny, raporty roczne (lub inne okresowe) nieformalne rozmowy, dni otwarte, grupy fokusowe, dialog społeczny, udział w wydarzeniach społecznych, infolinię itp.

Wszystkie te metody mają sprzyjać, bezpośrednio lub pośrednio, zrozumieniu i akceptacji zobowiązań danej organizacji w zakresie Compliance.

Ważnym elementem komunikacji są szkolenia. To dzięki szkoleniom pracowniczy nie są najsłabszym ale najsilniejszym ogniwem organizacji. To dzięki szkoleniom mają oni świadomość i wiedzę, co należy robić, jak należy robić, a czego nie robić. Jeżeli pracownicy nie mają potrzebnej wiedzy i świadomości, że za błąd, niezależnie od stanowiska i pozycji, będą na 100% określone konsekwencje, to System Compliance nie ma prawa działać.

Czy oficer Compliance ma jakąś rolę w komunikacji?

Po pierwsze oficer Compliance dostarcza odpowiednią wiedzę do organizacji, np. po przez prowadzenie szkoleń, pisanie artykułów itp..

Po drugie Oficer Compliance powinien m.in. regularnie raportować najwyższemu kierownictwu lub organowi nadzoru m.in. o:

1. wynikach systemu Compliance,
2. ciągłej adekwatności Systemu,
3. zmianach w obowiązkach Compliance, ich wpływie na organizację i proponowanym sposobie postępowania w celu spełnienia nowych obowiązków,
4. wszystkich przypadkach noncompliance i ich późniejszej analizie,
5. ryzykach Compliance,
6. trendach Compliance,
7. kontaktach i rozwoju relacji z organami regulacyjnymi (jeżeli są prowadzone),
8. wynikach audytów, a także działaniach monitorujących.

Jakie są najczęstsze błędy w komunikacji?

Według mnie najczęstsze błędy w komunikacji to:

1. brak komunikacji, wiele organizacji np. nie komunikuje kodeksów etyki, nie zapoznaje pracowników z procedurami itp. itd., lub niedostateczna komunikacja,
2. brak szkoleń dla pracowników lub ich nie powtarzanie,
3. brak szkoleń dla najwyższego kierownictwa, średniego kierownictwa,
4. brak szkoleń dla oficera Compliance,
5. stosowanie specjalistycznego i niezrozumiałego języka, zbyt rozbudowane procedury itd.,
6. brak konsekwencji lub sprzeczności w komunikacji, np. Spółka głosi na plakatach, że najważniejsza jest etyczna sprzedaż i przestrzegania przepisów, ale handlowców rozlicza tylko z poziomu sprzedaży, surowo karząc za niewykonanie planu. W umowach nie ma nic o zasadach i etyce.
7. Brak spójności w komunikacji, np. Dyrektor zakazuje palenia na hali produkcyjnej a sam pali na niej.

Oczywiście błędów w komunikacji jest o wiele więcej, ale te jako pierwsze przychodzą mi na myśl.

Co by Pan radził oficerom Compliance w zakresie komunikacji?

Aby zadbali by była jasna, konsekwentna, permanentna i efektywna oraz by pamiętali o raportowaniu.