Po co system dla Sygnalistów w samorządzie terytorialnym?

Jak pisałem w artykule „Compliance. Rewolucja w samorządzie z powodu dyrektywy PE i Rady ws. ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE”, Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii nakłada w art. 8 obowiązek ustanowienia kanałów i procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, przez podmioty prawne w sektorze publicznym, a więc i jednostek samorządu terytorialnego. Przy czym zgodnie z art. 8 ust 9 Państwa członkowskie mogą zwolnić z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców. Odpowiednie krajowe przepisy muszą zacząć obowiązywać do dnia 17 grudnia 2021 r. więc zostało niecałe 4 miesiące.

W chwili obecnej nikt nie jest wstanie odpowiedzieć kiedy pojawi się ustawa, jaka będzie jej treść (oprócz tego co jest w Dyrektywie o sygnalistach) i czy gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców będą zobligowane wdrażać systemy whistleblowingu, czy też nie. Załóżmy jednak, że nawet najmniejsze gminy będą zobligowane do wdrożenia przedmiotowych systemów.

Po co system dla Sygnalistów w samorządzie terytorialnym?

Robert Kiyosaki kiedyś napisał: „Największym bogactwem jest to, co wiemy. Największym ryzykiem to czego nie wiemy”. Dobrze wdrożony system dla sygnalistów to po pierwsze największy skarb każdego podmiotu i jego najwyższego kierownictwa. System dla sygnalistów najskuteczniej dostarcza wiedzę o nieprawidłowościach w organizacji i pozwala najskuteczniej zarządzać ryzykiem.

Nadużycia lub nieprawidłowości w administracji powodują średnio straty w wysokości od kilku do kilkunastu procent przychodów (w zależności od kraju i branży). W Polsce szacuje się, że wynosi to około 6%. Przy czym wielkość ta rośnie. Jeżeli gmina osiąga np. roczny przychód w wysokości 300 mln. zł, to statystycznie jej straty z powodu naruszeń lub nieprawidłowości wynoszą rocznie statystycznie 18 mln. zł. Czy wydanie np. kilkaset tysięcy złotych rocznie na Compliance, w tym whistleblowing aby zaoszczędzić statystycznie nawet 18 milionów jest zbędnym kosztem czy najlepszą inwestycją o olbrzymiej stopie zwrotu? Zależy czy wdrożono system Compliance właściwie czy nie.

Jak pokazują badania w krajach gdzie wdrożono systemy whistleblowingu nadużycia lub nieprawidłowości najczęściej są wykrywane w wyniku:

1. zgłoszeń sygnalistów (pracowników, klientów, dostawców itd.) – nawet ponad 40 %
2. audytu i kontroli – w sumie około 30 %
3. przypadku – w zależności od badań od kilku do kilkunastu %
4. innych działań, w tym działalności organów ścigania

Jednocześnie jeżeli spojrzy się na straty podmiotów, to statystycznie największe straty podmioty ponoszą gdy naruszenie lub nieprawidłowość zostanę wykryte przez organy ścigania. Natomiast w przypadku wykrycia naruszeń lub nieprawidłowości dzięki zgłoszeniu sygnalisty straty są statystycznie najmniejsze.

Należy zauważyć, że wiele przypadków naruszeń lub nieprawidłowości nigdy lub o wiele później byłoby wykryte, gdyby nie sygnaliści. Jako przykład można podać stan faktyczny opisany w artykule „Compliance: Sygnaliści – obecna praktyka w Polsce na przykładzie z życia”. Gdyby nie sygnalistki pewnie jeszcze przez wiele lat, o ile w ogóle, nie zostały by wykryte nieprawidłowości lub naruszenia zasad w tamtym teatrze.

No i nie zapominajmy o wizerunku oraz reputacji jednostki samorządu terytorialnego oraz wójta/burmistrza/Prezydenta. Gdy prasa pisze, że w urzędzie Dyrektor molestował pracownice, a nikt nie reagował i prokuratura wszczyna śledztwo wygląda to źle, bardzo źle. Całkowicie inaczej to wygląda jak oficer Compliance to odkryje a Wójt/Burmistrz/Prezydent odpowiednio zareaguje i zawiadomi odpowiednie służby.

Ustanowienia kanałów i procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych oraz ochrona sygnalistów po prostu się opłaca. Ponadto daje szansę uczynienia organizacji lepszymi i bardziej etycznymi.

Po drugie systemy dla Sygnalistów są dla pracowników i innych interesariuszy, ponieważ pozwalają im bezpiecznie zgłaszać naruszenia i nieprawidłowości.

Czy kanały lub systemy dla sygnalistów można też wykorzystywać w innym celu?

Ani Dyrektywa ani obecne przepisy nie zabraniają tego. Dobrym pomysłem jest wykorzystanie kanałów dla sygnalistów również do przyjmowania wniosków optymalizacyjnych lub racjonalizatorskich.

Pomysł wywodzi się z Kaizen (japońskiej filozofii biznesowej (sposobu postępowania) ustawicznego polepszania, poprawiania procesu zarządzania i produkcji na wszystkich jego szczeblach). W każdym urzędzie można coś poprawić, po to by zwiększyć efektywność, zmniejszyć koszty, poprawić jakość świadczenia usług itd. Często są bardzo drobne zmiany organizacyjne.

Wykorzystanie kanałów dla sygnalistów po to by pozwolić pracownikom zgłaszać różne pomysły pozwala poprawić działanie urzędu (to pracownicy wiedzą co im przeszkadza w pracy lub może im pomóc), zwiększyć zaangażowanie pracowników urzędu i uczynić urzędy lepszymi.

Czy takie wykorzystanie kanałów lub systemów dla sygnalistów zwiększa koszty ich wdrożenia lub utrzymania?

Na rynku są już Platformy IT (kanały – notabene Polskiej produkcji) które mają takie funkcjonalności w standardzie, a przystosowanie innych kanałów (np. email) nie pociąga za sobą kosztów. Jedyne co to trzeba pamiętać, że do obsługi zgłoszeń optymalizacyjnych lub racjonalizatorskich potrzeba ludzi. Jeżeli podmiot nie będzie odpowiadał na wnioski pracowników lub wrzucał je wszystkie do szuflady i kosza to szybka przestaną one spływać a zaangażowanie pracowników spadnie. Już lepiej nie wdrażać tego pomysłu niż wdrażać go źle.