Jak przygotować urząd administracji samorządowej do informatyzacji

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, elektronicznej skrzynki podawczej, umożliwienie współdzielenia dokumentów na serwerze jest możliwe w każdym urzędzie. Jeśli urząd ma już infrastrukturę informatyczną (sieć komputerową, pomieszczenie serwerowe itp.), to uruchomienie e-urzędu będzie polegać głównie na zabezpieczeniu sieci przed nieautoryzowanym dostępem, analizie bezpieczeństwa wewnętrznego sieci, podłączeniu i skonfigurowaniu wymaganych urządzeń - serwera, routera. Jeśli urząd nie ma jeszcze infrastruktury informatycznej, wtedy trzeba zacząć od zaplanowania topologii sieci, położenia kabli sieciowych i punktów dostępu bezprzewodowego, zabezpieczenia infrastruktury przed niepowołanym dostępem, zakupienia komputerów i przeszkolenia pracowników z ich obsługi. Dalej proces informatyzacji przebiega podobnie jak w poprzednim przypadku.

Największym problemem może być koszt. Na rynku istnieje kilka firm zajmujących się finansowaniem zakupów m.in. dla administracji publicznej. Korzystając z takiej opcji, urząd może sobie pozwolić na zakup nawet bardzo drogich rozwiązań, ponieważ płaci tego rodzaju firmie co miesiąc określoną kwotę (system sprzedaży ratalnej) zamiast wydawać wiele tysięcy jednorazowo. Koszt pełnej informatyzacji urzędu jest trudny do oszacowania. W zależności od tego, jak rozbudowaną infrastrukturą on dysponuje i ilu urzędników zatrudnia, koszty mogą zaczynać się już od kilku tysięcy złotych i dochodzić do nawet kilkuset tysięcy.

Do kompleksowego zinformatyzowania urzędu konieczne jest, by pracownicy wyposażeni byli w komputery umożliwiające bezproblemową pracę w sieci (minimum maszyny klasy Intel Celeron D wyposażone w 512 MB pamięci RAM). Kolejnym ważnym urządzeniem jest odpowiedni serwer, np. ethernus 2 smb, który umożliwi zarządzanie prawami dostępu do składowanych na nim zasobów, bezpieczną komunikację, korzystanie z systemu elektronicznego obiegu dokumentów i zapewni bezpieczeństwo danych. Potrzebny jest dostęp do internetu, możliwy dzięki szybkiemu łączu internetowemu (przepustowość minimum 1MB/s) i routerowi wyposażonemu w firewall. W zależności od zasobności portfela funkcje serwera i routera można albo uruchomić na jednym urządzeniu, albo kupić dwa urządzenia, z których jedno będzie służyć jako serwer, a drugie jako router. Mamy wtedy gwarancję, że sieć jest wydajna i bezpieczna. Warto wziąć pod uwagę możliwość zdalnego podłączenia się do sieci lokalnej z domu lub w trakcie wyjazdu służbowego. Często zdarza się bowiem, że osoby uprawnione do podpisywania dokumentów przebywają poza urzędem. Wtedy rozwiązaniem będzie podpis elektroniczny oraz właśnie możliwość zdalnego podłączenia się do sieci w urzędzie. Do tego konieczne jest uruchomienie w urzędzie serwera VPN, który zapewni bezpieczny zdalny dostęp do sieci lokalnej oraz laptop wyposażony w bezprzewodową łączność z internetem. Zdalny dostęp do zasobów urzędu umożliwia ponadto pobieranie dokumentów w formie elektronicznej bezpośrednio z urzędowego serwera. Pionierem w wykorzystaniu tej funkcjonalności jest starostwo w Kościerzynie (Urzędnik i samorządowiec - Nowoczesne technologie zastąpią nieefektywne metody pracy s B4 GP nr 51/2008).

Czas potrzebny na przeszkolenie urzędników zależny jest od stopnia ich aktualnej wiedzy. Jeśli urzędnicy potrafią obsługiwać komputer i korzystać z internetu, to dla jednej osoby wystarczy kilka godzin indywidualnego szkolenia. Potem będzie ona mogła w pełni korzystać z możliwości systemu. Często bywa tak, że firmy informatyzujące urząd oferują również szkolenia, które trwają tak długo, aż wszyscy urzędnicy będą zdolni użytkować system - może to być nawet dwa tygodnie.

KP