REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zintegrowany system informatyczny poprawia pracę urzędów publicznych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Krzysztof Polak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zdalne usługi dla obywateli są możliwe pod warunkiem wewnętrznego uporządkowania urzędu (wewnętrzny system zarządzania dokumentacją) i informatyzacji jego funkcji. W przypadku niespełnienia tego warunku urząd może jedynie świadczyć usługi informacyjne (BIP).

Tak należy wdrażać aplikacje wspomagające obsługę poszczególnych funkcji urzędu, by w przyszłości ten zbiór niezależnych aplikacji można było połączyć w jeden system. Wsparcie ze strony systemu komputerowego można zastosować w każdym niemal obszarze funkcjonowania urzędu. Wynikająca z przepisów metodyka informatyzacji jednostek administracji publicznej przewiduje zapewnienie technologicznego wsparcia na czterech obszarach. Po pierwsze na obszarze zadań wynikających wprost z przepisów prawa, po drugie na obszarze wiedzy i procedur danej instytucji, potem na obszarze usług świadczonych przez urząd interesantom zewnętrznym i w końcu na obszarze informacji dotyczących terenu administracyjnie podległego danemu urzędowi.

REKLAMA

Zadania publiczne

Mimo że informatyczne wsparcie dla poszczególnych obszarów można wdrażać osobno, należy to robić tak, by w końcowym efekcie istniała możliwość stworzenia jednego, zintegrowanego systemu.

REKLAMA

Obszar zadań wynikających z przepisów prawa (w tym także funkcji urzędu jako zakładu pracy) obejmuje prowadzenie wszelkich ewidencji oraz systemów finansowych i kadrowo-płacowych. Prawidłowa konstrukcja rozwiązania informatycznego na tym obszarze wymaga ujednolicenia struktury danych dla wszystkich używanych tu aplikacji. Chodzi o to, by poszczególne aplikacje miały dostęp i używały tych samych danych. Oznacza to, że podczas tworzenia informatycznego wsparcia należy tak zaprojektować bazy danych, by mogły z niej czerpać wszystkie aplikacje. Błędy konstrukcyjne będą w związku z tym polegały na tworzeniu kilku źródeł pobierania tych samych danych.

Jedna struktura danych nie oznacza jednakowego do nich dostępu. Każda jednostka organizacyjna powinna mieć prawo wprowadzania, modyfikowania i kasowania swoich danych. Inne jednostki natomiast jedynie prawo podglądu i to w zakresie ograniczonym, niezbędnym do realizacji ich zadań. Przy takim skonstruowaniu baz danych referat ewidencji ludności będzie dysponował pełną informacją o obywatelu - w tym danymi adresowymi. Inne ewidencje i systemy podatkowe w swoich aplikacjach będą pobierać jedynie dane adresowe, zawsze najbardziej aktualne, bo pochodzące z ewidencji ludności. Wtedy znikną, dość często występujące, przypadki naliczania podatku gruntowego osobom już nieżyjącym.

CEL BADANIA SYSTEMÓW

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Systemy teleinformatyczne używane do realizacji zadań publicznych należy poddać badaniu, które przeprowadza się:

• w celu sprawdzenia poprawności wdrożenia rozwiązań,

• w celu uzyskania publicznego oświadczenia dostawcy o wyniku badania,

• na własny koszt twórcy oprogramowania interfejsowego lub innego podmiotu mającego autorskie prawa majątkowe do danej aplikacji,

• przed udostępnieniem po raz pierwszy aplikacji do użytku.

Zasoby danych

REKLAMA

Wsparcie ze strony narzędzi informatycznych może dotyczyć wiedzy zawartej w dokumentach, procedurach, regulaminach, zarządzeniach, umowach i w końcu w samych pracownikach. Aplikacje wdrażane z myślą o obszarze wiedzy i procedur danej instytucji mają za zadanie uporządkowanie, zindeksowanie i określenie zasad dostępu do tych zasobów. Wdrożenie tego rodzaju rozwiązania w całym urzędzie skutkuje tym, że idea zarządzania dokumentami staje się faktyczną możliwością, a dotarcie do potrzebnej informacji staje się kwestią minut, a nie tygodni - jak dotychczas. Jednym z głównych aplikacji w tym zakresie jest właśnie zarządzanie dokumentacją. Miarą powodzenia tego rodzaju projektów jest zastąpienie papierowego obiegu pism, elektronicznym. Przy czym obowiązująca instrukcja kancelaryjna nie zwalnia w takich przypadkach z obowiązku przekazania właściwej jednostce oryginału dokumentu. Oryginał ten musi zostać - zgodnie z instrukcją właściwie opisany i wpięty w teczkę, chyba że chodzi o dokument elektroniczny poświadczony e-podpisem kwalifikowanym.

Wdrożenie aplikacji w tym zakresie skutkuje jakościową zmianą sposobu pracy urzędu. Wszystkie dokumenty tworzące daną sprawę są od momentu wdrożenia zdalnie dostępne w sieci urzędu. W przypadku potrzeby dotarcia do dowolnego pisma wystarczy połączyć się z bazą danych podejmując działania z poziomu swojego biurka. Miarą powodzenia informatyzacji na tym obszarze jest to, że urzędnicy szukają potrzebnych dokumentów w systemie informatycznym, a nie w segregatorze. Poprawnie zaprojektowane wsparcie przekłada się na poprawę kontroli pracy urzędu - nieprawidłowości widać bowiem jak na dłoni. Jednocześnie możliwe staje się spełnienie postulatu podwyższenia transparentności funkcjonowania urzędu.

Usługi urzędu

Zdalne usługi dla interesenatów są możliwe pod warunkiem wewnętrznego uporządkowania urzędu (wewnętrzny system zarządzania dokumentacją) i informatyzacji jego funkcji. W przypadku niespełnienia tego warunku urząd może jedynie świadczyć usługi informacyjne (BIP).Wiele urzędów, z powodu niemożności nawiązania efektywnej współpracy z ePUAP przed 1 maja tego roku, zobligowane wymogami prawnymi, zdecydowało się na uruchomienie elektronicznej skrzynki podawczej z pomocą zewnętrznych dostawców. Doświadczenia tych instytucji, które nie miały dotąd sprawnego systemu zarządzania dokumentami, dowodzą, że bez spełnienia tego warunku faktycznie nie sposób efektywnie wykorzystywać e-skrzynki podawczej. Jeśli dana instytucja nie podpisała umowy bezterminowej, to istnieje szansa przejścia na ePUAP, gdy tylko centralny system wsparcia urzędów będzie nareszcie funkcjonował sprawnie, a zasady korzystania z jego usług będą dostępne i zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych.

PRZYKŁAD

EWIDENCJA LUDNOŚCI I PODATKÓW

Dane adresowe mieszkańca są najbardziej aktualne w aplikacji służącej do obsługi ewidencji ludności. W tej aplikacji powinno dochodzić do ich aktualizacji na potrzeby nie tylko ewidencji ludności, ale również ewidencji działalności gospodarczej i systemów podatkowych. Z kolei dane z systemów podatkowych powinny być pobierane także przez systemy finansowe i ewentualnie przez systemy analityczne. Dane wyświetlane w raportach zależą od jakości danych źródłowych. Z wadliwie skonstruowanych baz danych nie uda się wygenerować wartościowych analiz.

Gospodarka przestrzenna

Zastosowanie systemów map elektronicznych do realizowania gospodarki przestrzennej w gminach, województwach ma przed sobą przyszłość, ale dziś nie ma zbyt wielu zastosowań. Tak jak poprzednio zbudowanie sprawnego systemu e-gospodarki przestrzennej wymaga uprzedniej informatyzacji urzędu w zakresie dwóch początkowych etapów. Przeniesienie zasobów geodezyjnych z formy papierowej na elektroniczną jest tym trudniejsze, że dane w tej pierwszej bazie są często w znaczącej części nieaktualne. Ponadto występuje bardzo poważny problem związany z aktualizacją danych. Poza przypadkiem miast na prawach powiatu, które samodzielnie prowadzą zasoby, aktualizacja danych wymaga ciągłej komunikacji z powiatem.

KRZYSZTOF POLAK

krzysztof.polak@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W czwartek nawet blisko 30 st. C. Gdzie takie temperatury?

Jest szansa, że w tym roku na Wielkanoc nie będzie śniegu. Od kilku dni pogoda jest wiosenna, w czwartek temperatura wyniesie od 21 do 26 st. C, a w centrum możliwe jest nawet 27 st. C!

Podwyżki dla pracowników samorządowych z wyrównaniem od 1 marca 2025 r. Kto odpowiada za podwyżki? Odpowiedź MF i MRPiPS [PROJEKT ROZPORZĄDZENIA]

Podwyżki dla pracowników samorządowych z wyrównaniem od 1 marca 2025 r. Kto odpowiada za podwyżki? Odpowiedź MF i MRPiPS. Co zakłada projekt rozporządzenia Rady Ministrów zmieniający rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (RD172)?

Nowa taryfa za prąd później! Rząd przesuwa termin, czeka na niższe ceny energii

Rząd planuje przesunąć start nowych taryf energii z lipca na październik 2025 roku. Powód? Lepsze warunki na rynku hurtowym dają szansę na niższe ceny prądu dla gospodarstw domowych. To może oznaczać realne oszczędności – ale trzeba będzie poczekać.

Badania cholesterolu w bilansie sześciolatka. Od kiedy?

Od 5 maja do programu badań bilansu zdrowia sześciolatka wchodzi lipidogram. Rzeczniczka praw dziecka Monika Horna-Cieślak uważa to za ogromny sukces, bo zwiększy się świadomość, że choroby serca mogą dotykać także młodych.

REKLAMA

Jak i kiedy rezerwować wakacje, żeby było najtaniej?

Jak Polacy planują wakacje? Na ostatnią chwilę czy z wyprzedzeniem? Jak najtaniej zarezerwować hotel? Czy Polacy chętnie spędzają wakacje w kraju?

Kalendarz szczepień dorosłych [TABELA]

Kalendarz szczepień dorosłych. Kiedy i na co warto się zaszczepić? Które szczepionki są szczególnie zalecane dla seniorów? Ile dawek poszczególnych szczepionek? Polskie Towarzyszko Medycyny rodzinnej we współpracy z Fundacją MY PACJENCI opracowało kalendarz szczepień dla dorosłych.

Branża pirotechniczna chce wzmocnić potencjał obronny kraju

W odpowiedzi na zapowiadane przez rząd plany dotyczące szeroko zakrojonych szkoleń wojskowych, przedstawiciele branży pirotechnicznej, w liście wysłanym do ministrów obrony oraz spraw wewnętrznych i administracji, podkreślają swoje unikalne kompetencje i zasoby. Chodzi o wzmocnienie bezpieczeństwa państwa oraz efektywną współpracę ze strukturami obronnymi.

Od 1 stycznia 2026 r. nowy obowiązek jednostek sektora finansów publicznych. Chodzi o zmiany w zakresie rejestru umów

Od 1 stycznia 2026 r. nowy obowiązek jednostek sektora finansów publicznych. Chodzi m.in. o zmiany w zakresie rejestru umów. Projekt nowelizacji trafił do opiniowania. Projektodawcą jest Ministerstwo Finansów.

REKLAMA

8400 zł brutto dla pracowników pomocy społecznej? 3-miesięczny urlop? Związkowcy przedstawili propozycje

Ile zarabia pracownik pomocy społecznej? A ile powinien zarabiać? Związkowa Alternatywa domaga się radykalnej poprawy warunków pracy i wynagrodzeń zatrudnionych w tym sektorze. Związek oczekuje skokowego wzrostu płac, dotrzymania przez rząd złożonych wcześniej obietnic, a także zapewnienia urlopu regeneracyjnego i warunków do rozwoju zawodowego dla wszystkich zatrudnionych w sektorze pomocy społecznej.

Gminy mają problemy finansowe, bo słabo ściągają zaległe czynsze, podatki, kary i tym podobne zobowiązania

Podatki, czynsze za mieszkania komunalne, wodę, wywóz śmieci, alimenty i mandaty – takich opłat nie regulują konsumenci oraz firmy wobec gmin. Nazbierało się tego już ponad 17,5 miliarda złotych. Jednocześnie gminy narzekają na brak pieniędzy na remonty, budowę mieszkań i inne ważne przedsięwzięcia.

REKLAMA