Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zintegrowany system informatyczny poprawia pracę urzędów publicznych

Krzysztof Polak
inforCMS
Zdalne usługi dla obywateli są możliwe pod warunkiem wewnętrznego uporządkowania urzędu (wewnętrzny system zarządzania dokumentacją) i informatyzacji jego funkcji. W przypadku niespełnienia tego warunku urząd może jedynie świadczyć usługi informacyjne (BIP).

Tak należy wdrażać aplikacje wspomagające obsługę poszczególnych funkcji urzędu, by w przyszłości ten zbiór niezależnych aplikacji można było połączyć w jeden system. Wsparcie ze strony systemu komputerowego można zastosować w każdym niemal obszarze funkcjonowania urzędu. Wynikająca z przepisów metodyka informatyzacji jednostek administracji publicznej przewiduje zapewnienie technologicznego wsparcia na czterech obszarach. Po pierwsze na obszarze zadań wynikających wprost z przepisów prawa, po drugie na obszarze wiedzy i procedur danej instytucji, potem na obszarze usług świadczonych przez urząd interesantom zewnętrznym i w końcu na obszarze informacji dotyczących terenu administracyjnie podległego danemu urzędowi.

Zadania publiczne

Mimo że informatyczne wsparcie dla poszczególnych obszarów można wdrażać osobno, należy to robić tak, by w końcowym efekcie istniała możliwość stworzenia jednego, zintegrowanego systemu.

Obszar zadań wynikających z przepisów prawa (w tym także funkcji urzędu jako zakładu pracy) obejmuje prowadzenie wszelkich ewidencji oraz systemów finansowych i kadrowo-płacowych. Prawidłowa konstrukcja rozwiązania informatycznego na tym obszarze wymaga ujednolicenia struktury danych dla wszystkich używanych tu aplikacji. Chodzi o to, by poszczególne aplikacje miały dostęp i używały tych samych danych. Oznacza to, że podczas tworzenia informatycznego wsparcia należy tak zaprojektować bazy danych, by mogły z niej czerpać wszystkie aplikacje. Błędy konstrukcyjne będą w związku z tym polegały na tworzeniu kilku źródeł pobierania tych samych danych.

Jedna struktura danych nie oznacza jednakowego do nich dostępu. Każda jednostka organizacyjna powinna mieć prawo wprowadzania, modyfikowania i kasowania swoich danych. Inne jednostki natomiast jedynie prawo podglądu i to w zakresie ograniczonym, niezbędnym do realizacji ich zadań. Przy takim skonstruowaniu baz danych referat ewidencji ludności będzie dysponował pełną informacją o obywatelu - w tym danymi adresowymi. Inne ewidencje i systemy podatkowe w swoich aplikacjach będą pobierać jedynie dane adresowe, zawsze najbardziej aktualne, bo pochodzące z ewidencji ludności. Wtedy znikną, dość często występujące, przypadki naliczania podatku gruntowego osobom już nieżyjącym.

CEL BADANIA SYSTEMÓW

Systemy teleinformatyczne używane do realizacji zadań publicznych należy poddać badaniu, które przeprowadza się:

• w celu sprawdzenia poprawności wdrożenia rozwiązań,

• w celu uzyskania publicznego oświadczenia dostawcy o wyniku badania,

• na własny koszt twórcy oprogramowania interfejsowego lub innego podmiotu mającego autorskie prawa majątkowe do danej aplikacji,

• przed udostępnieniem po raz pierwszy aplikacji do użytku.

Zasoby danych

Wsparcie ze strony narzędzi informatycznych może dotyczyć wiedzy zawartej w dokumentach, procedurach, regulaminach, zarządzeniach, umowach i w końcu w samych pracownikach. Aplikacje wdrażane z myślą o obszarze wiedzy i procedur danej instytucji mają za zadanie uporządkowanie, zindeksowanie i określenie zasad dostępu do tych zasobów. Wdrożenie tego rodzaju rozwiązania w całym urzędzie skutkuje tym, że idea zarządzania dokumentami staje się faktyczną możliwością, a dotarcie do potrzebnej informacji staje się kwestią minut, a nie tygodni - jak dotychczas. Jednym z głównych aplikacji w tym zakresie jest właśnie zarządzanie dokumentacją. Miarą powodzenia tego rodzaju projektów jest zastąpienie papierowego obiegu pism, elektronicznym. Przy czym obowiązująca instrukcja kancelaryjna nie zwalnia w takich przypadkach z obowiązku przekazania właściwej jednostce oryginału dokumentu. Oryginał ten musi zostać - zgodnie z instrukcją właściwie opisany i wpięty w teczkę, chyba że chodzi o dokument elektroniczny poświadczony e-podpisem kwalifikowanym.

Wdrożenie aplikacji w tym zakresie skutkuje jakościową zmianą sposobu pracy urzędu. Wszystkie dokumenty tworzące daną sprawę są od momentu wdrożenia zdalnie dostępne w sieci urzędu. W przypadku potrzeby dotarcia do dowolnego pisma wystarczy połączyć się z bazą danych podejmując działania z poziomu swojego biurka. Miarą powodzenia informatyzacji na tym obszarze jest to, że urzędnicy szukają potrzebnych dokumentów w systemie informatycznym, a nie w segregatorze. Poprawnie zaprojektowane wsparcie przekłada się na poprawę kontroli pracy urzędu - nieprawidłowości widać bowiem jak na dłoni. Jednocześnie możliwe staje się spełnienie postulatu podwyższenia transparentności funkcjonowania urzędu.

Usługi urzędu

Zdalne usługi dla interesenatów są możliwe pod warunkiem wewnętrznego uporządkowania urzędu (wewnętrzny system zarządzania dokumentacją) i informatyzacji jego funkcji. W przypadku niespełnienia tego warunku urząd może jedynie świadczyć usługi informacyjne (BIP).Wiele urzędów, z powodu niemożności nawiązania efektywnej współpracy z ePUAP przed 1 maja tego roku, zobligowane wymogami prawnymi, zdecydowało się na uruchomienie elektronicznej skrzynki podawczej z pomocą zewnętrznych dostawców. Doświadczenia tych instytucji, które nie miały dotąd sprawnego systemu zarządzania dokumentami, dowodzą, że bez spełnienia tego warunku faktycznie nie sposób efektywnie wykorzystywać e-skrzynki podawczej. Jeśli dana instytucja nie podpisała umowy bezterminowej, to istnieje szansa przejścia na ePUAP, gdy tylko centralny system wsparcia urzędów będzie nareszcie funkcjonował sprawnie, a zasady korzystania z jego usług będą dostępne i zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych.

PRZYKŁAD

EWIDENCJA LUDNOŚCI I PODATKÓW

Dane adresowe mieszkańca są najbardziej aktualne w aplikacji służącej do obsługi ewidencji ludności. W tej aplikacji powinno dochodzić do ich aktualizacji na potrzeby nie tylko ewidencji ludności, ale również ewidencji działalności gospodarczej i systemów podatkowych. Z kolei dane z systemów podatkowych powinny być pobierane także przez systemy finansowe i ewentualnie przez systemy analityczne. Dane wyświetlane w raportach zależą od jakości danych źródłowych. Z wadliwie skonstruowanych baz danych nie uda się wygenerować wartościowych analiz.

Gospodarka przestrzenna

Zastosowanie systemów map elektronicznych do realizowania gospodarki przestrzennej w gminach, województwach ma przed sobą przyszłość, ale dziś nie ma zbyt wielu zastosowań. Tak jak poprzednio zbudowanie sprawnego systemu e-gospodarki przestrzennej wymaga uprzedniej informatyzacji urzędu w zakresie dwóch początkowych etapów. Przeniesienie zasobów geodezyjnych z formy papierowej na elektroniczną jest tym trudniejsze, że dane w tej pierwszej bazie są często w znaczącej części nieaktualne. Ponadto występuje bardzo poważny problem związany z aktualizacją danych. Poza przypadkiem miast na prawach powiatu, które samodzielnie prowadzą zasoby, aktualizacja danych wymaga ciągłej komunikacji z powiatem.

KRZYSZTOF POLAK

krzysztof.polak@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 ze zm.).

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    300 mln zł dla artystów z opłaty od komputerów, tabletów, smartfonów, dysków i pendrivów
    Projekt ustawy o artystach zawodowych przewiduje zasilenie kwotą 300 mln zł nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Pieniądze będą pochodziły z opłaty reprograficznej płaconej przez importerów i sprzedawców elektroniki (komputery, tablety, smartfony, dyski twarde i pendrivy).
    300 mln zł. To planowane wpływy z opłaty reprograficznej na rzecz nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Polacy zapłacą ją w cenie komputerów, tabletów, smartfonów, dysków i pendrivów. Opłatę od importerów i sprzedawców elektroniki pobiorą organy podatkowe
    300 mln zł. To planowane wpłaty z opłaty reprograficznej na rzecz nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych (FWAZ). Jeżeli nie będzie tych pieniędzy fundusz dla artystów otrzyma z budżetu dotację celową 100 mln zł rocznie. Podstawą dla płatności tych kwot jest ustawa o artystach zawodowych. 27 czerwca 2022 r. rząd przedstawił jej najnowszy projekt w wersji, która ma zostać skierowana do Sejmu i tam uchwalona.
    Świadczenie 40 zł za dzień dłużej niż 120 dni za pomoc Ukrainkom w ciąży, osobom w wielu 60/65 lat i matkom trójki dzieci
    Gminy otrzymały prawo do wydłużenia ponad 120 dni okresu wypłaty świadczenia 40 zł za dzień zakwaterowania i wyżywiania uchodźców z Ukrainy.
    Czy umowy zawierane na realizację zadań w programie rozwiązywania problemów alkoholowych podlegają Prawu zamówień publicznych?
    Pytanie nr 1. Czy umowy zawierane na realizację zadań zapisanych w gminnym programie rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii podlegają Prawu zamówień publicznych? Pytanie nr 2. Czy prawidłowym jest zawieranie umów zlecenia na realizację usług konsultanta bez określania okresu świadczenia usługi?
    Połowa nauczycieli z Warszawy myśli o odejściu ze szkoły. Nauczyciel woli prowadzić zakład pogrzebowy niż uczyć za 3500 zł
    Blisko połowa kadry zatrudnionej w publicznych szkołach myśli o odejściu z zawodu – pokazują badania realizowane m.in. przez Urząd Miasta st. Warszawy. Według ratusza zbliżamy się do dramatycznego punktu, kiedy po prostu nie będzie komu uczyć dzieci. Tym bardziej że spośród 31 tys. stołecznych nauczycieli ponad 5 tys. jest w wieku emerytalnym lub przedemerytalnym. Wiadomo też, że wakatów w tym roku jest więcej niż w latach 2021 i 2020, a z podobnym problemem borykają się szkoły w całym kraju.
    "DGP": Od 1 lipca 2022 r. błąd w przepisach o składce zdrowotnej i liczeniu zaliczek od pensji [nieudana korekta Polskiego Ładu?]
    DGP: Przepisy korygujące Polski Ład były tworzone w pośpiechu i rząd zapomniał zmienić zasady wyliczania składki zdrowotnej. Nie ma wątpliwości, że w po 1 lipca 2022 r. pracodawcy dalej muszą wyliczać wysokość zaliczki na PIT dwukrotnie: 1) według zasad z 2022 r. i 2) zasad z 2021 r. W jakim celu? Dla ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej do wysokości zaliczki z 2021 r.
    IMGW: Najnowsza prognoza pogody na wakacje 2022 r. W lipcu upały powyżej 30 stopni. W sierpniu ciepło i burze
    Z eksperymentalnej prognozy długoterminowej wynika, że w lipcu w Polsce temperatury będą powyżej normy, to znaczy, że będzie naprawdę upalnie.
    5000 zł brutto, to netto 3613.19 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    5000 zł brutto, to netto 3613.19 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4600 zł brutto i netto 3270,83 zł dla pracownika chorującego przez część miesiąca od 1 lipca 2022 r. [42 przykłady]
    Przeliczenie wynagrodzenia brutto do netto od 1 lipca 2022 r., gdy pracowniki część miesiąca był chory - to przykład nr 38 z poradnika Wydawnictwa Infor o przeliczaniu wynagrodzeń z brutto na netto od 1 lipca 2022 r. Pozostałe przykłady w poradniku.
    15 000 zł brutto dla programisty, to 10555,58 zł albo 9167,58 zł netto [42 przykłady od 1 lipca 2022 r.]
    Lista płac dla pracownika, który przekroczył I próg podatkowy - to przykład nr 40 z poradnika Wydawnictwa Infor o przeliczaniu wynagrodzeń z brutto na netto od 1 lipca 2022 r. Pozostałe przykłady w poradniku.
    Ochrona zabytków w gminach
    Zadania, które realizuje samorząd gminny w celu zaspokajania zbiorowych potrzeb wspólnoty lokalnej, obejmują między innymi ochronę i opiekę nad zabytkami. Oznacza to wiele obowiązków ustawowych, które gmina musi wypełniać.
    Okazjonalne kąpielisko za milczącą zgodą wójta
    Zmienia się procedura tworzenia miejsc okazjonalnie wykorzystywanych do kąpieli. Zgłoszenie wodnoprawne i zgłoszenie na utworzenie takiego miejsca będzie można załatwić w jednym urzędzie - gminy. Nowelizacja Prawa wodnego upraszcza także zasady i formę zgody na utworzenie takiego miejsca (może być milcząca). Ważne jest również skrócenie terminów opiniowania zgłoszenia przez inspekcje ochrony środowiska, sanepid, dyrektorów: parku narodowego, urzędu morskiego czy urzędu żeglugi śródlądowej.
    Pełnomocnictwo dla wójta do reprezentowania spółki to nie dokument urzędowy
    Pełnomocnictwo udzielone przez reprezentującego podmiot gospodarczy, nawet na rzecz osoby sprawującej funkcję publiczną, nie jest dokumentem urzędowym. Taki dokument jest wystawiony przez podmiot prywatny i dotyczy spraw, które nie są związane z działalnością organu publicznego oraz zarządzaniem mieniem komunalnym. Z tego powodu dokument taki nie stanowi również informacji publicznej i nie podlega udostępnieniu.
    Listy płac dla 3010 zł, 6000 zł i 11 000 zł brutto netto od 1 lipca 2022 r. [42 przykłady]
    W artykule jeden z 42 przykładów jak przeliczać wynagrodzenie z brutto na netto od 1 lipca 2022 r. z poradnika Wydawnictwa Infor. I sporządzić listy płac. Od 1 lipca 2022 r. pensja 3010 zł brutto, to 2363,56 zł netto, wynagrodzenie 6000 zł brutto, to na rękę 4420,43 zł a 11 000 zł brutto, to wypłata netto 7828.63 zł. Pozostałe 41 przykłady w poradniku.
    PIP po kontroli przestrzegania PPK może nałożyć mandat karny do 2000 zł [wykaz naruszeń prawa]
    Po nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, od 4 czerwca br., każdy podmiot zatrudniający w rozumieniu ustawy o PPK – nie tylko pracodawca, ale też np. zleceniodawca - może być kontrolowany przez PIP w zakresie obowiązków wynikających z ustawy o PPK.
    4900 zł brutto, to netto 3670,67 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4900 zł brutto, to netto 3670,67 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4800 zł brutto, to netto 3602,15 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4800 zł brutto, to netto 3602,15 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    Trzy kalkulatory wynagrodzeń brutto netto od 1 lipca 2022 r. - umowy o pracę, zlecenie, o dzieło [Infor.pl]
    Infor.pl przygotował trzy kalkulatory przeliczające wartości wynagrodzeń z brutto do netto uwzględniające zmiany w PIT od 1 lipca 2022 r. określane jako „Polski Ład 2.0” albo „likwidacja Polskiego Ładu”.
    Posiłki w szkołach obowiązkowo od 1 września 2022 r. [Nowe obowiązki szkół]
    Od 1 września 2022 r. szkoły podstawowe będą miały ustawowy obowiązek zapewnienia posiłku uczniom. Przepisy dotyczące wyżywienia w przedszkolach nie zmieniły się. Art. 106a u.p.o. dotyczy tylko szkół podstawowych.
    Likwidacja nauczyciela kontraktowego i stażysty [Sejm zmienił Kartę Nauczyciela]
    Liczba stopni awansu zawodowego zostanie zmniejszona, a nauczyciele w pierwszych latach pracy będą zarabiać więcej – zdecydował w czwartek Sejm, uchwalając nowelizację ustawy Karta nauczyciela.
    Podwyżki w służbie zdrowia od 632 zł do 2000 zł [Sejm uchwalił ustawę]
    Najniższe wynagrodzenie zasadnicze ratowników medycznych i pielęgniarek ze średnim wykształceniem wzrośnie o 1550 zł (wzrost z 3772 zł do 5323 zł), magistrów pielęgniarstwa, fizjoterapii, farmaceutów i diagnostów laboratoryjnych ze specjalizacją o 1827 zł (wzrost z 5478 zł do 7304 zł).
    Czy pracodawcy będą musieli informować pracownika, jakie ma możliwości awansu?
    Pracodawca prawdopodobnie będzie przekazywać zatrudnionym informację o „możliwości awansu”. Oznaczałoby to, że pracownik w momencie przyjmowania do pracy będzie miał jasność co do tego, czy z daną pracą wiążą się możliwości awansu czy też takich możliwości nie ma (np. z uwagi na brak wolnego stanowiska związanego z awansem).
    Pensja brutto od 3010 zł do 4000 zł od 1 lipca 2022 r. – przeliczenie na netto, ZUS, zaliczki, NFZ [zestawienie]
    Pensja brutto od 3010 zł do 4000 zł od 1 lipca 2022 r. – przeliczenie na netto, ZUS, zaliczki, NFZ [zestawienie]
    Pacjentowi w szpitalu usunięto zdrowe oko
    W szpitalu w Bratysławie usunięto pacjentowi niewłaściwe oko, w wyniku czego stracił oboje oczu, poinformował w środę portal gazety „Pravda”. Lekarka, która przeprowadziła operację, już nie pracuje z pacjentami. Zdaniem dziennikarzy chodzi o cenioną specjalistkę.
    Rząd: w 2023 r. budowa 500 hal sportowych w gminach miejsko-wiejskich i wiejskich
    Rozpoczynamy program budowy hal sportowych, które będą wielofunkcyjne. W ciągu najbliższych paru lat chcemy, aby takich hal powstał tysiąc. W tym roku wybudujemy co najmniej kilkadziesiąt takich hal, a w przyszłym 500 - zapowiedział w środę premier Mateusz Morawiecki.