REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zintegrowany system informatyczny poprawia pracę urzędów publicznych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Krzysztof Polak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zdalne usługi dla obywateli są możliwe pod warunkiem wewnętrznego uporządkowania urzędu (wewnętrzny system zarządzania dokumentacją) i informatyzacji jego funkcji. W przypadku niespełnienia tego warunku urząd może jedynie świadczyć usługi informacyjne (BIP).

Tak należy wdrażać aplikacje wspomagające obsługę poszczególnych funkcji urzędu, by w przyszłości ten zbiór niezależnych aplikacji można było połączyć w jeden system. Wsparcie ze strony systemu komputerowego można zastosować w każdym niemal obszarze funkcjonowania urzędu. Wynikająca z przepisów metodyka informatyzacji jednostek administracji publicznej przewiduje zapewnienie technologicznego wsparcia na czterech obszarach. Po pierwsze na obszarze zadań wynikających wprost z przepisów prawa, po drugie na obszarze wiedzy i procedur danej instytucji, potem na obszarze usług świadczonych przez urząd interesantom zewnętrznym i w końcu na obszarze informacji dotyczących terenu administracyjnie podległego danemu urzędowi.

REKLAMA

Zadania publiczne

Mimo że informatyczne wsparcie dla poszczególnych obszarów można wdrażać osobno, należy to robić tak, by w końcowym efekcie istniała możliwość stworzenia jednego, zintegrowanego systemu.

REKLAMA

Obszar zadań wynikających z przepisów prawa (w tym także funkcji urzędu jako zakładu pracy) obejmuje prowadzenie wszelkich ewidencji oraz systemów finansowych i kadrowo-płacowych. Prawidłowa konstrukcja rozwiązania informatycznego na tym obszarze wymaga ujednolicenia struktury danych dla wszystkich używanych tu aplikacji. Chodzi o to, by poszczególne aplikacje miały dostęp i używały tych samych danych. Oznacza to, że podczas tworzenia informatycznego wsparcia należy tak zaprojektować bazy danych, by mogły z niej czerpać wszystkie aplikacje. Błędy konstrukcyjne będą w związku z tym polegały na tworzeniu kilku źródeł pobierania tych samych danych.

Jedna struktura danych nie oznacza jednakowego do nich dostępu. Każda jednostka organizacyjna powinna mieć prawo wprowadzania, modyfikowania i kasowania swoich danych. Inne jednostki natomiast jedynie prawo podglądu i to w zakresie ograniczonym, niezbędnym do realizacji ich zadań. Przy takim skonstruowaniu baz danych referat ewidencji ludności będzie dysponował pełną informacją o obywatelu - w tym danymi adresowymi. Inne ewidencje i systemy podatkowe w swoich aplikacjach będą pobierać jedynie dane adresowe, zawsze najbardziej aktualne, bo pochodzące z ewidencji ludności. Wtedy znikną, dość często występujące, przypadki naliczania podatku gruntowego osobom już nieżyjącym.

CEL BADANIA SYSTEMÓW

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Systemy teleinformatyczne używane do realizacji zadań publicznych należy poddać badaniu, które przeprowadza się:

• w celu sprawdzenia poprawności wdrożenia rozwiązań,

• w celu uzyskania publicznego oświadczenia dostawcy o wyniku badania,

• na własny koszt twórcy oprogramowania interfejsowego lub innego podmiotu mającego autorskie prawa majątkowe do danej aplikacji,

• przed udostępnieniem po raz pierwszy aplikacji do użytku.

Zasoby danych

REKLAMA

Wsparcie ze strony narzędzi informatycznych może dotyczyć wiedzy zawartej w dokumentach, procedurach, regulaminach, zarządzeniach, umowach i w końcu w samych pracownikach. Aplikacje wdrażane z myślą o obszarze wiedzy i procedur danej instytucji mają za zadanie uporządkowanie, zindeksowanie i określenie zasad dostępu do tych zasobów. Wdrożenie tego rodzaju rozwiązania w całym urzędzie skutkuje tym, że idea zarządzania dokumentami staje się faktyczną możliwością, a dotarcie do potrzebnej informacji staje się kwestią minut, a nie tygodni - jak dotychczas. Jednym z głównych aplikacji w tym zakresie jest właśnie zarządzanie dokumentacją. Miarą powodzenia tego rodzaju projektów jest zastąpienie papierowego obiegu pism, elektronicznym. Przy czym obowiązująca instrukcja kancelaryjna nie zwalnia w takich przypadkach z obowiązku przekazania właściwej jednostce oryginału dokumentu. Oryginał ten musi zostać - zgodnie z instrukcją właściwie opisany i wpięty w teczkę, chyba że chodzi o dokument elektroniczny poświadczony e-podpisem kwalifikowanym.

Wdrożenie aplikacji w tym zakresie skutkuje jakościową zmianą sposobu pracy urzędu. Wszystkie dokumenty tworzące daną sprawę są od momentu wdrożenia zdalnie dostępne w sieci urzędu. W przypadku potrzeby dotarcia do dowolnego pisma wystarczy połączyć się z bazą danych podejmując działania z poziomu swojego biurka. Miarą powodzenia informatyzacji na tym obszarze jest to, że urzędnicy szukają potrzebnych dokumentów w systemie informatycznym, a nie w segregatorze. Poprawnie zaprojektowane wsparcie przekłada się na poprawę kontroli pracy urzędu - nieprawidłowości widać bowiem jak na dłoni. Jednocześnie możliwe staje się spełnienie postulatu podwyższenia transparentności funkcjonowania urzędu.

Usługi urzędu

Zdalne usługi dla interesenatów są możliwe pod warunkiem wewnętrznego uporządkowania urzędu (wewnętrzny system zarządzania dokumentacją) i informatyzacji jego funkcji. W przypadku niespełnienia tego warunku urząd może jedynie świadczyć usługi informacyjne (BIP).Wiele urzędów, z powodu niemożności nawiązania efektywnej współpracy z ePUAP przed 1 maja tego roku, zobligowane wymogami prawnymi, zdecydowało się na uruchomienie elektronicznej skrzynki podawczej z pomocą zewnętrznych dostawców. Doświadczenia tych instytucji, które nie miały dotąd sprawnego systemu zarządzania dokumentami, dowodzą, że bez spełnienia tego warunku faktycznie nie sposób efektywnie wykorzystywać e-skrzynki podawczej. Jeśli dana instytucja nie podpisała umowy bezterminowej, to istnieje szansa przejścia na ePUAP, gdy tylko centralny system wsparcia urzędów będzie nareszcie funkcjonował sprawnie, a zasady korzystania z jego usług będą dostępne i zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych.

PRZYKŁAD

EWIDENCJA LUDNOŚCI I PODATKÓW

Dane adresowe mieszkańca są najbardziej aktualne w aplikacji służącej do obsługi ewidencji ludności. W tej aplikacji powinno dochodzić do ich aktualizacji na potrzeby nie tylko ewidencji ludności, ale również ewidencji działalności gospodarczej i systemów podatkowych. Z kolei dane z systemów podatkowych powinny być pobierane także przez systemy finansowe i ewentualnie przez systemy analityczne. Dane wyświetlane w raportach zależą od jakości danych źródłowych. Z wadliwie skonstruowanych baz danych nie uda się wygenerować wartościowych analiz.

Gospodarka przestrzenna

Zastosowanie systemów map elektronicznych do realizowania gospodarki przestrzennej w gminach, województwach ma przed sobą przyszłość, ale dziś nie ma zbyt wielu zastosowań. Tak jak poprzednio zbudowanie sprawnego systemu e-gospodarki przestrzennej wymaga uprzedniej informatyzacji urzędu w zakresie dwóch początkowych etapów. Przeniesienie zasobów geodezyjnych z formy papierowej na elektroniczną jest tym trudniejsze, że dane w tej pierwszej bazie są często w znaczącej części nieaktualne. Ponadto występuje bardzo poważny problem związany z aktualizacją danych. Poza przypadkiem miast na prawach powiatu, które samodzielnie prowadzą zasoby, aktualizacja danych wymaga ciągłej komunikacji z powiatem.

KRZYSZTOF POLAK

krzysztof.polak@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Mikrogranty dla seniorów. Bezzwrotne wsparcie finansowe do 5000 zł

Mikrogranty dla seniorów to program wsparcia dla łodzian w wieku 60+. Starsi mieszkańcy mogą otrzymać nawet do 5tys. z dofinansowania z budżetu miasta. Nabór wniosków trwa od 25 sierpnia do 8 września.

Co najmniej 19 porodówek zniknęło już z mapy Polski

Między styczniem 2024 a końcem lipca 2025 w Polsce zamknięto co najmniej 19 oddziałów położniczych. Jak wynika z sondy portalu Rynek Zdrowia, główną przyczyną ich likwidacji była nierentowność.

Zasada ochrony dziedzictwa kulturowego w praktyce. Czy samorządy i właściciele wywiązują się z obowiązków?

Zasada ochrony dziedzictwa kulturowego to nie tylko idea, ale obowiązująca norma prawna. Mimo to wiele jednostek samorządu terytorialnego i właścicieli zabytków traktuje ją wyłącznie jako formalność. W praktyce często rozmija się to z celem, który jasno określa prawo.

Nowelizacja ustawy o rehabilitacji 2025 – więcej pieniędzy z UE dla PFRON i osób z niepełnosprawnościami

Rząd przygotował projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji (UD282), który może zmienić zasady finansowania programów PFRON. Dzięki nowym przepisom wsparcie dla osób z niepełnosprawnościami będzie mogło być współfinansowane z funduszy Unii Europejskiej. To oznacza więcej pieniędzy na aktywizację zawodową i pomoc społeczną, bez dodatkowych kosztów dla budżetu państwa.

REKLAMA

Podwyżki dla lekarzy sądowych. Od 1 stycznia 2026 r. stawki za zaświadczenia pójdą w górę

Od 1 stycznia 2026 r. lekarze sądowi dostaną wyższe wynagrodzenie za wydawanie zaświadczeń – wynika z projektu Ministerstwa Sprawiedliwości. Obecnie za jedno zaświadczenie otrzymują 100 zł, co zdaniem resortu zniechęca ich do pełnienia tej funkcji. Podwyżki mają rozwiązać problem braku lekarzy w wielu sądach.

UE przedłuża przepisy dot. magazynowania gazu do 2027 r. Obowiązek zapełnienia magazynów przed zimą

Unia Europejska przedłuża przepisy dotyczące magazynowania gazu do 2027 roku. Państwa członkowskie mają obowiązek zapełnienia magazynów gaz przed zimą. Celem jest zapewnienie bezpieczeństwa dostaw gazu.

Kolejki do lekarzy 2025 – jak dostać się do specjalisty szybciej? Sprawdzone sposoby

Czekasz miesiącami na wizytę u specjalisty? Nie musisz! W Polsce średni czas oczekiwania w publicznej służbie zdrowia to ponad 4 miesiące, ale są legalne sposoby, by skrócić go do kilku tygodni, a nawet dni. Sprawdź, jak korzystać z wyszukiwarki NFZ, kiedy poprosić o adnotację "cito", gdzie warto jechać po krótszą kolejkę i kto ma prawo wejść do gabinetu bez czekania. To wiedza, która może oszczędzić Ci wiele nerwów.

Od odważnego eksperymentu do wzoru dla innych regionów. 8 lat Górnośląsko-Zagłębiowskiej Metropolii [WYWIAD]

Choć początek był trudny, dziś GZM to region o jednej z najbardziej zintegrowanych sieci transportowych w Polsce i rosnącym potencjale innowacyjnym. O tym, co sprawia, że 41 gmin potrafi mówić jednym głosem rozmawiamy z Kazimierzem Karolczakiem, przewodniczącym zarządu Górnośląsko-Zagłębiowskiej Metropoli.

REKLAMA

Aktywny Maluch: Trwa nabór uzupełniający. Wnioski do 5 września 2025 r.

Do 5 września 2025 r. można składać wnioski w naborze uzupełniającym w programie Aktywny Maluch. Chodzi o dofinansowanie tworzenia miejsc opieki nad dziećmi do lat 3 i funkcjonowania nowoutworzonych miejsc opieki.

Podatek od nieruchomości w 2026 r. Sprawdź, ile możesz zapłacić!

Znamy już maksymalne stawki podatku od nieruchomości na 2026 rok. Wyższe limity dotyczą gruntów, budynków oraz budowli. To ważna informacja dla właścicieli nieruchomości i przedsiębiorców, którzy powinni przygotować się na możliwe podwyżki. Sprawdź szczegóły i zaplanuj swoje wydatki!

REKLAMA