REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zintegrowany system informatyczny poprawia pracę urzędów publicznych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Krzysztof Polak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zdalne usługi dla obywateli są możliwe pod warunkiem wewnętrznego uporządkowania urzędu (wewnętrzny system zarządzania dokumentacją) i informatyzacji jego funkcji. W przypadku niespełnienia tego warunku urząd może jedynie świadczyć usługi informacyjne (BIP).

Tak należy wdrażać aplikacje wspomagające obsługę poszczególnych funkcji urzędu, by w przyszłości ten zbiór niezależnych aplikacji można było połączyć w jeden system. Wsparcie ze strony systemu komputerowego można zastosować w każdym niemal obszarze funkcjonowania urzędu. Wynikająca z przepisów metodyka informatyzacji jednostek administracji publicznej przewiduje zapewnienie technologicznego wsparcia na czterech obszarach. Po pierwsze na obszarze zadań wynikających wprost z przepisów prawa, po drugie na obszarze wiedzy i procedur danej instytucji, potem na obszarze usług świadczonych przez urząd interesantom zewnętrznym i w końcu na obszarze informacji dotyczących terenu administracyjnie podległego danemu urzędowi.

REKLAMA

Zadania publiczne

Mimo że informatyczne wsparcie dla poszczególnych obszarów można wdrażać osobno, należy to robić tak, by w końcowym efekcie istniała możliwość stworzenia jednego, zintegrowanego systemu.

REKLAMA

Obszar zadań wynikających z przepisów prawa (w tym także funkcji urzędu jako zakładu pracy) obejmuje prowadzenie wszelkich ewidencji oraz systemów finansowych i kadrowo-płacowych. Prawidłowa konstrukcja rozwiązania informatycznego na tym obszarze wymaga ujednolicenia struktury danych dla wszystkich używanych tu aplikacji. Chodzi o to, by poszczególne aplikacje miały dostęp i używały tych samych danych. Oznacza to, że podczas tworzenia informatycznego wsparcia należy tak zaprojektować bazy danych, by mogły z niej czerpać wszystkie aplikacje. Błędy konstrukcyjne będą w związku z tym polegały na tworzeniu kilku źródeł pobierania tych samych danych.

Jedna struktura danych nie oznacza jednakowego do nich dostępu. Każda jednostka organizacyjna powinna mieć prawo wprowadzania, modyfikowania i kasowania swoich danych. Inne jednostki natomiast jedynie prawo podglądu i to w zakresie ograniczonym, niezbędnym do realizacji ich zadań. Przy takim skonstruowaniu baz danych referat ewidencji ludności będzie dysponował pełną informacją o obywatelu - w tym danymi adresowymi. Inne ewidencje i systemy podatkowe w swoich aplikacjach będą pobierać jedynie dane adresowe, zawsze najbardziej aktualne, bo pochodzące z ewidencji ludności. Wtedy znikną, dość często występujące, przypadki naliczania podatku gruntowego osobom już nieżyjącym.

CEL BADANIA SYSTEMÓW

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Systemy teleinformatyczne używane do realizacji zadań publicznych należy poddać badaniu, które przeprowadza się:

• w celu sprawdzenia poprawności wdrożenia rozwiązań,

• w celu uzyskania publicznego oświadczenia dostawcy o wyniku badania,

• na własny koszt twórcy oprogramowania interfejsowego lub innego podmiotu mającego autorskie prawa majątkowe do danej aplikacji,

• przed udostępnieniem po raz pierwszy aplikacji do użytku.

Zasoby danych

REKLAMA

Wsparcie ze strony narzędzi informatycznych może dotyczyć wiedzy zawartej w dokumentach, procedurach, regulaminach, zarządzeniach, umowach i w końcu w samych pracownikach. Aplikacje wdrażane z myślą o obszarze wiedzy i procedur danej instytucji mają za zadanie uporządkowanie, zindeksowanie i określenie zasad dostępu do tych zasobów. Wdrożenie tego rodzaju rozwiązania w całym urzędzie skutkuje tym, że idea zarządzania dokumentami staje się faktyczną możliwością, a dotarcie do potrzebnej informacji staje się kwestią minut, a nie tygodni - jak dotychczas. Jednym z głównych aplikacji w tym zakresie jest właśnie zarządzanie dokumentacją. Miarą powodzenia tego rodzaju projektów jest zastąpienie papierowego obiegu pism, elektronicznym. Przy czym obowiązująca instrukcja kancelaryjna nie zwalnia w takich przypadkach z obowiązku przekazania właściwej jednostce oryginału dokumentu. Oryginał ten musi zostać - zgodnie z instrukcją właściwie opisany i wpięty w teczkę, chyba że chodzi o dokument elektroniczny poświadczony e-podpisem kwalifikowanym.

Wdrożenie aplikacji w tym zakresie skutkuje jakościową zmianą sposobu pracy urzędu. Wszystkie dokumenty tworzące daną sprawę są od momentu wdrożenia zdalnie dostępne w sieci urzędu. W przypadku potrzeby dotarcia do dowolnego pisma wystarczy połączyć się z bazą danych podejmując działania z poziomu swojego biurka. Miarą powodzenia informatyzacji na tym obszarze jest to, że urzędnicy szukają potrzebnych dokumentów w systemie informatycznym, a nie w segregatorze. Poprawnie zaprojektowane wsparcie przekłada się na poprawę kontroli pracy urzędu - nieprawidłowości widać bowiem jak na dłoni. Jednocześnie możliwe staje się spełnienie postulatu podwyższenia transparentności funkcjonowania urzędu.

Usługi urzędu

Zdalne usługi dla interesenatów są możliwe pod warunkiem wewnętrznego uporządkowania urzędu (wewnętrzny system zarządzania dokumentacją) i informatyzacji jego funkcji. W przypadku niespełnienia tego warunku urząd może jedynie świadczyć usługi informacyjne (BIP).Wiele urzędów, z powodu niemożności nawiązania efektywnej współpracy z ePUAP przed 1 maja tego roku, zobligowane wymogami prawnymi, zdecydowało się na uruchomienie elektronicznej skrzynki podawczej z pomocą zewnętrznych dostawców. Doświadczenia tych instytucji, które nie miały dotąd sprawnego systemu zarządzania dokumentami, dowodzą, że bez spełnienia tego warunku faktycznie nie sposób efektywnie wykorzystywać e-skrzynki podawczej. Jeśli dana instytucja nie podpisała umowy bezterminowej, to istnieje szansa przejścia na ePUAP, gdy tylko centralny system wsparcia urzędów będzie nareszcie funkcjonował sprawnie, a zasady korzystania z jego usług będą dostępne i zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych.

PRZYKŁAD

EWIDENCJA LUDNOŚCI I PODATKÓW

Dane adresowe mieszkańca są najbardziej aktualne w aplikacji służącej do obsługi ewidencji ludności. W tej aplikacji powinno dochodzić do ich aktualizacji na potrzeby nie tylko ewidencji ludności, ale również ewidencji działalności gospodarczej i systemów podatkowych. Z kolei dane z systemów podatkowych powinny być pobierane także przez systemy finansowe i ewentualnie przez systemy analityczne. Dane wyświetlane w raportach zależą od jakości danych źródłowych. Z wadliwie skonstruowanych baz danych nie uda się wygenerować wartościowych analiz.

Gospodarka przestrzenna

Zastosowanie systemów map elektronicznych do realizowania gospodarki przestrzennej w gminach, województwach ma przed sobą przyszłość, ale dziś nie ma zbyt wielu zastosowań. Tak jak poprzednio zbudowanie sprawnego systemu e-gospodarki przestrzennej wymaga uprzedniej informatyzacji urzędu w zakresie dwóch początkowych etapów. Przeniesienie zasobów geodezyjnych z formy papierowej na elektroniczną jest tym trudniejsze, że dane w tej pierwszej bazie są często w znaczącej części nieaktualne. Ponadto występuje bardzo poważny problem związany z aktualizacją danych. Poza przypadkiem miast na prawach powiatu, które samodzielnie prowadzą zasoby, aktualizacja danych wymaga ciągłej komunikacji z powiatem.

KRZYSZTOF POLAK

krzysztof.polak@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dlaczego badania przesiewowe są takie ważne?

W tym roku Komisja Europejska, Ministerstwo Zdrowia i Narodowy Instytut Onkologii wspólnie promują badania przesiewowe w kierunku raka. Kampania #GetScreenedEU ma zwiększyć świadomość, zwłaszcza wśród kobiet, i zachęcić do profilaktyki. Z danych WHO wynika, że wskaźnik przeżycia w przypadku wczesnego rozpoznania raka piersi przekracza 90 proc.

Nowe dotacje na modernizację energetyczną dla instytucji publicznych ze Śląska od czerwca 2025 r.

W województwie śląskim planowany jest nabór na dofinansowanie modernizacji energetycznej budynków użyteczności publicznej. Jak można wyczytać z harmonogramu już od 30 czerwca 2025 r. samorządy, szkoły, przychodnie, domy kultury i inne jednostki realizujące cele publiczne będą mogły ubiegać się o wsparcie sięgające nawet 85% kosztów kwalifikowanych. To realna szansa na zmniejszenie zużycia energii, obniżenie rachunków i podniesienie standardu obiektów.

Rządowy program "Moc Małych Społeczności". Do podziału 70 mln zł. Nabór wniosków do 9 czerwca 2025 r.

W piątek, 16 maja 2025 r. rozpoczął się nabór wniosków w ramach „Rządowego Programu wsparcia organizacji pozarządowych Moc Małych Społeczności”. Adresowany jest do NGOsów działających w mniejszych miastach oraz na terenach wiejskich.

Konkurs "Aktywny Senior 2025". Wnioski o dofinansowania można składać do 11 czerwca 2025 r.

12 maja 2025 r. Ministerstwo Sportu i Turystyki ogłosiło nabór wniosków do zadania Aktywny Senior w ramach programu Aktywność dla Każdego. Wnioski o dofinansowania w ramach konkursu "Aktywny Senior 2025" można składać do 11 czerwca 2025 r.

REKLAMA

Duży ruch na Okęciu. Lotnisko od początku roku odprawiło ponad 6,6 mln podróżnych

Lotnisko Chopina jest na granicy przepustowości. Od stycznia do końca kwietnia br. odprawiło już ponad 6,6 mln podróżnych, podczas gdy w tym samym okresie w ubiegłym roku było to prawie 5,9 mln osób. Dokąd latamy najczęściej?

Polacy mniej chodzą do kina

Główny Urząd Statystyczny podał dane dotyczące widzów w kinach w 2024 r. W porównaniu z 2023 r., liczba widzów w kinach stałych spadła o 0,4 proc. do 49,5 mln

Spacer w lesie - lek na codzienny stres

Regularne, 30-minutowe spacery w naturze pięć razy w tygodniu mogą zmniejszyć ryzyko depresji aż o 30% – podaje raport Transforming Scotland's Health. W obliczu prognoz WHO, że do 2030 roku depresja stanie się najczęstszą chorobą na świecie, kontakt z przyrodą to skuteczna forma profilaktyki.

Są fundusze na ekologię, cyfryzację i innowacje

W dobie dynamicznego rozwoju technologii cyfrowej i wdrażania kolejnych innowacji, nie można zapominać o zagrożeniach, które się z nimi wiążą. Zgodnie z unijną zasadą „Do No Significant Harm” („Nie Czyń Znaczącej Szkody”), gdy ubiegamy się o wsparcie z funduszy, jesteśmy zobowiązani do prowadzenia inwestycji w sposób, który nie będzie wyrządzać poważnych szkód środowiskowych czy społecznych.

REKLAMA

Spadł ruch na radomskim lotnisku, ale w planach nowe kierunki

Polskie Porty Lotnicze poinformowały, że lotnisko w Radomiu obsłużyło w kwietniu br. ok. 2,5 tys. pasażerów; to spadek o 42 proc. wobec zeszłego roku. W pierwszych czterech miesiącach tego roku ruch w radomskim pocie spadł o 31 proc.

Ratownicy medyczni nie chcą kamizelek nożoodpornych

Ogólnopolski Związek Zawodowy Ratowników Medycznych (OZZRM) uważa, że pomysł powszechnego wprowadzenia kamizelek nożoodpornych, jako reakcji na śmierć ratownika ugodzonego nożem, nie jest dobry. Co proponują związkowcy?

REKLAMA