Jak zaoszczędzić na oprogramowaniu i nie pogorszyć jakości usług administracji

Robert Kamiński

ekspert Stowarzyszenia Komputer w Firmie

Urzędnicy mogą uniknąć kosztów zakupu popularnego oprogramowania Microsoft. Są metody, by korzystać z równie dobrych rozwiązań i nie nadwyrężać urzędowego budżetu. Podstawa i sprawdzona metoda na oszczędności nosi nazwę upgrade (ulepszenie). To jedna ze ścieżek, którą udostępnia w ramach działań promocyjnych sam producent. Zamiast kupować nową wersję produktu, możemy wybrać pakiet składający się ze starszej wersji oraz uaktualnienia do wersji najnowszej. Tego typu pakiet jest często tańszy niż pudełkowa wersja programu - sprzedawana osobno, niezależnie od komputera. Pakiet biurowy kupiony jako uaktualnienie do starszej wersji programu nie różni się od najnowszej wersji dostępnej w sklepie. Ma przewagę nad nowością, bo może być przenoszony z komputera na komputer, a klientowi, który go kupił, przysługuje wsparcie techniczne.

Inaczej wygląda sprawa w przypadku programów przypisanych do konkretnego komputera, czyli popularnych OEM-ów. Jeśli chodzi o funkcjonalność, nie różnią się one od wersji pudełkowych. Niespodzianki kryją się w szczegółach. Decydując się na kupno oprogramowania w wersji OEM, będziemy mogli zainstalować je tylko na jednym komputrze. Przenoszenie oprogramowania OEM na inny komputer jest już nielegalne. W tym przypadku pozbawieni też jesteśmy wsparcia technicznego ze strony producenta.

Inna metoda, która pozwala osiągnąć oszczędności, polega na dokładnym sprecyzowaniu oczekiwań, jakie mamy w stosunku do systemu operacyjnego czy pakietu biurowego. Może się bowiem okazać, że w zupełności wystarczy podstawowa wersja oprogramowania, która jest znacznie tańsza od pełnej wersji. Ta uwaga dotyczy w szczególności szeregowych urzędników, dla których tak wyrafinowane narzędzia jak MS Access czy Publisher są często mało przydatne.

Jeśli idzie o system operacyjny instalowany na komputerach w urzędzie, alternatywą dla MS Windows jest dostępny w wersji open source system Linux. Jego wdrożenie i użytkowanie wymaga jednak ponadprzeciętnej wiedzy komputerowej. Jeśli zaś chodzi o aplikacje biurowe open source, to dają one możliwość pracy na dotychczasowym poziomie i osiągnięcia oszczędności. Należy jednak zachować świadomość, że Open Office w wersji ze wsparciem technicznym nie jest oprogramowaniem darmowym, choć zdecydowanie tańszym od jego komercyjnych odpowiedników. Decydując się na to rozwiązanie, trzeba również pamiętać, że nie jest ono w pełni kompatybilne z programami pakietu MS Office. Oznacza to, że jeśli np. otrzymamy dokument zapisany w edytorze Word, z naniesionymi komentarzami (dość często wykorzystywana funkcja recenzji), to po otworzeniu go w Open Office nie zostanie już po komentarzach żaden ślad.

Urzędy administracji publicznej kupują licencje oprogramowania w drodze zamówienia publicznego. Często odwołują się tu do umowy polskiego rządu z koncernem Microsoft, dzięki któremu zakup komercyjnego oprogramowania dla urzędów jest tańszy niż na wolnym rynku. Trudno więc się dziwić, że urzędy państwowe chętnie i niejako naturalnie używają zarówno programu operacyjnego Windows, jak i komercyjnych aplikacji z pakietu biurowego. Niemniej również w ich przypadku możliwe jest realizowanie polityki obniżania kosztów, choćby za pomocą wykorzystania mechanizmów upgrade i poprzedzania zakupu dokładną analizą potrzeb, która wskaże, na jakich stanowiskach można ograniczyć się do tańszych aplikacji w wersji bazowej. Doświadczenia dowodzą, że jednostki administracji, z pożytkiem finansowym, mogą sięgać i stosować aplikacje open source.

POL