Kategorie

Jak zorganizować konferencję prasową

Zdzisława Koźmin
Konferencja prasowa jest jednym z instrumentów public relations. Jej celem jest przekazanie mediom ważnych i aktualnych informacji.

Konferencje prasowe organizuje się, aby poinformować o zbliżającym się wydarzeniu, na zakończenie imprez i spotkań, na temat dokonań i wniosków kończących dane przedsięwzięcie. Konferencja prasowa to rodzaj spotkania z dziennikarzami, w czasie którego organizatorzy – przedstawiają swoje poglądy na dany temat i odpowiadają na pytania zaproszonych dziennikarzy. Jest to najbardziej bezpośrednia forma nawiązywania kontaktu z reprezentantami mediów w tym samym czasie i miejscu, a jej celem jest wywołanie określonych skutków zarówno po stronie dziennikarzy, jak i opinii publicznej.

Ten sposób komunikowania się z otoczeniem może być bardzo opłacalny i spowodować wzrost zainteresowania. Trzeba jednak wiedzieć, że nieumiejętnie przeprowadzona konferencja może przynieść poważne straty. W zależności od skali przedsięwzięcia, czas przeznaczony na przygotowanie konferencji szacuje się od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Oto kolejne kroki, które należy podjąć w celu zorganizowania konferencji prasowej (porządek chronologiczny).

Etapy przygotowania konferencji prasowej:

1. Określenie celu konferencji

Konferencja nie może być zwoływana w błahym celu. Powód musi być na tyle ważny, aby mógł zainteresować media. Konferencja ma dostarczyć prawdziwych i obiektywnych informacji, które będą interesujące dla opinii publicznej.

2. Ustalenie budżetu konferencji

Należy bardzo dokładnie przemyśleć wszystkie koszty związane z organizacją konferencji. Wielkość budżetu ma związek z rozmiarem konferencji i liczbą uczestników. Zależy również od tego, czy chcemy zapewnić catering, czy potrzebujemy tłumacza, jaką preferujemy klasę hotelu (ośrodka konferencyjnego) jesli konferencja jest organizowana na zewnątrz. Koszty powstają podczas:

• przygotowywania materiałów konferencyjnych,

• wynajmu sali (jeśli konferencja jest organizowana poza urzędem),

• wypożyczenia dodatkowego sprzętu, niezbędnego podczas prezentacji (rzutnik, ekran, tablice),

• wynajęcia tłumacza – jeśli przewidywane są wystąpienia obcojęzyczne,

• cateringu,

• wynajęcia dodatkowej obsługi do organizacji konferencji.

3. Ustalenie liczby uczestników

Podczas planowania liczby gości trzeba uważać, aby nikogo nie pominąć. Faworyzowanie niektórych mediów może zaważyć na przyszłych kontaktach z ich przedstawicielami. Zapraszając dziennikarzy należy pamiętać, że oprócz prasy ogólnej istnieją pisma fachowe, a także tygodniki i miesięczniki. Nie można zapomnieć o dziennikarzach radiowych i telewizyjnych. Aby ułatwić sobie przygotowanie listy uczestników w zależności od rodzaju i treści konferencji, wskazane jest utworzenie bazy danych dziennikarzy z uwzględnieniem tematyki, którą się zajmują. W utworzeniu listy dziennikarzy może pomóc uważne czytanie prasy. Lista uczestników powinna być dostosowana do tematu konferencji. Należy zaprosić wyłącznie gości potencjalnie zainteresowanych tematem, po jednym reprezentancie danej redakcji. W zależności od tematyki spotkania gośćmi konferencji mogą być eksperci w danej kwestii, przedstawiciele władz lub ważne osobistości z życia społecznego.

4. Ustalenie terminu

Ustalenie terminu jest istotną kwestią, gdyż od niego w dużej mierze zależy frekwencja. Należy rozważyć:

• czy zaplanowany termin nie koliduje z innymi atrakcyjnymi wydarzeniami, spotkaniami, konferencjami, które mogłyby odwrócić uwagę od naszej konferencji,

• czy pora dnia jest odpowiednia. Istnieją poglądy, że najkorzystniejsze terminy na organizację konferencji są od wtorku do czwartku w godzinach 10–12 i 15–17 oraz piątek po południu.

Jeśli konferencja jest organizowana w godzinach popołudniowych, należy zapewnić posiłek.

5. Określenie czasu trwania

Przeciętna konferencja prasowa trwa godzinę, w szczególnych i uzasadnionych przypadkach może się przedłużyć nawet do trzech godzin. Należy poinformować zaproszonych gości o planowanym czasie trwania konferencji.

6. Wybór miejsca

Konferencję można zorganizować we własnej siedzibie, jeśli są odpowiednie warunki lokalowe. Trzeba jednak liczyć się z tym, że zaproszeni goście będą zwracać uwagę na szereg czynników mających związek z instytucją (wygląd budynków i pomieszczeń, otoczenie, pracowników. Konferencję można też zorganizować w hotelu lub ośrodku konferencyjnym. Przy wyborze miejsca konferencji powinniśmy uwzględnić czynniki:

• łatwy dojazd oraz wygoda,

• odpowiednia infrastruktura (dostęp do komputera, faksów, internetu, telefonów),

• zapewnienie miejsc siedzących i parkingowych.

• dobra akustyka sali.

7. Rezerwacja sali

Sala powinna być rezerwowana z odpowiednim wyprzedzeniem (nawet dwa miesiące wcześniej), aby w ostatniej chwili nie okazało się, że wszystkie odpowiednie sale są zajęte. W razie potrzeby należy zapewnić sprzęt audiowizualny.

8. Przygotowanie i dystrybucja zaproszeń

Zaproszenia można wysłać pocztą tradycyjną, e-mailem, faksem bądź dostarczyć kurierem. Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:

• imię i nazwisko osoby zaproszonej,

• nazwę organizatora konferencji,

• termin konferencji (dokładna data, godzina rozpoczęcia i zakończenia),

• miejsce i dokładny adres,

• cel konferencji, powód jej zwołania,

• załącznik w postaci materiałów informacyjnych, planu dojazdu,

• dane osoby odpowiedzialnej za kontakty z uczestnikami konferencji.

Zaproszenia powinny zawierać niezbędne dane, być czytelne i estetyczne. Wskazane jest ustalenie formy zbierania potwierdzenia przybycia na konferencję umieszczając skrót R.S.V.P., czyli prośbę o potwierdzenie uczestnictwa. Zaproszenia muszą dotrzeć do dziennikarzy odpowiednio wcześnie (10–14 dni) przed konferencją. Ważne osobistości powinny zostać powiadomione o konferencji z większym wyprzedzeniem. Po rozesłaniu zaproszeń warto zadzwonić do dziennikarzy i potwierdzić ich przybycie (1-2 dni przed konferencją), jeśli sami nie zrobili tego wcześniej.

9. Zaplanowanie części merytorycznej konferencji

Reklama

Wyznaczając osoby odpowiedzialne za prezentacje i prowadzenie konferencji, należy pamiętać, aby były one kompetentne, doskonale zorientowane w tematyce i co niezwykle ważne – zorientowane w przebiegu konferencji. W planie trzeba uwzględnić podział ról, kolejność wystąpień oraz ustalić kto, kiedy mówi i na jakie pytania odpowiada. Każda wypowiedź powinna być zaplanowana. Jeśli w konferencji uczestniczą obcokrajowcy, należy zatrudnić tłumacza. Warto ustalić nawet takie szczegóły, kto gdzie będzie siedział, kto wita gości i wskazuje miejsca.

Należy się również przygotować na wszelkie pytania dziennikarzy, pomoże sporządzenie listy spodziewanych pytań. Przemówienia nie powinny być zbyt długie. Najlepiej unikać prezentacji dłuższych niż 5-7 minut. W zasadzie wszystkie wystąpienia łącznie nie powinny przekroczyć 30 minut. Dobrze jest zadbać o przerywniki w postaci plansz, filmów wideo czy slajdów. W przypadku konferencji specjalistycznych, prezentacje mogą trwać znacznie dłużej. Przydatny jest harmonogram konferencji, który otrzymują wszyscy prelegenci i organizator.

Praca w urzędzie - zarobki czy prestiż>>

10. Opracowanie materiałów prasowych

Teczka prasowa powinna zawierać materiały, w których będą zawarte informacje dotyczące tematu konferencji. Materiały rozdane przed konferencją mają pomóc dziennikarzom zorientować się w przebiegu, natomiast rozdane po konferencji będą podsumowywać, syntetyzować przedstawione podczas spotkania fakty.

11. Konferencja „na sucho”

Dla sprawdzenia, ile czasu w rzeczywistości zajmą poszczególne punkty programu, warto przeprowadzić próbną konferencję „na sucho”.

W ten sposób ocenimy, czy poszczególne elementy (plansze, ekran) są widoczne.

12. Zadania techniczno-organizacyjne

Wymagane jest:

• zapakowanie materiałów konferencyjnych w teczki konferencyjne, przygotowanie tabliczek z imieniem i nazwiskiem osób zasiadających przy stole prezydialnym,

• zadbanie o ewentualny transport uczestników,

• ustalenie, kto wita i przyjmuje uczestników,

• zapewnienie dostępu do telefonów, faksu, internetu, kserokopiarek,

• sprawdzenie nagłośnienia pomieszczeń, sprawności mikrofonów,

• ewentualne zatrudnienie hostess do obsługi konferencji,

• poczęstunek musi być dopasowany do pory dnia. Należy pamiętać o uwzględnieniu w menu dań wegetariańskich oraz o zapewnieniu szybkiej i sprawnej obsługi w sytuacji, gdy nie ma szwedzkiego stołu,

• odpowiednie oznaczenie w hotelu (rozmieszczenie w widocznych miejscach strzałek, napisów informacyjnych),

• sprawdzenie sali: oświetlenia, aranżacji, ustawienia sprzętu audio i wideo, sprawdzenie czy doprowadzone jest zasilanie,

• zadbanie o odpowiedni wystrój sali (dobrana kolorystyka, umieszczenie logo firmy w widocznym miejscu).

13. Przebieg konferencji

Harmonogram konferencji jest następujący:

• przywitanie gości,

• przedstawienie uczestników (niezależnie od listy zawartej w zestawach prasowych) oraz porządku konferencji,

• zaproszenie dziennikarzy do zadawania pytań,

• dystrybucja zestawów prasowych:

– przed konferencją, aby dziennikarz mógł zorientować się w temacie,

– po konferencji, przy wyjściu, aby uniknąć rozproszenia uwagi dziennikarzy,

• podziękowanie za uwagę,

• zaproszenie na poczęstunek (jeśli jest przewidziany).

• wręczenie dziennikarzom i gościom upominków – dobrej jakości notesów, kalendarzy, długopisów firmowych.

PR największych polskich miast>>

14. Po konferencji

Po zakończeniu konferencji należy:

• wysłać materiały z konferencji nieobecnym dziennikarzom,

• podziękować osobom współuczestniczącym w organizacji spotkania,

• sporządzić informacje zawierające wskazówki dla przyszłych spotkań,

• opracować sprawozdanie z wykorzystania budżetu konferencji wraz z wnioskami.

Przykłady zaproszeń na konferencję prasową

Zdzisława Koźmin

 

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    15 cze 2021
    Zakres dat:

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Do kiedy wystawienie ocen 2021?

    Do kiedy wystawienie ocen 2021? Ile czasu mają uczniowie na poprawienie ocen końcowych? Kiedy jest zakończenie roku szkolnego?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki? W ramach Polskiego Ładu rząd przedstawił plan 10 ustaw do przygotowania w ciągu 100 najbliższych dni. W pakiecie tym niemal nie przewidziano działań zawartych w części „Złota jesień życia”. Wyjątkiem są emerytury bez podatku, ale ta planowana zmiana, bez równoległych korekt w innych obszarach wsparcia, niesie również skutki uboczne dla części osób starszych – zwłaszcza niesprawnych, wymagających opieki i ich rodzin.

    Praca zdalna w urzędach – czerwiec 2021 r.

    Praca zdalna w urzędach – do kiedy przedłużona? Jak długo będzie ograniczona praca urzędów? Jaka jest dopuszczalna liczba osób (interesantów) w urzędzie w czerwcu 2021 roku?

    Certyfikat COVID na telefonie

    Certyfikat COVID na telefonie - od kiedy? Odpowiadamy na pytania - gdzie go teraz szukać i kiedy paszport covidowy pojawi się w aplikacji mObywatel.

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat od 7 czerwca 2021

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat ruszyły. Jak młodzież może zapisać się na szczepienie? Czy konieczna jest zgoda i obecność rodziców?