Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zorganizować konferencję prasową

Zdzisława Koźmin
Konferencja prasowa jest jednym z instrumentów public relations. Jej celem jest przekazanie mediom ważnych i aktualnych informacji.

Konferencje prasowe organizuje się, aby poinformować o zbliżającym się wydarzeniu, na zakończenie imprez i spotkań, na temat dokonań i wniosków kończących dane przedsięwzięcie. Konferencja prasowa to rodzaj spotkania z dziennikarzami, w czasie którego organizatorzy – przedstawiają swoje poglądy na dany temat i odpowiadają na pytania zaproszonych dziennikarzy. Jest to najbardziej bezpośrednia forma nawiązywania kontaktu z reprezentantami mediów w tym samym czasie i miejscu, a jej celem jest wywołanie określonych skutków zarówno po stronie dziennikarzy, jak i opinii publicznej.

Ten sposób komunikowania się z otoczeniem może być bardzo opłacalny i spowodować wzrost zainteresowania. Trzeba jednak wiedzieć, że nieumiejętnie przeprowadzona konferencja może przynieść poważne straty. W zależności od skali przedsięwzięcia, czas przeznaczony na przygotowanie konferencji szacuje się od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Oto kolejne kroki, które należy podjąć w celu zorganizowania konferencji prasowej (porządek chronologiczny).

Etapy przygotowania konferencji prasowej:

1. Określenie celu konferencji

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Konferencja nie może być zwoływana w błahym celu. Powód musi być na tyle ważny, aby mógł zainteresować media. Konferencja ma dostarczyć prawdziwych i obiektywnych informacji, które będą interesujące dla opinii publicznej.

2. Ustalenie budżetu konferencji

Należy bardzo dokładnie przemyśleć wszystkie koszty związane z organizacją konferencji. Wielkość budżetu ma związek z rozmiarem konferencji i liczbą uczestników. Zależy również od tego, czy chcemy zapewnić catering, czy potrzebujemy tłumacza, jaką preferujemy klasę hotelu (ośrodka konferencyjnego) jesli konferencja jest organizowana na zewnątrz. Koszty powstają podczas:

• przygotowywania materiałów konferencyjnych,

• wynajmu sali (jeśli konferencja jest organizowana poza urzędem),

• wypożyczenia dodatkowego sprzętu, niezbędnego podczas prezentacji (rzutnik, ekran, tablice),

• wynajęcia tłumacza – jeśli przewidywane są wystąpienia obcojęzyczne,

• cateringu,

• wynajęcia dodatkowej obsługi do organizacji konferencji.

3. Ustalenie liczby uczestników

Podczas planowania liczby gości trzeba uważać, aby nikogo nie pominąć. Faworyzowanie niektórych mediów może zaważyć na przyszłych kontaktach z ich przedstawicielami. Zapraszając dziennikarzy należy pamiętać, że oprócz prasy ogólnej istnieją pisma fachowe, a także tygodniki i miesięczniki. Nie można zapomnieć o dziennikarzach radiowych i telewizyjnych. Aby ułatwić sobie przygotowanie listy uczestników w zależności od rodzaju i treści konferencji, wskazane jest utworzenie bazy danych dziennikarzy z uwzględnieniem tematyki, którą się zajmują. W utworzeniu listy dziennikarzy może pomóc uważne czytanie prasy. Lista uczestników powinna być dostosowana do tematu konferencji. Należy zaprosić wyłącznie gości potencjalnie zainteresowanych tematem, po jednym reprezentancie danej redakcji. W zależności od tematyki spotkania gośćmi konferencji mogą być eksperci w danej kwestii, przedstawiciele władz lub ważne osobistości z życia społecznego.

4. Ustalenie terminu

Ustalenie terminu jest istotną kwestią, gdyż od niego w dużej mierze zależy frekwencja. Należy rozważyć:

• czy zaplanowany termin nie koliduje z innymi atrakcyjnymi wydarzeniami, spotkaniami, konferencjami, które mogłyby odwrócić uwagę od naszej konferencji,

• czy pora dnia jest odpowiednia. Istnieją poglądy, że najkorzystniejsze terminy na organizację konferencji są od wtorku do czwartku w godzinach 10–12 i 15–17 oraz piątek po południu.

Jeśli konferencja jest organizowana w godzinach popołudniowych, należy zapewnić posiłek.

5. Określenie czasu trwania

Przeciętna konferencja prasowa trwa godzinę, w szczególnych i uzasadnionych przypadkach może się przedłużyć nawet do trzech godzin. Należy poinformować zaproszonych gości o planowanym czasie trwania konferencji.

6. Wybór miejsca

Konferencję można zorganizować we własnej siedzibie, jeśli są odpowiednie warunki lokalowe. Trzeba jednak liczyć się z tym, że zaproszeni goście będą zwracać uwagę na szereg czynników mających związek z instytucją (wygląd budynków i pomieszczeń, otoczenie, pracowników. Konferencję można też zorganizować w hotelu lub ośrodku konferencyjnym. Przy wyborze miejsca konferencji powinniśmy uwzględnić czynniki:

• łatwy dojazd oraz wygoda,

• odpowiednia infrastruktura (dostęp do komputera, faksów, internetu, telefonów),

• zapewnienie miejsc siedzących i parkingowych.

• dobra akustyka sali.

7. Rezerwacja sali

Sala powinna być rezerwowana z odpowiednim wyprzedzeniem (nawet dwa miesiące wcześniej), aby w ostatniej chwili nie okazało się, że wszystkie odpowiednie sale są zajęte. W razie potrzeby należy zapewnić sprzęt audiowizualny.

8. Przygotowanie i dystrybucja zaproszeń

Zaproszenia można wysłać pocztą tradycyjną, e-mailem, faksem bądź dostarczyć kurierem. Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:

• imię i nazwisko osoby zaproszonej,

• nazwę organizatora konferencji,

• termin konferencji (dokładna data, godzina rozpoczęcia i zakończenia),

• miejsce i dokładny adres,

• cel konferencji, powód jej zwołania,

• załącznik w postaci materiałów informacyjnych, planu dojazdu,

• dane osoby odpowiedzialnej za kontakty z uczestnikami konferencji.

Zaproszenia powinny zawierać niezbędne dane, być czytelne i estetyczne. Wskazane jest ustalenie formy zbierania potwierdzenia przybycia na konferencję umieszczając skrót R.S.V.P., czyli prośbę o potwierdzenie uczestnictwa. Zaproszenia muszą dotrzeć do dziennikarzy odpowiednio wcześnie (10–14 dni) przed konferencją. Ważne osobistości powinny zostać powiadomione o konferencji z większym wyprzedzeniem. Po rozesłaniu zaproszeń warto zadzwonić do dziennikarzy i potwierdzić ich przybycie (1-2 dni przed konferencją), jeśli sami nie zrobili tego wcześniej.

9. Zaplanowanie części merytorycznej konferencji

Wyznaczając osoby odpowiedzialne za prezentacje i prowadzenie konferencji, należy pamiętać, aby były one kompetentne, doskonale zorientowane w tematyce i co niezwykle ważne – zorientowane w przebiegu konferencji. W planie trzeba uwzględnić podział ról, kolejność wystąpień oraz ustalić kto, kiedy mówi i na jakie pytania odpowiada. Każda wypowiedź powinna być zaplanowana. Jeśli w konferencji uczestniczą obcokrajowcy, należy zatrudnić tłumacza. Warto ustalić nawet takie szczegóły, kto gdzie będzie siedział, kto wita gości i wskazuje miejsca.

Należy się również przygotować na wszelkie pytania dziennikarzy, pomoże sporządzenie listy spodziewanych pytań. Przemówienia nie powinny być zbyt długie. Najlepiej unikać prezentacji dłuższych niż 5-7 minut. W zasadzie wszystkie wystąpienia łącznie nie powinny przekroczyć 30 minut. Dobrze jest zadbać o przerywniki w postaci plansz, filmów wideo czy slajdów. W przypadku konferencji specjalistycznych, prezentacje mogą trwać znacznie dłużej. Przydatny jest harmonogram konferencji, który otrzymują wszyscy prelegenci i organizator.

Praca w urzędzie - zarobki czy prestiż>>

10. Opracowanie materiałów prasowych

Teczka prasowa powinna zawierać materiały, w których będą zawarte informacje dotyczące tematu konferencji. Materiały rozdane przed konferencją mają pomóc dziennikarzom zorientować się w przebiegu, natomiast rozdane po konferencji będą podsumowywać, syntetyzować przedstawione podczas spotkania fakty.

11. Konferencja „na sucho”

Dla sprawdzenia, ile czasu w rzeczywistości zajmą poszczególne punkty programu, warto przeprowadzić próbną konferencję „na sucho”.

W ten sposób ocenimy, czy poszczególne elementy (plansze, ekran) są widoczne.

12. Zadania techniczno-organizacyjne

Wymagane jest:

• zapakowanie materiałów konferencyjnych w teczki konferencyjne, przygotowanie tabliczek z imieniem i nazwiskiem osób zasiadających przy stole prezydialnym,

• zadbanie o ewentualny transport uczestników,

• ustalenie, kto wita i przyjmuje uczestników,

• zapewnienie dostępu do telefonów, faksu, internetu, kserokopiarek,

• sprawdzenie nagłośnienia pomieszczeń, sprawności mikrofonów,

• ewentualne zatrudnienie hostess do obsługi konferencji,

• poczęstunek musi być dopasowany do pory dnia. Należy pamiętać o uwzględnieniu w menu dań wegetariańskich oraz o zapewnieniu szybkiej i sprawnej obsługi w sytuacji, gdy nie ma szwedzkiego stołu,

• odpowiednie oznaczenie w hotelu (rozmieszczenie w widocznych miejscach strzałek, napisów informacyjnych),

• sprawdzenie sali: oświetlenia, aranżacji, ustawienia sprzętu audio i wideo, sprawdzenie czy doprowadzone jest zasilanie,

• zadbanie o odpowiedni wystrój sali (dobrana kolorystyka, umieszczenie logo firmy w widocznym miejscu).

13. Przebieg konferencji

Harmonogram konferencji jest następujący:

• przywitanie gości,

• przedstawienie uczestników (niezależnie od listy zawartej w zestawach prasowych) oraz porządku konferencji,

• zaproszenie dziennikarzy do zadawania pytań,

• dystrybucja zestawów prasowych:

– przed konferencją, aby dziennikarz mógł zorientować się w temacie,

– po konferencji, przy wyjściu, aby uniknąć rozproszenia uwagi dziennikarzy,

• podziękowanie za uwagę,

• zaproszenie na poczęstunek (jeśli jest przewidziany).

• wręczenie dziennikarzom i gościom upominków – dobrej jakości notesów, kalendarzy, długopisów firmowych.

PR największych polskich miast>>

14. Po konferencji

Po zakończeniu konferencji należy:

• wysłać materiały z konferencji nieobecnym dziennikarzom,

• podziękować osobom współuczestniczącym w organizacji spotkania,

• sporządzić informacje zawierające wskazówki dla przyszłych spotkań,

• opracować sprawozdanie z wykorzystania budżetu konferencji wraz z wnioskami.

Przykłady zaproszeń na konferencję prasową

Zdzisława Koźmin

 

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Polska opieka zdrowotna należy do najbardziej niedofinansowanych w UE

    Polski system zdrowia skrytykowany – jakie są zastrzeżenia? Według analizy prof. Johna Yfantopoulosa z greckiego Instytutu Badań Polityczno-Ekonomicznych i Społecznych IPOKE, polska opieka zdrowotna należy do najbardziej niedofinansowanych w UE. Dlatego koszty ponoszone przez pacjentów są bardzo wysokie, a 2/3 z nich dotyczy leków. Czy da się poprawić rentowność systemu zdrowia? 

    1 czerwca 2023 r. dodatkowa sesja maturalna [Matura 2023]

    W czwartek o godz. 9.00 egzaminem z języka polskiego na poziomie podstawowym rozpocznie się dodatkowa sesja egzaminów maturalnych. 

    Sesja letnia egzaminów potwierdzających kwalifikacje w zawodzie [Formuła: 2012, 2017, 2019]

    W czwartek rozpoczyna się letnia sesja egzaminów zawodowych i egzaminów potwierdzających kwalifikacje w zawodzie. Egzaminy składają się z dwóch części: pisemnej i z części praktycznej na stanowisku egzaminacyjnym.

    Od 1 czerwca 2023 r. bezpłatne szczepienia dzieci przeciwko HPV

    Dziewczynki i chłopcy w wieku 12 i 13 lat mogą już szczepić się przeciw HPV.

    Pierwsza od 13 lat podwyżka wynagrodzeń konsultantów zdrowia. Rocznie nie więcej niż 17 000 zł - 23 000 zł

    W II kwartale 2023 r. podwyżka wynagrodzeń dla konsultantów w ochronie zdrowia. Pierwsza od 13 lat.

    Stopnie alarmowe na terenie całej Polski do 31 sierpnia 2023 r.

    Rządowe Centrum Bezpieczeństwa poinformowało 31 maja 2023 r., że premier Mateusz Morawiecki podpisał zarządzenia, które przedłużają do 31 sierpnia 2023 roku obowiązywanie stopni alarmowych: 3. stopnia CHARLIE-CRP, 2. stopnia BRAVO na terenie całego kraju oraz 2. stopnia BRAVO wobec polskiej infrastruktury energetycznej, mieszczącej się poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

    Mamo, Twój pokarm to najlepszy i najzdrowszy sposób żywienia

    Karmienie piersią jest tematem kolejnej "Środy z Profilaktyką", przypadającej 31 maja w ramach akcji edukacyjnej Narodowego Funduszu Zdrowia. Od 26 maja do 1 czerwca trwa Ogólnopolski Tydzień Promocji Karmienia Piersią.

    ZUS informuje: Jeżeli PUE-ZUS nie zadziałał i nie stworzyliśmy wniosku o zwrot składki, powinieneś sam go stworzyć

    Jeżeli z rozliczenia rocznego wynika nadpłata a na profilu płatnika na PUE ZUS nie utworzył się wniosek o jej zwrot, od 30 maja 2023 r. płatnik składek może sporządzić taki wniosek samodzielnie.

    DGP: Sejm zlikwidował specjalny zasiłek opiekuńczy [nowelizacja, zmiany]

    Po 11 latach od wprowadzenia z systemu świadczeń rodzinnych zniknie specjalny zasiłek opiekuńczy, choć osoby, które nabędą do niego prawo jeszcze do końca tego roku, będą mogły je zachować również po 1 stycznia 2024 r.

    Nowelizacja: Masz służbowy laptop? Pracodawca musi Ci udostępnić monitor stacjonarny. Może się z tego wykpić podstawką, myszką i klawiaturę

    Pracodawcy będą musieli wyposażyć pracowników korzystających z przenośnych komputerów w dodatkowy monitor stacjonarny lub podstawkę do laptopa oraz odrębną mysz i klawiaturę.

    Wojsko proponuje: rezerwiści będą ćwiczyć raz na kwartał. Co najmniej

    Aktywni rezerwiści będą ćwiczyć w swoich jednostkach co najmniej raz na kwartał. 

    Pierwsza taka diagnoza w Polsce. Pacjent chory przez smog

    Mimo, że wpływ oddychania zanieczyszczonym powietrzem na zdrowie jest dobrze udokumentowany w badaniach naukowych, czynnik ten nie był rozpoznawany w diagnozach lekarskich jako główna przyczyna problemów ze zdrowiem. Aż do teraz.

    30 maja - Światowy Dzień Świadomości SM. Za ryzyko zachorowania aż w 70% odpowiadają czynniki środowiskowe

    Na stwardnienie rozsiane (SM) choruje w Polsce blisko 50 tys. osób. Początek choroby przypada zwykle na okres między 20 a 40 rokiem życia, częściej chorują kobiety. 30 maja obchodzony jest Światowy Dzień Świadomości SM.

    Darmowe leki dla dzieci i osób 65+ już od września 2023 r.?

    Program darmowych leków dla dzieci i osób 65+ wejdzie najpóźniej od początku 2024 r., ale rozważamy też scenariusz od września 2023 r. Jesteśmy po analizie, która pokazuje, że jesteśmy jeszcze w stanie kosztowo w tym roku zmieścić te leki - powiedział minister zdrowia Adam Niedzielski.

    Rewolucja w planowaniu przestrzennym: Jak nowe zmiany wpłyną na twoją gminę?

    Sejm przyjął przygotowaną przez MRiT nowelizację ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym.

    Analiza trendów: Dlaczego Polska boryka się ze wzrostem śmiertelności z powodu raka piersi?

    Zachodzi wiele pozytywnych zmian w leczeniu raka piersi. Polska wciąż jest jednak w Europie jedynym krajem, w którym rośnie śmiertelność z jego przyczyny.

    Podwyżka dla 3 mln Polaków o 600 zł w 2024 r. Pracodawcy chcą 0 zł podwyżki

    Minister Maląg: w 2024 r. płaca minimalna wyniesie powyżej 4,2 tys. zł. To podwyżka o powyżej 600 zł w stosunku do 2023 r.

    HPV: Od 1 czerwca 2023 r. dzieci 12 i 13-letnie można zaszczepić bezpłatnie

    Od 1 czerwca 2023 r. dzieci 12 i 13-letnie (urodzone od 1 stycznia 2010 r. do ukończenia 14. roku życia) będzie można zaszczepić bezpłatnie. 

    Dbamy o zdrowie poprzez aktywność: nordic walking

    Nordic walking w dziś znanej nam formie, został zaprezentowany w roku 1997 w Finlandii. Pierwotnie był to letni trening biegaczy narciarskich. Wkrótce stał się ciekawym i skutecznym treningiem dla wszystkich.

    Iga Świątek pojechała do Paryża bronić tytułu

    "Cieszę się, że jestem zdrowa" - zapewniła Iga Świątek na konferencji prasowej przed rozpoczęciem wielkoszlemowego French Open. Do Paryża, gdzie polska tenisistka będzie broniła tytułu, przyjechała po kreczu w ćwierćfinale turnieju w Rzymie.

    Przechodzisz na emeryturę? Prosty trik zwiększy ją nawet o 500 zł miesięcznie

    Trik jest prosty. I …. legalny. Po prostu przejdź na emeryturę w lipcu albo sierpniu 2023 r. 

    Whistleblowing – najnowszy projekt ustawy o sygnalistach

    25 maja 2023 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawiła się kolejna wersja projektu ustawy datowana na dzień 27 marca 2023 r. Obecnie projekt ustawy jest na Komitecie Stałym Rady Ministrów.

    Stażysta plus: Jak otrzymać 3000 zł miesięcznie stypendium jako stażysta [PFRON]

    Maksymalna wysokość stypendium na jednego beneficjenta ostatecznego nie może przekroczyć kwoty 3.000 zł brutto na jeden miesiąc.

    KE daje Polsce na uchodźcę z Ukrainy 200 euro. Polska ma płacić 22 000 euro na uchodźcę w Paryżu

    Andrzej Sadoś wskazał, że w Polsce 1 mln uchodźców z Ukrainy jest objętych ochroną międzynarodową, a UE na pomoc im przekazała 200 mln euro. 

    Czy konsument będzie przymusowo korzystał z rachunku bankowego w 2024 r.?

    Uchylenie przepisów obniżających limit płatności gotówkowych z 15 do 8 tys. zł, a także wprowadzających obowiązek płatności za pośrednictwem rachunku bankowego przez konsumenta, kiedy wartość transakcji z przedsiębiorcą przekracza 20 tys. zł od 2024 r. - przewiduje projekt, nad którym pracować będzie dalej Sejm.