Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zorganizować konferencję prasową

Zdzisława Koźmin
Konferencja prasowa jest jednym z instrumentów public relations. Jej celem jest przekazanie mediom ważnych i aktualnych informacji.

Konferencje prasowe organizuje się, aby poinformować o zbliżającym się wydarzeniu, na zakończenie imprez i spotkań, na temat dokonań i wniosków kończących dane przedsięwzięcie. Konferencja prasowa to rodzaj spotkania z dziennikarzami, w czasie którego organizatorzy – przedstawiają swoje poglądy na dany temat i odpowiadają na pytania zaproszonych dziennikarzy. Jest to najbardziej bezpośrednia forma nawiązywania kontaktu z reprezentantami mediów w tym samym czasie i miejscu, a jej celem jest wywołanie określonych skutków zarówno po stronie dziennikarzy, jak i opinii publicznej.

Ten sposób komunikowania się z otoczeniem może być bardzo opłacalny i spowodować wzrost zainteresowania. Trzeba jednak wiedzieć, że nieumiejętnie przeprowadzona konferencja może przynieść poważne straty. W zależności od skali przedsięwzięcia, czas przeznaczony na przygotowanie konferencji szacuje się od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Oto kolejne kroki, które należy podjąć w celu zorganizowania konferencji prasowej (porządek chronologiczny).

Etapy przygotowania konferencji prasowej:

1. Określenie celu konferencji

Konferencja nie może być zwoływana w błahym celu. Powód musi być na tyle ważny, aby mógł zainteresować media. Konferencja ma dostarczyć prawdziwych i obiektywnych informacji, które będą interesujące dla opinii publicznej.

2. Ustalenie budżetu konferencji

Należy bardzo dokładnie przemyśleć wszystkie koszty związane z organizacją konferencji. Wielkość budżetu ma związek z rozmiarem konferencji i liczbą uczestników. Zależy również od tego, czy chcemy zapewnić catering, czy potrzebujemy tłumacza, jaką preferujemy klasę hotelu (ośrodka konferencyjnego) jesli konferencja jest organizowana na zewnątrz. Koszty powstają podczas:

• przygotowywania materiałów konferencyjnych,

• wynajmu sali (jeśli konferencja jest organizowana poza urzędem),

• wypożyczenia dodatkowego sprzętu, niezbędnego podczas prezentacji (rzutnik, ekran, tablice),

• wynajęcia tłumacza – jeśli przewidywane są wystąpienia obcojęzyczne,

• cateringu,

• wynajęcia dodatkowej obsługi do organizacji konferencji.

3. Ustalenie liczby uczestników

Podczas planowania liczby gości trzeba uważać, aby nikogo nie pominąć. Faworyzowanie niektórych mediów może zaważyć na przyszłych kontaktach z ich przedstawicielami. Zapraszając dziennikarzy należy pamiętać, że oprócz prasy ogólnej istnieją pisma fachowe, a także tygodniki i miesięczniki. Nie można zapomnieć o dziennikarzach radiowych i telewizyjnych. Aby ułatwić sobie przygotowanie listy uczestników w zależności od rodzaju i treści konferencji, wskazane jest utworzenie bazy danych dziennikarzy z uwzględnieniem tematyki, którą się zajmują. W utworzeniu listy dziennikarzy może pomóc uważne czytanie prasy. Lista uczestników powinna być dostosowana do tematu konferencji. Należy zaprosić wyłącznie gości potencjalnie zainteresowanych tematem, po jednym reprezentancie danej redakcji. W zależności od tematyki spotkania gośćmi konferencji mogą być eksperci w danej kwestii, przedstawiciele władz lub ważne osobistości z życia społecznego.

4. Ustalenie terminu

Ustalenie terminu jest istotną kwestią, gdyż od niego w dużej mierze zależy frekwencja. Należy rozważyć:

• czy zaplanowany termin nie koliduje z innymi atrakcyjnymi wydarzeniami, spotkaniami, konferencjami, które mogłyby odwrócić uwagę od naszej konferencji,

• czy pora dnia jest odpowiednia. Istnieją poglądy, że najkorzystniejsze terminy na organizację konferencji są od wtorku do czwartku w godzinach 10–12 i 15–17 oraz piątek po południu.

Jeśli konferencja jest organizowana w godzinach popołudniowych, należy zapewnić posiłek.

5. Określenie czasu trwania

Przeciętna konferencja prasowa trwa godzinę, w szczególnych i uzasadnionych przypadkach może się przedłużyć nawet do trzech godzin. Należy poinformować zaproszonych gości o planowanym czasie trwania konferencji.

6. Wybór miejsca

Konferencję można zorganizować we własnej siedzibie, jeśli są odpowiednie warunki lokalowe. Trzeba jednak liczyć się z tym, że zaproszeni goście będą zwracać uwagę na szereg czynników mających związek z instytucją (wygląd budynków i pomieszczeń, otoczenie, pracowników. Konferencję można też zorganizować w hotelu lub ośrodku konferencyjnym. Przy wyborze miejsca konferencji powinniśmy uwzględnić czynniki:

• łatwy dojazd oraz wygoda,

• odpowiednia infrastruktura (dostęp do komputera, faksów, internetu, telefonów),

• zapewnienie miejsc siedzących i parkingowych.

• dobra akustyka sali.

7. Rezerwacja sali

Sala powinna być rezerwowana z odpowiednim wyprzedzeniem (nawet dwa miesiące wcześniej), aby w ostatniej chwili nie okazało się, że wszystkie odpowiednie sale są zajęte. W razie potrzeby należy zapewnić sprzęt audiowizualny.

8. Przygotowanie i dystrybucja zaproszeń

Zaproszenia można wysłać pocztą tradycyjną, e-mailem, faksem bądź dostarczyć kurierem. Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:

• imię i nazwisko osoby zaproszonej,

• nazwę organizatora konferencji,

• termin konferencji (dokładna data, godzina rozpoczęcia i zakończenia),

• miejsce i dokładny adres,

• cel konferencji, powód jej zwołania,

• załącznik w postaci materiałów informacyjnych, planu dojazdu,

• dane osoby odpowiedzialnej za kontakty z uczestnikami konferencji.

Zaproszenia powinny zawierać niezbędne dane, być czytelne i estetyczne. Wskazane jest ustalenie formy zbierania potwierdzenia przybycia na konferencję umieszczając skrót R.S.V.P., czyli prośbę o potwierdzenie uczestnictwa. Zaproszenia muszą dotrzeć do dziennikarzy odpowiednio wcześnie (10–14 dni) przed konferencją. Ważne osobistości powinny zostać powiadomione o konferencji z większym wyprzedzeniem. Po rozesłaniu zaproszeń warto zadzwonić do dziennikarzy i potwierdzić ich przybycie (1-2 dni przed konferencją), jeśli sami nie zrobili tego wcześniej.

9. Zaplanowanie części merytorycznej konferencji

Wyznaczając osoby odpowiedzialne za prezentacje i prowadzenie konferencji, należy pamiętać, aby były one kompetentne, doskonale zorientowane w tematyce i co niezwykle ważne – zorientowane w przebiegu konferencji. W planie trzeba uwzględnić podział ról, kolejność wystąpień oraz ustalić kto, kiedy mówi i na jakie pytania odpowiada. Każda wypowiedź powinna być zaplanowana. Jeśli w konferencji uczestniczą obcokrajowcy, należy zatrudnić tłumacza. Warto ustalić nawet takie szczegóły, kto gdzie będzie siedział, kto wita gości i wskazuje miejsca.

Należy się również przygotować na wszelkie pytania dziennikarzy, pomoże sporządzenie listy spodziewanych pytań. Przemówienia nie powinny być zbyt długie. Najlepiej unikać prezentacji dłuższych niż 5-7 minut. W zasadzie wszystkie wystąpienia łącznie nie powinny przekroczyć 30 minut. Dobrze jest zadbać o przerywniki w postaci plansz, filmów wideo czy slajdów. W przypadku konferencji specjalistycznych, prezentacje mogą trwać znacznie dłużej. Przydatny jest harmonogram konferencji, który otrzymują wszyscy prelegenci i organizator.

Praca w urzędzie - zarobki czy prestiż>>

10. Opracowanie materiałów prasowych

Teczka prasowa powinna zawierać materiały, w których będą zawarte informacje dotyczące tematu konferencji. Materiały rozdane przed konferencją mają pomóc dziennikarzom zorientować się w przebiegu, natomiast rozdane po konferencji będą podsumowywać, syntetyzować przedstawione podczas spotkania fakty.

11. Konferencja „na sucho”

Dla sprawdzenia, ile czasu w rzeczywistości zajmą poszczególne punkty programu, warto przeprowadzić próbną konferencję „na sucho”.

W ten sposób ocenimy, czy poszczególne elementy (plansze, ekran) są widoczne.

12. Zadania techniczno-organizacyjne

Wymagane jest:

• zapakowanie materiałów konferencyjnych w teczki konferencyjne, przygotowanie tabliczek z imieniem i nazwiskiem osób zasiadających przy stole prezydialnym,

• zadbanie o ewentualny transport uczestników,

• ustalenie, kto wita i przyjmuje uczestników,

• zapewnienie dostępu do telefonów, faksu, internetu, kserokopiarek,

• sprawdzenie nagłośnienia pomieszczeń, sprawności mikrofonów,

• ewentualne zatrudnienie hostess do obsługi konferencji,

• poczęstunek musi być dopasowany do pory dnia. Należy pamiętać o uwzględnieniu w menu dań wegetariańskich oraz o zapewnieniu szybkiej i sprawnej obsługi w sytuacji, gdy nie ma szwedzkiego stołu,

• odpowiednie oznaczenie w hotelu (rozmieszczenie w widocznych miejscach strzałek, napisów informacyjnych),

• sprawdzenie sali: oświetlenia, aranżacji, ustawienia sprzętu audio i wideo, sprawdzenie czy doprowadzone jest zasilanie,

• zadbanie o odpowiedni wystrój sali (dobrana kolorystyka, umieszczenie logo firmy w widocznym miejscu).

13. Przebieg konferencji

Harmonogram konferencji jest następujący:

• przywitanie gości,

• przedstawienie uczestników (niezależnie od listy zawartej w zestawach prasowych) oraz porządku konferencji,

• zaproszenie dziennikarzy do zadawania pytań,

• dystrybucja zestawów prasowych:

– przed konferencją, aby dziennikarz mógł zorientować się w temacie,

– po konferencji, przy wyjściu, aby uniknąć rozproszenia uwagi dziennikarzy,

• podziękowanie za uwagę,

• zaproszenie na poczęstunek (jeśli jest przewidziany).

• wręczenie dziennikarzom i gościom upominków – dobrej jakości notesów, kalendarzy, długopisów firmowych.

PR największych polskich miast>>

14. Po konferencji

Po zakończeniu konferencji należy:

• wysłać materiały z konferencji nieobecnym dziennikarzom,

• podziękować osobom współuczestniczącym w organizacji spotkania,

• sporządzić informacje zawierające wskazówki dla przyszłych spotkań,

• opracować sprawozdanie z wykorzystania budżetu konferencji wraz z wnioskami.

Przykłady zaproszeń na konferencję prasową

Zdzisława Koźmin

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z naszego programu
INFORLEX Plan kont dla firm – program
INFORLEX Plan kont dla firm – program
Tylko teraz
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    MKiŚ: ponad 870 mln zł z UE na program "Mój prąd"
    Ponad 870 mln zł ze środków unijnych zostanie przeznaczonych na wsparcie dla obywateli w ramach programu promocji fotowoltaiki "Mój prąd" - poinformował w piątek resort klimatu i środowiska.
    Egzamin ósmoklasisty w 2023 r. – zasady, terminy, jakie przedmioty na egzaminie?
    W roku szkolnego 2022/2023 egzamin ósmoklasisty zostanie przeprowadzony w maju. Jest to termin główny w szkołach dla dzieci i młodzieży oraz w szkołach dla dorosłych, w których nauka kończy się w semestrze wiosennym.
    Warszawa: Od 1 czerwca 2022 r. bilet metropolitalny można będzie doładować w biletomacie
    Dobra wiadomość dla mieszkańców podwarszawskich gmin. Od środy 1 czerwca 2022 r. bilet metropolitalny będzie można doładować w jednym z ponad 3,2 tys. biletomatów stacjonarnych i mobilnych.
    Niedopuszczalność powierzenia obowiązków skarbnika
    W przypadku stanowiska skarbnika nie ma prawnej możliwości powołania "osoby pełniącej obowiązki". Żadne okoliczności nie usprawiedliwiają takiego działania. Rada gminy nie jest uprawniona do podjęcia uchwały w sprawie powołania pełniącego obowiązki skarbnika nawet w sytuacji, w której zwolnienie tego stanowiska nastąpiło w sposób nagły i niespodziewany, a pozostawanie bez skarbnika wpływa negatywnie na prawidłowe funkcjonowanie gminy.
    Wyjątki od zasady użycia środków komunikacji elektronicznej
    Ogólną zasadą obowiązującą na gruncie przepisów Prawa zamówień publicznych jest stosowanie środków komunikacji elektronicznej. Odstąpienie od tej reguły jest możliwe, jednak tylko w ściśle określonych sytuacjach oraz jedynie w minimalnym i niezbędnym zakresie.
    Jak utworzyć młodzieżową radę gminy?
    Przepisy ustrojowe nakładają na gminę obowiązek wspierania i upowszechniania idei samorządowej wśród mieszkańców gminy - w tym wśród młodzieży. Jedną z form realizacji tego zadania jest utworzenie młodzieżowej rady gminy. W ten sposób przyznaje się młodzieży (w tym organizacjom młodzieżowym) możliwość bezpośredniego oddziaływania na życie publiczne lokalnej społeczności.
    Jak spędza wolny czas Iga Świątek? We wtorek będzie obchodziła urodziny!
    French Open - nawet w dni bez meczu Świątek nie ma wiele wolnego czasu.
    Świadczenia pieniężne 40 zł za zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia Ukraińcom. Aktywny wzór wniosku o 40 zł [rozporządzenie z 4 maja 2022 r. Dz.U. poz. 1020 r.]
    Świadczenia pieniężne 40 zł z tytułu zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia ukraińskich uchodźców. Aktywny wzór wniosku o 40 zł [rozporządzenie z 4 maja 2022 r. Dz.U. poz. 1020 r.]
    Szkoły wolą zatrudniać nauczycieli-emerytów i dają nadgodziny zamiast nowych etatów
    W zeszłym roku o tej porze w kuratoryjnych bazach było ok. 13 tys. ofert pracy dla nauczycieli. W tym – prawie 4 tys. mniej. Nie wynika z tego, że szkoły nie szukają nauczycieli.
    Zdaniem rządu pensje nauczycieli wzrosły w kilka lat o 34%, a niskim pensjom są winne samorządy
    Od kilku lat podnosimy wynagrodzenia nauczycieli. Wliczając maj tego roku, to o 34 proc. więcej w ostatnich latach – mówi Dariusz Piontkowski, wiceminister edukacji.
    Egzamin ósmoklasisty 2022 r.: Arkusz egzaminacyjny z języka angielskiego
    Egzamin ósmoklasisty 2022 r.: Arkusz egzaminacyjny z języka angielskiego
    Na zmianach w PIT tylko Poznań stracił 600 mln zł
    Zmiany w Polskim Ładzie obniżające podatek PIT z 17 proc. do 12 proc. oraz inflacja kilkukrotnie wyższa od przewidywanej przed rokiem odbijają się na finansach miast. Ograniczają bowiem ich przychody, pochodzące w największym stopniu z podatku dochodowego, oraz zwiększają wydatki z powodu coraz szybciej rosnących kosztów inwestycji. Sytuacji nie poprawiają też wojna w Ukrainie i napływ uchodźców oraz pandemia, choć nie są to najistotniejsze problemy dla budżetów samorządów.
    UE żąda od Polski oskładkowania umów zlecenia i o dzieło. Polska spełni to żądanie?
    Polska zobowiązała się wobec Brukseli, że w pełni oskładkuje umowy cywilnoprawne. Nadal jednak chce negocjować termin – wskazuje czwartkowy "Dziennik Gazeta Prawna”.
    Egzamin ósmoklasistów 2022 r.: język obcy [26 V 2022 r.]
    26 maja 2022 r. przeprowadzony zostanie pisemny egzamin ósmoklasistów z języka obcego nowożytnego - to trzecia, ostatnia część egzaminu ósmoklasistów. We wtorek uczniowie pisali egzamin z języka polskiego, w środę z matematyki. Do egzaminu przystąpi ponad 502,6 tys. uczniów VIII klas szkół podstawowych, a także ok. 7,1 tys. uczniów będących obywatelami Ukrainy.
    Podwyżka dla 460 000 pracowników służby zdrowia za 7,2 mld zł od lipca 2022 r.
    Planowane od lipca 2022 r. podwyżki obejmą grupę ok. 460 tys. pracowników ochrony zdrowia.
    Czarnek: W 2023 r. 1 mld 300 tys. zł na etaty dla psychologów, pedagogów, logopedów i neurologopedów. W 2022 r. 700 mln zł
    Od 1 września do polskich szkół trafi 520 mln zł na dodatkowe etaty dla psychologów, pedagogów, logopedów i neurologopedów – powiedział w środę minister edukacji i nauki Przemysław Czarnek.
    Małpia ospa - objawy, przebieg choroby, leczenie. Jak można się zarazić?
    W ostatnich tygodniach już w dziewięciu krajach Europy: Anglii, Niemczech, Szwajcarii, Portugalii, Hiszpanii, Szwecji, we Włoszech, Belgii i Francji, a także w USA, Kanadzie i Australii wykryte zostały przypadki małpiej ospy. Pierwsza dobra wiadomość jest taka, że człowiek nie tak łatwo może się nią zarazić. Druga, że charakteryzuje się znacznie mniejszą śmiertelnością niż ospa prawdziwa, która została wyeliminowana w ubiegłym wieku. Co trzeba wiedzieć o małpiej ospie? Jak można się zarazić? Jakie są objawy i przebieg tej choroby? Jak leczyć małpią ospę?
    Egzamin ósmoklasisty 2022 r.: Arkusz egzaminacyjny z matematyki
    Egzamin ósmoklasisty 2022 r.: Arkusz egzaminacyjny z matematyki
    Rejestr Umów Publicznych nie wejdzie w życie 1 lipca 2022 r.
    Rejestr Umów Publicznych nie wejdzie w życie od 1 lipca 2022 r. Stanie się to 1 stycznia 2023 r. Umowy wykazywane w Rejestrze Umów Publicznych będą miały wartość co najmniej 5000 zł. Sejm zwiększył więc limit minimalny dla umów wynoszący 500 zł.
    500+ dla Ukraińców, którzy w ciągu 3 dni stawią się na wezwanie. Kolejna nowelizacja specustawy
    Informacje o dacie wyjazdu uchodźców ZUS lub gminy będą otrzymywać od Straży Granicznej. Będą mogły też wezwać pobierających pomoc do stawiennictwa.
    Egzamin ósmoklasistów 2022 r.: matematyka [25 V 2022 r.]
    Dziś pisemny egzamin z matematyki - druga część egzaminu ósmoklasistów. We wtorek uczniowie pisali egzamin z języka polskiego, w czwartek będą pisać egzamin z języka obcego.
    WHO: małpią ospę da się powstrzymać
    Choć rozprzestrzenianie się małpiej ospy jest czymś niespotykanym, wirusa da się powstrzymać - powiedziała we wtorek 24 maja 2022 r. Sylvie Briand, dyrektor Światowej Organizacji Zdrowia (WHO) ds. globalnych zagrożeń chorobami zakaźnymi). Według danych WHO poza Afryką - gdzie zwykle odnotowuje się zakażenia wirusem - potwierdzono dotąd 131 przypadków małpiej ospy.
    Egzamin ósmoklasisty 2022 r.: Arkusz egzaminacyjny z języka polskiego
    Egzamin ósmoklasisty 2022 r.: Arkusz egzaminacyjny z języka polskiego.
    Jak skorygować złożoną deklarację CEEB [termin do 30 czerwca 2022 r.]
    Możliwość korygowania pomyłek w złożonych deklaracjach, ulepszone wyszukiwanie punktów adresowych, możliwość samodzielnego resetu hasła przez gminnego administratora i stopniowania uprawnień użytkowników w danej gminie to tylko część z nowych funkcjonalności wprowadzonych przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego w systemie do składania deklaracji CEEB.
    Rząd pracuje nad zmianą kilometrówki w 2022 r. MF postuluje liczenie kilometrówki od mocy silnika a nie pojemności [Interpelacja]
    Ministerstwo Infrastruktury pracuje nad zmianami w zasadach stosowania kilometrówki. Ministerstwo Finansów postuluje, aby zrezygnować z liczenia kilometrówki według pojemności silnika na rzecz mocy silnika.