Jak zorganizować konferencję prasową

Konferencje prasowe organizuje się, aby poinformować o zbliżającym się wydarzeniu, na zakończenie imprez i spotkań, na temat dokonań i wniosków kończących dane przedsięwzięcie. Konferencja prasowa to rodzaj spotkania z dziennikarzami, w czasie którego organizatorzy – przedstawiają swoje poglądy na dany temat i odpowiadają na pytania zaproszonych dziennikarzy. Jest to najbardziej bezpośrednia forma nawiązywania kontaktu z reprezentantami mediów w tym samym czasie i miejscu, a jej celem jest wywołanie określonych skutków zarówno po stronie dziennikarzy, jak i opinii publicznej.

Ten sposób komunikowania się z otoczeniem może być bardzo opłacalny i spowodować wzrost zainteresowania. Trzeba jednak wiedzieć, że nieumiejętnie przeprowadzona konferencja może przynieść poważne straty. W zależności od skali przedsięwzięcia, czas przeznaczony na przygotowanie konferencji szacuje się od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Oto kolejne kroki, które należy podjąć w celu zorganizowania konferencji prasowej (porządek chronologiczny).

Etapy przygotowania konferencji prasowej:

1. Określenie celu konferencji

Konferencja nie może być zwoływana w błahym celu. Powód musi być na tyle ważny, aby mógł zainteresować media. Konferencja ma dostarczyć prawdziwych i obiektywnych informacji, które będą interesujące dla opinii publicznej.

2. Ustalenie budżetu konferencji

Należy bardzo dokładnie przemyśleć wszystkie koszty związane z organizacją konferencji. Wielkość budżetu ma związek z rozmiarem konferencji i liczbą uczestników. Zależy również od tego, czy chcemy zapewnić catering, czy potrzebujemy tłumacza, jaką preferujemy klasę hotelu (ośrodka konferencyjnego) jesli konferencja jest organizowana na zewnątrz. Koszty powstają podczas:

• przygotowywania materiałów konferencyjnych,

• wynajmu sali (jeśli konferencja jest organizowana poza urzędem),

• wypożyczenia dodatkowego sprzętu, niezbędnego podczas prezentacji (rzutnik, ekran, tablice),

• wynajęcia tłumacza – jeśli przewidywane są wystąpienia obcojęzyczne,

• cateringu,

• wynajęcia dodatkowej obsługi do organizacji konferencji.

3. Ustalenie liczby uczestników

Podczas planowania liczby gości trzeba uważać, aby nikogo nie pominąć. Faworyzowanie niektórych mediów może zaważyć na przyszłych kontaktach z ich przedstawicielami. Zapraszając dziennikarzy należy pamiętać, że oprócz prasy ogólnej istnieją pisma fachowe, a także tygodniki i miesięczniki. Nie można zapomnieć o dziennikarzach radiowych i telewizyjnych. Aby ułatwić sobie przygotowanie listy uczestników w zależności od rodzaju i treści konferencji, wskazane jest utworzenie bazy danych dziennikarzy z uwzględnieniem tematyki, którą się zajmują. W utworzeniu listy dziennikarzy może pomóc uważne czytanie prasy. Lista uczestników powinna być dostosowana do tematu konferencji. Należy zaprosić wyłącznie gości potencjalnie zainteresowanych tematem, po jednym reprezentancie danej redakcji. W zależności od tematyki spotkania gośćmi konferencji mogą być eksperci w danej kwestii, przedstawiciele władz lub ważne osobistości z życia społecznego.

4. Ustalenie terminu

Ustalenie terminu jest istotną kwestią, gdyż od niego w dużej mierze zależy frekwencja. Należy rozważyć:

• czy zaplanowany termin nie koliduje z innymi atrakcyjnymi wydarzeniami, spotkaniami, konferencjami, które mogłyby odwrócić uwagę od naszej konferencji,

• czy pora dnia jest odpowiednia. Istnieją poglądy, że najkorzystniejsze terminy na organizację konferencji są od wtorku do czwartku w godzinach 10–12 i 15–17 oraz piątek po południu.

Jeśli konferencja jest organizowana w godzinach popołudniowych, należy zapewnić posiłek.

5. Określenie czasu trwania

Przeciętna konferencja prasowa trwa godzinę, w szczególnych i uzasadnionych przypadkach może się przedłużyć nawet do trzech godzin. Należy poinformować zaproszonych gości o planowanym czasie trwania konferencji.

6. Wybór miejsca

Konferencję można zorganizować we własnej siedzibie, jeśli są odpowiednie warunki lokalowe. Trzeba jednak liczyć się z tym, że zaproszeni goście będą zwracać uwagę na szereg czynników mających związek z instytucją (wygląd budynków i pomieszczeń, otoczenie, pracowników. Konferencję można też zorganizować w hotelu lub ośrodku konferencyjnym. Przy wyborze miejsca konferencji powinniśmy uwzględnić czynniki:

• łatwy dojazd oraz wygoda,

• odpowiednia infrastruktura (dostęp do komputera, faksów, internetu, telefonów),

• zapewnienie miejsc siedzących i parkingowych.

• dobra akustyka sali.

7. Rezerwacja sali

Sala powinna być rezerwowana z odpowiednim wyprzedzeniem (nawet dwa miesiące wcześniej), aby w ostatniej chwili nie okazało się, że wszystkie odpowiednie sale są zajęte. W razie potrzeby należy zapewnić sprzęt audiowizualny.

8. Przygotowanie i dystrybucja zaproszeń

Zaproszenia można wysłać pocztą tradycyjną, e-mailem, faksem bądź dostarczyć kurierem. Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:

• imię i nazwisko osoby zaproszonej,

• nazwę organizatora konferencji,

• termin konferencji (dokładna data, godzina rozpoczęcia i zakończenia),

• miejsce i dokładny adres,

• cel konferencji, powód jej zwołania,

• załącznik w postaci materiałów informacyjnych, planu dojazdu,

• dane osoby odpowiedzialnej za kontakty z uczestnikami konferencji.

Zaproszenia powinny zawierać niezbędne dane, być czytelne i estetyczne. Wskazane jest ustalenie formy zbierania potwierdzenia przybycia na konferencję umieszczając skrót R.S.V.P., czyli prośbę o potwierdzenie uczestnictwa. Zaproszenia muszą dotrzeć do dziennikarzy odpowiednio wcześnie (10–14 dni) przed konferencją. Ważne osobistości powinny zostać powiadomione o konferencji z większym wyprzedzeniem. Po rozesłaniu zaproszeń warto zadzwonić do dziennikarzy i potwierdzić ich przybycie (1-2 dni przed konferencją), jeśli sami nie zrobili tego wcześniej.

9. Zaplanowanie części merytorycznej konferencji

Wyznaczając osoby odpowiedzialne za prezentacje i prowadzenie konferencji, należy pamiętać, aby były one kompetentne, doskonale zorientowane w tematyce i co niezwykle ważne – zorientowane w przebiegu konferencji. W planie trzeba uwzględnić podział ról, kolejność wystąpień oraz ustalić kto, kiedy mówi i na jakie pytania odpowiada. Każda wypowiedź powinna być zaplanowana. Jeśli w konferencji uczestniczą obcokrajowcy, należy zatrudnić tłumacza. Warto ustalić nawet takie szczegóły, kto gdzie będzie siedział, kto wita gości i wskazuje miejsca.

Należy się również przygotować na wszelkie pytania dziennikarzy, pomoże sporządzenie listy spodziewanych pytań. Przemówienia nie powinny być zbyt długie. Najlepiej unikać prezentacji dłuższych niż 5-7 minut. W zasadzie wszystkie wystąpienia łącznie nie powinny przekroczyć 30 minut. Dobrze jest zadbać o przerywniki w postaci plansz, filmów wideo czy slajdów. W przypadku konferencji specjalistycznych, prezentacje mogą trwać znacznie dłużej. Przydatny jest harmonogram konferencji, który otrzymują wszyscy prelegenci i organizator.

Praca w urzędzie - zarobki czy prestiż>>

10. Opracowanie materiałów prasowych

Teczka prasowa powinna zawierać materiały, w których będą zawarte informacje dotyczące tematu konferencji. Materiały rozdane przed konferencją mają pomóc dziennikarzom zorientować się w przebiegu, natomiast rozdane po konferencji będą podsumowywać, syntetyzować przedstawione podczas spotkania fakty.

11. Konferencja „na sucho”

Dla sprawdzenia, ile czasu w rzeczywistości zajmą poszczególne punkty programu, warto przeprowadzić próbną konferencję „na sucho”.

W ten sposób ocenimy, czy poszczególne elementy (plansze, ekran) są widoczne.

12. Zadania techniczno-organizacyjne

Wymagane jest:

• zapakowanie materiałów konferencyjnych w teczki konferencyjne, przygotowanie tabliczek z imieniem i nazwiskiem osób zasiadających przy stole prezydialnym,

• zadbanie o ewentualny transport uczestników,

• ustalenie, kto wita i przyjmuje uczestników,

• zapewnienie dostępu do telefonów, faksu, internetu, kserokopiarek,

• sprawdzenie nagłośnienia pomieszczeń, sprawności mikrofonów,

• ewentualne zatrudnienie hostess do obsługi konferencji,

• poczęstunek musi być dopasowany do pory dnia. Należy pamiętać o uwzględnieniu w menu dań wegetariańskich oraz o zapewnieniu szybkiej i sprawnej obsługi w sytuacji, gdy nie ma szwedzkiego stołu,

• odpowiednie oznaczenie w hotelu (rozmieszczenie w widocznych miejscach strzałek, napisów informacyjnych),

• sprawdzenie sali: oświetlenia, aranżacji, ustawienia sprzętu audio i wideo, sprawdzenie czy doprowadzone jest zasilanie,

• zadbanie o odpowiedni wystrój sali (dobrana kolorystyka, umieszczenie logo firmy w widocznym miejscu).

13. Przebieg konferencji

Harmonogram konferencji jest następujący:

• przywitanie gości,

• przedstawienie uczestników (niezależnie od listy zawartej w zestawach prasowych) oraz porządku konferencji,

• zaproszenie dziennikarzy do zadawania pytań,

• dystrybucja zestawów prasowych:

– przed konferencją, aby dziennikarz mógł zorientować się w temacie,

– po konferencji, przy wyjściu, aby uniknąć rozproszenia uwagi dziennikarzy,

• podziękowanie za uwagę,

• zaproszenie na poczęstunek (jeśli jest przewidziany).

• wręczenie dziennikarzom i gościom upominków – dobrej jakości notesów, kalendarzy, długopisów firmowych.

PR największych polskich miast>>

14. Po konferencji

Po zakończeniu konferencji należy:

• wysłać materiały z konferencji nieobecnym dziennikarzom,

• podziękować osobom współuczestniczącym w organizacji spotkania,

• sporządzić informacje zawierające wskazówki dla przyszłych spotkań,

• opracować sprawozdanie z wykorzystania budżetu konferencji wraz z wnioskami.

Przykłady zaproszeń na konferencję prasową

Zdzisława Koźmin