Praca zdalna okazjonalna w urzędzie

• Praca zdalna 2023 r.
• Potrzeba wykonywania pracy zdalnej incydentalnie
• Tryb pracy zdalnej
• Specyfika pracy zdalnej okazjonalnej
• Obowiązki pracodawcy
• Bezpieczeństwo również w pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie

Praca zdalna 2023 r.

W przepisach Kodeksu pracy uchylony zostanie rozdział regulujący zasady zatrudniania pracowników w formie telepracy. W to miejsce ma wejść nowo dodany rozdział regulujący zasady wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna to praca, która będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Strony umowy o pracę będę mogły uzgodnić wykonywanie pracy zdalnej już przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie trwania zatrudnienia.

Co istotne, z inicjatywą pracy zdalnej okazjonalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik. Na wniosek pracownika - złożony w postaci papierowej lub elektronicznej - pracodawca wyraża zgodę na wykonywanie przez pracownika pracy w formie zdalnej okazjonalnej. Wymiar tak wykonywanej pracy zdalnej nie będzie mógł w ciągu roku kalendarzowego przekroczyć 24 dni. Jak wskazano w uzasadnieniu do zmian, ta forma pracy zdalnej wykonywanej częściowo z uwagi na swój szczególny charakter - tj. incydentalność jej wykonywania czy fakt jej wykonywania wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika i na jego wniosek - została unormowana w Kodeksie w pracy w sposób odmienny. W dalszej części artykułu omówimy szczegółowo unormowania wobec pracy zdalnej w ogóle oraz pracy zdalnej okazjonalnej.

Potrzeba wykonywania pracy zdalnej incydentalnie

W odpowiedzi na postulaty zgłaszane na każdym etapie dyskusji z partnerami społecznymi przez organizacje pracodawców projektodawca zdecydował się także uregulować wprost w Kodeksie pracy pracę zdalną okazjonalną. Regulacja ma na celu zapewnienie możliwości dalszego funkcjonowania tzw. home office, które od dnia wejścia w życie ustawy będzie jednak musiało spełniać kryteria określone w Kodeksie pracy dla pracy zdalnej okazjonalnej - wskazują autorzy projektu ustawy w jego uzasadnieniu.

Praca zdalna okazjonalna jest bardzo pożądana, szczególnie przez pracowników. Czas pandemii trochę zmienił nasze nawyki. Przyzwyczajeni do świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy raczej niechętnie podchodzimy do codziennych przejazdów do i z pracy. Jak się okazało, równie efektywnie można wykonywać pracę w domowym zaciszu. Najbardziej oczekiwany model opiera się na założeniu, że kryterium okazjonalności przełoży się w praktyce na świadczenie pracy zdalnej w wybrany dzień tygodnia. Przykładowo w poniedziałki czy w piątki praca poza firmą. To jednak wymagałoby ustalenia pracy okazjonalnej na poziomie 52 dni w roku kalendarzowym. Na razie trzeba będzie jednak zadowolić się liczbą 24 dni rocznie.

Zdarzają się takie sytuacje, w których pracownik nie może być dyspozycyjny w taki sposób, aby w danej chwili świadczyć pracę w standardowym trybie.

PRZYKŁAD

Pracownik z uwagi na złe samopoczucie swojego dziecka decyduje, że nie powinno ono w takim stanie iść danego dnia do szkoły. Być może nie jest to stan poważnego zachorowania, ale w ocenie rodzica dziecko jest osłabione i powinno unikać kontaktu z innymi ludźmi w związku ze wzmożonym okresem grypowym. W takiej sytuacji dziecko wymaga pozostawania pod opieką rodzica, ale stan dziecka nie powoduje jednak nadmiernego zaangażowania ze strony rodzica. Przynajmniej w takim stopniu, w jakim uniemożliwiałoby to temu rodzicowi wykonywanie pracy. Mając możliwość skorzystania z pracy okazjonalnej, może tego dnia świadczyć pracę, tyle że w formie zdalnej. Korzyść z takiego rozwiązania jest zarówno po stronie pracownika - ten nie musi posiłkować się zwolnieniem lekarskim na dziecko, jak i po stronie pracodawcy - ten ma wykonaną pracę na swoją rzecz i nie musi organizować zastępstwa na czas nieobecności pracownika.

Ważne jest to, że praca zdalna okazjonalna nie wymaga biurokracji i dodatkowych kosztów dla samego pracodawcy. To zwiększa szanse, że rozwiązanie takie będzie przez wiele firm odbierane pozytywnie, nawet przez te, które co do zasady do pracy zdalnej podchodzą dość sceptycznie. W praktyce może się okazać, że w znacznym stopniu ograniczona zostanie liczba absencji pracownika w pracy. Skoro pracownik będzie mógł pogodzić swoje sprawy osobiste, które wyłączają jego zdolność do pojawienia się w miejscu pracy, z wykonaniem tej pracy w warunkach domowych, to jest to rozwiązanie korzystne dla obu stron.

Tryb pracy zdalnej

Uwzględniając specyfikę okazjonalnej pracy zdalnej będą miały do niej zastosowanie przepisy, na podstawie których:

1. jeśli pracodawca zapewni materiały i narzędzia do pracy zdalnej, pokryje koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłaci ekwiwalent pieniężny z tego tytułu lub ryczałt, to u pracownika nie powstanie przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z tego tytułu (zgodnie z projektem dodany przepis art. 67²⁵ Kodeksu pracy);
2. pracodawca będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, w tym kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kontrolę procedur ochrony danych osobowych na zasadach określonych w porozumieniu zawartym z pracownikiem (zgodnie z projektem dodany przepis art. 67²⁸ Kodeksu pracy);
3. pracownik wykonujący pracę zdalną nie będzie mógł być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej (zgodnie z projektem dodany przepis art. 67²⁹ Kodeksu pracy);
4. pracodawca umożliwia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników (zgodnie z projektem dodany przepis art. 67³⁰ Kodeksu pracy);
5. wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, wymagają formy pisemnej, będą mogły być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej (zgodnie z projektem dodany przepis art. 673³¹ Kodeksu pracy).

Specyfika pracy zdalnej okazjonalnej

Pracodawca, w przypadku gdy pracownik złoży wniosek o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej, będzie zobowiązany do:

• określenia procedur ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie; pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z procedurami, oraz jest obowiązany do ich przestrzegania (zgodnie z projektem dodany przepis art. 67²⁶ Kodeksu pracy);
• przekazania informacji niezbędnych do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą (zgodnie z projektem dodany przepis art. 67²⁷ Kodeksu pracy);
• realizacji obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy analogicznie do pozostałych przypadków pracy zdalnej, z wyłączeniem obowiązków określonych w art. 208 § 1, art. 209¹, art. 212 pkt 1 i 4, art. 213, art. 214, art. 232 i art. 233 ustawy - (zgodnie z projektem dodany przepis art. 67³¹ Kodeksu pracy).

Obowiązki pracodawcy

Z uwagi na incydentalność okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca zostanie zwolniony z wielu obowiązków, które byłby zobowiązany zrealizować w przypadku wykonywania uzgodnionej pracy zdalnej.

Na podstawie planowanych zmian do okazjonalnej pracy zdalnej nie będzie stosowało się przepisów:

1. na podstawie których (zgodnie z projektem dodany przepis art. 67¹⁹ Kodeksu pracy):

• konieczne będzie uzgodnienie pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę,
• praca zdalna będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy, jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej,
• pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 ustawy, pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności - chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika;

1. na podstawie których (zgodnie z projektem dodany przepis art. 67²¹ Kodeksu pracy):

• informacja, o której mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy, powinna dodatkowo obejmować co najmniej określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną, wskazanie osoby lub organu, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej;

1. na podstawie których (zgodnie z projektem dodany przepis art. 67²² Kodeksu pracy):

• każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej;

1. na podstawie których (zgodnie z projektem dodany przepis art. 67²³ Kodeksu pracy):

• wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę;

1. na podstawie których (zgodnie z projektem dodany przepis art. 67²⁴ Kodeksu pracy):

• pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej;

1. zgodnie z projektem dodanego przepisu art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy, na podstawie którego w przypadku wykonywania pracy zdalnej nie stosuje się przepisów art. 237³ § 2² Kodeksu pracy.

Bezpieczeństwo również w pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie

Niezależnie od specyfiki okazjonalnej pracy zdalnej na pracodawcy nadal będzie spoczywał obowiązek zapewnienia pracownikowi w jej trakcie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, analogicznie do pozostałych przypadków pracy zdalnej. Biorąc pod uwagę fakt, iż zasady wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej nie będą określane w aktach wewnętrznych pracodawcy - z uwagi na wyłączenie projektowanego art. 67²⁰ Kodeksu pracy, kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, będzie się odbywała na zasadach ustalonych z pracownikiem. Wyodrębnienie okazjonalnej pracy zdalnej jako doraźnej formy świadczenia pracy zdalnej przez pracownika nie może bowiem pozbawiać pracodawcy możliwości kontroli wykonywania takiej pracy, w tym w szczególności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych.

więcej w Gazeta Samorządu i Administracji

Krzysztof Adamczyk

audytor wewnętrzny z praktyką w jednostkach samorządu terytorialnego, ekspert w zakresie inwestycji i zarządzania projektami, dziennikarz specjalizujący się w tematyce prawa samorządowego, finansów publicznych oraz zamówień publicznych