W jakim terminie organ administracji powinien załatwić sprawę

ANNA WALCZAK

radca prawny Kancelaria Prawnicza Dziedzic & Kielmans

Niezwłocznie powinny być załatwione sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień. Jednakże niezwłocznie nie należy odczytywać w ten sposób, że tego typu sprawy mają być załatwiane od ręki. Sprawa ma zostać załatwiona tak szybko, jak to jest możliwe. Sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego powinny być załatwione nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania, a więc w przypadku postępowania wszczynanego na żądanie strony, od dnia doręczenia żądania organowi administracji. Podobnie w postępowaniu odwoławczym sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego powinny być załatwiane w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Załatwienie w I instancji szczególnie skomplikowanej sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.

Organy wyższego stopnia mogą określać takie rodzaje spraw, które załatwiane są w terminach krótszych niż wskazane wyżej. Organy te mogą zatem ustalać w drodze aktów wewnętrznych (uchwał, zarządzeń) terminy skrócone. Ponadto niektóre ustawy same regulują terminy załatwiania pewnych spraw administracyjnych.

Do powyższych terminów nie wlicza się: terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu. Okresy opóźnień powstałe z przyczyn niezależnych od organu mogą być spowodowane działaniem czynników, na które organ nie miał wpływu. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, jednocześnie wskazując nowy (możliwie najkrótszy) termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu. Zwłoka organów administracji publicznej w załatwieniu sprawy i naruszenie obowiązujących terminów nie może powodować ujemnych skutków dla strony. Na niezałatwienie sprawy w terminie wskazanym wyżej lub w wyznaczonym terminie dodatkowym stronie służy zażalenie do organu administracji publicznej wyższego stopnia. Organ wyższego stopnia, uznając zażalenie za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości.

WNIOSEK

Upływ terminu do załatwienia sprawy nie pozbawia organu możliwości orzekania w sprawie oraz nie powoduje wadliwości wydanej w takim postępowaniu decyzji. Dla organu administracyjnego terminy określone w art. 35 k.p.a. są więc terminami instrukcyjnymi. Organ administracji traci jednak możność orzekania w sprawie, w której przepisy szczególne wyznaczają organowi administracji termin materialnoprawny do wydania decyzji.

AT

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 35 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).