Czy wezwanie do udziału w czynnościach organu można wysłać drogą elektroniczną

Kodeks postępowania administracyjnego dopuszcza formę elektroniczną dokonania wezwania przez organ administracji publicznej. Odpowiednią regulację w tym względzie zawiera art. 55 k.p.a. Zgodnie z nim wezwania można dokonać poza przewidzianą w normalnym trybie formą pisemną, także telegraficznie lub telefonicznie albo przy użyciu innych środków łączności. Nie jest to jednak tryb, który organ może stosować w każdej sytuacji. Koniecznymi elementami do jego zastosowania jest uznanie sprawy, w której dokonuje się wezwania za sprawę niecierpiącą zwłoki.

Nie zdefiniowano niestety terminu sprawa niecierpiąca zwłoki, a co za tym idzie zaklasyfikowanie sprawy do wskazanej kategorii spraw zależy przede wszystkim od uznania organu. Opierając się np. na orzecznictwie NSA (m.in. wyrok NSA w Warszawie z 11 maja 2005 r., OSK 1393/04, LEX nr 230805) stwierdzić można, iż elementami wpływającymi na zakwalifikowanie sprawy do kategorii niecierpiących zwłoki są istnienie niebezpieczeństwa dla życia i zdrowia ludzkiego, grożąca niepowetowana strata materialna oraz szczególnie istotny interes strony.

W wezwaniu wysłanym drogą elektroniczną należy podać te same dane co w wezwaniu wysłanym tradycyjną metodą. Problemem może okazać się wyeliminowanie wątpliwości, czy wezwanie dotarło do adresata we właściwym terminie, tj. spełnienie, zgodnie z art. 55 par. 2 k.p.a, jednego z warunków wymaganych dla spowodowania przez wezwanie skutku prawnego (drugim z warunków jest dotarcie wezwania do adresata we właściwej treści, co jednak w przypadku wysyłania pisma drogą elektroniczną nie powinno budzić tyle kontrowersji co np. przy wezwaniu telefonicznym). Warunek ten zostałby spełniony, gdyby organ zastosował się do procedury polegającej na przesłaniu na adres elektroniczny wezwanego informacji o tym, iż może je odebrać we wskazanej formie z podanego adresu elektronicznego (skrytki) wraz z pouczeniem dotyczącym jego odbioru. Wezwany natomiast powinien dokonać autoryzacji i potwierdzić odebranie wezwania poprzez opatrzenie urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Niestety w chwili obecnej jedynie nieliczna część społeczeństwa dysponuje bezpiecznym podpisem elektronicznym. Dotyczy to zresztą także organów administracji publicznej zobowiązanych dopiero od 1 maja 2008 r. umożliwić odbiorcom usług certyfikacyjnych wnoszenie podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej.

Pozostaje oczywiście możliwość wysłania wezwania drogą elektroniczną bez zachowania wskazanej wyżej procedury - np. gdy osoba wzywana nie dysponuje bezpiecznym podpisem elektronicznym, jednak w tym przypadku, nawet gdy organ skontaktuje się telefonicznie z osobą wzywaną celem potwierdzenia przez nią otrzymania wezwania, nie będzie dysponował dowodem doręczenia. W konsekwencji, w sytuacji gdy osoba ta będzie się uchylać od wykonania wezwania, trudno będzie wykazać organowi, że wezwanie zostało dokonane.

Niezależnie od powyższego, zgodnie z art. 72 k.p.a, dokonanie wezwania w trybie art. 55 k.p.a. powinno zostać utrwalone w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał tej czynności.

JACEK MURZYDŁO

doktorant na Wydziale Nauk Społecznych Uniwersytetu im. A. Mickiewicza w Poznaniu

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 55 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).

• Art. 58 ust. 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, (Dz.U. z 2001 r. nr 130, poz. 1450 ze zm.).

• Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2005 r. nr 227, poz. 1664).