RODO: Zmiany w zamówieniach publicznych 2019 r.

• Zmiany w Prawie zamówień publicznych
• Zmiany w ustawie o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi

W związku z czym ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO wprowadza zmiany w:

1. ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. ̶  Prawo zamówień publicznych
2. ustawie z dnia 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi

Zmiany w Prawie zamówień publicznych

• Zamawiający udostępniając zaświadczenia z Krajowego Rejestry Karnego w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale VI Prawa Zamówień Publicznych, do upływu terminu do ich wniesienia – art. 8 ust 5,

• Zamawiający zobowiązany jest spełnić obowiązek informacyjny, z art. 13 RODO, umieszczając wymagane informacji w ogłoszeniu o zamówieniu, ogłoszeniu o konkursie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, regulaminie konkursu lub przy pierwszej czynności skierowanej do wykonawcy – art. 8a ust 1
• W przypadku gdy wykonanie przez Zamawiającego obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (Prawo dostępu), wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu. – art. 8a ust 2 i art. 97 ust. 1a
• Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych (art. 16 RODO), nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą. – art. 8a ust 3.
• Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia (art. 16 RODO), nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników - art. 97 ust. 1b
• Wystąpienie z żądaniem o ograniczenie przetwarzania (art. 18 ust. 1 RODO), nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu. – art. 8a ust 4
• Zamawiający informuje o powyższych ograniczeniach w korzystaniu z uprawnień na stronie internetowej prowadzonego postępowania lub konkursu, w ogłoszeniu o zamówieniu, ogłoszeniu o konkursie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, regulaminie konkursu lub w inny sposób dostępny dla osoby, której dane dotyczą. – art. 8a ust 5
• Zamawiający przetwarza dane osobowe zebrane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie w sposób gwarantujący zabezpieczenie przed ich bezprawnym rozpowszechnianiem. – art. 8a ust 6
• Do przetwarzania danych osobowych, zawartych w zaświadczeniach z Krajowego Rejestru Karnego, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w poufności. – art. 8a ust 7
• Aby skorzystać z prawa dostępu (art. 15 RODO) lub prawa sprostowania danych (art. 16 RODO) w przypadku danych osobowych zamieszczonych przez zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych, osoba fizyczna musi skierować stosowne żądanie do Zamawiającego - art. 11 ust 6a
• Za techniczne utrzymanie systemu teleinformatycznego, przy użyciu którego udostępniany jest Biuletyn Zamówień Publicznych oraz określenie okresu przechowywania danych osobowych zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych odpowiada Prezes Urzędu Zamówień Publicznych - art. 11 ust 6b
• Zasada jawności dotycząca protokołów wraz z załącznikami ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO. Ograniczenia zasady jawności, o których mowa w art. 8 ust. 3–5 Pzp, stosuje się odpowiednio. - art. 96 ust 3a
• Od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku gdy wniesienie żądania ograniczenia przetwarzania (art. 18 ust. 1 RODO), spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole i załącznikach do protokołu, Zamawiający nie udostępnia tych danych zawartych w protokole i w załącznikach do protokołu, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, tj, za zgodą osoby, której dane dotyczą, lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego - art. 96 ust 3b
• W przypadku, gdy Zamawiający wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, umowa powinna  zawierać postanowienia dotyczące sposobu dokumentowania zatrudnienia oraz kontroli spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę powyższych wymagań oraz postanowienia dotyczące sankcji z tytułu niespełnienia powyższego wymagań. W celu weryfikacji zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia umowa przewiduje możliwość żądania przez zamawiającego w szczególności:

1) oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę,

2) poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika,

3) innych dokumentów

- zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę oraz zakres obowiązków pracownika - art. 143e

Zmiany w ustawie o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi

• Zamawiający udostępnia zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego tylko w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej w trakcie postępowania, do upływu terminu na ich wniesienie – art. 13 ust 2a
• Zamawiający przechowuje dokumentację postępowania, w tym umowę koncesji, przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o zawarcie umowy koncesji, w sposób gwarantujący jej nienaruszalność. Jeżeli czas trwania umowy koncesji przekracza 5 lat, zamawiający przechowuje umowę przez cały czas jej trwania. - art. 13a
• Zamawiający realizuje obowiązki informacyjne (art. 13 RODO) przez zamieszczenie wymaganych informacji w ogłoszeniu o koncesji, wstępnym ogłoszeniu informacyjnym, zaproszeniu do ubiegania się o zawarcie umowy koncesji, w dokumentach koncesji lub przy pierwszej czynności skierowanej do wykonawcy. - art. 16a ust 1
• W przypadku gdy w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji albo po jego zakończeniu wykonanie przez Zamawiającego obowiązków z art. 15 ust. 1–3 RODO (prawo dostępu), wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności nazwy lub daty postępowania o zawarcie umowy koncesji. - art. 16a ust 2
• Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia (art. 16 RODO), nie może skutkować:

a) zmianą wyniku postępowania o zawarcie umowy koncesji

b) zmianą postanowień umowy koncesji w zakresie niezgodnym z ustawą

c) naruszeniem integralności przechowywanej dokumentacji postępowania.

- art. 16a ust 3

• Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania (art. 18 ust. 1 RODO), nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o zawarcie umowy koncesji.
  - art. 16a ust 4
• W przypadku danych osobowych zamieszczonych przez Zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych prawo dostępu (art. 15 RODO) i prawa do sprostowana (art. 16 RODO)  są wykonywane w drodze żądania skierowanego do zamawiającego. -  art. 18a ust 1
• Zamawiający informuje o ograniczeniach stosowania przepisów RODO, o których mowa powyżej, na stronie internetowej prowadzonego postępowania, w ogłoszeniu o koncesji, wstępnym ogłoszeniu informacyjnym, zaproszeniu do ubiegania się o zawarcie umowy koncesji, w dokumentach koncesji lub w inny sposób dostępny dla osoby, której dane dotyczą. - art. 16a ust 5
• Prezes Urzędu Zamówień Publicznych zapewnia techniczne utrzymanie systemu teleinformatycznego przy użyciu którego udostępniany jest Biuletyn Zamówień Publicznych oraz określa okres przechowywania danych osobowych zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych. - art. 18a ust 2
• W przypadku gdy Zamawiający wymaga zatrudnienia przez koncesjonariusza lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności
  w zakresie realizacji umowy koncesji, to sposób dokumentowania zatrudnienia oraz uprawnienia zamawiającego, powinien uwzględniać możliwość żądania przez niego:

1) oświadczenia koncesjonariusza lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę,

2) poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika,

3) innych dokumentów

- zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności: imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę, zakres obowiązków pracownika.- art. 26 ust 8

• Zamawiający zobowiązany jest przetwarzać dane osobowe zebrane w toku oraz po zakończeniu postępowania o zawarcie umowy koncesji w sposób gwarantujący ich zabezpieczenie przed ich bezprawnym rozpowszechnianiem.- art. 29 ust 7
• Do przetwarzania danych osobowych, zawartych w zaświadczeniach z Krajowego Rejestru Karnego (art. 10 RODO), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane
  do zachowania ich w poufności.- art. 30 ust 6

Paweł Ludwiczak, radca prawny

https://www.ludwiczak-radcaprawny.pl