reklama
| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Organizacja > RODO 2018 > Dokumentacja zgodnie z RODO u mediatora

Dokumentacja zgodnie z RODO u mediatora

RODO to nie tylko obowiązek posiadania odpowiedniej dokumentacji w zakresie przetwarzania danych osobowych w ramach własnej działalności zawodowej. Jednakże dysponowanie właściwą dokumentacją jest pomocne w prawidłowym realizowaniu obowiązków, które nakłada na nas RODO.

W naszej ocenie, z punktu widzenia RODO, dokumenty jakie powinny być w kręgu zainteresowań mediatorów, to:

  1. Polityka ochrony danych osobowych, np. Polityka bezpieczeństwa i instrukcje zarządzania systemami informatycznymi (gdzie zawarty jest opis odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, itd.).
  2. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych (jeżeli mediator jest administratorami – a jest jak pisaliśmy w artykule „Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych (z RODO) w mediacji”) lub Rejestr Wszystkich Kategorii Czynności Przetwarzania Dokonywanych w Imieniu Administratora (jeżeli mediator jest podmiotem przetwarzającymi).
  3. wzory klauzul zgód na przetwarzania danych osobowych (jeśli mediator planuje przetwarzać dane osobowe stron mediacji w innych celach niż przeprowadzenie mediacji (np. do przesyłania newslettera).
  4. wzory klauzul informacyjnych o przetwarzanie danych osobowych (w zależności od tego czy realizujemy mediację umowną czy sądową może pojawić się konieczność odpowiedniej modyfikacji treści obowiązku informacyjnego).
  5. wzór umowy na przetwarzanie danych osobowych (np. z biurem rachunkowym) lub wzór umowy o współadministrowaniu (o ile są potrzebne – jeżeli np. prowadzi współmediacje),
  6. rejestr upoważnień na przetwarzanie danych osobowych i wzór upoważnienia na przetwarzanie danych osobowych (jeśli mediator np. zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców).
  7. procedurę w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych i rejestr naruszeń ochrony danych osobowych.
  8. procedurę prostowania i usuwania danych osobowych,.
  9. ewentualnie, jeszcze inne dokumenty, w zależności od potrzeb i okoliczności.

Oferta specjalna: Pakiet książek – Nowa matryca stawek VAT Towary i Usługi z programem INFORLEX PKWiU + CN, stawki VAT i WIS na 2 m-ce

Co prawda samo RODO wymaga wprost tylko posiadania Rejestrów, z pkt. 2) i dokumentowaniu wszelkich naruszeń ochrony danych osobowych. Ponadto RODO mówi o odpowiednich Politykach ochrony danych. Warto jednak pamiętać, że administrator danych (w tym mediator), w razie kontroli, musi być w stanie wykazać, że:

  1. przestrzega zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych;
  2. uzyskał zgody (o ile były wymagane);
  3. wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne;
  4. itd.

Posiadanie odpowiedniej dokumentacji znacznie ułatwi mediatorowi rozliczenie się przed organem kontroli z realizacji obowiązku przetwarzania danych osobowych zgodne z RODO.

Na zakończenie zwracamy raz jeszcze uwagę, że przygotowanie lub kupienie dokumentacji zgodnej z RODO nie oznacza że dany mediator faktycznie przetwarza dane osobowe zgodnie z RODO. Posiadanie dokumentacji zgodnej z RODO to tylko jeden z elementów prawidłowego wdrożenia RODO. Co więcej, opracowanie dokumentacji zgodnej z RODO musi być poprzedzone wieloaspektową analizą i oceną ryzyka. Następnie należy wdrożyć system bezpieczeństwa danych osobowych. Ten system musi być cały czas zarządzany i udoskonalany.

Dlatego ostrzegamy przed złudnym poczuciem bezpieczeństwa. Samo posiadanie dokumentacji RODO nie wystarczy. Trzeba wdrożyć skuteczne i realnie funkcjonujące procedury.

Na zakończenie, przypominamy, że zgodne z obecnie obowiązującymi przepisami, posiadana dokumentacja musi być aktualizowana i uzupełniana w przypadku jakichkolwiek zmian.

reklama

Przydatne formularze online

Czytaj także

Data publikacji:

Eksperci:

Paweł Bronisław Ludwiczak

Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.

Paweł Glonek

Radca prawny / Mediator

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Dokumentacja zgodnie z RODO u mediatora /fot. shutterstock
Dokumentacja zgodnie z RODO u mediatora /fot. shutterstock

Compliance 360° w firmie (PDF)59.00 zł
reklama

Narzędzia księgowego

reklama
reklama

POLECANE

reklama

Artykuł sponsorowany

reklama

Ostatnio na forum

reklama

Compliance 2021

reklama

Eksperci portalu infor.pl

Maciej Godyń

Radca prawny

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
reklama
reklama
reklama