Rozwój e-mediacji w czasach koronawirusa a RODO

Coraz więcej osób i organizacji rozumie, że e-mediacja pozwala:

1. prowadzić stronom negocjacje bez konieczności wychodzenia z domu lub z biura i narażania się na infekcję,
2. oszczędzać czas,
3. wziąć sprawy w swoje ręce i spróbować załatwić spór, bez czekania na zakończenie się epidemii koronawirusa. Niezależnie od tego czy pozew już został złożony w sądzie czy też nie.

Wideokonferencje, to rozwiązanie najszybciej zyskujące na popularności w ostatnich tygodniach. Programy do konferencji online służą już nie tylko do wymiany informacji, szkoleń, ale także do spotkań biznesowych, rodzinnych i towarzyskich. Nikogo nie dziwią już rozmowy biznesowe online, onboarding pracowników online, ale także imieniny u cioci online czy wręcz spędzenie świąt z rodziną przy onlinowym stole.

Nic więc dziwnego, że również w e-mediacjach wideokonferencje to najczęściej rekomendowaną formą kontaktu. Mediatorzy powinni jednak pamiętać, że rozwiązania i narzędzia wykorzystywane przy e-mediacji muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), szczególnie w przypadku mediacji rodzinnych, pracowniczych czy cywilnych. Natomiast w przypadku mediacji gospodarczych ważna będzie m.in. ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa.

Mediatorzy lub ośrodki mediacji muszą się upewnić między innymi:

1. że stosowane rozwiązanie online zapewnia bezpieczne przetwarzanie danych osobowych (np. szyfrowana transmisja danych, zabezpieczenia dostępu np. hasłem, ewentualne kopie bezpieczeństwa, kontrola zmian w bazach danych itd. w zależności od potrzeb i możliwości technicznych),
2. że zostały zawarte umowy na powierzenia przetwarzanych danych, o ile jest zachodzi taki obowiązki,
3. gdzie są serwery obsługujące wideokonferencję,
4. że zostanie spełniony obowiązek informacyjny – o ile powstanie.

Polecamy: Tarcza antykryzysowa – Samorząd i administracja. Pakiet e-booków

Mediatorzy lub ośrodki mediacji muszą rozważyć i rozstrzygnąć takie kwestie jak np.:

1. okres, zakres i sposoby przetwarzania danych osobowych,
2. podstawę przetwarzania,
3. realizację z prawa do bycia zapomnianym,
4. realizację prawa dostępu do danych przez osobę, której dane dotyczą,
5. realizację prawa do sprostowania danych,
6. realizację prawa do ograniczenia przetwarzania,
7. realizację prawa do przenoszenia danych,
8. realizację prawa do sprzeciwu.
9. realizację prawa do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,
10. realizację decyzji organu nadzorczego o czasowym lub całkowitym ograniczeniu przetwarzania, w tym zakazu przetwarzania.

Na koniec warto przypomnieć, o przeprowadzeniu stosownej analizy ryzyk i przygotowaniu lub dokonaniu stosownych zmian w dokumentacji, w tym procedurach, przeszkoleniu pracowników wspierających mediatora lub ośrodek mediacji w przygotowaniu spotkania mediacyjnego online.

Koronawirus powoduje, że wdrażamy pewne rozwiązania online w biegu. Pamiętajmy, że nie zwalnia to osób zajmujących się mediacjami z obowiązku przestrzegania prawa, w tym z zarządzania Systemami Ochrony Danych Osobowych. Liczymy, że doświadczeni mediatorzy nie będą mieli z tym większych problemów.