RODO w praktyce - najważniejsze zmiany dla przedsiębiorców

1. Kogo dotyczy RODO (GDPR), czyli nowe unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych?

RODO muszą, co do zasady, wprowadzić wszystkie podmioty gromadzące dane osobowe z wyłączeniem osób fizycznych (w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze). Dodatkowo spod obowiązku wdrożenia RODO zwolnione są organy powołane do zapobiegania, wykrywania i ścigania czynów zabronionych, wykonywania kar, w tym ochrony przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobiegania takim zagrożeniom.

2. Jakie zmiany powinna wprowadzić firma po 25 maja 2018?

RODO zmienia filozofię ochrony danych osobowych. RODO w odróżnieniu od obecnych regulacji nie wskazuje przy pomocy jakich środków i jak zabezpieczać dane i jak zapewnić poprawność przetwarzania. Każda firma jest zobowiązana przeprowadzić wieloaspektową analizę, ocenę ryzyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych i wdrożyć adekwatne dla swojej firmy rozwiązania.

Przykro mi ale nikt nie poda Państwu dokładnej i precyzyjnej listy rzeczy i dokumentów do wprowadzenia, bez wcześniejszego audytu i analizy ryzyk u Państwa.

3. Jakie kary zostały przewidziane w RODO?

Zgodnie z art. 83 RODO, naruszenie RODO, wiąże się z ryzykiem wymierzenia przez organ nadzoru kary sięgające 20 mln EUR lub 4% obrotu.

Natomiast projekt ustawy o ochronie danych osobowych przewiduje również odpowiedzialność karną.

Zgodnie z art. 107 za przetwarzanie danych osobowych, których przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo za przetwarzanie danych osobowych przez osobę nieuprawnioną grozi grzywna, kara ograniczenia wolności lub kara pozbawienia wolności do lat trzech.

Zgodnie z art. 108 za udaremnianie lub utrudnianie kontrolującemu prowadzenie kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych grozi grzywna, kara ograniczenia wolności lub kara pozbawienia wolności do lat dwóch.

4. Jakie dokumenty, polityki powinny posiadać firmy aby spełniać wymogi RODO?

Jak już wspomniałem RODO zmienia filozofię ochrony danych osobowych. Nakazuje aby każda firma posiadała adekwatne dokumenty, polityki itd.

INFORAKADEMIA poleca: JAK MAŁE BIURO RACHUNKOWE MA SIĘ PRZYGOTOWAĆ DO RODO

Czy to oznacza, że całą obecną dokumentację należy wyrzucić do kosza? Moim zdaniem nie. Zwłaszcza, jeżeli wdrożyli Państwo skuteczne systemy ochrony danych osobowych. W mojej ocenie dokumentację należy zaktualizować i uzupełnić.

Na przykład zgodnie z RODO, firmy powinny posiadać jako administratorzy rejestry czynności przetwarzania danych osobowych lub jako podmioty przetwarzające rejestry wszystkich kategorii czynności przetwarzania.

Firmy muszą też wprowadzić nowe procedury wymagane przez RODO, np. zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych.

5. Czy firmy powinny zmieniać dotychczasowe polityki bezpieczeństwa? Jak przeprowadzić samodzielnie audyt prawidłowości tych dokumentów?

Jak już mówiłem, firmy powinny przeprowadzić wieloaspektową analizę i ocenę ryzyk. Na postawie analizy i oceny ryzyk firmy powinny ewentualnie zaktualizować polityki bezpieczeństwa, tak by były one odpowiednie i proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania.

Audyt i ocenę ryzyk, najlepiej jakby przeprowadził zespół składający się z audytora wewnętrznego, informatyka, specjalisty ds. zarządzania ryzykiem, właścicieli ryzyk (kierowników właściwych komórek organizacyjnych), prawnika oraz obecnego Administratora Bezpieczeństwa Informacji.

Na pewno są firmy, które posiadają odpowiednie zasoby by samodzielnie podołać obowiązkom wdrożenia RODO, większość podmiotów potrzebuje jednak, według mnie, pomocy ekspertów zewnętrznych.

Zobacz: Bezpieczeństwo

6. O czym firma powinna poinformować klientów/konsumentów?

RODO nakłada na firmy obowiązek informacyjny. Zakres informacji podawanych klientom zależy od tego czy firmy uzyskały dane od osoby, której dane dotyczą czy w inny sposób. RODO wskazuje, o czym należy poinformować.

Ponadto Firmy będą miały obowiązek np. bezzwłocznego zawiadamiania osób których dane dotyczą o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli naruszenie to może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

7. Kto, po 25 maja 2018 r., będzie odpowiedzialny za zgłoszenie zbioru danych osobowych do GIODO?

Nikt. Nie będzie już obowiązku zgłaszania do rejestru GIODO zbiorów danych. GIODO nie będzie też prowadził jawnego rejestru zbiorów danych.

8. ABI a Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Panie Mecenasie czy może Pan powiedzieć jakie różnice są pomiędzy ABI a IODO. Jakie obowiązki będzie miał IODO?

Jest dwadzieścia parę drobnych różnic w regulacjach dotyczących ABI i Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Statut i ich zadania są jednak bardzo podobne.

Inspektor ochrony danych ma następujące zadania:

1. informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy przepisów o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie,
2. monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych,
3. udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania,
4. współpraca z organem nadzorczym,
5. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem.

9. RODO a pracownicy. Jakie nowe obowiązki będzie miał pracodawca względem swoich pracowników po 25 maja 2018 r.? Co zmieni się w rekrutacji pracowników?

Cały czas trwają jeszcze prace nad nowelizacją Kodeksu pracy w związku z RODO. Na pewno pracodawcy będą musieli m.in. spełnić obowiązki informacyjne wobec swoich pracowników oraz uzyskać dobrowolne zgody na przetwarzanie części danych osobowych swoich pracowników.

Przy rekrutacji, tak pokrótce trzeba pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu danych osobowych, spełnieniu obowiązku informacyjnego, adekwatnym i legalnym przetwarzaniu danych, o zgodzie kandydata, usuwaniu danych po zakończeniu rekrutacji itd.

Zobacz: Pracownicy

10. Coraz częściej pojawiają się w mediach informacje na temat wyłudzeń związanych z RODO. Czy może Pan Mecenas powiedzieć coś więcej na ten temat? Na co należy uważać i na co zwracać uwagę?

Niestety, coraz częściej zdarzają się próby wyłudzeń lub oszustw związanych z RODO. Najczęściej przychodzi email, w którym najpierw żąda się udostępnienia całej dokumentacji RODO. Potem straszy się sankcjami i zawiadomieniem GIODO, Sądów i Prokuratora. A na koniec składa ofertę audytu, przygotowania dokumentacji i ewentualnie poleca usługi Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Słyszałem też o sprzedawaniu już certyfikatów. Przy czym zwracam uwagę, że cały czas nasz ustawodawca nie zdecydował, kto te certyfikaty będzie wystawiał po dniu 25 maja 2018 r.  

Obawiam się, że pojawią się też próby szantażu np. „Państwa procedury są niezgodne z RODO za co grozi kara 20 mln. EURO i 3 lata pozbawienia wolności. Jeżeli nie skorzystają Państwo z naszych usług i nie zapłacą 100 000 zł lub nie wypłacą odszkodowania w wysokości 100 000 zł w terminie 14 dni powiadomimy GIODO, Sądy i Prokuraturę”.

RODO-trolle próbują wykorzystać niewiedzę, strach lub błąd przedsiębiorców aby „zarobić”.

W każdej sytuacji gdy ktoś pisze, że coś Państwo muszą, grozi Państwu pisząc o olbrzymich karach lub chce pieniędzy należy się dla swojego bezpieczeństwa jak najszybciej skonsultować się z ekspertem.

Dziękuję za rozmowę: Marta Pawłowska-Ptaszyńska