REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO w Centrach usług wspólnych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
RODO w Centrach usług wspólnych./fot. Shutterstock
RODO w Centrach usług wspólnych./fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Przepisy RODO zaczniemy stosować już 25 maja 2018 r. W Centrach usług wspólnych zmienią się reguły przetwarzania danych osobowych. Wiele gmin utworzyło Centra usług wspólnych w celu prowadzenia połączonej obsługi m.in. kadrowo-księgowej gminnych jednostek organizacyjnych np. szkół i przeszkoli. Centra usług wspólnych pracują na licznych danych osobowych np. uczniów, nauczycieli i innych pracowników szkół. RODO zmienia reguły przetwarzania danych osobowych w Centrum usług wspólnych.

Status prawny Centrum usług wspólnych

Zgodnie z art. 10b ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.), wspólną obsługę mogą prowadzić urząd gminy, inna jednostka organizacyjna gminy, jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego. Jednocześnie Centrum usług wspólnych działa na podstawie uchwały Rady gminy, która określa w szczególności jednostki obsługujące, jednostki obsługiwane oraz zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi (por. art. 10b ust. 2 u.s.g.). Niekiedy gminy decydują się na powołanie zupełnie nowej jednostki organizacyjnej bezpośrednio dedykowanej do realizacji wspólnej obsługi. Wówczas podstawą działania Centrum usług wspólnych będą zarówno ww. uchwała Rady gminy w sprawie organizacji wspólnej obsługi jak i statut nowej jednostki organizacyjnej o nazwie najczęściej „Centrum usług wspólnych w gminie(…)”. W świetle powyższych uwag Centrum usług wspólnych działa na rzecz jednostek obsługiwanych, ale jest podmiotem odrębnym organizacyjnie i prawnie. Centrum usług wspólnych nie jest filią lub oddziałem jednostek obsługiwanych.

REKLAMA

Przetwarzanie danych osobowych

Na mocy art. 10d u.s.g. Centrum usług wspólnych jest uprawnione do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez jednostkę obsługiwaną w zakresie i celu niezbędnych do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tej jednostki. Ustawodawca miał świadomość, że realizacja wspólnej obsługi wiąże się głównie z pracą na danych osobowych przekazywanych przez jednostki obsługiwane i chciał zapewnić Centrum usług wspólnych ustawowe umocowanie do przetwarzania tych. W związku z powyższym uchwały Rad gmin w sprawie organizacji wspólnej obsługi najczęściej nie regulują kwestii powierzenia przetwarzania danych osobowych. Nie wykształciła się także praktyka zawierania umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, albowiem jednostki obsługujące i jednostki obsługiwane zgodnie uznawały, że art. 10d u.s.g. reguluje analizowaną kwestię w sposób wyczerpujący.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Nie analizując bliżej skuteczności art. 10d u.s.g. i związanych z nim licznych wątpliwości zgłaszanych w doktrynie i orzecznictwie, należy pamiętać, że w dniu 25 maja 2018 r. wchodzi w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO). Rozporządzenie będzie mieć pierwszeństwo przed przepisami prawa krajowego, w szczególności art. 10d u.s.g. Zatem w pierwszej kolejności powierzenie przetwarzania danych osobowych Centrum usług wspólnych przez jednostkę obsługiwaną musi być zgodne z postanowieniami RODO. Tym samym postanowienia RODO praktycznie wyłączają zastosowanie art. 10d u.s.g. od dnia 25 maja 2018 r.

Powierzenie przetwarzania danych od 25 maja 2018 r.

REKLAMA

Art. 28 ust. 1 RODO stawia zasadniczy warunek, że administrator danych osobowych (np. szkoła, dom pomocy społecznej, centrum inicjatyw senioralnych czy gminny dom kultury) może korzystać wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających (Centrum usług wspólnych), które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Jednocześnie na podstawie art. 28 ust. 3 RODO, przetwarzanie przez podmiot przetwarzający odbywa się na podstawie umowy lub innego instrumentu prawnego, które podlegają prawu Unii lub prawu państwa członkowskiego i wiążą podmiot przetwarzający i administratora, określają przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora. Ta umowa lub inny instrument prawny stanowią w szczególności, że podmiot przetwarzający:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

a) przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora – co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega podmiot przetwarzający; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania podmiot przetwarzający informuje administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;

b) zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;

c) podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32;

d) przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w ust. 2 i 4; e) biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III;

f) uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36;

REKLAMA

g) po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zależnie od decyzji administratora usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych;

h) udostępnia administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym artykule oraz umożliwia administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich.

Uchwała Rady gminy w sprawie organizacji wspólnej obsługi może być uznana - w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO - za instrument prawny prawa polskiego, który wiąże zarówno Centrum usług wspólnych jak i jednostki obsługiwane. Zatem wspomniana uchwała może uzasadniać powierzenia przetwarzania danych osobowych pod warunkiem, że będzie zawierać wszystkie informacje wymagane cytowanym wyżej przepisem. Niezależnie od powyższego, jednostka obsługiwana może podpisać z Centrum usług wspólnych umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych na warunkach określonych w art. 28 RODO.

Zobacz: Postępowanie administracyjne

Wyjątek

Powierzenie przetwarzania danych osobowych ma miejsce tylko wtedy gdy Centrum usług wspólnych działa w imieniu jednostki obsługiwanej. Odmiennie należy oceniać sytuację gdy (a) uchwała Rady Gminy w sprawie organizacji wspólnej obsługi albo (b) przepis prawa wyraźnie stanowią, że kierownik Centrum usług wspólnych będzie ponosić odpowiedzialność za wycinek działalności jednostki obsługiwanej, który został przekazany do wspólnej obsługi i jednocześnie zwalniają kierownika danej jednostki obsługiwanej z odpowiedzialności w tym zakresie. W zależności od okoliczności danego przypadku nie można wykluczyć, że czasami taki zespół czynności na danych osobowych będzie realizowany przez Centrum usług wspólnych we własnym imieniu i powierzenie przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO nie będzie mieć miejsca.

Urszula Szefler

radca prawny w Kancelarii Prawnej Dr Krystian Ziemski & Partners w Poznaniu, specjalizuje się w prowadzeniu sporów sądowych i bieżącej obsłudze przedsiębiorców ze szczególnym uwzględnieniem prawa pracy

Dr Krystian Ziemski & Partners Kancelaria Prawna spółka komandytowa w Poznaniu

www.ziemski.com.pl

Artykuł pochodzi z Portalu: www.prawodlasamorzadu.pl

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odwołanie od decyzji administracyjnej. Najważniejsze informacje

Wiele życiowych spraw załatwianych jest decyzją administracyjną. Może to być np. zameldowanie na pobyt stały lub czasowy, przyznanie lub odmowa zasiłku rodzinnego, cofnięcie świadczeń z MOPS, przyjęcie lub nieprzyjęcie dziecka do przedszkola albo szkoły, określenie wysokości podatku od nieruchomości, pozwolenie na budowę, zajęcie pasa drogowego, zasiłków z tytułu choroby i macierzyństwa, świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Coraz więcej Polaków regularnie podróżuje koleją. Dokąd i jak często jeździmy pociągiem?

Kolej w Polsce przeżywa rozkwit – w ubiegłym roku odnotowano rekordową liczbę przejazdów. Aż 45% Polaków deklaruje sympatię do tego środka transportu, szczególnie młodzi (16–24 lata) i mieszkańcy Pomorza, którzy podróżują średnio 33 razy rocznie. Jaka jest najczęściej uczęszczana trasa? W jakie dni Polacy najczęściej kupują bilety? Jaki rodzaj pociągu preferują?

Renta wdowia. 320 tys. osób już otrzymało świadczenia. Sprawdź, czy też możesz dostać

Już 320 tys. osób otrzymało świadczenia w ramach renty wdowiej z ZUS. Wnioski nadal można składać. Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że dzięki rencie wdowiej świadczeniobiorcy zyskają średnio 358,27 zł.

Próg zaostrzony z 50 proc. do 25 proc. Nowe przepisy MEN zmieniają wszystko w szkołach

Istotne zmiany przepisów dla uczniów zakłada nowy projekt Ministerstwa Edukacji Narodowej, który został już skierowany do konsultacji. Będą surowsze zasady w szkołach. Projekt zakłada m.in., że uczeń nie będzie klasyfikowany z jednego, kilku albo wszystkich przedmiotów, gdy przekroczy próg 25 proc. nieobecności nieusprawiedliwionej.

REKLAMA

Od marzeń do nauki – po co naprawdę Sławosz Uznański – Wiśniewski poleciał w kosmos?

Śledzimy media społecznościowe, zdjęcia Ziemi z orbity i codzienne relacje Sławosza Uznańskiego-Wiśniewskiego z Międzynarodowej Stacji Kosmicznej. Ale za tą medialną euforią kryje się znacznie więcej niż symboliczny gest. Co z tego lotu wynika dla Polski? Jakie są realne, wymierne korzyści dla gospodarki, nauki i przemysłu?

Pensje w samorządach z wyrównaniem. Czy również dla byłych pracowników?

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych zaczęła obowiązywać od 14 czerwca 2025 r. Nowe stawki wynagrodzeń będą należne pracownikom z wyrównaniem od 1 marca 2025 r.

Stacje hydrologiczne odnotowują rekordy dobowego opadu deszczu. Ulewy w całym kraju

Aż jedenaście stacji hydrologicznych zanotowało opad dobowy wyższy niż dotychczasowa maksymalna suma dobowa - wynika z danych Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej. Dwukrotnie wyższy poziom odnotowano na trzech stacjach, na jednej - trzykrotnie wyższy.

„Jak mogliśmy do tego dopuścić?” – dramatyczny stan zdrowia dzieci w jednym z najbogatszych krajów

W ostatnich latach znacznie pogorszył się stan zdrowia dzieci w jednym z najbogatszych krajów świata. Z najnowszego raportu wynika, że najmłodsi chorują i umierają tam częściej niż ich rówieśnicy w innych wysoko rozwiniętych państwach. Główne przyczyny to wypadki, przemoc i choroby cywilizacyjne, ale nie tylko.

REKLAMA

Patrz na skład! Ogólnopolska kampania o świadomej suplementacji

Jak często poświęcamy chwilę, by sprawdzić skład na etykiecie? Kampania „Patrz na skład” zachęca do zastanowienia się nad naszymi codziennymi decyzjami i promuje świadome podejście do suplementacji.

Segregacja odpadów to za mało. Ekspert: "Najlepsze śmieci to te, które nigdy nie powstały"

Dlaczego recykling nie wystarczy? Jakie błędy popełniamy w gospodarowaniu bioodpadami? I co musi się zmienić, by Polska była gotowa na gospodarkę obiegu zamkniętego? O tym wszystkim opowiada Michał Paca – ekspert ds. gospodarki odpadami i zrównoważonego rozwoju.

REKLAMA