Warunki organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej

• Organizator
• Prowadzący szkolenie
• Dokumentacja i ocena szkoleń
• Obowiązki i terminy

Organizator

Rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej nakłada obowiązki zarówno na organizatora jak i na podmiot prowadzący szkolenie. Do zadań organizatora należy mianowicie.:

 - ustalenie potrzeby szkolenia, grupy uczestników, celu jaki szkolenie ma w tej grupie osiągnąć (przy czym rozporządzenie wyraźnie stanowi, iż szkolenia mogą być organizowane w celu pogłębiania wiedzy i rozwijania umiejętności - niezbędnych do wykonywania zadań w służbie cywilnej),

- ustalenie tematyki szkolenia, jego kosztów oraz zarządzenie szkolenia,

- wybór podmiotu przeprowadzającego szkolenie oraz zawarcie z nim umowy i współdziałanie w zakresie m.in. doprecyzowania programu i harmonogramu szkolenia, a następnie ocena przeprowadzonego kursu.

Prowadzący szkolenie

Podmiot, któremu powierza się prowadzenie szkolenia:

- przedstawia program i harmonogram szkolenia - które następnie realizuje oraz prowadzi odpowiednią dokumentację,

- zapewnia warunki niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia szkolenia.

Organizator – dokonując wyboru podmiotu realizującego szkolenie musi sprawdzić czy dany podmiot spełnia wymagane przez prawo warunki czyli:

- dysponuje doświadczeniem w prowadzeniu działalności szkoleniowej, w szczególności kompetentnymi pracownikami lub współpracownikami,

- posiada odpowiedni program szkolenia lub w świetle posiadanych kwalifikacji i doświadczenia zapewnia jego przygotowanie,

- zapewnia bazę materialną odpowiednią dla danego szkolenia - warunki lokalowe, pomoce dydaktyczne i sprzęt - niezbędne do realizacji programu szkolenia.

Rozporządzenie przyznaje organizatorowi możliwość samodzielnego przeprowadzania szkoleń jeśli jest to konieczne z przyczyn finansowych lub merytorycznych. W takim przypadku organizator sam opracowuje program i harmonogram szkolenia lub powierza tę czynność kompetentnemu podmiotowi. Organizator sam odpowiada również za to by szkolenie przeprowadzone było przez osoby lub podmioty dające rękojmię należytej realizacji opracowanego programu. Z wybranymi do realizacji szkolenia osobami, organizator podpisuje umowy – chyba że szkolenie realizuje pracownik urzędu w ramach stosunku pracy.

Możliwe jest wspólne organizowanie szkoleń przez urzędy oraz dopuszczanie do udziału w szkoleniu organizowanym przez jeden urząd – pracowników innego urzędu. Szczegóły tego typu współpracy muszą zostać ustalone w drodze porozumienia dyrektorów generalnych (lub kierowników) współpracujących urzędów.

Czytaj także: Jak zorganizować dobre szkolenie>>

Dokumentacja i ocena szkoleń

W rozporządzeniu znalazły się regulacje określające cele szkoleń centralnych, powszechnych i specjalistycznych dla członków korpusu służby cywilnej oraz przepisy dotyczące tzw. indywidualnego programu rozwoju zawodowego członka korpusu służby cywilnej.

Bez względu jednak na rodzaj szkolenia oraz na to czy za jego przeprowadzenie odpowiada podmiot, z którym podpisano umową czy też sam organizator – z każdego szkolenia powinna zostać sporządzona dokumentacja zawierająca:

1) harmonogram szkolenia;

2) materiały szkoleniowe;

3) wykaz osób realizujących program szkolenia;

4) wyniki sprawdzianów i egzaminów, jeżeli przewidziano ich przeprowadzenie;

5) listy obecności uczestników szkolenia, chyba że ze względu na formę szkolenia w umowie odstąpiono od obowiązku prowadzenia tych list;

6) arkusze indywidualnej oceny szkolenia lub ocenę zbiorczą sporządzoną na podstawie tych arkuszy;

7) wykaz zaświadczeń potwierdzających ukończenie szkolenia.

Ponadto, każde szkolenie powinno zostać ocenione w sprawozdaniu – zgodnie z wymogami przewidzianymi w rozporządzeniu.

Czytaj także: Prostsze egzaminy w służbie cywilnej>>

Obowiązki i terminy

Do dnia 30 listopada każdego roku dyrektor generalny urzędu (kierownik urzędu) przekazuje Szefowi Służby Cywilnej:

1) informacje o potrzebach szkoleniowych urzędu - na kolejne dwa lata;

2) informacje dotyczące zapotrzebowania urzędu na środki finansowe na szkolenia na następny rok oraz prognozę zapotrzebowania na kolejny rok.

Do dnia 31 stycznia każdego roku dyrektor generalny urzędu (kierownik urzędu) przekazuje Szefowi Służby Cywilnej zbiorcze zestawienie dotyczące szkoleń przeprowadzonych w poprzednim roku.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 190, Poz. 1274)  wejdzie w życie 29 października.

Oprac. Agnieszka Marek

samorzad.infor.pl