Jak zorganizować dobre szkolenie

Krótkie i mocno związane z bieżącą działalnością przedsiębiorstwa szkolenia można przeprowadzić w jego siedzibie. Dla tych treningów, których celem jest wykształcenie pewnych osobistych umiejętności, lepiej jednak wybrać bardziej neutralne miejsce – siedzibę firmy przeprowadzającej szkolenia.

Jeśli zależy nam również na integracji pracowników, a materiał do przyswojenia jest obszerny, specjaliści radzą zdecydować się na szkolenie wyjazdowe, najlepiej podczas weekendu. Jest to, co prawda, ingerowanie w prywatny czas pracowników i zabieranie im go na cele służbowe, jednak zorganizowanie raz na jakiś czas wartościowego szkolenia poza miejscem pracy przynosi wiele korzyści.

Z dala od firmy, nabrawszy pewnego dystansu do spraw służbowych, łatwiej bowiem o kreatywność i przeprowadzenie swoistej „burzy mózgów” na temat najważniejszych spraw w firmie. Dodatkową korzyścią jest możliwość lepszego poznania się pracowników. Podczas wyjazdu dochodzą do głosu cechy charakteru, które być może nigdy nie miały okazji ujawnić się w codziennej pracy. Może się więc okazać, że osoba, której nigdy byśmy o to nie podejrzewali, doskonale nurkuje, jeździ konno, lubi turystykę górską i świetnie zna historię regionu.

Samodzielnie i z pomocą, w firmie i na zewnątrz

Na szkoleniach można również prezentować nowości technologiczne oraz uczyć obsługi nowego sprzętu firmowego. To także dobra okazja do przedstawienia nowych procedur wprowadzanych w przedsiębiorstwie, zmian własnościowych czy organizacyjnych.

W kwestii szkoleń możliwości są właściwie tylko dwie: można je przeprowadzić samodzielnie, można też zlecić ich organizację firmie zewnętrznej, mającej doświadczenie w tej dziedzinie. Zwłaszcza w dużych firmach praktykowane są też – jako szkolenia – cykliczne spotkania zarządu z kadrą kierowniczą lub głównego menedżera ze swoimi podwładnymi. Takie spotkania, ze względu na ich dydaktyczny charakter, z pewnością przyczyniają się do podniesienia wiedzy merytorycznej pracowników oraz ich umiejętności praktycznych.

Na szkolenie można zaprosić również firmy współpracujące. Pozwoli im to zapoznać się z metodami działania danego przedsiębiorstwa lub konkretnymi, stosowanymi przez nie rozwiązaniami technicznymi, informatycznymi czy dotyczącymi usług.

Liczy się koncepcja i organizacja

Przygotowanie szkolenia bardzo ułatwia wcześniej przemyślana koncepcja. To po pierwsze oszczędność czasu i nerwów, po drugie – lepiej wydane pieniądze. Przystępując do opracowania koncepcji danego szkolenia należy określić:

• cel szkolenia,

• metody jego realizacji,

• zakres szkolenia,

• liczbę uczestników i kryterium ich wyboru,

• miejsce,

• termin i czas trwania szkolenia,

• budżet przeznaczony na szkolenie (wynajęcie sali, opłacenie prowadzącego szkolenie, poczęstunek podczas spotkania, opracowanie materiałów dydaktycznych, dojazd).

Najważniejsze kwestie organizacyjne, nad którymi zastanawiamy się po opracowaniu koncepcji szkolenia, to:

• miejsce – powinno być dostosowane do liczby uczestników, trzeba ustawić odpowiednią ilość krzeseł, stołów lub blatów do notowania, w sali powinna znajdować się tablica do prezentacji, a jeśli potrzeba – nagłośnienie,

• termin – jeżeli w szkoleniu mają brać udział pracownicy firmy, trzeba tak ustalić datę szkolenia, żeby nie dezorganizowało ono pracy,

• czas trwania – od godzinnych, przez kilkugodzinne do całodniowych lub kilkudniowych,

• wybór uczestników – o doborze uczestników szkolenia zdecyduje jego charakter i cel, szkolenia z pewnością przynoszą lepsze efekty, jeśli są przeprowadzane w mniejszych grupach, liczących maksymalnie od kilkunastu do 20 osób.

Trzymajmy się harmonogramu

Bardzo ważne jest, aby szkolenie prowadziła osoba doskonale znająca tematykę, specjalista, który świetnie radzi sobie z wyjaśnianiem problemu i odpowiadaniem na ewentualne pytania.

Uczestnicy natomiast lepiej zapamiętają materiał, jeśli część prezentacji wyświetlana będzie za pomocą rzutnika, a każdy z nich otrzyma materiały pomocnicze. Dla każdego z uczestników trzeba też przygotować notatnik i długopis. W czasie szkolenia należy przestrzegać ustalonego wcześniej harmonogramu. Przeważnie składają się na nie następujące elementy:

• powitanie z wprowadzeniem oraz wyjaśnieniem celów i planu szkolenia,

• przedstawienie kolejnych punktów szkolenia,

• zadawanie pytań przez uczestników,

• samodzielna praca w grupach (nie zawsze),

• test sprawdzający skuteczność szkolenia (nie zawsze).

Podczas szkolenia ważne jest również odpowiednie rozplanowanie przerw oraz czas ich trwania. Szkolenie będzie mniej owocne, jeśli przerw będzie zbyt mało lub będą one za krótkie.

Co ważne – harmonogram szkolenia powinien być ściśle przestrzegany, gdyż ułatwia to prowadzenie zajęć. W harmonogramie warto jednak uwzględnić dodatkowy czas na niezaplanowane sytuacje – długie dyskusje, przeciągające się odpowiadanie na pytania lub wydłużającą się część praktyczną.

Na początku szkolenia warto zainicjować krótkie przedstawienie się uczestników i zachęcić ich do umieszczenia w widocznym miejscu kartki z imieniem bądź przygotowanej wcześniej wizytówki. Przyda się to w sytuacji, gdy uczestnicy będą musieli ze sobą współpracować, a nie znali się wcześniej.

Natomiast tuż po zakończeniu szkolenia lub kilka dni po nim warto poprosić uczestników o wypełnienie ankiety oceniającej szkolenie. Ocenie powinny podlegać organizacja szkolenia, merytoryczna jakość przekazywanych treści, atrakcyjność i sposób prowadzenia zajęć.

Małgorzata Szafarz

portal nowebiuro.pl