Jaką dokumentację kadrową należy prowadzić dla pracownika kierowcy

Pracodawca zatrudniający pracowników w tym kierowców jest zobowiązany do założenia teczki akt osobowych, prowadzenia ewidencji czasu pracy i prowadzenia dokumentacji płacowej.

Dokumentacja pracownicza kierowcy obejmuje nie tylko ewidencję czasu pracy kierowcy, ale również inne dodatkowe dokumenty, charakterystyczne dla zatrudnienia kierowcy.

Zgodnie z art. 24 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.), pracodawca jest zobowiązany odebrać od kierowcy pisemne oświadczenie o:

•     wymiarze zatrudnienia albo o nie pozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy,
•     przeciętnej tygodniowej liczbie godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności, na innej podstawie niż stosunek pracy, albo o ich niewykonywaniu.

Ponadto pracodawca musi przygotować dla kierowcy informację o obowiązujących go przepisach dotyczących czasu pracy (art. 24 pkt 1 ustawy o czasie kierowców). Jeśli jest to samochód osobowy do 9 osób z kierowcą lub dostawczy poniżej 3,5 tony, a kierowca posiada prawo jazdy kat. B, informacja musi uwzględniać jedynie zasady wynikające z ustawy o czasie pracy kierowców.

Pracodawca jest również zobowiązany prowadzić indywidualne karty ewidencji nieobecności kierowcy w pracy, z podziałem na ich rodzaj i wymiar. Obowiązek ten nie zależy od wybranej przez pracodawcę formy ewidencji czasu pracy kierowcy ani od tego, czy prowadzi on ją w postaci uproszczonej.

I tak w informacji o czasie pracy kierowcy dla kierowcy samochodu poniżej 3,5 tony (lub do 9 osób z kierowcą), przykładowo zatrudnionego w systemie równoważnym pracodawca informuje:

1/ co się zalicza do czasu pracy kierowcy,
2/ czego nie wlicza się do czasu pracy kierowców:,
3/ o systemie czasu pracy, okresie rozliczeniowym,
4/ o dobie pracowniczej, o tym co się rozumie przez tydzień - jest to potrzebne do rozliczenia czasu pracy kierowcy,
5/ co należy rozumieć pod pojęciem dyżuru
6/ o przysługujących kierowcy przerwach i tygodniowym czasie pracy jak też o dobowym i tygodniowym odpoczynku.
7/ kiedy dopuszczalna jest praca w godzinach nadliczbowych i o poprze nocnej.

Podstawa prawna:

Art. 24 ustawy o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.)

Joanna Skrobisz, prawnik, specjalista prawa pracy i ubezpieczeń społecznych