| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Organizacja > Pracownicy > Planowanie czasu pracy

Planowanie czasu pracy

Odpowiednie zaplanowanie czasu pracy jest niejednokrotnie najtrudniejszym zadaniem dla pracodawcy. Musi on pogodzić konieczność zapewnienia odpowiedniej organizacji pracy z bardzo konkretnymi wymogami prawa pracy.

Planowanie czasu pracy zawsze budzi wiele wątpliwości wśród pracodawców. Planując czas pracy, powinni oni szczególnie pamiętać, o tym, aby:

● stosować tylko te systemy czasu pracy, które są przewidziane w ich wewnętrznych regulacjach,

● nie planować nadgodzin (należy precyzyjnie planować obliczony wymiar czasu pracy),

● zapewnić pracownikowi odpowiednią ilość dni wolnych od pracy.

Dopiero przestrzeganie wszystkich tych zaleceń zagwarantuje to, że stworzony grafik (harmonogram) będzie prawidłowy.

W zależności od przyjętego systemu czasu pracy pracodawca może z góry wskazać pracownikom godziny pracy (np. w regulaminie pracy) bądź też zmuszony będzie stale planować czas pracy na każdy okres rozliczeniowy.

Nieprawidłowe zaplanowanie organizacji pracy, z naruszeniem przepisów o czasie pracy, jest wykroczeniem i podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.).

Reguły planowania czasu pracy

Aby móc zaplanować czas pracy pracowników, w każdym zakładzie pracy należy w pierwszej kolejności określić wewnętrzne reguły w tym zakresie, dotyczące:

● obowiązujących pracowników systemów czasu pracy,

● odpowiednich okresów rozliczeniowych,

● sposobu wskazania pracownikom precyzyjnych rozkładów czasu pracy.

Uregulowania te powinny znaleźć się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. W tym ostatnim przypadku pracownicy zostają objęci regułami wskazanymi w obwieszczeniu po upływie 2 tygodni od jego ogłoszenia.

Należy jednak zauważyć, że o ile systemy i okresy rozliczeniowe są raczej elementami czasu pracy, które rzadko ulegają zmianie, o tyle odpowiednie ułożenie rozkładu czasu pracy poszczególnych pracowników może stanowić problem.

Rozkład czasu pracy to nic innego, jak wskazanie pracownikom, w jakich dniach i w jakich godzinach powinni oni pojawiać się w pracy. Inaczej kwestia ta będzie kształtować się w jednostce, w której wszyscy pracownicy pracują w jednakowych godzinach, a pracodawca ma możliwość określenia ich z góry, a inaczej we wszystkich organizacjach, w których wymagane są zróżnicowane godziny pracy pracowników.

PRZYKŁAD

W naszej jednostce praca wykonywana jest od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00–16.00. Czy musimy planować pracownikom czas pracy w indywidualnych harmonogramach czasu pracy?

Nie jest to konieczne. Wszelkie dane na temat indywidualnego rozkładu czasu pracy pracowników powinny być uregulowane w przepisach wewnętrznych (np. regulaminie pracy). Rozkład czasu pracy jest jednakowy dla każdego pracownika i niezmienny, a więc nie ma sensu tworzyć dokumentu, w którym znajdą się kwestie oczywiste wynikające już z regulaminu pracy.

W tym przypadku bieżące planowanie czasu pracy w zasadzie nie występuje. Pracodawca może ustalić rozkład czasu pracy na przyszłość jednorazowo i nie będą już konieczne bardziej konkretne informacje.

PRZYKŁAD

Praca w naszej jednostce odbywa się w dni powszednie od 7.30 do 15.30. W jaki sposób powinniśmy określić w regulaminie pracy rozkład czasu pracy dla pracowników?

Przykładowy zapis w regulaminie pracy mógłby brzmieć następująco: „Pracownicy wykonują pracę w systemie podstawowego czasu pracy w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Praca wykonywana jest od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30–15.30. Soboty są dniami wolnymi wynikającymi z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy”.

W przypadku bardziej skomplikowanych organizacji czasu pracy pracodawca w przepisach wewnętrznych jest w stanie podać jedynie ogólne – wspólne dla wszystkich pracowników zasady, natomiast ich szczegółowe rozkłady muszą być planowane oddzielnie w indywidualnych grafikach (harmonogramach czasu pracy).

Kodeks pracy nie precyzuje wyraźnych reguł tworzenia takich dokumentów. Biorąc jednak pod uwagę reguły dotyczące czasu pracy, można przyjąć, że aby sporządzić harmonogram czasu pracy, należy:

● znać obowiązujący pracownika okres rozliczeniowy,

● ustalić wymiar czasu pracy pracownika w przyjętym okresie rozliczeniowym,

● zaplanować dokładnie wymiar czasu pracy zgodnie z obowiązującym pracownika systemem i rozkładem czasu pracy wynikającym z uregulowań wewnątrzzakładowych,

● pamiętać o odpowiedniej liczbie dni wolnych od pracy (oraz ich prawidłowym ułożeniu).

Dokument tego rodzaju powinien być opracowywany i podany do wiadomości pracowników przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Jednocześnie po podaniu do wiadomości załogi może być zmieniany tylko, gdy pozwalają na to przepisy wewnętrzne danej jednostki i na zasadach ustalonych w tych przepisach. Pracodawca nie może dowolnie zmieniać harmonogramu czasu pracy.

PRZYKŁAD

W zakładzie pracy pracownicy świadczą pracę w systemie podstawowym w godz. 8.00-16.00. Dni ich pracy wypadają jednak różnie, także w soboty, niedziele i święta. Czy w tym wypadku należy planować pracownikom czas pracy w indywidualnych harmonogramach czasu pracy? A jeżeli tak, to czy przy sporządzaniu harmonogramu czasu pracy takiego pracownika musimy wskazywać, który dzień wolny jest dniem wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za pracę w niedzielę lub święto?

Jeżeli dni wolne układają się różnie, harmonogram będzie konieczny. To, czy będzie on tworzony dla jednej czy dla większej liczby osób, zależy od tego, czy wykonują oni pracę w jednakowych dniach czy też nie. W tym pierwszym przypadku harmonogram może zostać sporządzony dla całej grupy. Co do oznaczania dni wolnych – przepisy nie wskazują wprost takiego obowiązku (k.p. nie zawiera bezpośrednich reguł tworzenia harmonogramów), jednak jest to uzasadnione. Kodeks pracy określa inne reguły postępowania w sytuacji, gdy pracownik świadczy pracę w wolną dla niego niedzielę czy święto (art. 15111 k.p.), a inne w przypadku, gdy pracownik musi pracować w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy (art. 1513 k.p.). Dodatkowo w zamian za pracę w nadgodzinach dobowych w niedziele, święta i w dniach oddanych w zamian za pracę w niedziele i święta pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100%. Dlatego ocena sytuacji pod względem np. wypłacenia pracownikowi odpowiedniego wynagrodzenia wymaga, aby pracodawca wiedział, jaki charakter miał dany dzień wolny.

Czytaj także: Czas pracy w 2011 roku>>

Ustalanie wymiaru czasu pracy

Szczegółowe reguły obliczania ilości godzin, jakie pracownik ma do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym, określa art. 130 k.p. Warto wskazać, że dotyczy on pracowników, których obowiązuje norma 8-godzinna dobowa i przeciętnie 40-godzinna tygodniowa norma czasu pracy. W przypadku pracowników, których obowiązują inne normy czasu pracy, pracodawca powinien odpowiednio zmienić podstawiane wartości.

Co do zasady jednak, aby obliczyć obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, należy:

1) pomnożyć 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym,

2) dodać do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku,

3) odjąć od otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby świąt występujących w okresie rozliczeniowym i przypadających w innym dniu niż niedziela (jeżeli jednak zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy święto przypada w dniu wolnym od pracy, wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, to nie obniża ono wymiaru czasu pracy).

PRZYKŁAD

Pracowników pracujących w systemie równoważnego czasu pracy obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy. Pracują oni na 1/2 i 3/4 etatu. W jaki sposób obliczać ich wymiar czasu pracy?

Pracodawca powinien w danym okresie ustalić liczbę tygodni pracowniczych i pomnożyć je przez 40 godzin. Następnie powinien dodać po 8 godzin za każdy dzień wystający poza pełne tygodnie. Potem odjąć godziny za święta.

Przykładowo wymiar czasu pracy w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym można obliczyć w następujący sposób (okres rozliczeniowy lipiec–wrzesień 2011 r.):

1) ustalić liczbę pełnych tygodni pracowniczych licząc od pierwszego dnia okresy rozliczeniowego (1 lipca 2011 r.) – jest ich 13, co – mnożąc przez 40 godzin, daje 520 godzin,

2) następnie dodać 8 godzin za każdy dzień przypadający od poniedziałku do piątku wystający poza pełne tygodnie – taki dzień jest tylko jeden (piątek 30 września 2011 r.), co daje 8 godzin,

3) następnie odjąć iloczyn 8 godzin i świąt przypadających w innym dniu niż niedziela i dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy – tj. 8 godzin za 15 sierpnia 2011 r. (poniedziałek), Święto Wojska Polskiego i Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny.

Wymiar czasu pracy w systemie równoważnym przy trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym dla pracownika pracującego w pełnym wymiarze czasu pracy wyniesie więc 520 godzin.

Aby obliczyć wymiar czasu pracy dla pracowników zatrudnionych na niepełny etat, należy tak otrzymany wynik przemnożyć przez odpowiedni ułamek:

● dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu: np. 520 × 1/2 = 260 godzin,

● dla pracownika zatrudnionego na 3/4 etatu: np. 520 × 3/4 = 390 godzin.

Wymiar czasu pracy obliczany jest niezależnie od systemu czasu pracy, w którym pracownik pracuje. Znaczenie ma natomiast wymiar etatu pracownika, gdyż wpływa on proporcjonalnie na wymiar czasu pracy.

Wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że jeżeli pracownik nie pojawi się z usprawiedliwionych przyczyn w miejscu pracy, takie godziny nieobecności obniżają obowiązujący go wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym. Gdyby więc pracodawca kazał mu je odpracować – byłyby to nadgodziny.

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Artykuł Partnerski

Compliance 2020

Eksperci portalu infor.pl

Grupa TENSE

Interaktywna agencja reklamowa – specjalista w zakresie inbound marketingu.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »