Jak prawidłowo zamknąć i rozliczyć projekt współfinansowany ze ZPORR

Obecnie, kiedy wszystkie środki ze Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (ZPORR) zostały już rozdysponowane, najważniejsze jest prawidłowe rozliczenie i zamknięcie programu. Żeby można było tego dokonać, niezbędne jest prawidłowe zamknięcie projektów realizowanych przez beneficjentów.

Dla każdego programu operacyjnego państwo członkowskie musi przedstawić Komisji Europejskiej (KE) trzy „dokumenty zamknięcia”:

• potwierdzoną deklarację końcowych wydatków (łącznie z wnioskiem o płatność końcową),

• sprawozdanie końcowe,

• deklarację zamknięcia pomocy.

W przypadku ZPORR ostatecznym terminem na przekazanie do KE wszystkich dokumentów zamknięcia pomocy jest 31 lipca 2010 r. Należy jednak pamiętać, że nie jest to data dla beneficjentów. Co praktycznie dla nich ona oznacza?

Wnioski beneficjentów o płatność końcową

Pierwszą konsekwencją zamknięcia ZPORR dla beneficjentów jest to, że ich wnioski o płatność końcową muszą, oczywiście, zostać złożone zgodnie z umową, ale nie później niż w ciągu 25 dni od końca czerwca 2008 r. Tylko w wyjątkowych przypadkach za zgodą Instytucji Zarządzającej ZPORR będzie to koniec grudnia. Dla projektów, w których występuje pomoc publiczna, ostateczny termin stanowi 25 dni od 30 kwietnia 2009 r. Ostateczne terminy kwalifikowalności wydatków (31 grudnia 2008 r., a w działaniach, w których występuje pomoc publiczna - 30 kwietnia 2009 r.) wskazuje decyzja Komisji Europejskiej z 13 lipca 2004 r. zatwierdzająca Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego. Stąd nie ma żadnej możliwości ich wydłużenia, np. aneksem do umowy. W praktyce jednak termin poniesienia wydatków przez beneficjentów ZPORR jest krótszy i wynika z wytycznych Instytucji Zarządzającej ZPORR dotyczących składania wniosków o płatność. Z prognoz przedstawionych przez Instytucje Pośredniczące wynika, że wysokość wydatków poświadczonych przez nie do końca 2008 r. powinna przekroczyć 95 proc. całkowitej alokacji ZPORR.

Archiwizacja dokumentów

Dodatkowo beneficjenci będą musieli przechowywać wszelkie dokumenty związane z realizacją projektów dofinansowanych ze ZPORR co najmniej do 31 grudnia 2013 r. Termin ten może jednak zostać przedłużony, gdyż na gruncie Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z 21 czerwca 1999 r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych, wszelkie dokumenty muszą być przechowywane przez 3 lata od wypłacenia przez Komisję Europejską płatności salda końcowego, a nie jesteśmy w stanie dokładnie określić, kiedy Komisja Europejska przekaże stronie polskiej wspomnianą płatność. Może się okazać, że saldo końcowe zostanie przekazane np. na początku roku 2011 r., i w takim przypadku dokumenty będą musiały być przechowywane do 31 grudnia 2014 r. Z doświadczeń innych krajów członkowskich wynika, że procedura zamknięcia programu zwykle się wydłuża. Dlatego należy się liczyć z koniecznością archiwizacji dokumentów przez beneficjentów ZPORR do roku 2014 lub nawet 2015.

Szansa na zwiększenie dofinansowania

Procedura zamykania ZPORR ma też dobre strony dla beneficjentów. Celem Instytucji Zarządzającej jest pełne wykorzystanie środków. Dlatego stan kontraktacji aktualizowany jest o oszczędności poprzetargowe, oszczędności powstałe w wyniku rozliczenia projektu, rozwiązane umowy. W przypadku pojawienia się wolnych środków, możliwe jest, za zgodą IZ ZPORR, podpisanie nowych umów lub zwiększenie dofinansowania dla projektów, które nie zostały jeszcze rozliczone.

Kontrole w związku z zamknięciem programu

W ramach przygotowania do zamknięcia Programu Instytucja Zarządzająca ZPORR sprawdzi, czy skorygowano wszystkie błędy i nieprawidłowości stwierdzone w wyniku:

• kontroli przeprowadzonych zgodnie z art. 4 rozporządzenia Komisji (WE) nr 438/2001 z 2 marca 2001 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 dotyczącego zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych,

• kontroli przeprowadzonych zgodnie z art. 10 rozporządzenia 438/2001,

• audytów przeprowadzonych przez inne instytucje krajowe, Komisję Europejską lub Europejski Trybunał Obrachunkowy.

Kolejnym krokiem będzie sporządzenie oświadczenia dotyczącego „zadowalającej poprawy” błędów i nieprawidłowości, które wystąpiły w czasie wdrażania programu, oraz oświadczenie dotyczące częstotliwości występowania błędów i nieprawidłowości.

Elementami, na które kontrolujący przy okazji zamknięcia programu będą zwracali szczególną uwagę, są trwałość projektu, kwalifikowalność VAT oraz promocja projektu.

Kontrola trwałości projektu

Zgodnie z art. 30 rozporządzenia Rady 1260/1999, projekt zachowuje wkład funduszy, jeśli w okresie 5 lat od momentu wydania decyzji w sprawie finansowania (podpisania umowy o dofinansowanie projektu) nie nastąpiła w projekcie znacząca modyfikacja (w Wytycznych IZ ZPORR w zakresie przeprowadzania wizyty monitorującej/kontrolnej mowa jest o tzw. trwałości projektu) - zatem kontrole trwałości należy prowadzić w okresie do 5 lat od daty podpisania umów o dofinansowanie projektów. Ponieważ daty podpisania umów o dofinansowanie były zróżnicowane, w przypadku poszczególnych projektów okresy, w których możliwe jest przeprowadzenie kontroli trwałości tych projektów będą różniły się od siebie odpowiednio.

Pojęcie „trwałości projektu” rozumiane jest jako niepoddanie projektu tzw. znaczącej modyfikacji, tj.:

a) modyfikacji mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo bądź podmiot publiczny; oraz

b) wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej.

Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w jednym i drugim z powyższych punktów, a ponadto między tymi warunkami musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy (tzn. lit. b to przyczyna, a lit. a skutek).

Powyższe przepisy dotyczą projektów infrastrukturalnych oraz projektów, w których dokonywany jest zakup sprzętu lub wyposażenia. Wydatki poniesione na rzecz projektu, który zostanie poddany znaczącym modyfikacjom, będą objęte procedurą odzyskiwania.

Weryfikacja kwalifikowalności VAT

Należy podkreślić, iż termin przewidziany na kontrolę projektów w zakresie kwalifikowalności VAT jest niezależny od obowiązku kontroli trwałości projektu.

WAŻNE

Kwalifikowalność VAT może zatem podlegać weryfikacji w całym okresie archiwizacji dokumentów, tj. do roku 2013 lub nawet dłużej.

Termin wyznaczony na kontrolę kwalifikowalności podatku VAT wynika z ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2005 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.). Zgodnie z tą ustawą, „jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (...), może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego”.

Mając na uwadze, że:

• VAT może stanowić wydatek kwalifikowalny, gdy został poniesiony „prawdziwie i definitywnie”,

• beneficjent zobowiązuje się do zwrotu zrefundowanej części poniesionego VAT w sytuacji, gdy zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku,

• podatnicy VAT mają prawo do złożenia korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, w okresie 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego,

instytucje są zobowiązane do weryfikacji kwalifikowalności podatku VAT w poszczególnych projektach przez 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego.

Postępowanie w przypadku projektów zawieszonych

W odniesieniu do każdego projektu będącego przedmiotem postępowania sądowego lub odwoławczego postępowania administracyjnego skutkującego zawieszeniem rozliczenia płatności dla tego projektu państwo członkowskie musi - przed terminem złożenia poświadczonej deklaracji wydatków końcowych, w tym końcowego wniosku o płatność oraz końcowego sprawozdania z wdrażania programu - podjąć decyzję, czy dany projekt powinien:

• zostać wyłączony z programu i/lub zastąpiony innym projektem (np. rezerwowym). Należy powiadomić KE o takim wyłączeniu lub zamianie

lub

• pozostać w programie. Po złożeniu końcowej poświadczonej deklaracji wydatków w ramach programu operacyjnego taki projekt nie będzie mógł zostać zastąpiony innym.

Maksymalne kwoty do wypłaty przez Komisję lub do odzyskania przez państwo członkowskie w odniesieniu do projektów zawieszonych stanowią dla tego państwa członkowskiego zaległe zobowiązanie aż do wydania prawomocnej decyzji przez właściwe organy krajowe. W związku z tym państwo członkowskie powinno na bieżąco informować Komisję o wyniku postępowania sądowego lub odwoławczego postępowania administracyjnego.

W zależności od wyniku postępowania sądowego wypłacane są dalsze kwoty, odzyskiwane są kwoty już wypłacone lub, w przypadku pozytywnie rozpatrzonego wniosku złożonego zgodnie z art. 5. ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1681/94 (tj. wniosku do KE o obciążenie Wspólnoty lub państwa członkowskiego kwotą, która nie może być odzyskana od beneficjenta w całości lub w części), potwierdzone zostają płatności już dokonane.

Ponadto, jeżeli postępowanie sądowe lub odwoławcze postępowanie administracyjne skutkujące zawieszeniem dotyczy nieprawidłowości, których wartość przekracza stosowany w ich przypadku próg (4 tys. lub 10 tys. euro), należy zgłosić te przypadki zgodnie z Systemem informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i rozporządzeniem (WE) nr 1681/94, zmienionym rozporządzeniem (WE) nr 2035/2005.

Promocja projektu

W momencie rzeczowego zakończenia realizacji projektu, tzn. podpisania protokołu odbioru albo wystawienia świadectwa wykonania, należy zastąpić billboard/tablicę informacyjną/tabliczkę informacyjną stałą tablicą pamiątkową. W przypadku, gdy tablica informacyjna spełnia wszystkie wymagania przewidziane dla tablicy pamiątkowej, można pozostawić tablicę informacyjną jako pamiątkową. Tablice pamiątkowe należy umieszczać na co najmniej 5 lat. Nie ma obowiązku usunięcia tablicy po upływie tego terminu.

Celem umieszczania tablic pamiątkowych jest pozostawienie trwałej informacji o wsparciu inwestycji przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Wielkość takich tablic powinna być nie mniejsza niż 70 cm × 90 cm. Napisy na tablicy informacyjnej wykonuje się w sposób czytelny i trwały. Kolor tablicy jest dowolny, ale powinien być kontrastowy w stosunku do liter na niej zamieszczonych w celu zachowania czytelności. Nie należy stosować agresywnych kolorów tła dla tablicy pamiątkowej (np. jaskrawoczerwony, zielony, pomarańczowy).

Tablice pamiątkowe muszą zawierać 3 elementy:

• logo Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego,

• logo Unii Europejskiej,

• obok logo Unii Europejskiej należy przynajmniej umieścić tekst: „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską”.

Zalecane jest zamieszczenie rozszerzonego tekstu: „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego”. W przypadku projektów współfinansowanych dodatkowo z budżetu państwa, do powyższych opisów należy dodać informację o zaangażowaniu budżetu państwa („Projekt współfinansowany przez Unię Europejską i budżet państwa” lub „Inwestycja współfinansowana przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i budżet państwa w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego”). Może się tam również znaleźć informacja na temat wartości inwestycji oraz procentowego udziału środków z Unii Europejskiej oraz innych źródeł w jej finansowaniu.

Promocja wybranych typów inwestycji

• W przypadku dróg, tablice pamiątkowe powinny być montowane na początku i na końcu drogi. Zamiast dwóch tablic można zamontować jedną tablicę dwustronną.

• W przypadku budowy, remontu, modernizacji całych budynków, tablice pamiątkowe powinny być umieszczone na zewnątrz budynku.

• Dla modernizacji pomieszczeń lub części obiektu, tablica pamiątkowa powinna znaleźć się w części, której dotyczył projekt. Wielkość tablicy pamiątkowej będzie w tych przypadkach uzależniona od warunków powierzchniowych i może być mniejsza od wymaganej.

• W przypadku wszystkich innych inwestycji infrastrukturalnych, gdzie niemożliwe lub niecelowe byłoby umieszczenie tablicy pamiątkowej o wymiarach 70 cm × 90 cm, należy umieścić tabliczkę z przejrzystą i czytelną informacją o współudziale Unii Europejskiej w finansowaniu projektu oraz zawierającą wszystkie elementy wymagane dla tablic pamiątkowych. Minimalna wielkość tabliczki to 25 cm × 30 cm.

• Jeżeli projekt obejmuje inwestycję infrastrukturalną wraz z zakupem wyposażenia, na tablicy pamiątkowej powinna znaleźć się informacja na ten temat, np. w postaci tekstu: „Wydatki związane z inwestycją oraz zakupem wyposażania dla projektu pt. ... są współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (oraz budżet państwa) w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego”.

• W przypadku zakupu taboru czy innego rodzaju sprzętu ruchomego należy zamieścić na nim elementy wymagane dla materiałów informacyjnych i promocyjnych.

• W przypadku projektów polegających tylko na zakupie pojedynczego sprzętu i urządzeń należy oznaczyć sprzęt logo UE, logo ZPORR oraz nazwą Unia Europejska (najczęściej stosuje się w takich przypadkach naklejki).

• W przypadku gdy inwestycja obejmuje budowę kanalizacji na obszarze kilku gmin lub występuje inna inwestycja rozproszona, istnieje możliwość umieszczenia jednej tablicy pamiątkowej, na której znajdzie się informacja o miejscach realizacji projektu w kilku gminach. W przypadku gdy są to miejsca identyfikowalne (np. remont niezależnych budynków oddalonych od siebie), należy zastosować kilka tablic w zależności od liczby miejsc realizacji projektu.

W przypadku wszystkich pozostałych inwestycji, które nie zostały opisane, powinno zastosować się innego rodzaju oznaczenia, w taki sposób, aby nie było wątpliwości o źródłach finansowania projektu.

Dla wszystkich instrumentów należy zastosować elementy wymagane dla materiałów informacyjnych i promocyjnych.

Informacje ogólne

W przypadku materialnych inwestycji w nieruchomości o charakterze komercyjnym (działalność komercyjna to wszelkiego rodzaju działalność nastawiona na osiąganie zysków - produkcyjna, handlowa, świadczenie usług), tablice pamiątkowe należy umieszczać na 1 rok od rzeczowego zakończenia projektu. Nie ma obowiązku usunięcia tablicy po upływie tego terminu.

Jeżeli konstrukcja tablicy pamiątkowej nie pozwala na stosowanie standardowych kolorów przy tworzeniu logo UE, logo to powinno pozostać czarno-białe (białe tło, czarne gwiazdy, czarne obramowanie prostokąta flagi) bądź w wyrazistej tonacji innego koloru (należy jednak podkreślić fakt, że zmiana kolorów logo dopuszczalna jest tylko w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach). Jeżeli dostępny jest np. jedynie niebieski kolor, powinien on stanowić tło dla białych gwiazd.

Michał Rutkowski

Grupa Regio Sp.j.