Zarząd powierzony a dane osobowe

Określenie administratora danych

Administratorem danych osobowych, zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2015 poz. 2135) jest organ, jednostka organizacyjna podmiot lub osoba decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych, czyli wspólnota mieszkaniowa.

Redakcja poleca: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Wybór sposobu zarządzania częścią wspólną nieruchomości a określenie administratora danych

Czy powołując zarząd wspólnota ustanawia nowego administratora danych? Nie, ponieważ zarząd wspólnoty nie stanowi samodzielnego podmiotu, nie decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych, gdyż to zawsze pozostaje w gestii całej wspólnoty, zarząd natomiast będzie działał w jej imieniu, czyli w imieniu administratora danych. Warto jeszcze zwrócić uwagę na fakt, że co do zasady administrator danych pozostaje niezmienny, a zarząd jest wybierany na ustalony okres czasu. Zarząd może ustanowić administratora, czyli licencjonowanego zarządcę, który w jego imieniu będzie zajmował się sprawami administracyjnymi wspólnoty. Wówczas taka osoba lub podmiot realizuje zadania zlecone przez zarząd na podstawie umowy. A w celu przekazania mu dostępu do danych osobowych, konieczne jest zawarcie umowy powierzenia danych osobowych (lub zapisów powierzenia w zawartej umowie). Administratorem danych w dalszym ciągu pozostaje wspólnota mieszkaniowa.

Innym rozwiązaniem jest powierzenie zarządu, najczęściej w formie umowy notarialnej. Jeżeli administrator danych zleca innemu podmiotowi realizację swoich zadań, mamy do czynienia z powierzeniem danych osobowych, którego zasady są określone w art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych (dalej UODO). Ustawodawca narzuca na administratorów obowiązek zawarcia na piśmie umowy powierzenia danych osobowych, która określa cel i zakres powierzonych danych oraz obowiązki i odpowiedzialność obu stron. Warto tutaj podkreślić, że jeżeli umowa powierzenia zarządu zawiera wszystkie elementy właściwe dla umowy powierzenia danych osobowych wynikające z UODO, nie ma potrzeby zawierania dwóch odrębnych umów. Potwierdza to stanowisko GIODO:  http://www.giodo.gov.pl/364/id_art/3352/j/pl/

Czy powierzenie zarządu innemu podmiotowi ustanawia go nowym administratorem danych? Wspólnota mieszkaniowa powierzając zarząd innemu podmiotowi, ustanawia zasady przetwarzania przez ten podmiot danych, jednak nie czyni to go nowym administratorem. Owszem, zarządca ponosi odpowiedzialność za powierzone mu dane w równym stopniu jak administrator danych, ale nie zwalania to wspólnoty mieszkaniowej z jej odpowiedzialności za poufność, rozliczalność i integralność tych danych. W zakresie powierzonych danych przysługuje jej prawo kontroli, czy zarządca przetwarza je właściwie i zapewnił im odpowiedni poziom bezpieczeństwa.