Kategorie

Czy instytucje samorządowe mogą się wymieniać danymi osobowymi

Maria Jakubik-Grzybowska
Specjalista ds. administracji samorządowej
Czy instytucje samorządowe mogą wymieniać się danymi osobowymi/ Fot. Fotolia
Czy instytucje samorządowe mogą wymieniać się danymi osobowymi/ Fot. Fotolia
Możliwość wymiany danych osobowych uzależniona jest od spełnienia przesłanek dopuszczalności, m.in. ich przetwarzania i udostępniania. Prawo do wymiany danych osobowych może też wynikać z przepisów wykonawczych.

Czytelnik zwrócił się do nas z pytaniem, czy istnieje przepis prawa zezwalający na wymianę danych osobowych między instytucjami samorządu różnego szczebla, np. między powiatowym urzędem pracy (PUP) a ośrodkiem pomocy społecznej (OPS) czy powiatowym centrum pomocy rodzinie (PCPR)? Czy możliwe jest podpisanie porozumień o wymianie danych osobowych między takimi instytucjami?

Na tak postawione pytania należy odpowiedzieć warunkowo. Możliwość wymiany danych osobowych:

1) istnieje – pod warunkiem że zaistnieją przesłanki określone w art. 23 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej: u.o.d.o.),

2) nie istnieje, chyba że przewidują to przepisy wykonawcze.

Samorządowe porozumienia

W ustawach z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.) i z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (dalej: u.s.p.) nie zostały przewidziane sytuacje dotyczące zawarcia porozumień czy umów dotyczących przekazywania danych osobowych. Ustawy dopuszczają jedynie zawieranie porozumień bądź umów w zakresie przekazywania zadań (art. 8 ust. 2 i 2a u.s.g. oraz art. 4 ust. 5 i art. 5 ust. 1 i 2 u.s.p.) lub wspólnego prowadzenia zadań przez związki międzygminne (rozdział VII u.s.g.) i związki powiatów (rozdział VII u.s.p.).

Ustawa o samorządzie gminnym wskazuje, że wykonywanie zadań publicznych może być realizowane w drodze współdziałania między jednostkami samorządu terytorialnego (JST; art. 10 ust. 1 u.s.g.), natomiast u.s.p. przewiduje w art. 7a, że powiaty, związki i stowarzyszenia powiatów mogą sobie wzajemnie bądź innym JST udzielać pomocy, w tym pomocy finansowej. Ani art. 18 u.s.g., ani art. 12 u.s.p. nie przewidują możliwości podejmowania przez rady gmin i powiatów uchwał w sprawach dotyczących przekazywania danych osobowych.

Zobacz również: Dane podopiecznych ośrodka pomocy społecznej

Ochrona danych osobowych

Zgodnie z zapisami u.o.d.o., każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych może mieć miejsce ze względu na dobro publiczne, dobro osoby, której dane dotyczą, lub dobro osób trzecich w zakresie i trybie określonym ustawą. Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, tzn. takiej, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Artykuł 7 pkt 2 u.o.d.o. definiuje przetwarzanie danych jako jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Punkt 4 tego artykułu określa, kto jest administratorem danych.

Jak wspomniano na wstępie, na mocy art. 23 ust. 1 u.o.d.o. przetwarzanie danych jest dopuszczalne, ale tylko wówczas, gdy:

1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,

2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,

4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, a spełnienie warunku określonego w art. 23 ust. 1 pkt 1 jest niemożliwe, można przetwarzać dane bez zgody tej osoby, do czasu, gdy uzyskanie zgody będzie możliwe.

Zgodą osoby, której dane dotyczą, jest oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie. Zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści i może być odwołana w każdym czasie.

Polecamy: Forum

Z orzecznictwa

Każda z przesłanek przetwarzania danych osobowych ustanowionych w art. 23 ust. 1 u.o.d.o. ma charakter autonomiczny i niezależny, a zatem przesłanki te co do zasady są równoprawne. Dlatego też spełnienie co najmniej jednej z nich stanowi zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych. Jednocześnie, zgoda osoby, której dane są przetwarzane, jest jednym z możliwych, ale nie jedynym warunkiem legalizującym proces przetwarzania danych osobowych.

Wyrok WSA w Warszawie z 18 października 2012 r.,

sygn. akt II SA/Wa 697/12

Zasadą wypracowaną przy stosowaniu u.o.d.o. stało się zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 tej ustawy przetwarzanie danych osobowych za zgodą osoby zainteresowanej, której dane te dotyczą. Nie oznacza to jednak, iż przesłanka uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych ma pierwszeństwo stosowania przed innymi przesłankami dopuszczającymi przetwarzanie danych osobowych, według określonych ustawowo zawężonych kryteriów, bez zgody osoby zainteresowanej. Przesłanki zawarte w przepisie art. 23 ust. 1 pkt 1–5 u.o.d.o. są równorzędne, niezależne od siebie.

Wyrok WSA w Warszawie z 10 października 2012 r.,

sygn. akt II SA/Wa 1161/12

Przetwarzanie danych osobowych winno być niezbędne do wykonania zadań. Warunek „niezbędności” zachodzi wówczas, gdy rezygnacja z przetwarzania danych osobowych uniemożliwia lub w znacznym stopniu utrudnia wykonanie zadań. Niedopuszczalne jest więc przetwarzanie danych osobowych (tj. m.in. zbieranie lub udostępnianie) na zapas i w zakresie szerszym niż to jest usprawiedliwione celami realizowanymi przez administratora danych.

Wyrok NSA z 20 lutego 2013 r.,

sygn. akt I OSK 258/12

Spółdzielnia mieszkaniowa, jako zarządca domu, ma nie tylko prawo, lecz obowiązek przetwarzania danych osobowych wynajmującego mieszkanie w sytuacji, kiedy osoba wynajmująca mieszkanie zwróciła się o przyznanie jej dodatku mieszkaniowego.

Wyrok WSA w Warszawie z 7 lutego 2013 r.,

sygn. akt II SA/Wa 1986/12

Przepisy wykonawcze

Istnieją też przepisy wykonawcze, które określają sytuacje umożliwiające przetwarzanie danych osobowych bez zgody osoby, której one dotyczą. Należą do nich m.in. rozporządzenia dotyczące:

● udzielania zakładom ubezpieczeń przez podmioty prowadzące działalność leczniczą informacji o stanie zdrowia ubezpieczonych,

● zasad i sposobu przetwarzania oraz przekazywania danych osobowych zgromadzonych w zbiorach Krajowego Rejestru Karnego do celów statystycznych oraz badań naukowych,

● przetwarzania informacji przez policję.

Wydaje się jednak, że żaden z tych przypadków nie może być brany pod uwagę przy wymianie danych między jednostkami samorządowymi typu OPS, PUP czy PCPR.

Podstawy prawne

  • art. 4 ust. 5, art. 5 ust. 1 i ust. 2, art. 7a ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 595; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 379)
  • art. 7 pkt 2 i pkt 4, art. 23 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 230, poz. 1371)
  • art. 8 ust. 2 i ust. 2a, art. 10 ust. 1 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 594; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 379)

Polecamy serwis: Organizacja

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    27 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Whistleblowing – co z ustawą?

    Whistleblowing – co z ustawą? Czego nie wiemy o ustawie wdrażającej dyrektywę o sygnalistach? Czy warto na nią czekać?

    Zmiany dla nauczycieli - godziny karciane

    Godziny karciane wrócą do szkół? Zdaniem nauczycieli dojdzie do tego poprzez zwiększenie czasu pracy. Propozycje zmian przedstawiło MEiN.

    Co się musi znaleźć w aktach budynku?

    Dokumentacja techniczna budynku jest bardzo ważna. Przedstawiamy podstawowe informacje na jej temat i wyjaśniamy, czy może ona zostać odtworzona.

    6 dla nauczyciela - propozycje MEiN

    6 dla nauczyciela - propozycje MEiN. Ministerstwo Edukacji i Nauki przedstawiło propozycje zmian dla nauczycieli, w tym podwyżek wynagrodzeń. Nauczyciele mają jednak pracować więcej.

    Do 8 lat więzienia za zakażenie koronawirusem?

    Zakażenie koronawirusem. Wiceminister sprawiedliwości zapowiada wysokie kary, takie jak np. za zakażenie wirusem HIV. Sprawcy może grozić nawet 8 lat więzienia.

    Awans zawodowy nauczycieli - zmiany

    Awans zawodowy nauczycieli - zmiany. Zmniejszenie liczby stopni awansu zawodowego, egzamin na mianowanie oraz zmiany w urlopach dla nauczycieli - to niektóre propozycje MEiN.

    Podwyżki dla nauczycieli od 1 września 2022 r.

    Podwyżki dla nauczycieli od 1 września 2022 r. - ile wyniosą? Ministerstwo Edukacji i Nauki przedstawiło propozycję wynagrodzeń. Nauczyciel dyplomowany zarobi nawet 7750 zł.

    Trzecia dawka szczepionki na COVID-19

    Trzecia dawka szczepionki na COVID-19 – dla kogo? Jakim preparatem będzie można się zaszczepić?

    Darmowe przejazdy komunikacją w Dzień bez Samochodu - 22 września

    22 września w Dzień bez Samochodu darmowe przejazdy komunikacją zbiorową w Warszawie i w wielu innych miastach.

    Polski Ład - dochody gmin w 2022 r.

    Polski Ład. Wiceminister Finansów Sebastian Skuza zapewnia, że żadna gmina w 2022 nie będzie miała mniejszych dochodów niż prognozowała przed Polskim Ładem.

    Wynagrodzenia i zatrudnienie w samorządach

    Wynagrodzenia w samorządach - czy będą podwyżki w 2022 roku? Czy spodziewana jest redukcja etatów w urzędach?

    Stan wyjątkowy - do kiedy?

    Stan wyjątkowy - do kiedy? Czy stan nadzwyczajny przy granicy polsko-białoruskiej zostanie przedłużony?

    Podwyżki cen za wodę i ścieki 2021-2024

    Podwyżki cen za wodę i ścieki. Wiceszef Wód Polskich poinformował, że do regulatora trafiło ok. 2,6 tys. wniosków taryfowych od przedsiębiorstw wodno-kanalizacyjnych. W ponad 90 proc. przypadków przedsiębiorstwa zawnioskowano o podwyżki cen za wodę i ścieki. Propozycje nowych taryf są składane na trzy lata (2021-2024).

    4 fala COVID - kiedy lockdown?

    4 fala COVID - kiedy lockdown? Minister Zdrowia poinformował w jakiej sytuacji rząd będzie wprowadzał obostrzenia.

    Program Poznaj Polskę - do kiedy nabór wniosków?

    Program Poznaj Polskę - do kiedy nabór wniosków na dofinansowanie do wycieczek szkolnych? Program cieszy się bardzo dużym zainteresowaniem, są dodatkowe środki.

    Protest medyków 2021 [PODCAST]

    Protest medyków - jakie są postulaty protestujących? Jak wygląda obecnie praca w służbie zdrowia? Na te pytania, w rozmowie z Martą Zdanowską (Infor.pl) odpowiada ratownik medyczny, Jan Świtała. Zapraszamy do wysłuchania najnowszego podcastu "DGPtalk: Z pierwszej strony".

    Laboratoria Przyszłości - miliard na wyposażenie dla szkół

    Laboratoria Przyszłości - rusza największa rządowa inwestycja w nowoczesną edukację. Na co będzie można uzyskać wsparcie z programu?

    Whistleblowing – stan gotowości sektora publicznego

    Whistleblowing. Zostały trzy miesiące dni do wdrożenia systemów dla sygnalistów przez podmioty prawne w sektorze publicznym, a więc i jednostek samorządu terytorialnego oraz podmioty w sektorze prywatnym. Do dnia dzisiejszego, pomimo upływu blisko 22 miesięcy od dnia publikacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, nie pojawił się nawet projekt ustawy implementującego ww. Dyrektywę do polskiego porządku prawnego.

    Brakuje nauczycieli - czy prawo do nauki jest zagrożone?

    Prawo do nauki może być zagrożone przez brak nauczycieli.

    Do kiedy wniosek o 300+?

    Wniosek o 300+ wciąż można złożyć. Do kiedy ZUS przyjmuje wnioski o "Dobry start" w 2021 r.?

    "Dla lasu, dla ludzi" - kampania społeczna Lasów Państwowych

    Lasy Państwowe przygotowały kampanię społeczną "Dla lasu, dla ludzi". Jakie są cele kampanii?

    Zaświadczenie o kontynuowaniu nauki do ZUS - ważny termin

    Zaświadczenie o kontynuowaniu nauki do ZUS to ważny dokument dla uczniów i studentów pobierających rentę rodzinną. Do kiedy należy go złożyć?

    Środki dla samorządów na działania edukacyjne

    Samorządy do 17 września 2021 r. mają otrzymać środki z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej na działania edukacyjne.

    Whistleblowing – czemu sygnaliści nie zgłaszają naruszeń?

    Whistleblowing. Kluczowym testem dla systemów będzie to czy wpłyną zgłoszenia od sygnalistów i jak na nie zareagujemy. Ilu pracowników jest gotowych zgłosić nadużycie w pracy? Dlaczego pracownicy nie powiadamiają swoich pracodawców o nadużyciach w pracy?

    Stan wyjątkowy w Polsce 2021 - czy jest zgodny z prawem? [PODCAST]

    2 września 2021 na części terytorium Polski wprowadzono stan wyjątkowy. Jest to odpowiedź polskich władz na, trwający od kilku tygodni, kryzys uchodźczy na granicy z Białorusią. Co to właściwie oznacza dla obywateli? Czy działania rządu są zgodne z prawem? Te kwestie w rozmowie z Martą Zdanowską (Infor.pl) wyjaśnia mec. Katarzyna Gajowniczek-Pruszyńska. Zapraszamy do wysłuchania najnowszego podcastu "DGPtalk: Z pierwszej strony".