Kategorie

Czy instytucje samorządowe mogą się wymieniać danymi osobowymi

Maria Jakubik-Grzybowska
Specjalista ds. administracji samorządowej
Czy instytucje samorządowe mogą wymieniać się danymi osobowymi/ Fot. Fotolia
Możliwość wymiany danych osobowych uzależniona jest od spełnienia przesłanek dopuszczalności, m.in. ich przetwarzania i udostępniania. Prawo do wymiany danych osobowych może też wynikać z przepisów wykonawczych.

Czytelnik zwrócił się do nas z pytaniem, czy istnieje przepis prawa zezwalający na wymianę danych osobowych między instytucjami samorządu różnego szczebla, np. między powiatowym urzędem pracy (PUP) a ośrodkiem pomocy społecznej (OPS) czy powiatowym centrum pomocy rodzinie (PCPR)? Czy możliwe jest podpisanie porozumień o wymianie danych osobowych między takimi instytucjami?

Na tak postawione pytania należy odpowiedzieć warunkowo. Możliwość wymiany danych osobowych:

1) istnieje – pod warunkiem że zaistnieją przesłanki określone w art. 23 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej: u.o.d.o.),

2) nie istnieje, chyba że przewidują to przepisy wykonawcze.

Samorządowe porozumienia

Reklama

W ustawach z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.) i z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (dalej: u.s.p.) nie zostały przewidziane sytuacje dotyczące zawarcia porozumień czy umów dotyczących przekazywania danych osobowych. Ustawy dopuszczają jedynie zawieranie porozumień bądź umów w zakresie przekazywania zadań (art. 8 ust. 2 i 2a u.s.g. oraz art. 4 ust. 5 i art. 5 ust. 1 i 2 u.s.p.) lub wspólnego prowadzenia zadań przez związki międzygminne (rozdział VII u.s.g.) i związki powiatów (rozdział VII u.s.p.).

Ustawa o samorządzie gminnym wskazuje, że wykonywanie zadań publicznych może być realizowane w drodze współdziałania między jednostkami samorządu terytorialnego (JST; art. 10 ust. 1 u.s.g.), natomiast u.s.p. przewiduje w art. 7a, że powiaty, związki i stowarzyszenia powiatów mogą sobie wzajemnie bądź innym JST udzielać pomocy, w tym pomocy finansowej. Ani art. 18 u.s.g., ani art. 12 u.s.p. nie przewidują możliwości podejmowania przez rady gmin i powiatów uchwał w sprawach dotyczących przekazywania danych osobowych.

Zobacz również: Dane podopiecznych ośrodka pomocy społecznej

Ochrona danych osobowych

Reklama

Zgodnie z zapisami u.o.d.o., każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych może mieć miejsce ze względu na dobro publiczne, dobro osoby, której dane dotyczą, lub dobro osób trzecich w zakresie i trybie określonym ustawą. Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, tzn. takiej, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Artykuł 7 pkt 2 u.o.d.o. definiuje przetwarzanie danych jako jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Punkt 4 tego artykułu określa, kto jest administratorem danych.

Jak wspomniano na wstępie, na mocy art. 23 ust. 1 u.o.d.o. przetwarzanie danych jest dopuszczalne, ale tylko wówczas, gdy:

1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,

2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,

4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, a spełnienie warunku określonego w art. 23 ust. 1 pkt 1 jest niemożliwe, można przetwarzać dane bez zgody tej osoby, do czasu, gdy uzyskanie zgody będzie możliwe.

Zgodą osoby, której dane dotyczą, jest oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie. Zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści i może być odwołana w każdym czasie.

Polecamy: Forum

Z orzecznictwa

Każda z przesłanek przetwarzania danych osobowych ustanowionych w art. 23 ust. 1 u.o.d.o. ma charakter autonomiczny i niezależny, a zatem przesłanki te co do zasady są równoprawne. Dlatego też spełnienie co najmniej jednej z nich stanowi zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych. Jednocześnie, zgoda osoby, której dane są przetwarzane, jest jednym z możliwych, ale nie jedynym warunkiem legalizującym proces przetwarzania danych osobowych.

Wyrok WSA w Warszawie z 18 października 2012 r.,

sygn. akt II SA/Wa 697/12

Zasadą wypracowaną przy stosowaniu u.o.d.o. stało się zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 tej ustawy przetwarzanie danych osobowych za zgodą osoby zainteresowanej, której dane te dotyczą. Nie oznacza to jednak, iż przesłanka uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych ma pierwszeństwo stosowania przed innymi przesłankami dopuszczającymi przetwarzanie danych osobowych, według określonych ustawowo zawężonych kryteriów, bez zgody osoby zainteresowanej. Przesłanki zawarte w przepisie art. 23 ust. 1 pkt 1–5 u.o.d.o. są równorzędne, niezależne od siebie.

Wyrok WSA w Warszawie z 10 października 2012 r.,

sygn. akt II SA/Wa 1161/12

Przetwarzanie danych osobowych winno być niezbędne do wykonania zadań. Warunek „niezbędności” zachodzi wówczas, gdy rezygnacja z przetwarzania danych osobowych uniemożliwia lub w znacznym stopniu utrudnia wykonanie zadań. Niedopuszczalne jest więc przetwarzanie danych osobowych (tj. m.in. zbieranie lub udostępnianie) na zapas i w zakresie szerszym niż to jest usprawiedliwione celami realizowanymi przez administratora danych.

Wyrok NSA z 20 lutego 2013 r.,

sygn. akt I OSK 258/12

Spółdzielnia mieszkaniowa, jako zarządca domu, ma nie tylko prawo, lecz obowiązek przetwarzania danych osobowych wynajmującego mieszkanie w sytuacji, kiedy osoba wynajmująca mieszkanie zwróciła się o przyznanie jej dodatku mieszkaniowego.

Wyrok WSA w Warszawie z 7 lutego 2013 r.,

sygn. akt II SA/Wa 1986/12

Przepisy wykonawcze

Istnieją też przepisy wykonawcze, które określają sytuacje umożliwiające przetwarzanie danych osobowych bez zgody osoby, której one dotyczą. Należą do nich m.in. rozporządzenia dotyczące:

● udzielania zakładom ubezpieczeń przez podmioty prowadzące działalność leczniczą informacji o stanie zdrowia ubezpieczonych,

● zasad i sposobu przetwarzania oraz przekazywania danych osobowych zgromadzonych w zbiorach Krajowego Rejestru Karnego do celów statystycznych oraz badań naukowych,

● przetwarzania informacji przez policję.

Wydaje się jednak, że żaden z tych przypadków nie może być brany pod uwagę przy wymianie danych między jednostkami samorządowymi typu OPS, PUP czy PCPR.

Podstawy prawne

  • art. 4 ust. 5, art. 5 ust. 1 i ust. 2, art. 7a ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 595; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 379)
  • art. 7 pkt 2 i pkt 4, art. 23 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 230, poz. 1371)
  • art. 8 ust. 2 i ust. 2a, art. 10 ust. 1 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 594; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 379)

Polecamy serwis: Organizacja

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    8 maja 2021
    Zakres dat:

    Limit osób w autobusach, tramwajach i pociągach od 15 maja 2021 r.

    Limit osób w autobusach, tramwajach i pociągach zwiększy się od 15 maja 2021 r. Czy będzie trzeba nosić maseczki? Rząd luzuje obostrzenia związane z pandemią koronawirusa, także te dotyczące przemieszczania się i transportu publicznego.

    Compliance. Jak wygląda wdrażanie systemów dla sygnalistów w gminach?

    W jaki sposób zgłaszane były w ostatnich lata nieprawidłowości w gminach? Kto obsługuje informacje o nieprawidłowościach w urzędach? Ile zgłoszeń o nieprawidłowościach zostało zweryfikowanych pozytywnie? Przedstawiamy raport z badań.

    Matura 2021 – angielski rozszerzony [ARKUSZ]

    Matura 2021 angielski rozszerzony – publikujemy arkusz CKE. Jakie tematy wypracowań mieli do wyboru maturzyści? Sprawdź.

    Aktywna tablica 2021 - zmiany w programie

    Aktywna tablica 2021 - zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki poinformowało o zmianie wzoru wniosku oraz terminu składania wniosku w programie Aktywna tablica.

    Matura z angielskiego 2021 [ARKUSZ CKE]

    Matura z angielskiego 2021 – arkusz CKE. Czy matura podstawowa z angielskiego był trudna? Pobierz arkusz i sprawdź.

    Przecieki na maturze 2021?

    Przecieki na maturze 2021. Pojawiają się liczne informacje, że na maturze z polskiego i z matematyki mogło dojść do przecieku. CKE złożyła zawiadomienie do prokuratury.

    Matura 2021: Czy były przecieki?

    Przecieki matura 2021. Nie milkną głosy, że na egzaminie maturalnym mogło dojść do przecieku. Co na to MEiN i CKE?

    Matura z matematyki 2021 – arkusz, odpowiedzi

    Matura z matematyki 2021 – prezentujemy arkusz CKE i odpowiedzi. Co na maturze 2021? Z jakimi zadaniami musieli się zmierzyć maturzyści?

    Szczepienia uczniów przeciwko COVID-19 w wakacje?

    Szczepienia uczniów przeciwko COVID-19 w wakacje? Minister Edukacji i Nauki Przemysław Czarnek odniósł się do możliwości szczepień na koronawirusa dzieci i młodzieży.

    Powrót do szkół 2021 - harmonogram, rozporządzenie

    Kiedy uczniowie wracają do szkół? W Dzienniku Ustaw ukazało się już rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki. Przedstawiamy harmonogram powrotu do nauki stacjonarnej.

    Matura z polskiego 2021 – arkusz CKE

    Matura 2021 z polskiego - arkusz CKE. Co na maturze 2021? Sprawdź jakie zadania, lektury i tematy rozprawek maturalnych pojawiły się na egzaminie. Pobierz arkusz.

    Matura z polskiego 2021 – tematy rozprawek

    Matura z polskiego 2021 – tematy rozprawek. Jakie lektury pojawiły się na maturze z polskiego 2021? Sprawdź tematy wypracowań.

    Matura 2021 – arkusze CKE, kiedy wyniki

    Matura 2021 – arkusze CKE. Kiedy poznamy zadania z tegorocznych matur oraz wyniki egzaminów?

    Matura 2021 - harmonogram egzaminów

    Matura 2021 - przedstawiamy terminy egzaminów. Matury zaczynają się już 4 maja i potrwają do 20 maja 2021 roku. Sprawdź harmonogram dzień po dniu.

    Matura 2021 – jakie przedmioty najczęściej wybierają maturzyści?

    Matura 2021 - jakie przedmioty na poziomie rozszerzonym najczęściej zdają tegoroczni maturzyści? Co trzeba zdać na maturze?

    Druga dawka szczepienia dla nauczycieli a matury

    Szczepienia nauczycieli - czy druga dawka szczepienia przeciwko COVID-19 zostanie przełożona ze względu na matury?

    Od 1 maja większa dostępność obiektów sportowych. Muzea i galerie otwarte od 4 maja

    Obiekty sportowe, muzea i galerie. Z początkiem maja wchodzą w życie nowe regulacje dotyczące ograniczeń wynikających ze stanu pandemii. Zgodnie z opublikowanym 29 kwietnia rozporządzeniem Rady Ministrów, od soboty, 1 maja, na obiektach sportowych na świeżym powietrzu będzie mogło przebywać jednocześnie do 50 osób. Także od soboty na baseny oraz zamknięte obiekty sportowe mogą wrócić zorganizowane grupy dzieci i młodzieży. 4 maja działalność w reżimie sanitarnym mogą wznowić muzea, galerie sztuki oraz inne instytucje kultury prowadzące działalność wystawienniczą.

    Zmiany w wynagrodzeniach nauczycieli - czy będą powiązane z pensją minimalną?

    Zmiany w wynagrodzeniach nauczycieli - jakie są propozycje Ministerstwa Edukacji i Nauki? Czy wynagrodzenia nauczycieli będą powiązane z pensją minimalną lub średnim wynagrodzeniem? Czy będą podwyżki dla nauczycieli?

    Szczepienie przeciw COVID-19 bez rejestracji w majówkę

    Szczepienie przeciw COVID-19 - zaszczep się w majówkę w Warszawie bez rejestracji. Kto będzie mógł się zaszczepić? Gdzie to zrobić?

    Nowe dowody osobiste - czy są bezpieczniejsze?

    Nowe dowody osobiste zaczną być wydawane od 2 sierpnia 2021 roku. Czy są bezpieczniejsze? Czy rządowa aplikacja mObywatel ochroni nas przed kradzieżą danych osobowych?

    Systemy dla sygnalistów w gminach - badania, problemy

    Jakimi kanałami pracownicy urzędu mogą zgłaszać nieprawidłowości według deklaracji gmin? Czy ankietowane gminy dopuszczają możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości?

    Czy studenci wrócą na uczelnię w październiku 2021?

    Czy studenci wrócą na uczelnie w październiku 2021? Ministerstwo Edukacji i Nauki ma przygotowane kilka scenariuszy na naukę w roku akademickim 2021/2022.

    Fundusz Odbudowy - unijne środki dla Polski

    Fundusz Odbudowy - unijne środki dla Polski. Jakie środki dla Polski zakłada unijny budżet na lata 2021-2027? Czym jest Krajowy Plan Odbudowy?

    Szczepienie przeciwko COVID-19 osób w wieku 18-39 lat

    Rejestracja na szczepienie COVID. Od 30 kwietnia e-skierowanie na szczepienie przeciw COVID-19 będą otrzymywać osoby w wieku 39-18 lat.

    Powrót do nauki stacjonarnej w szkołach – maj 2021

    Powrót do szkół nastąpi już po majówce. Najpierw do nauki stacjonarnej wrócą klasy 1-3 szkoły podstawowej, następnie starsi uczniowie. Sprawdź harmonogram powrotu do szkół w maju 2021 roku.