REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Z jakich środków sfinansować system elektronicznego obiegu dokumentów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Andrzej Okrasiński

REKLAMA

REKLAMA

Mimo że od 12 czerwca obowiązuje rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych, to niewiele jest gmin, które wdrożyły elektroniczny system obiegu dokumentów. Tymczasem środki na sfinansowanie takiego sytemu można pozyskać z kilku źródeł.

Z informacji Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji wynika, że w większości gminy nie stworzyły specjalnego systemu przesyłania dokumentów elektronicznych do interesantów. Aby doręczyć pismo w formie dokumentu elektronicznego, urzędy administracji publicznej powinny przesyłać na adres elektroniczny adresata informacje zawierające:

l wskazanie, że adresat może odbierać dokument w formie elektronicznej,

l wskazanie adresu elektronicznego (skrytki), z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma,

l pouczenie o sposobie odbioru pisma (a w szczególności o sposobie autoryzacji pod wskazanym adresem elektronicznym) oraz o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Autoryzacja następuje poprzez podanie dostępu, którym może być indywidualny identyfikator, hasło lub certyfikat cyfrowy. Powinien on być autoryzowany przez organ administracji publicznej lub za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego i związanego z nim certyfikatu kwalifikowanego adresata pisma.

Dotacje z RPO

Na informatyzację urzędów administracji publicznej, w tym urzędów gminnych, zaplanowane są środki w formie dotacji bezzwrotnych w unijnych programach operacyjnych 2007-2013. W każdym z 16 regionalnych programów operacyjnych (RPO) jest zaplanowany priorytet dotyczący udzielania dofinansowania na stworzenie m.in. systemu teleinformatycznego do przekazywania i otrzymywania dokumentów urzędowych za pośrednictwem poczty elektronicznej. Gminy i inne urzędy przy realizacji tego typu projektów o niewielkich kosztach brutto powinny najpierw kierować się do administratorów wojewódzkich RPO. Tam są przede wszystkim środki na realizację tego typu przedsięwzięć.

Natomiast jeżeli urząd ma zamiar stworzyć system, którego koszty będą przekraczać kilka mln euro, to o pieniądze może starać się w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w priorytecie V - Dobre rządzenie.

Dotacje dla stworzenia dobrych warunków i samego systemu teleinformatycznego w gminie można będzie otrzymać również z innego unijnego źródła. Jest nim Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka. W szczególności położono w nim nacisk na stworzenie sytemu przesyłania dokumentów urzędowych do przedsiębiorstw. System taki ma przede wszystkim pomóc w rozwoju przedsiębiorczości na szczeblu lokalnym i w regionie.

Na stworzenie w urzędach systemów teleinformatycznych z prawdziwego zdarzenia w administracji samorządowej przeznaczone będzie w formie dofinansowania około 300 mln euro w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. W tym przypadku chodzi o jednostki samorządu terytorialnego z pięciu województw: podlaskiego, lubelskiego, podkarpackiego, świętokrzyskiego i warmińsko-mazurskiego.

WAŻNE ADRESY INTERNETOWE:

l Witryna z informacjami o pomocowych funduszach unijnych: www.funduszestrukturalne.gov.pl,

l Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji: www.mswia.gov.pl,

l Ministerstwo Rozwoju Regionalnego: www.mrr.gov.pl,

l Europejski Fundusz Rozwoju Wsi Polskiej: www.efrwp.pl.

Nie tylko z Funduszy UE

Pieniądze na informatyzację urzędów będzie można pozyskać także z Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz Mechanizmu Finansowego EOG. Trzeci i ostatni nabór w tych programach pomocowych będzie ogłoszony w IV kwartale tego roku.

Atrakcyjność tego źródła pozyskiwania dofinansowania polega m.in. na tym, że można otrzymać refundację kosztów przedsięwzięcia nawet do 80 proc. kosztów, a w niektórych przypadkach do 95 proc. Jednak skomplikowane procedury sprawiają, że samorządy w niewielkim stopniu korzystają z tego źródła. Czas oczekiwania na dotacje trwa co najmniej półtora roku.

Ciekawą ofertę sfinansowania informatyzacji wiejskiego urzędu gminy ma Europejski Fundusz Rozwoju Wsi Polskiej. Proponuje on kredyty udzielane bezpośrednio przez: Bank Millennium oraz Gospodarczy Bank Wielkopolski wraz zrzeszonymi z nim bankami spółdzielczymi. Kredyty są udzielane do wysokości 80 proc. kosztów przedsięwzięcia i nie więcej niż do 500 tys. zł. Kredyt jest udzielany na okres do pięciu lat.

W przypadku kredytów z linii EFRWP, jak i w celu zaciągnięcia kredytu z innych instytucji finansowych (banków i funduszy), gmina musi zorganizować przetarg zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

OKREŚLENIE ZAMÓWIENIA NA USŁUGI TELEINFORMATYCZNE

Wszystkie urzędy administracji publicznej, w tym urzędy gmin, sporządzając zamówienie sprzętu komputerowego, oprogramowania sprzętu i zamówienia na usługi teleinformatyczne muszą pamiętać, m.in. że:

l przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty,

l przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję,

l przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy - „lub równoważny”,

l zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą cech technicznych i jakościowych, z zachowaniem Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego przenoszących te normy,

l opisując przedmiot zamówienia za pomocą norm, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów odniesienia, zamawiający jest obowiązany wskazać, że dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym,

l wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez zamawiającego, jest zobowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, usługi spełniają wymagania określone przez zamawiającego,

l zamawiający może odstąpić od opisywania przedmiotu zamówienia, jeżeli zapewni dokładny opis przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie wymagań funkcjonalnych,

l do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień.



ANDRZEJ OKRASIŃSKI

andrzej.okrasinski@infor.pl



PODSTAWA PRAWNA

l Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzenia i doręczenia pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. nr 227, poz. 1664).

l Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. nr 200, poz. 1651).

l Art. 29 i art. 30 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w JST. Najważniejsze informacje

System przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu dotyczy również jednostek samorządu terytorialnego. Z tego powodu są one objęte szeregiem obowiązków. Co trzeba wiedzieć o obowiązujących przepisach? Oto lista 10 najważniejszych informacji!

Od 1 września 2025 r. podwyżka o 8 i 16 zł za odbiór śmieci w Krakowie

Od 1 września w Krakowie wzrośnie opłata za odbiór śmieci posegregowanych: z 27 do 35 zł miesięcznie od jednego mieszkańca. W przypadku odpadów nieposegregowanych stawka zwiększy się z 54 do 70 zł od mieszkańca.

MKiŚ: wyznaczamy lasy społeczne z ograniczoną wycinką drzew. 158 tys. ha wokół 11 największych aglomeracji

Ministerstwo Klimatu i Środowiska poinformowało 2 lipca 2025 r., że zakończyło pierwszy etap projektu wyznaczania lasów społecznych wokół największych polskich miast. To przełomowy krok w kierunku zmiany podejścia do gospodarki leśnej - z naciskiem na potrzeby społeczne, zdrowotne i ekologiczne mieszkańców aglomeracji. O szczegółach w trakcie konferencji prasowej mówiła ministra klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska oraz wiceminister klimatu i środowiska, główny konserwator przyrody Mikołaj Dorożała.

Zmiany w opłatach za śmieci – będą nowe zasady segregacji, ulgi i kontrola deklaracji [PROJEKT MKiŚ]

W wykazie prac legislacyjnych pojawił się projekt nowelizacji ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Chodzi o zmiany w funkcjonowaniu systemu gospodarowania odpadami na poziomie gminnym, które w ocenie projektodawców będą odpowiadać na realne potrzeby JST oraz mieszkańców.

REKLAMA

RPO: Dość "wrogich przejęć" między gminami. Potrzebna kontrola sądowa

Rzecznik Praw Obywatelskich apeluje do premiera Donalda Tuska o zawieszenie kontrowersyjnych decyzji dotyczących zmian granic gmin do czasu wprowadzenia nowych przepisów. Od lat brakuje skutecznej kontroli sądowej nad decyzjami Rady Ministrów, które prowadzą do konfliktów między samorządami.

Granica polsko-niemiecka. Polska wprowadza kontrole. Przedsiębiorcy mają 3 pytania

Czy Niemcy przerzucają imigrantów do Polski? Co z granicą polsko-niemiecką? Polska wprowadza kontrole graniczne w celu zapobiegania napływom nielegalnych migrantów. Co na to Niemcy?

Premier Tusk: po rekonstrukcji w rządzie będą wyłącznie przyzwoici ludzie; około 15 lipca zapadną decyzje personalne

W dniu 30 czerwca 2025 r. na konferencji prasowej Premier Donald Tusk zapowiedział, że około 15 lipca zaproponuje kształt rządu po rekonstrukcji. Rozmowy w tej sprawie są prowadzone z liderami koalicyjnych ugrupowań - PSL, Polski 2050 i Lewicy. Żyjemy w ustrojowym bałaganie, podważane są obiektywne kryteria prawne, dlatego chciałbym, by politycy kierowali się naturalnymi kryteriami, jak zdrowy rozsądek czy zwykła ludzka przyzwoitość, i tacy będą ministrowie po rekonstrukcji - mówił 27 czerwca 2025 r. na konferencji prasowej premier Donald Tusk.

Nowelizacja specustawy powodziowej. Nowe zadania i obowiązki samorządów

Możliwość zamiany zniszczonych nieruchomości na lokale komunalne, obowiązek raportowania decyzji WZ, świadczenie lokalowe, premia powodziowa czy ułatwienia proceduralne w odbudowie zniszczonych domów i obiektów – to najważniejsze zmiany w specustawie powodziowej. Nowelizacja ustawy wzmacnia kompetencje JST, daje im nowe narzędzia, ale też nakłada dodatkowe obowiązki administracyjne i sprawozdawcze.

REKLAMA

Czym różni się „odbiór” odpadów komunalnych z nieruchomości od „przyjmowania odpadów”

NSA przypomniał gminom, że ustawodawca rozróżnia pojęcia odbierania odpadów komunalnych od ich przyjmowania i wprowadza odrębnie różne sposoby oddawania odpadów. Co za tym idzie – mechanizmy nie mogą być traktowane jako formy zamienne, kształtowane według własnego uznania gminy.

Wydruk zdjęcia z Google Street View jako dowód w sprawie administracyjnej

Dowodem w postępowaniu administracyjnym może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dlatego wydrukom z Geoportalu oraz wydrukom zdjęć Google Street View nie można odmówić mocy dowodowej. Stanowią one jednak tzw. dowody nienazwane i nie mają prawem przewidzianej mocy dowodowej – tak jak w przypadku dokumentów urzędowych, które sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone.

REKLAMA