Kategorie

Na czym polega audyt legalności oprogramowania w urzędach

_ AM
Z ilu i jakich etapów składa się audyt oprogramowania w urzędzie? Ile czasu trwa taki audyt? Jakie koszty trzeba wziąć pod uwagę w związku z audytem oprogramowania?

MACIEJ KARMOLIŃSKI

kierownik ds. audytu w firmie AuditPro

Audyt legalności oprogramowania jest elementem procesu zarządzania zasobami IT. Możemy podzielić go na kilka etapów. Rozpoczyna się zazwyczaj od inwentaryzacji tak zwanych wartości niematerialnych i prawnych. Jest to analiza posiadanych licencji, zakresu uprawnień licencyjnych oraz dokonania spisu ich wszystkich. Drugim krokiem jest inwentaryzacja wykorzystywanego oprogramowania. To żmudna i czasochłonna praca, chyba że urząd posiada wdrożone wcześniej oprogramowanie do zarządzania zasobami IT. Wówczas inwentaryzacja sprowadza się do kilku kliknięć myszą. Załóżmy jednak, że w danej jednostce samorządu lub administracji państwowej audyt wykonywany jest po raz pierwszy. Wówczas należy dokonać ręcznego przeglądu zawartości każdego dysku komputerowego. Korzysta się podczas niego z narzędzi audytowych, które znacząco skracają czas poświęcony każdemu stanowisku roboczemu. Efektem inwentaryzacji jest spis wszystkich zainstalowanych programów i plików multimedialnych. Następnie porównuje się spis licencji ze spisem programów. Wówczas zwykle wychodzi na jaw, że w instytucji albo brakuje licencji, albo jest ich za dużo. Na tym etapie audytor przedstawia zalecenia, sugestie i rekomendacje.

Posiadając wiedzę wynikającą z pierwszego audytu legalności można pozwolić sobie na bardziej zasadne i ekonomiczne zarządzanie zasobami IT. Jeśli okaże się, że mamy więcej licencji niż nam się wydawało, nie trzeba kupować nowych, można wykorzystać te już posiadane. Często nie opłaca się kupować nowego programu, bo znacznie taniej wychodzi jego aktualizacja i podniesienie do wersji wyższej.

Kolejnym etapem audytu jest wdrożenie zaleceń wynikających z analizy i przedstawionego raportu. Czy je spełniono, kierownictwo instytucji przekona się po przeprowadzaniu kolejnej analizy wszystkich stanowisk roboczych. Jeśli tak, urząd uzyska potwierdzenie legalności. Jest to prosta droga do wnioskowania o certyfikat legalności Microsoft. Jest on doskonałym elementem promocyjnym dla urzędu, wskazuje bowiem, że władze kierują się wartościami etycznymi, a jednocześnie nie pozostają w tyle za szybko rozwijającą się technologią. Dla przykładu, w maju bieżącego roku po audycie przeprowadzonym przez AuditPro Urząd Miasta w Lublinie otrzymał certyfikat legalności Microsoft. Jest jednym z nielicznych w kraju, który może się tym poszczycić.

Czas trwania audytu uzależniony jest od wielu zmiennych, takich jak ilość stanowisk roboczych, ilość lokalizacji, poziom zaawansowania osób odpowiedzialnych za administrowanie siecią komputerową i innych. Można jednak założyć, że pierwszy, wstępny audyt możemy przeprowadzić w czasie od dwóch do czterech tygodni. Następnie instytucja musi mieć czas na wdrożenie zaleceń. Zabiera to zwykle od kilku do kilkunastu miesięcy. Następny audyt i opracowanie raportu to kolejne dwa, cztery tygodnie. Jeśli wszystko zostało przeprowadzone poprawnie, jednostka samorządu jest od tej chwili gotowa do certyfikacji.

Po audycie legalności dobrym sposobem na stałe i efektywne zarządzanie zasobami informatycznymi jest zakup i wdrożenie narzędzi typu AuditPro. Pozwalają one zachować stałą kontrolę nad stanem posiadania, nad tym co instalują w swoich komputerach czy co w nich przechowują pracownicy. Z drugiej strony, z punktu widzenia obiektywizmu i dokładności, audyt legalności oprogramowania warto zlecić firmie zewnętrznej. Pozwoli to zachować pełną bezstronność i uzyskać rzeczywisty obraz stanu rzeczy.

Koszty audytu tego typu zwracają się już przy pierwszym, większym przetargu na sprzęt i oprogramowanie komputerowe. Dzięki wiedzy o tym co mamy, w jakiej ilości, i w jakim stanie, możemy efektywniej zaplanować zakup tego, co jest niezbędne pracownikom do wykonywania obowiązków. Koszty audytu, zależnie od wielkości urzędu, ilości komputerów i lokalizacji mogą wynieść zarówno kilka, jak i kilkadziesiąt tysięcy złotych. Biorąc pod uwagę wartości szacunkowe postępowań przetargowych na zakup komputerów, kwota ta nie jest wysoka.

AM

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
VAT w e-commerce od 1 lipca 2021 r.
VAT w e-commerce od 1 lipca 2021 r.
Tylko teraz
Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    18 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Program Poznaj Polskę - do kiedy nabór wniosków?

    Program Poznaj Polskę - do kiedy nabór wniosków na dofinansowanie do wycieczek szkolnych? Program cieszy się bardzo dużym zainteresowaniem, są dodatkowe środki.

    Protest medyków 2021 [PODCAST]

    Protest medyków - jakie są postulaty protestujących? Jak wygląda obecnie praca w służbie zdrowia? Na te pytania, w rozmowie z Martą Zdanowską (Infor.pl) odpowiada ratownik medyczny, Jan Świtała. Zapraszamy do wysłuchania najnowszego podcastu "DGPtalk: Z pierwszej strony".

    Laboratoria Przyszłości - miliard na wyposażenie dla szkół

    Laboratoria Przyszłości - rusza największa rządowa inwestycja w nowoczesną edukację. Na co będzie można uzyskać wsparcie z programu?

    Whistleblowing – stan gotowości sektora publicznego

    Whistleblowing. Zostały trzy miesiące dni do wdrożenia systemów dla sygnalistów przez podmioty prawne w sektorze publicznym, a więc i jednostek samorządu terytorialnego oraz podmioty w sektorze prywatnym. Do dnia dzisiejszego, pomimo upływu blisko 22 miesięcy od dnia publikacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, nie pojawił się nawet projekt ustawy implementującego ww. Dyrektywę do polskiego porządku prawnego.

    Brakuje nauczycieli - czy prawo do nauki jest zagrożone?

    Prawo do nauki może być zagrożone przez brak nauczycieli.

    Do kiedy wniosek o 300+?

    Wniosek o 300+ wciąż można złożyć. Do kiedy ZUS przyjmuje wnioski o "Dobry start" w 2021 r.?

    "Dla lasu, dla ludzi" - kampania społeczna Lasów Państwowych

    Lasy Państwowe przygotowały kampanię społeczną "Dla lasu, dla ludzi". Jakie są cele kampanii?

    Zaświadczenie o kontynuowaniu nauki do ZUS - ważny termin

    Zaświadczenie o kontynuowaniu nauki do ZUS to ważny dokument dla uczniów i studentów pobierających rentę rodzinną. Do kiedy należy go złożyć?

    Środki dla samorządów na działania edukacyjne

    Samorządy do 17 września 2021 r. mają otrzymać środki z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej na działania edukacyjne.

    Whistleblowing – czemu sygnaliści nie zgłaszają naruszeń?

    Whistleblowing. Kluczowym testem dla systemów będzie to czy wpłyną zgłoszenia od sygnalistów i jak na nie zareagujemy. Ilu pracowników jest gotowych zgłosić nadużycie w pracy? Dlaczego pracownicy nie powiadamiają swoich pracodawców o nadużyciach w pracy?

    Stan wyjątkowy w Polsce 2021 - czy jest zgodny z prawem? [PODCAST]

    2 września 2021 na części terytorium Polski wprowadzono stan wyjątkowy. Jest to odpowiedź polskich władz na, trwający od kilku tygodni, kryzys uchodźczy na granicy z Białorusią. Co to właściwie oznacza dla obywateli? Czy działania rządu są zgodne z prawem? Te kwestie w rozmowie z Martą Zdanowską (Infor.pl) wyjaśnia mec. Katarzyna Gajowniczek-Pruszyńska. Zapraszamy do wysłuchania najnowszego podcastu "DGPtalk: Z pierwszej strony".

    Podział uczniów na zaszczepionych i niezaszczepionych - czy jest dozwolony?

    Podział uczniów na zaszczepionych i niezaszczepionych - czy jest dozwolony? Oto odpowiedź Ministra Edukacji i Nauki Przemysława Czarnka.

    Całodobowa infolinia dla dzieci, młodzieży i rodziców

    Całodobowa infolinia dla dzieci, młodzieży, rodziców i już działa pod numerem telefonu 800 800 605. Można na niej uzyskać profesjonalną pomoc doświadczonych psychologów, pedagogów oraz prawników. Połączenia są bezpłatne.

    Wcześniejsze emerytury dla nauczycieli?

    Wcześniejsze emerytury dla nauczycieli? Nauczyciel, który nie będzie chciał pracować przy wyższym pensum, będzie mógł odejść na wcześniejszą emeryturę na obowiązujących wcześniej zasadach – dowiedział się DGP.

    Podwyżki dla nauczycieli i wyższe pensum w 2022 r.?

    Podwyżki dla nauczycieli i wyższe pensum w 2022 roku? Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowuje kolejne propozycje dotyczące reformy systemu wynagradzania nauczycieli.

    Stan wyjątkowy a stan wojenny

    Stan wyjątkowy a stan wojenny - czym się różnią, kiedy można je wprowadzić? Jakie stany nadzwyczajne przewiduje Konstytucja?

    Stan wyjątkowy - kogo nie obowiązują ograniczenia?

    Stan wyjątkowy - kogo nie obowiązują ograniczenia? Co z weselami, pogrzebami, chrzcinami? Czy w stanie wyjątkowym mogą się odbyć wybory?

    Stypendium szkolne w 2021 r.

    Stypendium szkolne na rok szkolny 2021/2022 to jedna z dostępnych form pomocy materialnej dla uczniów. Kto i kiedy może uzyskać stypendium?

    Reforma wynagrodzeń nauczycieli 2022

    Reforma wynagrodzeń nauczycieli 2022 - minister Czarnek zapowiada podwyżki wiążące się z reformą edukacji. Ile ma wynieść pensum?

    Czy będą podwyżki dla nauczycieli w 2022 r.?

    Ile zarabiają nauczyciele? Czy projekt ustawy budżetowej na 2022 rok przewiduje podwyżki dla nauczycieli? Przedstawiamy stanowisko ZNP.

    Stan wyjątkowy w Polsce - wątpliwości RPO

    Stan wyjątkowy. RPO ma wątpliwości ws. ograniczeń pracy dziennikarzy oraz dostępu do informacji publicznej.

    Stan wyjątkowy - Sejm zdecydował

    Stan wyjątkowy - Sejm nie uchylił rozporządzenia Prezydenta. Stanem wyjątkowym są objęte 183 miejscowości na Podlasiu i Lubelszczyźnie, znajdujące się przy granicy z Białorusią.

    „Hazard? Nie daj się wciągnąć!” – akcja edukacyjna KAS

    Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wznawia ogólnopolską akcję edukacyjną, której celem jest podniesienie świadomości o zagrożeniach związanych z uzależnieniem od hazardu i uczestnictwem w nielegalnych grach hazardowych. W poprzednich edycjach akcji zorganizowano  ponad 1,6 tys. spotkań w szkołach. Wzięło w nich udział prawie 110 tys. osób. Akcja odbywa się pod honorowym patronatem Ministra Edukacji i Nauki.

    Stan wyjątkowy - kary za łamanie zakazów

    Stan wyjątkowy - jakie kary grożą za łamanie zakazów i przebywanie na terenach przygranicznych na Podlasiu i w województwie lubelskim?

    Miasta a zmiany klimatu - projekt ustawy

    Projekt ustawy, która ma zwiększyć odporność miast na zamiany klimatu i poprawić jakość życia mieszkańców, opublikowano na stronach Rządowego Centrum Legislacji. Co zawiera?