Kategorie

Na czym polega audyt legalności oprogramowania w urzędach

_ AM
Z ilu i jakich etapów składa się audyt oprogramowania w urzędzie? Ile czasu trwa taki audyt? Jakie koszty trzeba wziąć pod uwagę w związku z audytem oprogramowania?

MACIEJ KARMOLIŃSKI

kierownik ds. audytu w firmie AuditPro

Reklama

Audyt legalności oprogramowania jest elementem procesu zarządzania zasobami IT. Możemy podzielić go na kilka etapów. Rozpoczyna się zazwyczaj od inwentaryzacji tak zwanych wartości niematerialnych i prawnych. Jest to analiza posiadanych licencji, zakresu uprawnień licencyjnych oraz dokonania spisu ich wszystkich. Drugim krokiem jest inwentaryzacja wykorzystywanego oprogramowania. To żmudna i czasochłonna praca, chyba że urząd posiada wdrożone wcześniej oprogramowanie do zarządzania zasobami IT. Wówczas inwentaryzacja sprowadza się do kilku kliknięć myszą. Załóżmy jednak, że w danej jednostce samorządu lub administracji państwowej audyt wykonywany jest po raz pierwszy. Wówczas należy dokonać ręcznego przeglądu zawartości każdego dysku komputerowego. Korzysta się podczas niego z narzędzi audytowych, które znacząco skracają czas poświęcony każdemu stanowisku roboczemu. Efektem inwentaryzacji jest spis wszystkich zainstalowanych programów i plików multimedialnych. Następnie porównuje się spis licencji ze spisem programów. Wówczas zwykle wychodzi na jaw, że w instytucji albo brakuje licencji, albo jest ich za dużo. Na tym etapie audytor przedstawia zalecenia, sugestie i rekomendacje.

Posiadając wiedzę wynikającą z pierwszego audytu legalności można pozwolić sobie na bardziej zasadne i ekonomiczne zarządzanie zasobami IT. Jeśli okaże się, że mamy więcej licencji niż nam się wydawało, nie trzeba kupować nowych, można wykorzystać te już posiadane. Często nie opłaca się kupować nowego programu, bo znacznie taniej wychodzi jego aktualizacja i podniesienie do wersji wyższej.

Reklama

Kolejnym etapem audytu jest wdrożenie zaleceń wynikających z analizy i przedstawionego raportu. Czy je spełniono, kierownictwo instytucji przekona się po przeprowadzaniu kolejnej analizy wszystkich stanowisk roboczych. Jeśli tak, urząd uzyska potwierdzenie legalności. Jest to prosta droga do wnioskowania o certyfikat legalności Microsoft. Jest on doskonałym elementem promocyjnym dla urzędu, wskazuje bowiem, że władze kierują się wartościami etycznymi, a jednocześnie nie pozostają w tyle za szybko rozwijającą się technologią. Dla przykładu, w maju bieżącego roku po audycie przeprowadzonym przez AuditPro Urząd Miasta w Lublinie otrzymał certyfikat legalności Microsoft. Jest jednym z nielicznych w kraju, który może się tym poszczycić.

Czas trwania audytu uzależniony jest od wielu zmiennych, takich jak ilość stanowisk roboczych, ilość lokalizacji, poziom zaawansowania osób odpowiedzialnych za administrowanie siecią komputerową i innych. Można jednak założyć, że pierwszy, wstępny audyt możemy przeprowadzić w czasie od dwóch do czterech tygodni. Następnie instytucja musi mieć czas na wdrożenie zaleceń. Zabiera to zwykle od kilku do kilkunastu miesięcy. Następny audyt i opracowanie raportu to kolejne dwa, cztery tygodnie. Jeśli wszystko zostało przeprowadzone poprawnie, jednostka samorządu jest od tej chwili gotowa do certyfikacji.

Po audycie legalności dobrym sposobem na stałe i efektywne zarządzanie zasobami informatycznymi jest zakup i wdrożenie narzędzi typu AuditPro. Pozwalają one zachować stałą kontrolę nad stanem posiadania, nad tym co instalują w swoich komputerach czy co w nich przechowują pracownicy. Z drugiej strony, z punktu widzenia obiektywizmu i dokładności, audyt legalności oprogramowania warto zlecić firmie zewnętrznej. Pozwoli to zachować pełną bezstronność i uzyskać rzeczywisty obraz stanu rzeczy.

Koszty audytu tego typu zwracają się już przy pierwszym, większym przetargu na sprzęt i oprogramowanie komputerowe. Dzięki wiedzy o tym co mamy, w jakiej ilości, i w jakim stanie, możemy efektywniej zaplanować zakup tego, co jest niezbędne pracownikom do wykonywania obowiązków. Koszty audytu, zależnie od wielkości urzędu, ilości komputerów i lokalizacji mogą wynieść zarówno kilka, jak i kilkadziesiąt tysięcy złotych. Biorąc pod uwagę wartości szacunkowe postępowań przetargowych na zakup komputerów, kwota ta nie jest wysoka.

AM

 

Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    14 cze 2021
    Zakres dat:

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Do kiedy wystawienie ocen 2021?

    Do kiedy wystawienie ocen 2021? Ile czasu mają uczniowie na poprawienie ocen końcowych? Kiedy jest zakończenie roku szkolnego?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki? W ramach Polskiego Ładu rząd przedstawił plan 10 ustaw do przygotowania w ciągu 100 najbliższych dni. W pakiecie tym niemal nie przewidziano działań zawartych w części „Złota jesień życia”. Wyjątkiem są emerytury bez podatku, ale ta planowana zmiana, bez równoległych korekt w innych obszarach wsparcia, niesie również skutki uboczne dla części osób starszych – zwłaszcza niesprawnych, wymagających opieki i ich rodzin.

    Praca zdalna w urzędach – czerwiec 2021 r.

    Praca zdalna w urzędach – do kiedy przedłużona? Jak długo będzie ograniczona praca urzędów? Jaka jest dopuszczalna liczba osób (interesantów) w urzędzie w czerwcu 2021 roku?

    Certyfikat COVID na telefonie

    Certyfikat COVID na telefonie - od kiedy? Odpowiadamy na pytania - gdzie go teraz szukać i kiedy paszport covidowy pojawi się w aplikacji mObywatel.

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat od 7 czerwca 2021

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat ruszyły. Jak młodzież może zapisać się na szczepienie? Czy konieczna jest zgoda i obecność rodziców?

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy. Do 15 czerwca 2021 r. jest czas na zgłoszenia nowych gmin do programu „Czyste Powietrze”, a do 15 lipca br. wydłużono termin podpisywania porozumień i aneksów przez gminy, które już wcześniej wyraziły chęć skorzystania z finansowych bonusów.

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda?

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda? Przedstawiamy najważniejsze informacje o unijnym certyfikacie COVID.

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca - poinformował w poniedziałek szef KPRM, pełnomocnik rządu ds. szczepień Michał Dworczyk. Wtedy planowane jest kolejne luzowanie obostrzeń dotyczących COVID-19.

    Zgromadzenia spontaniczne - czy są legalne?

    Zgromadzenia spontaniczne - czy są legalne? Rząd łagodzi obostrzenia covidowe, ale utrzymuje całkowity zakaz zgromadzeń spontanicznych. RPO przesłał swoje stanowisko do premiera Mateusza Morawieckiego.

    Rola najwyższego kierownictwa we wdrażaniu Compliance i systemów dla sygnalistów 

    Najwyższe kierownictwo - rola we wdrażaniu Compliance i systemów dla sygnalistów. Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, zwaną potocznie dyrektywą o sygnalistach, pozostało 6 i pół miesiąca, aby sektor publiczny oraz duże przedsiębiorstwa wdrożyły systemy dla sygnalistów. Odpowiedzialność za to ponosi najwyższe kierownictwo.

    Program "Sportowe Wakacje+" w 2021 roku

    "Sportowe Wakacje+". Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu wraz z Fundacją Lotto im. Haliny Konopackiej przeznaczyły 30 milionów złotych na drugą edycję programu "Sportowe Wakacje+" - poinformował szef resortu, wicepremier Piotr Gliński.

    Polski Ład - utrata dochodów samorządów

    Polski Ład - w dużej mierze zapłacą za niego samorządy. Z szacunków Ministerstwa Finansów wynika, że ich dochody mają spaść o ok. 10–11 mld zł, ale rząd obiecuje, że ten ubytek pokryje specjalna subwencja inwestycyjna. Według ekspertów może ona jednak się okazać niewystarczająca.

    Młodzieżowe rady gmin, powiatu i sejmiki województwa

    Młodzieżowe rady gmin, powiatu i sejmiki województwa - Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację przepisów dotyczących samorządów lokalnych. Dzięki nowym rozwiązaniom, młode osoby będą miały szersze możliwości do angażowania się w życie publiczne i obywatelskie.