REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Porządek w biurze

Izabela Zielińska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Ład organizacyjny pozwala na lepsze zarządzanie w biurze. Można go wprowadzić dzięki zastosowaniu przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia ewidencji, weryfikacji pism.

Podstawowymi środkami wykorzystywanymi do utrzymania porządku w biurze są segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, skoroszyty, obwoluty, teczki, skorowidze, terminarze, klasery.

REKLAMA

Segregator to oprawa akt wykonana z tektury lub tworzywa sztucznego, wyposażona w bolce, na które nakłada się podziurkowane dokumenty, z kieszonką na wymienną etykietę. Dokumenty wkładane są do koszulek, a następnie wpinane do segregatora. Na końcowym etapie dokumenty są dociskane. Segregatory występują w wielu kolorach: czarnym, granatowym, niebieskim, czerwonym, zielonym, żółtym. Wyróżniamy segregatory w formacie A4 i A5 z różnymi mechanizmami dźwigowymi (docisk 5, 7, 8) i mechanizmami ringowymi (2, 4). Do segregatorów bardzo przydatne są przekładki kartonowe lub polipropylenowe, samoprzylepne, występujące w formatach A4 lub A5. Dostępne są w kolorze szarym, beżowym, czerwonym lub pomarańczowym. Mogą być indeksowane alfabetycznie, numerycznie lub kolorystycznie. Umożliwiają szybkie i czytelne ułożenie i posegregowanie zgromadzonych dokumentów oraz ułatwienie dostępu do nich.

Poniżej przedstawiono kilka rodzajów segregatorów i przekładek:

1. Segregatory A4 „5” Okucia

Okleina PCV lub PP

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wyposażone są w:

• mechanizm dźwigniowy „5” z dociskiem

• otwór grzbietowy

• boczne otwory

• metalową listwę brzegową

• kieszonkę na wymienną etykietę

2. Segregatory A4 „7”

Okleina PCV lub PP

Wyposażone są w:

• mechanizm dźwigniowy „7” z dociskiem

• otwór grzbietowy

• boczne otwory

• kieszonkę na wymienną etykietę

3. Segregatory A4 „8”

Okleina PCV lub PP

Wyposażone są w:

• mechanizm dźwigniowy „8” z dociskiem

• otwór grzbietowy

• kieszonkę na wymienną etykietę

4. Segregatory A4 25/4

Okleina PCV lub PP, szerokość grzbietu 4 cm, mechanizm 4-ringowy

5. Segregatory A4 25/2

Okleina PCV lub PP, szerokość grzbietu 4 cm, mechanizm 2-ringowy

6. Segregatory marmurkowe

Wykonane z tektury 2 mm oklejanej marmurkiem

7. Przekładki do segregatorów

Kuwety to szufladki na biurko, przeznaczone do dokumentów formatu A4 i powyżej. Podstawowy wymiar kuwet to 66 x 256 x 348 mm. Występują w kolorze białym, czerwonym, niebieskim, czarnym, szarym, a także w wersji dymnej lub przezroczystej.

Skoroszyt jest okładką wykonaną z tworzywa sztucznego lub tektury. Wewnątrz znajdują się metalowe lub plastikowe „języczki” i nakładka przytrzymująca dokumenty. Występują w 8 kolorach. Najczęściej stosowane są skoroszyty klasyczne, występujące w 11 kolorach z dwustronnym zapisywalnym paskiem brzegowym, mieszczące około 20 kartek oraz skoroszyty z perforacją, wykonane ze sztywnego PVC z zapisywalnym paskiem brzegowym. Używane są także skoroszyty z klipsem, z kieszenią, zawieszane. Poniżej przedstawiono skoroszyty:

• klasyczny

• z perforacją

Stojące pojemniki i pudełka na dokumenty są wykonane z tektury. Pudełko na czasopisma ma etykietę opisową, występuje w kolorze niebieskim. Dostępne jest w dwóch wersjach o szerokości grzbietów 80 lub 100 mm. Pudełko archiwizacyjne występuje w 6 kolorach, pokryte jest matowym lakierem i wyposażone w listwę wzmacniającą. Pudło archiwizacyjne występuje w kolorze niebieskim, mieści w sobie 5 pudełek archiwizacyjnych lub 6 segregatorów 7-centymetrowych. Obok przedstawiono:

• pudełka na czasopisma

• pudełka archiwizacyjne

• pudło archiwizacyjne

Obwoluta to okładka z papieru lub tworzywa sztucznego, służąca do przechowywania dokumentów. Wyróżniamy obwoluty z klapką oraz obwoluty do grzbietów zaciskanych.

Listwa bindująca używana jest do ręcznego łączenia luźnych kartek bez pomocy bindownicy. Listwę naciąga się na plik kartek zaopatrzonych w okładki z przodu i z tyłu. Umożliwia bieżącą aktualizację dokumentacji.

REKLAMA

Teczki wykonane z papieru lub tworzywa sztucznego mają różne zabezpieczenia chroniące dokumenty przed wypadnięciem. W biurach stosuje się różne typy teczek - do podpisu, na rzepy, skrzydłowe, wiązane, z gumką, z przegrodami, do akt osobowych, kopertowe, ofertowe, specjalne, wiszące, z rączką.

Terminarz to typ notatnika/kalendarza, w którym odnotowuje się sprawy do załatwienia z datami, na przykład terminy narad, szkoleń, podróży służbowych. Może posiadać listwę zabezpieczającą.

Skorowidz to notatnik umożliwiający wpisywanie i odszukiwanie informacji w porządku alfabetycznym.

Klaser służy do segregacji korespondencji przy odbiorze, rozdziale, wysyłce. Może być w postaci szuflad, przegródek, półek z przegródkami lub w postaci kartoteki z kartkami rozdzielczymi.

Czy wiesz, że przeciętny pracownik biurowy:

• spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (według Wall Street Journal)

• tworzy 19 kopii tego samego dokumentu

• gubi 1 na 20 dokumentów

• używa jednego zszywacza przez 5 lat

• używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty przez 5 lat

• używa jednego kosza na śmieci przez 5 lat

• używa jednego dziurkacza przez 5 lat

• używa 200 „koszulek” na dokumenty rocznie

Ważnymi przyborami ułatwiającymi zaprowadzenie porządku w biurze są także dziurkacze, zszywacze, rozszywacze, spinacze, kleje, taśmy, nożyczki, temperówki, ołówki, zwilżacze, klipsy archiwizujące, przycinarki, wizytowniki i kartoteki.

Aby łatwiej było utrzymać porządek w biurze, należy efektywnie zarządzać swoimi dokumentami. Warto raz w miesiącu dokonać selekcji dokumentacji, a więc potrzebne na bieżąco dokumenty wpiąć do segregatora, używając odpowiedniej kolorystyki dla dokumentów, na przykład kolorem czerwonym oznaczyć dokumenty pilne, niebieskim - sprawy do rozpatrzenia, żółtym - faktury i rachunki, a wszystkie niepotrzebne dokumenty po prostu wyrzucić. Warto też codziennie poświęcić 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.

Izabela Zielińska

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zmiany w KRS 2024 - rząd Tuska przyjął projekt nowelizacji

    Na posiedzeniu 20 lutego 2024 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o Krajowej Radzie Sądownictwa (KRS), przygot4owany przez Ministra Sprawiedliwości. 

    Podwyżki dla nauczycieli w 2024 roku - rozporządzenie podpisane

    W dniu 20 lutego 2024 r. Minister Edukacji oraz Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podpisały rozporządzenie określające minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli. Wynagrodzenie nauczycieli początkujących rośnie o 33%, a w przypadku nauczycieli mianowanych i dyplomowanych wzrost wynosi 30%. Podpisane rozporządzenie skierowano do publikacji w Dzienniku Ustaw. Wzrost wynagrodzeń jest możliwy z powodu zwiększenia subwencji oświatowej.

    Ile jest osób w kryzysie bezdomności w Polsce? W nocy z 28 na 29 odbędzie się liczenie

    Ile jest w Polsce osób w kryzysie bezdomności? Dokładne szacunki nie są znane. Ostatnie badanie miało miejsce w 2019 r. W tym roku, w nocy z 28 na 29 lutego w całej Polsce zostanie przeprowadzone liczenie osób w kryzysie bezdomności. 

    Podwyżki w budżetówce 2024. Komu +10%,+20% a nawet +47%? Wyższe kwoty wynagrodzenia zasadniczego w kategoriach zaszeregowania [projekt rozporządzenia]

    W dniu 20 lutego 2024 r. został opublikowany projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmieniający rozporządzenie w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w niektórych państwowych jednostkach budżetowych. Jakie podwyżki wynikają z tego projektu? O ile wzrosną wynagrodzenia?

    REKLAMA

    Protest rolników. Warszawa będzie zablokowana 27 lutego, tzw. "Gwiaździsty marsz na Warszawę"

    Protest rolników. Warszawa będzie zablokowana w dniu 27 lutego 2024 roku, odbędzie się tzw. "Gwiaździsty marsz na Warszawę". Tak zapowiadają strajkujący rolnicy, którzy chcą m.in. żeby rząd zadeklarował wycofanie się z Zielonego Ładu.

    Badania naukowe: Nadmiar białka w diecie szkodzi tętnicom. To wyższe ryzyko miażdżycy

    Spożywanie zbyt dużych ilości białka zwiększa ryzyko miażdżycy. Winę za to ponosi aminokwas leucyna – informuje pismo “Nature Metabolism”. Odkryty przez naukowców z University of Pittsburgh School of Medicine mechanizm molekularny sprawia, że nadmierna ilość białka w diecie może zwiększać ryzyko miażdżycy.

    Protest rolników 20 lutego. "Chcemy, żeby rząd zadeklarował wycofanie się z Zielonego Ładu"

    Protest rolników 20 lutego. "Chcemy, żeby rząd zadeklarował wycofanie się z Zielonego Ładu" - wskazał przewodniczący OPZZ Rolników i Organizacji Rolniczych Sławomir Izdebski. Rolnicy oczekują też wstrzymania niekontrolowanego importu produktów rolnych z Ukrainy oraz utrzymania w Polsce hodowli zwierząt futerkowych.

    Dofinansowaniem inwestycji w OZE i poprawę efektywności energetycznej gospodarstw [wnioski do 23 lutego]

    Inwestycje w OZE i poprawę efektywności energetycznej gospodarstw. Wnioski o przyznanie pomocy finansowej można składać do 23 lutego 2024 roku.

    REKLAMA

    Lek na porost zębów jeszcze w tej dekadzie? Dr Takahashi w połowie 2024 roku rozpocznie badania kliniczne. Jak daleko do rewolucji w stomatologii?

    W ostatnich tygodniach w mediach toczyła się dyskusja o tym, że japoński naukowiec zapowiedział, iż jeszcze w tej dekadzie powstanie lek na porost zębów. Ta wiadomość zelektryzowała środowisko medyczne, a także pacjentów implantologicznych i protetycznych. Ale zdaniem dr n. med. Piotra Przybylskiego należy trochę ostudzić emocje w tym zakresie. Lek na porost zębów, jak każdy lek, musiałby przejść wiele badań klinicznych, aby potwierdzono jego skuteczność i bezpieczeństwo, a następnie dopuszczono do obrotu. Jak wskazuje ekspert, sam ewentualny proces odrastania zębów musi być też dokładnie monitorowany, aby nie wywołał poważnych problemów z układem zgryzowym i funkcją żucia. Nawet jeśli lek rozpocznie nową erę w stomatologii, to upłynie jeszcze wiele lat, zanim w ogóle trafi do Polski. Sami lekarze będą musieli też przejść liczne szkolenia, aby móc go podawać pacjentom. I to też nie będzie łatwy proces do zrealizowania.

    Szybciej uwierzysz komuś, kogo lubisz. Dlaczego źródło informacji ma znaczenie?

    Mózg człowieka jest niesamowity. Ostatnia seria eksperymentów pokazała, że woli on się uczyć od osób, które lubi, niż od tych, za którymi nie przepada. Dlaczego to może mieć znaczenie? 

    REKLAMA