REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Porządek w biurze

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Izabela Zielińska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Ład organizacyjny pozwala na lepsze zarządzanie w biurze. Można go wprowadzić dzięki zastosowaniu przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia ewidencji, weryfikacji pism.

Podstawowymi środkami wykorzystywanymi do utrzymania porządku w biurze są segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, skoroszyty, obwoluty, teczki, skorowidze, terminarze, klasery.

REKLAMA

Segregator to oprawa akt wykonana z tektury lub tworzywa sztucznego, wyposażona w bolce, na które nakłada się podziurkowane dokumenty, z kieszonką na wymienną etykietę. Dokumenty wkładane są do koszulek, a następnie wpinane do segregatora. Na końcowym etapie dokumenty są dociskane. Segregatory występują w wielu kolorach: czarnym, granatowym, niebieskim, czerwonym, zielonym, żółtym. Wyróżniamy segregatory w formacie A4 i A5 z różnymi mechanizmami dźwigowymi (docisk 5, 7, 8) i mechanizmami ringowymi (2, 4). Do segregatorów bardzo przydatne są przekładki kartonowe lub polipropylenowe, samoprzylepne, występujące w formatach A4 lub A5. Dostępne są w kolorze szarym, beżowym, czerwonym lub pomarańczowym. Mogą być indeksowane alfabetycznie, numerycznie lub kolorystycznie. Umożliwiają szybkie i czytelne ułożenie i posegregowanie zgromadzonych dokumentów oraz ułatwienie dostępu do nich.

Poniżej przedstawiono kilka rodzajów segregatorów i przekładek:

1. Segregatory A4 „5” Okucia

Okleina PCV lub PP

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wyposażone są w:

• mechanizm dźwigniowy „5” z dociskiem

• otwór grzbietowy

• boczne otwory

• metalową listwę brzegową

• kieszonkę na wymienną etykietę

2. Segregatory A4 „7”

Okleina PCV lub PP

Wyposażone są w:

• mechanizm dźwigniowy „7” z dociskiem

• otwór grzbietowy

• boczne otwory

• kieszonkę na wymienną etykietę

3. Segregatory A4 „8”

Okleina PCV lub PP

Wyposażone są w:

• mechanizm dźwigniowy „8” z dociskiem

• otwór grzbietowy

• kieszonkę na wymienną etykietę

4. Segregatory A4 25/4

Okleina PCV lub PP, szerokość grzbietu 4 cm, mechanizm 4-ringowy

5. Segregatory A4 25/2

Okleina PCV lub PP, szerokość grzbietu 4 cm, mechanizm 2-ringowy

6. Segregatory marmurkowe

Wykonane z tektury 2 mm oklejanej marmurkiem

7. Przekładki do segregatorów

Kuwety to szufladki na biurko, przeznaczone do dokumentów formatu A4 i powyżej. Podstawowy wymiar kuwet to 66 x 256 x 348 mm. Występują w kolorze białym, czerwonym, niebieskim, czarnym, szarym, a także w wersji dymnej lub przezroczystej.

Skoroszyt jest okładką wykonaną z tworzywa sztucznego lub tektury. Wewnątrz znajdują się metalowe lub plastikowe „języczki” i nakładka przytrzymująca dokumenty. Występują w 8 kolorach. Najczęściej stosowane są skoroszyty klasyczne, występujące w 11 kolorach z dwustronnym zapisywalnym paskiem brzegowym, mieszczące około 20 kartek oraz skoroszyty z perforacją, wykonane ze sztywnego PVC z zapisywalnym paskiem brzegowym. Używane są także skoroszyty z klipsem, z kieszenią, zawieszane. Poniżej przedstawiono skoroszyty:

• klasyczny

• z perforacją

Stojące pojemniki i pudełka na dokumenty są wykonane z tektury. Pudełko na czasopisma ma etykietę opisową, występuje w kolorze niebieskim. Dostępne jest w dwóch wersjach o szerokości grzbietów 80 lub 100 mm. Pudełko archiwizacyjne występuje w 6 kolorach, pokryte jest matowym lakierem i wyposażone w listwę wzmacniającą. Pudło archiwizacyjne występuje w kolorze niebieskim, mieści w sobie 5 pudełek archiwizacyjnych lub 6 segregatorów 7-centymetrowych. Obok przedstawiono:

• pudełka na czasopisma

• pudełka archiwizacyjne

• pudło archiwizacyjne

Obwoluta to okładka z papieru lub tworzywa sztucznego, służąca do przechowywania dokumentów. Wyróżniamy obwoluty z klapką oraz obwoluty do grzbietów zaciskanych.

Listwa bindująca używana jest do ręcznego łączenia luźnych kartek bez pomocy bindownicy. Listwę naciąga się na plik kartek zaopatrzonych w okładki z przodu i z tyłu. Umożliwia bieżącą aktualizację dokumentacji.

REKLAMA

Teczki wykonane z papieru lub tworzywa sztucznego mają różne zabezpieczenia chroniące dokumenty przed wypadnięciem. W biurach stosuje się różne typy teczek - do podpisu, na rzepy, skrzydłowe, wiązane, z gumką, z przegrodami, do akt osobowych, kopertowe, ofertowe, specjalne, wiszące, z rączką.

Terminarz to typ notatnika/kalendarza, w którym odnotowuje się sprawy do załatwienia z datami, na przykład terminy narad, szkoleń, podróży służbowych. Może posiadać listwę zabezpieczającą.

Skorowidz to notatnik umożliwiający wpisywanie i odszukiwanie informacji w porządku alfabetycznym.

Klaser służy do segregacji korespondencji przy odbiorze, rozdziale, wysyłce. Może być w postaci szuflad, przegródek, półek z przegródkami lub w postaci kartoteki z kartkami rozdzielczymi.

Czy wiesz, że przeciętny pracownik biurowy:

• spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (według Wall Street Journal)

• tworzy 19 kopii tego samego dokumentu

• gubi 1 na 20 dokumentów

• używa jednego zszywacza przez 5 lat

• używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty przez 5 lat

• używa jednego kosza na śmieci przez 5 lat

• używa jednego dziurkacza przez 5 lat

• używa 200 „koszulek” na dokumenty rocznie

Ważnymi przyborami ułatwiającymi zaprowadzenie porządku w biurze są także dziurkacze, zszywacze, rozszywacze, spinacze, kleje, taśmy, nożyczki, temperówki, ołówki, zwilżacze, klipsy archiwizujące, przycinarki, wizytowniki i kartoteki.

Aby łatwiej było utrzymać porządek w biurze, należy efektywnie zarządzać swoimi dokumentami. Warto raz w miesiącu dokonać selekcji dokumentacji, a więc potrzebne na bieżąco dokumenty wpiąć do segregatora, używając odpowiedniej kolorystyki dla dokumentów, na przykład kolorem czerwonym oznaczyć dokumenty pilne, niebieskim - sprawy do rozpatrzenia, żółtym - faktury i rachunki, a wszystkie niepotrzebne dokumenty po prostu wyrzucić. Warto też codziennie poświęcić 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.

Izabela Zielińska

 

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rolnicy dostaną własnego rzecznika? PSL składa projekt ustawy

Klub Polskiego Stronnictwa Ludowego złożył w Sejmie projekt ustawy, której głównym celem jest powołanie nowej instytucji – Rzecznika Praw Rolników. Funkcję tę miałby każdorazowo pełnić Prezes Krajowej Rady Izb Rolniczych, co – według autorów projektu – ma zagwarantować niezależność i bliskość tej roli wobec środowisk rolniczych.

Odwołanie od decyzji administracyjnej. Najważniejsze informacje

Wiele życiowych spraw załatwianych jest decyzją administracyjną. Może to być np. zameldowanie na pobyt stały lub czasowy, przyznanie lub odmowa zasiłku rodzinnego, cofnięcie świadczeń z MOPS, przyjęcie lub nieprzyjęcie dziecka do przedszkola albo szkoły, określenie wysokości podatku od nieruchomości, pozwolenie na budowę, zajęcie pasa drogowego, zasiłków z tytułu choroby i macierzyństwa, świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Coraz więcej Polaków regularnie podróżuje koleją. Dokąd i jak często jeździmy pociągiem?

Kolej w Polsce przeżywa rozkwit – w ubiegłym roku odnotowano rekordową liczbę przejazdów. Aż 45% Polaków deklaruje sympatię do tego środka transportu, szczególnie młodzi (16–24 lata) i mieszkańcy Pomorza, którzy podróżują średnio 33 razy rocznie. Jaka jest najczęściej uczęszczana trasa? W jakie dni Polacy najczęściej kupują bilety? Jaki rodzaj pociągu preferują?

Renta wdowia. 320 tys. osób już otrzymało świadczenia. Sprawdź, czy też możesz dostać

Już 320 tys. osób otrzymało świadczenia w ramach renty wdowiej z ZUS. Wnioski nadal można składać. Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że dzięki rencie wdowiej świadczeniobiorcy zyskają średnio 358,27 zł.

REKLAMA

Próg zaostrzony z 50 proc. do 25 proc. Nowe przepisy MEN zmieniają wszystko w szkołach

Istotne zmiany przepisów dla uczniów zakłada nowy projekt Ministerstwa Edukacji Narodowej, który został już skierowany do konsultacji. Będą surowsze zasady w szkołach. Projekt zakłada m.in., że uczeń nie będzie klasyfikowany z jednego, kilku albo wszystkich przedmiotów, gdy przekroczy próg 25 proc. nieobecności nieusprawiedliwionej.

Od marzeń do nauki – po co naprawdę Sławosz Uznański – Wiśniewski poleciał w kosmos?

Śledzimy media społecznościowe, zdjęcia Ziemi z orbity i codzienne relacje Sławosza Uznańskiego-Wiśniewskiego z Międzynarodowej Stacji Kosmicznej. Ale za tą medialną euforią kryje się znacznie więcej niż symboliczny gest. Co z tego lotu wynika dla Polski? Jakie są realne, wymierne korzyści dla gospodarki, nauki i przemysłu?

Pensje w samorządach z wyrównaniem. Czy również dla byłych pracowników?

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych zaczęła obowiązywać od 14 czerwca 2025 r. Nowe stawki wynagrodzeń będą należne pracownikom z wyrównaniem od 1 marca 2025 r.

Stacje hydrologiczne odnotowują rekordy dobowego opadu deszczu. Ulewy w całym kraju

Aż jedenaście stacji hydrologicznych zanotowało opad dobowy wyższy niż dotychczasowa maksymalna suma dobowa - wynika z danych Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej. Dwukrotnie wyższy poziom odnotowano na trzech stacjach, na jednej - trzykrotnie wyższy.

REKLAMA

„Jak mogliśmy do tego dopuścić?” – dramatyczny stan zdrowia dzieci w jednym z najbogatszych krajów

W ostatnich latach znacznie pogorszył się stan zdrowia dzieci w jednym z najbogatszych krajów świata. Z najnowszego raportu wynika, że najmłodsi chorują i umierają tam częściej niż ich rówieśnicy w innych wysoko rozwiniętych państwach. Główne przyczyny to wypadki, przemoc i choroby cywilizacyjne, ale nie tylko.

Patrz na skład! Ogólnopolska kampania o świadomej suplementacji

Jak często poświęcamy chwilę, by sprawdzić skład na etykiecie? Kampania „Patrz na skład” zachęca do zastanowienia się nad naszymi codziennymi decyzjami i promuje świadome podejście do suplementacji.

REKLAMA