Kategorie

Porządek w biurze

Izabela Zielińska
inforCMS
Ład organizacyjny pozwala na lepsze zarządzanie w biurze. Można go wprowadzić dzięki zastosowaniu przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia ewidencji, weryfikacji pism.

Podstawowymi środkami wykorzystywanymi do utrzymania porządku w biurze są segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, skoroszyty, obwoluty, teczki, skorowidze, terminarze, klasery.

Segregator to oprawa akt wykonana z tektury lub tworzywa sztucznego, wyposażona w bolce, na które nakłada się podziurkowane dokumenty, z kieszonką na wymienną etykietę. Dokumenty wkładane są do koszulek, a następnie wpinane do segregatora. Na końcowym etapie dokumenty są dociskane. Segregatory występują w wielu kolorach: czarnym, granatowym, niebieskim, czerwonym, zielonym, żółtym. Wyróżniamy segregatory w formacie A4 i A5 z różnymi mechanizmami dźwigowymi (docisk 5, 7, 8) i mechanizmami ringowymi (2, 4). Do segregatorów bardzo przydatne są przekładki kartonowe lub polipropylenowe, samoprzylepne, występujące w formatach A4 lub A5. Dostępne są w kolorze szarym, beżowym, czerwonym lub pomarańczowym. Mogą być indeksowane alfabetycznie, numerycznie lub kolorystycznie. Umożliwiają szybkie i czytelne ułożenie i posegregowanie zgromadzonych dokumentów oraz ułatwienie dostępu do nich.

Poniżej przedstawiono kilka rodzajów segregatorów i przekładek:

1. Segregatory A4 „5” Okucia

Okleina PCV lub PP

Wyposażone są w:

• mechanizm dźwigniowy „5” z dociskiem

• otwór grzbietowy

• boczne otwory

• metalową listwę brzegową

• kieszonkę na wymienną etykietę

2. Segregatory A4 „7”

Okleina PCV lub PP

Wyposażone są w:

• mechanizm dźwigniowy „7” z dociskiem

• otwór grzbietowy

• boczne otwory

• kieszonkę na wymienną etykietę

3. Segregatory A4 „8”

Okleina PCV lub PP

Wyposażone są w:

• mechanizm dźwigniowy „8” z dociskiem

• otwór grzbietowy

• kieszonkę na wymienną etykietę

4. Segregatory A4 25/4

Okleina PCV lub PP, szerokość grzbietu 4 cm, mechanizm 4-ringowy

5. Segregatory A4 25/2

Okleina PCV lub PP, szerokość grzbietu 4 cm, mechanizm 2-ringowy

6. Segregatory marmurkowe

Wykonane z tektury 2 mm oklejanej marmurkiem

7. Przekładki do segregatorów

Kuwety to szufladki na biurko, przeznaczone do dokumentów formatu A4 i powyżej. Podstawowy wymiar kuwet to 66 x 256 x 348 mm. Występują w kolorze białym, czerwonym, niebieskim, czarnym, szarym, a także w wersji dymnej lub przezroczystej.

Skoroszyt jest okładką wykonaną z tworzywa sztucznego lub tektury. Wewnątrz znajdują się metalowe lub plastikowe „języczki” i nakładka przytrzymująca dokumenty. Występują w 8 kolorach. Najczęściej stosowane są skoroszyty klasyczne, występujące w 11 kolorach z dwustronnym zapisywalnym paskiem brzegowym, mieszczące około 20 kartek oraz skoroszyty z perforacją, wykonane ze sztywnego PVC z zapisywalnym paskiem brzegowym. Używane są także skoroszyty z klipsem, z kieszenią, zawieszane. Poniżej przedstawiono skoroszyty:

• klasyczny

• z perforacją

Stojące pojemniki i pudełka na dokumenty są wykonane z tektury. Pudełko na czasopisma ma etykietę opisową, występuje w kolorze niebieskim. Dostępne jest w dwóch wersjach o szerokości grzbietów 80 lub 100 mm. Pudełko archiwizacyjne występuje w 6 kolorach, pokryte jest matowym lakierem i wyposażone w listwę wzmacniającą. Pudło archiwizacyjne występuje w kolorze niebieskim, mieści w sobie 5 pudełek archiwizacyjnych lub 6 segregatorów 7-centymetrowych. Obok przedstawiono:

• pudełka na czasopisma

• pudełka archiwizacyjne

• pudło archiwizacyjne

Obwoluta to okładka z papieru lub tworzywa sztucznego, służąca do przechowywania dokumentów. Wyróżniamy obwoluty z klapką oraz obwoluty do grzbietów zaciskanych.

Listwa bindująca używana jest do ręcznego łączenia luźnych kartek bez pomocy bindownicy. Listwę naciąga się na plik kartek zaopatrzonych w okładki z przodu i z tyłu. Umożliwia bieżącą aktualizację dokumentacji.

Reklama

Teczki wykonane z papieru lub tworzywa sztucznego mają różne zabezpieczenia chroniące dokumenty przed wypadnięciem. W biurach stosuje się różne typy teczek - do podpisu, na rzepy, skrzydłowe, wiązane, z gumką, z przegrodami, do akt osobowych, kopertowe, ofertowe, specjalne, wiszące, z rączką.

Terminarz to typ notatnika/kalendarza, w którym odnotowuje się sprawy do załatwienia z datami, na przykład terminy narad, szkoleń, podróży służbowych. Może posiadać listwę zabezpieczającą.

Skorowidz to notatnik umożliwiający wpisywanie i odszukiwanie informacji w porządku alfabetycznym.

Klaser służy do segregacji korespondencji przy odbiorze, rozdziale, wysyłce. Może być w postaci szuflad, przegródek, półek z przegródkami lub w postaci kartoteki z kartkami rozdzielczymi.

Czy wiesz, że przeciętny pracownik biurowy:

• spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (według Wall Street Journal)

• tworzy 19 kopii tego samego dokumentu

• gubi 1 na 20 dokumentów

• używa jednego zszywacza przez 5 lat

• używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty przez 5 lat

• używa jednego kosza na śmieci przez 5 lat

• używa jednego dziurkacza przez 5 lat

• używa 200 „koszulek” na dokumenty rocznie

Ważnymi przyborami ułatwiającymi zaprowadzenie porządku w biurze są także dziurkacze, zszywacze, rozszywacze, spinacze, kleje, taśmy, nożyczki, temperówki, ołówki, zwilżacze, klipsy archiwizujące, przycinarki, wizytowniki i kartoteki.

Aby łatwiej było utrzymać porządek w biurze, należy efektywnie zarządzać swoimi dokumentami. Warto raz w miesiącu dokonać selekcji dokumentacji, a więc potrzebne na bieżąco dokumenty wpiąć do segregatora, używając odpowiedniej kolorystyki dla dokumentów, na przykład kolorem czerwonym oznaczyć dokumenty pilne, niebieskim - sprawy do rozpatrzenia, żółtym - faktury i rachunki, a wszystkie niepotrzebne dokumenty po prostu wyrzucić. Warto też codziennie poświęcić 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.

Izabela Zielińska

 

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    25 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Konkursy dla gmin: Gmina na Medal #SzczepimySię i Najbardziej Odporna Gmina

    Konkursy dla gmin: Gmina na Medal #SzczepimySię i Najbardziej Odporna Gmina. Jakie są zasady konkursów? Jakie nagrody można wygrać?

    Czy organizatorzy wydarzeń mają prawo żądać od uczestników informacji o szczepieniu?

    Wyłączenia zaszczepionych z limitu osób na wydarzeniach a RODO. Czy organizatorzy wydarzeń mają prawo żądać od uczestników udostępnienia informacji o zaszczepieniu przeciwko COVID-19?

    Polski Ład. Program Inwestycji Strategicznych

    Polski Ład. Program Inwestycji Strategicznych to bezzwrotne dofinansowania inwestycji publicznych realizowanych przez gminy, powiaty, miasta i województwa w całej Polsce. To program, który jest zbudowany wokół głównych założeń Polskiego Ładu.

    Wynagrodzenia w budżetówce 2022

    Wynagrodzenia w budżetówce 2022. Projekt ustawy budżetowej na rok 2022 przewiduje podniesienie płacy minimalnej do 3000 zł brutto. Mimo to, wynagrodzenia w sferze budżetowej mają być zamrożone i wyniosą tyle samo co w roku 2021. Jak sytuacja wpłynie na samorządy?

    Wpływ pandemii na firmy, edukację, urzędy, styl życia [RAPORT]

    Wpływ pandemii na firmy, edukację, urzędy. Jak zmieniło się nasze życie w ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy? Sprawdź 6 trendów nowej rzeczywistości widocznych w Raporcie #RegionyNEXERY2021.

    Ile mieszkań czynszowych budują najbogatsze miasta w Polsce? [RAPORT]

    Budowa mieszkań to kosztowne przedsięwzięcie, na które wiele miast nie może sobie pozwolić. Ale są i takie, które radzą sobie całkiem nieźle. Sprawdziliśmy, czy ich władze myślą o potrzebach mieszkaniowych mniej zamożnych mieszkańców?

    Nadużywanie teleporad przez lekarzy rodzinnych

    Nadużywanie teleporad przez lekarzy rodzinnych. Minister zdrowia Adam Niedzielski zdecydował, by z 70 placówkami podstawowej opieki zdrowotnej, w których udział teleporad wyniósł ponad 90 proc. nie przedłużyć umów. Minister wskazał, że główną barierą dla pacjentów w dostępie do lekarzy POZ jest w tej chwili nadużywanie teleporad przez lekarzy rodzinnych.

    Nowe limity osób na koncertach i wydarzeniach sportowych od 26 czerwca 2021 r.

    Limity na koncertach i wydarzeniach sportowych będą większe od 26 czerwca 2021 roku. Ile osób będzie mogło wejść na widownię?

    CEEB – obowiązek składania deklaracji od 1 lipca 2021 r.

    CEEB – obowiązek składania deklaracji od 1 lipca 2021 r. Czym jest deklaracja źródeł ciepła? Kogo dotyczy deklaracja? Jak można złożyć deklarację? Jakie są obowiązki gmin związane z Centralną Ewidencją Emisyjności Budynków?

    Akademie praktyczne – nowa kategoria uczelni zawodowych

    Akademie praktyczne – nowa kategoria uczelni zawodowych. Jak będą funkcjonować?

    Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0 na lata 2021–2025

    Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0 na lata 2021–2025. Ponad miliard złotych zostanie przeznaczonych w ramach Narodowego Programu Rozwoju Czytelnictwa (NPRCz) 2.0 na różne formy wsparcia i promocji czytelnictwa w Polsce.

    Wnioski paszportowe od 26 czerwca można składać w soboty

    Wnioski paszportowe - w związku ze zwiększonym zainteresowaniem sprawami paszportowymi, MSWiA przekazało wojewodom dyspozycję wydłużenia godzin pracy urzędów wojewódzkich. Wnioski paszportowe będzie można składać także w soboty, natomiast w dni powszednie obsługa będzie się odbywać w wydłużonych godzinach.

    Remont mieszkania spółdzielczego

    Remont mieszkania spółdzielczego. Spółdzielnia pozostaje właścicielem mieszkań użytkowanych na podstawie własnościowego i lokatorskiego prawa spółdzielczego. Warto wyjaśnić, czy remont takich lokali może być problematyczny.

    Kiedy wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021?

    Wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021 – kiedy? Gdzie i jak sprawdzić wyniki egzaminu ósmoklasisty? Przedstawiamy ważne informacje dla uczniów kończących w tym roku szkołę podstawową.

    Unijny Certyfikat COVID - jak pobrać na telefon?

    Unijny Certyfikat COVID - tzw. paszport covidowy (szczepionkowy) od dziś jest już dostępny w aplikacji mObywatel i można go pobrać na telefon komórkowy. Jak pobrać paszport covidowy?

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych dla samorządów

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych. Rusza nowy rządowy program, który zapewni pieniądze na inwestycje dla samorządów. Na co i na jakich zasadach będzie można otrzymać dofinansowanie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach? Czy mogą być one prowadzone w formie zdalnej? Z jakich przedmiotów organizuje się zajęcia wspomagające? Jak poinformować o nich rodziców? Jak prawidłowo wyliczyć przysługującą szkole liczbę zajęć wspomagających? Ministerstwo Edukacji i Nauki odpowiada na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące dodatkowych lekcji po powrocie do szkół.

    Zmiany w programie Aktywna tablica 2020-2024

    Aktywna tablica 2020-2024 - zmiany. Proponowane nowe rozwiązania dotyczą m.in. wprowadzenia nowego rodzaju sprzętu, który będzie można zakupić w ramach programu i rozszerzenia na kolejne lata (2021-2024) możliwości zakupu laptopów wraz ze sprzętem umożliwiającym przetwarzanie wizerunku i głosu. Trwają konsultacje społeczne, opinie można przesyłać do 9 lipca 2021 r.

    Do kiedy Spis Powszechny?

    Spis Powszechny – do kiedy trwa? Do kiedy można się spisać przez Internet? Czy każdy domownik musi się spisać osobno? Jakie kary grożą za brak udziału w spisie ludności i mieszkań w 2021 roku?

    Nieskuteczność systemów Compliance, systemów Whistleblowingu lub ochrony danych osobowych - przyczyny

    Nieskuteczność systemów. Czy da się zlikwidować ryzyko compliance lub ryzyko naruszenia danych osobowych? Jakie są powody pozorności lub nieskuteczności systemów?

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich. Dzięki wsparciu NFOŚiGW, w wysokości prawie 40 mln zł, autobusy elektryczne będą woziły dzieci do szkół w kolejnych 16 gminach.

    Czyste Powietrze - zmiany w programie, koniec dotacji na piece węglowe

    Czyste Powietrze - co się zmieni w programie? Do kiedy można jeszcze uzyskać dotację na piece węglowe?

    Pakiet psychologiczny – rekomendacje dla uczelni dotyczące pomocy studentom

    Pakiet psychologiczny. Na podstawie przekazanych przez uczelnie informacji na temat udzielanego w okresie epidemii wsparcia studentom, Ministerstwo Edukacji i Nauki opracowało poniższe zalecenia w zakresie zwiększenia pomocy psychologicznej.

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.