Kategorie

Elektroniczna konsultantka pomaga w kontakcie z urzędem

Anna Kiser
inforCMS
Dostępność 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu oraz oszczędność czasu zarówno klientów, jak i urzędników to główne zalety systemu, zwanego Wirtualnym Konsultantem Usług Publicznych. Śląsk testuje prototyp systemu.

Prototyp systemu, mającego w przyszłości umożliwić interesantom załatwianie spraw urzędowych bez konieczności wychodzenia z domu, jest obecnie testowany w Radlinie, na Śląsku. – Mimo że zakres jego funkcjonowania – mówi Piotr Absalon, Sekretarz radlińskiego urzędu miasta – ograniczony jest na tym etapie do niektórych spraw obsługiwanych przez Urząd Stanu Cywilnego, można już sobie wyobrazić jego dalszą rozbudowę, dzięki której będzie mógł być stosowany w różnych urzędach i instytucjach do różnych spraw.

Ustawowe obowiązki gmin

Reklama

Do wykorzystania nowoczesnych technologii w administracji zobowiązuje samorządy ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej oraz ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących działania publiczne. W wyniku tych regulacji powstały m.in. internetowe Biuletyny Informacji Publicznej.

Następnie dzięki rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym wdrożono elektroniczny system obiegu informacji i dokumentów, spełniający wymogi prawne zawarte w instrukcji kancelaryjnej na podstawie ustawy z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

Kompleksowej i bezpiecznej interakcji mieszkańca z urzędem służyć ma także działalność w zakresie świadczenia usług certyfikacyjnych związanych z postanowieniami ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.

Rozmowa z „konsultantką Olą”

Reklama

Ikoną radlińskiego przedsięwzięcia (dostępnego na stronie http://wkup.radlin.pl) jest generowana elektronicznie na ekranie komputera „konsultantka Ola”. Zawsze uśmiechnięta, cierpliwa, z miłą aparycją gotowa jest w każdym momencie do udzielenia informacji z powierzonego jej wirtualnie zakresu. Specjalizuje się zwłaszcza w skróconych i zupełnych aktach urodzenia, małżeństwa i zgonu. Z życzliwą miną podpowie np. jaki odpis aktu stanu cywilnego jest potrzebny do sprostowania lub uzupełnienia akt stanu cywilnego, zarejestrowania urodzenia dziecka, uzyskania dowodu osobistego lub zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą.

Siadając przy komputerze, interesant ma znacznie ułatwione zadanie dotarcia do urzędowych informacji. Wpisując za pomocą klawiatury interesujące go zagadnienie, odpowiedzi wysłucha dzięki wykorzystywanemu przez system syntezatorowi mowy. W przypadku mało precyzyjnych sformułowań „cyberurzędniczka” zadaje internaucie dodatkowe pytania. Zaletą artykułowanych przez „Olę” odpowiedzi jest ich prostota oraz stosowanie używanego na co dzień języka, pozbawionego proceduralnych i prawniczych naleciałości.

Mieszkańcy chwalą nowe rozwiązanie

System nie jest pozbawiony wad i niedociągnięć, dlatego ciągle jest udoskonalany, aby oferował w przyszłości mieszkańcom kolejny kanał komunikacji z urzędem, dostępny 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Prototyp ma być testowany w Radlinie do końca czerwca. W tym czasie użytkownicy będą mogli zgłaszać swoje uwagi. Na ich podstawie firma informatyczna, która program opracowała, wniesie niezbędne poprawki.

Od początku swego funkcjonowania cieszy się on sporym zainteresowaniem i sympatią radlinian. Dzięki niemu, nie wychodząc z domu, mogą uzyskać informacje dotyczące standardowych, stosunkowo najprostszych spraw, stanowiących jednak znaczącą część urzędniczej codziennej praktyki. Pracownicy magistratu, odciążeni od powtarzania tych samych treści, mają z kolei więcej czasu na wyczerpujące wyjaśnienie kwestii bardziej zawiłych.

Radliński magistrat nie poniósł kosztów finansowych wdrożenia projektu.Nasz wkład – zaznacza Piotr Absalon – ograniczył się do udziału w niezbędnych konsultacjach merytorycznych, dotyczących procedur i procesów przebiegających w USC, zapewnienia warunków umożliwiających uruchomienie systemu oraz przekazywania wykonawcy uwag i sugestii. Aplikacja po przeprowadzeniu niezbędnych testów będzie współpracować z Platformą Elektronicznych Usług Publicznych (http://peup.pl), co pozwoli na automatyczne przesyłanie formularzy do funkcjonującego w mieście elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Osoby zainteresowane rzeczywistym rozpatrzeniem wniosku zgłoszonego przez WKUP, powinny potwierdzić ten fakt telefoniczne w USC.

Komunikacja SMS

Wirtualny konsultant nie jest jedyną techniczną nowinką wdrożoną w Radlinie. Mieszkańcy o terminie odbioru dowodu osobistego już od roku informowani są za pośrednictwem SMS. Podobne rozwiązanie stosowane jest przy wypisie z planu zagospodarowania. Dużym powodzeniem wśród młodszej części społeczności cieszy się również możliwość uzyskania informacji na temat, co i jak załatwić w urzędzie za pomocą popularnego komunikatora gadu-gagu (gg).

Radlin był także jedną z ponad 50 jednostek biorących udział w przedsięwzięciu o nazwie System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej SEKAP, opracowanym dla samorządów gmin i powiatów województwa śląskiego. Jego założeniem było stworzenie teleinformatycznego środowiska dla świadczenia usług publicznych w formie elektronicznej, działania analityczne związane z przygotowaniem organizacyjnym do wdrożenia powyższego środowiska, a następnie zarządzania działaniami związanymi ze świadczeniem usług publicznych. Efekty to modernizacja administracji samorządowej poprzez zwiększenie poziomu wykorzystania nowoczesnych technologii informacji i komunikacji. – Im więcej informacji znajdzie się w Internecie i będą one wyższej jakości – mówi Piotr Absalon – tym mniej problemów zostanie zarówno dla mieszkańców, jak i dla urzędów. Do tego jakość pracy tych ostatnich może być coraz lepsza.

Anna Kiser

Podstawy prawne:

• Ustawa z 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U. nr 160, poz. 107; ost.zm. Dz.U. z 2001 r. nr 116, poz. 1243)

• Ustawa z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. nr 127, poz. 885)

• Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. nr 132, poz. 1110)

• Ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 18, poz. 97)

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących działania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 127, poz. 817)

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. nr 200, poz. 1651)

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
VAT w e-commerce od 1 lipca 2021 r.
VAT w e-commerce od 1 lipca 2021 r.
Tylko teraz
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    3 sie 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Dobry Start - pieniądze wypłacane przez ZUS

    ZUS wypłaca już pieniądze w ramach programu Dobry Start. Kto najszybciej otrzymał świadczenie? Jaki błąd uniemożliwia przelanie pieniędzy?

    Dodatek specjalny za część miesiąca

    Dodatek specjalny za część miesiąca koordynatora rodzinnej pieczy zastępczej - jak obliczyć w przypadku absencji z innego powodu niż choroba?

    Kiedy gmina może wprowadzić uchwałę ograniczenia emisji hałasu

    Uchwały o ograniczeniu emisji hałasu nie można uchwalić tylko na podstawie skarg mieszkańców. Niezbędne są badania określające poziom hałasu. Przy czym wprowadzenia ograniczeń nie uzasadnia incydentalne naruszenie norm emisji hałasu.

    Program „Rosnąca odporność” dla gmin i mobilne punkty szczepień

    Program „Rosnąca odporność” dla gmin i mobilne punkty szczepień w oparciu o urzędy wojewódzkie to nowe programy, których uruchomienie zapowiada rząd.

    Premia dla lekarza POZ za szczepienie

    Lekarz POZ otrzyma premię finansową za zwiększenie tempa szczepień i liczby zaszczepionych pacjentów w poradni.

    Nadzór nad dyrektorami - planowane zmiany

    Projektowane przepisy, mające zwiększyć kontrolę nad szkołami, zostały złagodzone. Co z dyrektorami?

    Powodzie - czy możemy przygotować się na nadchodzące zalania?

    W momencie wystąpienia sytuacji kryzysowej praktyczne możliwości zabezpieczenia przed jej skutkami są bardzo ograniczone. Jakie mamy możliwości ograniczenia zagrożenia powodziowego?

    Zmiany w ustawie o zatrudnieniu socjalnym

    Zmiany w ustawie o zatrudnieniu socjalnym przewiduje przygotowany przez MRiPS projekt nowelizacji. Co się zmieni?

    Społeczne Agencje Najmu - korzyści podatkowe dla właścicieli

    Od 23 lipca 2021 r. obowiązują przepisy pozwalające tworzyć tzw. Społeczne Agencje Najmu (SAN). Ich zadaniem jest dzierżawa lokali mieszkalnych lub budynków mieszkalnych jednorodzinnych od ich właścicieli oraz wynajmowanie ich osobom fizycznym wskazanym przez gminę. Właściciele takich mieszkań i budynków będą korzystać ze zwolnień podatkowych w podatku dochodowym i VAT.

    Zasady odwołania od wyników egzaminu maturalnego 2021

    Odwołania od wyników egzaminu maturalnego. Niecałe trzy tygodnie temu maturzyści poznali wyniki egzaminów dojrzałości. Niektórzy mają wątpliwości, czy ich praca została poprawnie sprawdzona, i wnioskują o wgląd do niej oraz wyższe noty.

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli - zgodnie z projektem nowelizacji prawa oświatowego autorstwa MEiN ministerstwo co kwartał będzie przekazywało do ZUS szczegółowe informacje dotyczące nauczycieli przebywających m.in. na zwolnieniach lekarskich, urlopach zdrowotnych oraz macierzyńskich.

    Nauka stacjonarna w szkołach od 1 września 2021 r.

    Nauka stacjonarna w szkołach - minister edukacji i nauki Przemysław Czarnek zapowiedział, że trwają przygotowania do powrotu uczniów do szkół od 1 września 2021 r.

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot?

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot zapowiedziany w Polskim Ładzie? Co obejmie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - możliwość zwiększenia liczby godzin

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - większa liczba dzieci będzie mogła skorzystać z dodatkowych lekcji. MEiN przygotowało zmianę przepisów w tym zakresie.

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? - wytyczne dla uczelni

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? Ministerstwo Edukacji i Nauki opublikowało wytyczne dla uczelni.

    Compliance - cykl Deminga

    Compliance - każdy system powinien działać w cyklu Deminga i zawsze należy monitorować ryzyka. Niestety często brakuje na to zasobów lub woli najwyższego kierownictwa.

    Transakcja zakupu nieruchomości na rzecz gminy

    Zakup nieruchomości na rzecz gminy. W ramach działalności gospodarczej gmina może nabywać prawa do nieruchomości na wolnym rynku - w trybie czynności cywilnoprawnych. W takich transakcjach istotne są kompetencje organów gminy. Wójt jest uprawniony do dokonywania czynności związanych z nabyciem nieruchomości. Działa jednak z zachowaniem zasad prawidłowej gospodarki i w ramach wytyczonych przez radę gminy.

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - co zawiera?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) już działa. Wyjaśniamy, jakie informacje zawiera ten ważny rejestr. Warto również wspomnieć o obowiązkach właścicieli budynków związanych z CEEB.

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania?

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania? Wciąż można zarejestrować się w Loterii Narodowego Programu Szczepień i wziąć udział w kolejnych losowaniach nagród.

    Wakacje 2021 w Europie - zasady podróżowania, paszport covidowy, testy

    Wakacje 2021 w Europie w czasach koronawirusa - jakie zasady obowiązują podróżnych? W większości krajów trzeba pokazać paszport covidowy lub wynik testu na COVID-19.

    Aspekty środowiskowe w nowym prawie zamówień publicznych

    Zrównoważone zamówienia to taki sposób organizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, który uwzględnia aspekty środowiskowe lub społeczne, co przekłada się na charakter udzielanego zamówienia, przy jednoczesnym zapewnieniu celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych. W pojęciu tym mieszczą się więc zarówno tzw. „zielone”, jak również społeczne zamówienia publiczne.

    Cyfryzacja usług a cyberbezpieczeństwo w sektorze publicznym

    W ostatnich latach można obserwować postępującą cyfryzację usług, również w sektorze publicznym. O ile załatwianie spraw urzędowych online jest dla obywateli ogromną wygodą, o tyle zasadne w tym kontekście jest pytanie – jak właściwie zadbać o bezpieczeństwo przetwarzanych danych?

    Karta Lokalizacji Podróżnego - jak wypełnić?

    Kartę Lokalizacji Podróżnego musi wypełnić każdy przylatujący do Polski. Czym jest? Jak wypełnić Kartę Lokalizacji Pasażera?

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej od soboty zastąpi karty papierowe. Kto musi wypełnić Kartę Lokalizacji Podróżnego?

    Loteria szczepionkowa - ochrona danych uczestników

    Loteria szczepionkowa - jak chronione są dane osobowe uczestników Loterii Narodowego Programu Szczepień? Czy dane medyczne są bezpieczne?