Elektroniczna konsultantka pomaga w kontakcie z urzędem

Prototyp systemu, mającego w przyszłości umożliwić interesantom załatwianie spraw urzędowych bez konieczności wychodzenia z domu, jest obecnie testowany w Radlinie, na Śląsku. – Mimo że zakres jego funkcjonowania – mówi Piotr Absalon, Sekretarz radlińskiego urzędu miasta – ograniczony jest na tym etapie do niektórych spraw obsługiwanych przez Urząd Stanu Cywilnego, można już sobie wyobrazić jego dalszą rozbudowę, dzięki której będzie mógł być stosowany w różnych urzędach i instytucjach do różnych spraw.

Ustawowe obowiązki gmin

Do wykorzystania nowoczesnych technologii w administracji zobowiązuje samorządy ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej oraz ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących działania publiczne. W wyniku tych regulacji powstały m.in. internetowe Biuletyny Informacji Publicznej.

Następnie dzięki rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym wdrożono elektroniczny system obiegu informacji i dokumentów, spełniający wymogi prawne zawarte w instrukcji kancelaryjnej na podstawie ustawy z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

Kompleksowej i bezpiecznej interakcji mieszkańca z urzędem służyć ma także działalność w zakresie świadczenia usług certyfikacyjnych związanych z postanowieniami ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.

Rozmowa z „konsultantką Olą”

Ikoną radlińskiego przedsięwzięcia (dostępnego na stronie http://wkup.radlin.pl) jest generowana elektronicznie na ekranie komputera „konsultantka Ola”. Zawsze uśmiechnięta, cierpliwa, z miłą aparycją gotowa jest w każdym momencie do udzielenia informacji z powierzonego jej wirtualnie zakresu. Specjalizuje się zwłaszcza w skróconych i zupełnych aktach urodzenia, małżeństwa i zgonu. Z życzliwą miną podpowie np. jaki odpis aktu stanu cywilnego jest potrzebny do sprostowania lub uzupełnienia akt stanu cywilnego, zarejestrowania urodzenia dziecka, uzyskania dowodu osobistego lub zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą.

Siadając przy komputerze, interesant ma znacznie ułatwione zadanie dotarcia do urzędowych informacji. Wpisując za pomocą klawiatury interesujące go zagadnienie, odpowiedzi wysłucha dzięki wykorzystywanemu przez system syntezatorowi mowy. W przypadku mało precyzyjnych sformułowań „cyberurzędniczka” zadaje internaucie dodatkowe pytania. Zaletą artykułowanych przez „Olę” odpowiedzi jest ich prostota oraz stosowanie używanego na co dzień języka, pozbawionego proceduralnych i prawniczych naleciałości.

Mieszkańcy chwalą nowe rozwiązanie

System nie jest pozbawiony wad i niedociągnięć, dlatego ciągle jest udoskonalany, aby oferował w przyszłości mieszkańcom kolejny kanał komunikacji z urzędem, dostępny 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Prototyp ma być testowany w Radlinie do końca czerwca. W tym czasie użytkownicy będą mogli zgłaszać swoje uwagi. Na ich podstawie firma informatyczna, która program opracowała, wniesie niezbędne poprawki.

Od początku swego funkcjonowania cieszy się on sporym zainteresowaniem i sympatią radlinian. Dzięki niemu, nie wychodząc z domu, mogą uzyskać informacje dotyczące standardowych, stosunkowo najprostszych spraw, stanowiących jednak znaczącą część urzędniczej codziennej praktyki. Pracownicy magistratu, odciążeni od powtarzania tych samych treści, mają z kolei więcej czasu na wyczerpujące wyjaśnienie kwestii bardziej zawiłych.

Radliński magistrat nie poniósł kosztów finansowych wdrożenia projektu. – Nasz wkład – zaznacza Piotr Absalon – ograniczył się do udziału w niezbędnych konsultacjach merytorycznych, dotyczących procedur i procesów przebiegających w USC, zapewnienia warunków umożliwiających uruchomienie systemu oraz przekazywania wykonawcy uwag i sugestii. Aplikacja po przeprowadzeniu niezbędnych testów będzie współpracować z Platformą Elektronicznych Usług Publicznych (http://peup.pl), co pozwoli na automatyczne przesyłanie formularzy do funkcjonującego w mieście elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Osoby zainteresowane rzeczywistym rozpatrzeniem wniosku zgłoszonego przez WKUP, powinny potwierdzić ten fakt telefoniczne w USC.

Komunikacja SMS

Wirtualny konsultant nie jest jedyną techniczną nowinką wdrożoną w Radlinie. Mieszkańcy o terminie odbioru dowodu osobistego już od roku informowani są za pośrednictwem SMS. Podobne rozwiązanie stosowane jest przy wypisie z planu zagospodarowania. Dużym powodzeniem wśród młodszej części społeczności cieszy się również możliwość uzyskania informacji na temat, co i jak załatwić w urzędzie za pomocą popularnego komunikatora gadu-gagu (gg).

Radlin był także jedną z ponad 50 jednostek biorących udział w przedsięwzięciu o nazwie System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej SEKAP, opracowanym dla samorządów gmin i powiatów województwa śląskiego. Jego założeniem było stworzenie teleinformatycznego środowiska dla świadczenia usług publicznych w formie elektronicznej, działania analityczne związane z przygotowaniem organizacyjnym do wdrożenia powyższego środowiska, a następnie zarządzania działaniami związanymi ze świadczeniem usług publicznych. Efekty to modernizacja administracji samorządowej poprzez zwiększenie poziomu wykorzystania nowoczesnych technologii informacji i komunikacji. – Im więcej informacji znajdzie się w Internecie i będą one wyższej jakości – mówi Piotr Absalon – tym mniej problemów zostanie zarówno dla mieszkańców, jak i dla urzędów. Do tego jakość pracy tych ostatnich może być coraz lepsza.

Anna Kiser

Podstawy prawne:

• Ustawa z 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U. nr 160, poz. 107; ost.zm. Dz.U. z 2001 r. nr 116, poz. 1243)

• Ustawa z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. nr 127, poz. 885)

• Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. nr 132, poz. 1110)

• Ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 18, poz. 97)

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących działania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 127, poz. 817)

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. nr 200, poz. 1651)