REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych

Andrzej Waryszak

REKLAMA

Organizacja pracy służb finansowo-księgowych jednostki sektora finansów publicznych spoczywa bezpośrednio na głównym księgowym. Od jego kwalifikacji i doświadczenia zależy przygotowanie jednostki i jej pracowników do właściwej realizacji nałożonych zadań.

Z uwagi na szczególny zakres odpowiedzialności główny księgowy musi być fachowcem znającym zarówno przepisy ogólne, jak też i specyfikę funkcjonowania budżetu.

REKLAMA

3.1. Wymogi formalne

Główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych to jedna z najważniejszych osób w kierownictwie jednostki. Jako jedna z niewielu osób funkcyjnych (obok audytora wewnętrznego) główny księgowy ma określone prawa i obowiązki oraz formalne wymogi objęcia stanowiska (w zakresie wykształcenia, doświadczenia zawodowego itp.), w akcie prawnym rangi ustawy – w uofp. Świadczy to o ogromnej wadze zagadnień będących w kompetencji głównego księgowego. Ustawa nie nakłada obowiązku spełnienia takich wymogów nawet na kierownika jednostki. Powyższe uregulowania nie są zapisane w ustawie bezzasadnie, z wykonywaniem obowiązków głównego księgowego związana jest zarówno ogromna odpowiedzialność, jak i też obszar działania obejmujący funkcjonowanie praktycznie każdej komórki organizacyjnej jednostki.

Polecamy: Rachunkowość Budżetowa

REKLAMA

Nie każda osoba może zostać głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych. Ustawa o finansach publicznych (art. 45 ust. 2) określa wymogi, które trzeba spełniać, ubiegając się o to stanowisko. Głównym księgowym może być osoba, która:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że przepisy odrębne uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego,

2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych,

3) nie była prawomocnie skazana za przestępstwa: przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo karne skarbowe,

4) spełnia jeden z poniższych warunków:

• ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,

• ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,

REKLAMA

• jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów, posiada świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

Oprócz spełnienia ustawowych wymogów, wystarczającej wiedzy i przygotowania merytorycznego, pełnienie funkcji głównego księgowego z oczywistych względów wymaga także posiadania określonych predyspozycji: odpowiedzialności, rzetelności, dokładności, odporności na stres, umiejętności analitycznego myślenia itp.

Odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej, zgodnie z art. 44 ust. 1 uofp, spoczywa na kierowniku jednostki sektora finansów publicznych.

Zapamiętaj!

Kierownik jednostki może jednak powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki.

Należy jednak podkreślić, że przyjęcie obowiązków powinno nastąpić w sposób protokolarny oraz być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki (art. 44 ust. 2 uofp). Również uor, w art. 4 ust. 5 stanowi, że przyjęcie odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości (przez osobę inną niż kierownik jednostki) powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

Tak więc głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zgodnie z art. 45 ust. 1 uofp, jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

• prowadzenia rachunkowości jednostki,

• wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,

• dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

• dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Zakres obowiązków głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych, na potrzeby Poradnika, można podzielić na trzy obszary:

1) obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości,

2) obowiązki wynikające z ustawy o finansach publicznych,

3) inne obowiązki.

3.2. Obowiązki głównego księgowego wynikające z ustawy o rachunkowości

Każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Należy przy tym pamiętać, że finanse publiczne rządzą się pewnymi, odrębnymi rozwiązaniami w zakresie rachunkowości. Wynika to z art. 17 uor.

Szczególne zasady rachunkowości dotyczą:

1) ewidencji wykonania budżetu,

2) ewidencji majątku trwałego stanowiącego własność Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego,

3) wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów,

4) sporządzania sprawozdań finansowych oraz odbiorców tych sprawozdań.

Szczególne zasady rachunkowości zostały ustalone w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont.

Ustalenie i aktualizowanie dokumentacji opisującej politykę rachunkowości spoczywa wprawdzie na kierowniku jednostki (art. 10 ust. 2 uor), jednak w praktyce obowiązek opracowania projektu tej dokumentacji powierzany jest głównemu księgowemu. Przedmiotowe dokumenty (np. zakładowy plan kont, instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych, instrukcja inwentaryzacyjna, kasowa itp.) powinny:

• zapewnić należyte sprawowanie funkcji informacyjnej i kontrolnej,

• umożliwić sporządzanie informacji o działalności danej jednostki na potrzeby jej zarządzania i użytkowników zewnętrznych,

• zapewnić włączenie systemu rachunkowości do systemu kontroli (a przez to zagwarantować ochronę interesów finansów publicznych), w tym kontroli finansowej.

Zapamiętaj!

Ustalając zasady polityki rachunkowości, główny księgowy powinien uwzględnić specyfikę jednostki – rodzaj, status prawny, wielkość itp.

W trakcie sporządzania dokumentacji należy mieć na uwadze, że brak jednoznacznych i precyzyjnych ustaleń w zakresie prowadzenia rachunkowości może skutkować nierzetelnym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, zagrożonym – w myśl art. 77 uor – grzywną lub karą pozbawienia wolności do lat 2.

Dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości powinna być opracowana i ustalona w formie pisemnej, zgodna z ogólnymi przepisami i kompletna, tj. zawierać przede wszystkim dane określone w art. 10 uor:

• określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

• metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

• sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,

• system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Jednym z podstawowych obowiązków głównego księgowego jest zapewnienie prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki zgodnie z art. 24 uor, tj. w sposób pozwalający na uznanie ich za:

• rzetelne (jeśli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty),

• bezbłędne (jeśli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych),

• sprawdzalne (jeśli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych),

• prowadzone na bieżąco (jeśli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane).

Istotnym elementem ksiąg rachunkowych, obok dziennika, księgi głównej, zestawień: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza), są księgi pomocnicze. Mimo że zgodnie z nazwą są jedynie elementem pomocniczym księgi głównej, nie można minimalizować ich znaczenia. To właśnie struktura i szczegółowość ksiąg pomocniczych przesądza niejednokrotnie o prowadzeniu ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (art. 16 ust. 1 uor). Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Ewidencja szczegółowa powinna być prowadzona w sposób wskazany w uor i obejmować wszystkie wymagane obszary, określone w art. 17 ust. 1:

środki trwałe, w tym także środki trwałe w budowie, wartości niematerialne i prawne oraz dokonywane od nich odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe,

• rozrachunki z kontrahentami,

• rozrachunki z pracownikami, a zwłaszcza imienna ewidencja wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia,

• operacje sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych,

• operacje zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych),

koszty i istotne dla jednostki składniki aktywów,

• operacje gotówkowe w przypadku prowadzenia kasy.

Kierownik jednostki jednak może i powinien ustalić w polityce rachunkowości jednostki również inne, istotne dla niej składniki majątku i operacje, wymagające szczegółowej ewidencji w księgach pomocniczych, w tym wynikające z innych niż uor przepisów.

Struktura ksiąg pomocniczych powinna zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich operacji gospodarczych istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej, wyniku finansowego oraz rentowności jednostki. Oczywiście należy jednocześnie kierować się wyrażoną w art. 4 ust. 4 uor zasadą istotności – jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz jej wyniku finansowego.

Zapisy w księdze głównej mają charakter syntetyczny, natomiast ich uzupełnienie i uszczegółowienie prowadzone jest w ewidencji analitycznej.

Zapamiętaj!

Zapisy i salda ksiąg pomocniczych muszą być zgodne z zapisami księgi głównej.

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a w tym tryb i częstotliwość uzgodnień powinny być unormowane w wewnętrznej dokumentacji jednostki, opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 pkt 3a uor). Niezbędne też są szczegółowe zapisy w zakładowym planie kont w ramach komentarzy do poszczególnych kont, precyzujące przyjęte zasady ewidencji. Powiązanie konta syntetycznego z kontami analitycznymi powinno zapewnić zgodność obrotów konta syntetycznego z sumą obrotów kont analitycznych prowadzonych do danego konta, a także zgodność salda konta syntetycznego z sumą sald kont analitycznych. Zgodność ta powinna być sprawdzana okresowo za pomocą zestawienia obrotów i sald poszczególnych kont. Ponadto zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych sporządza się, zgodnie z art. 18 ust. 2 uor, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Księgi pomocnicze stanowią więc uzupełnienie zapisów prowadzonych w księdze głównej. Istotną ich cechą jest jednak brak wymogu stosowania metody podwójnego zapisu, tj. zaewidencjonowania każdej operacji co najmniej na dwóch kontach księgowych, po przeciwnych stronach, w identycznej wysokości.

Ustawa o rachunkowości generalnie nie precyzuje metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych. Wyjątek stanowi ewidencja rzeczowych składników aktywów obrotowych, uregulowana w art. 17 ust. 2 uor. Zgodnie z tym przepisem, kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników, tj.:

• ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,

• ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych; wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych,

• ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu,

• odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Przepisy uor zezwalają (w art. 16 ust. 2) na stosowanie na kontach ksiąg pomocniczych w ciągu okresu sprawozdawczego, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostek naturalnych. Należy wówczas sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość.

Prowadzona ewidencja analityczna powinna być odpowiednio dostosowana do specyfiki i potrzeb jednostki, w tym m.in. potrzeb informacyjnych i decyzyjnych. Prowadząc księgi pomocnicze, można zapewnić np.:

• generowanie informacji na potrzeby sporządzania sprawozdań finansowych, budżetowych i statystycznych,

• wydzielenie grup rodzajowych środków trwałych, poszczególnych aktywów finansowych,

• ujęcie poszczególnych tytułów należności i zobowiązań,

• podział należności i zobowiązań na długoterminowe i krótkoterminowe, wymagalne itp.,

• wyszczególnienie rodzajów rozrachunków publicznoprawnych,

• wyodrębnienie danych niezbędnych do właściwego rozliczenia podatków z urzędem skarbowym,

• bieżące kontrolowanie terminów płatności,

• przejrzysty i czytelny układ kont analitycznych,

• ujęcie kosztów w przekroju niezbędnym do prowadzonej analizy,

• skuteczną kontrolę wewnętrzną dokonywanych operacji oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

Ponieważ księgi pomocnicze stanowią element ksiąg rachunkowych, zgodnie z art. 24 uor należy zapewnić ich prowadzenie w sposób pozwalający na uznanie ich za:

1) rzetelne (gdy dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty),

2) bezbłędne (jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych),

3) sprawdzalne (gdy umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych),

4) bieżące (jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane).

Rola ksiąg pomocniczych jest często niedoceniana i traktowana „po macoszemu” w polityce rachunkowości jednostek. Właściwie prowadzona ewidencja analityczna, uwzględniająca specyfikę i potrzeby jednostki, może jednak przysporzyć jej korzyści, ułatwiając wykonanie niezbędnych prac, a także ograniczając możliwość wystąpienia potencjalnych błędów i omyłek.

Kolejny obszar obowiązków związanych z głównym księgowym toinwentaryzacja. Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Inwentaryzacja obejmuje swym zakresem zarówno spis z natury składników majątku rzeczowego i środków pieniężnych, jak też i uzgodnienie sald aktywów i pasywów, ich wycenę oraz rozliczenie ewentualnych różnic w stosunku do stanu ewidencyjnego. Rozliczenie różnic polega również na rozliczeniu osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im składniki majątku. Istotą procesu inwentaryzacji jest więc urealnienie prowadzonej ewidencji, a przez to rzetelne ustalenie wyniku finansowego. Inwentaryzacja ma szczególne znaczenie w większych jednostkach, gdzie możliwość występowania pomyłek i nieprawidłowości jest także większa, a inwentaryzacja stanowi dodatkowy element kontroli. Rola głównego księgowego w procesie inwentaryzacji polega głównie na udziale w spisie z natury aktywów pieniężnych, uzyskaniu potwierdzenia od banków i kontrahentów prawidłowości stanów wykazanych w księgach rachunkowych, porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic. Należy podkreślić, że zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami uor, w myśl przepisów ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Zagadnienia związane z rachunkowością obejmują także obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych. Wzory sprawozdań dla jednostek sektora finansów publicznych (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostki) oraz zasady ich sporządzania określone są wprawdzie nie w uor, lecz w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, jednakże element ten związany jest nieodłącznie z rachunkowością.

Bilans jest dwustronnym zestawieniem rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki na określony dzień bilansowy. Obrazuje sytuację majątkową (aktywa) i finansową (pasywa) w ściśle określonych, uporządkowanych pozycjach.

Rachunek zysków i strat to zestawienie przychodów i kosztów jednostki oraz pokazanie sposobu tworzenia wyniku finansowego (zysku lub straty) oraz jego obowiązkowych obciążeń. Układ rachunku zysków i strat pozwala na analizę sposobu osiągania zysków (strat) z działalności operacyjnej, finansowej oraz z całości działalności gospodarczej. Rachunek zysków i strat jest chyba najczęściej analizowanym elementem sprawozdania finansowego, gdyż informacje w nim zawarte pozwalają na rzetelną ocenę funkcjonowania jednostki i prognozowanie wyników przyszłych okresów.

Zestawienie zmian w funduszu jednostki obrazuje ich strukturę i dynamikę w poszczególnych składnikach kapitału oraz przyczyny ich wystąpienia, w tym także niektórych zdarzeń odnoszonych bezpośrednio na kapitał (fundusz) własny z pominięciem rachunku zysków i strat (m.in. błędów podstawowych, wyników ze sprzedaży i umorzenia udziałów (akcji) własnych, zobowiązań bezwarunkowo umorzonych w wyniku postępowania naprawczego lub układowego itp.), co pozwala na zobrazowanie tych przyczyn zwiększeń lub zmniejszeń aktywów bądź pasywów, które nie są prezentowane w rachunku zysków i strat. Wprowadzone zestawienie zmian w funduszu własnym z oczywistych względów obrazuje wyłącznie fundusz oraz jego zwiększenia i zmniejszenia właściwe dla jednostki sektora finansów publicznych, np.: nieodpłatnie otrzymane środki trwałe, dotacje, zysk, strata itp.

Główny księgowy powinien zwrócić szczególną uwagę na obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych i budżetowych (o których mowa w kolejnej części Poradnika) już przy konstruowaniu zakładowego planu kont (rozbudowy analitycznej kont).

Zapamiętaj!

Rozbudowa analityczna kont powinna ułatwiać wydzielenie i agregowanie danych niezbędnych do sporządzenia poszczególnych sprawozdań.

Właściwie opracowany plan kont pozwoli na sporządzenie sprawozdań w sposób automatyczny, gdyż system informatyczny będzie mógł być zasilany odpowiednimi danymi.

Innym obszarem obowiązków głównego księgowego jest dokumentacja księgowa (dowody obce i własne, sprawozdania itp.). Powinien on przede wszystkim zapewnić przechowywanie i archiwizację dokumentów w okresach określonych w art. 74 uor, a także należytą ochronę danych (art. 71 uor). Ustawa określa sposób (np. na nośnikach danych) i miejsce przechowywania dokumentów, zasady udostępniania osobie trzeciej, postępowanie w przypadku likwidacji jednostki itp.

Wskazując okresy przechowywania dokumentów, szczególną uwagę należy zwrócić na zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, gdyż na podstawie art. 74 ust. 1 uor podlegają one trwałemu przechowywaniu. Wątpliwości budzą możliwości techniczne wywiązania się z takiego obowiązku, niemniej jednak jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby ustawowy zapis został spełniony.

Pozostałe zbiory (art. 74 ust. 2 uor) przechowuje się co najmniej przez okres podany w tabeli.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ustawa o rachunkowości nakazuje więc najczęściej przechowywanie dokumentów przez 5 lat (z wyjątkiem sprawozdań finansowych). Należy jednakże pamiętać, że zgodnie z art. 74 ust. 3 uor okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą, np. dowody księgowe ze stycznia 2009 r. powinny być przechowywane do końca 2014 r. W praktyce ustawowy okres 5-letni oznacza więc często lat 6.

Terminy określone w uor uzależnione są także od przywołanych innych aktów prawnych regulujących poszczególne obszary działania jednostek. Okresy przechowywania dokumentów wynikają więc również z tych przepisów, np. z przepisów podatkowych czy emerytalnych.

Przepisy podatkowe

Ogólną zasadą dotyczącą dokumentów związanych z podatkami (podstawą opodatkowania, przychodami, kosztami uzyskania, odliczeniami) jest ich przechowywanie do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasada ta zawarta jest w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa). Tak więc okres przechowywania tych dokumentów uzależniony jest bezpośrednio od momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Należy pamiętać, że bieg terminu przedawnienia może jednak zostać przerwany lub zawieszony. Ma to istotny wpływ na długość okresu przechowywania dokumentów. Szczegółowe zasady przerywania i zawieszania biegu terminu przedawnienia określone są w Ordynacji podatkowej.

Ponadto nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Warto w tym miejscu także zwrócić uwagę, że np. zobowiązanie podatkowe związane z zaliczeniem do kosztów uzyskania odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środka trwałego przedawni się dopiero 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu. Tak więc dowód nabycia środka trwałego powinien być przechowywany przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego. W praktyce oznacza to lat kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt od momentu nabycia tego składnika majątku.

Przepisy emerytalne

Innym aktem prawnym regulującym przechowywanie dokumentów jest ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez 10 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Należy mieć na uwadze, że przechowywanie wymienionych dokumentów wiąże się z koniecznością jednoczesnego przechowywania dokumentów źródłowych, na podstawie których zostały one sporządzone.

Jeszcze dłuższy okres wskazuje ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Akt ten w art. 125a ust. 4 stanowi, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Analogiczny obowiązek wynika także z ustawy z 9 stycznia 2009 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z jej art. 51u ust. 1, w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

• od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej,

• od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Pracodawca zobowiązany jest więc do zapewnienia przechowywania przedmiotowych dokumentów w wymaganych okresach we własnym zakresie lub w powołanych do tego specjalistycznych jednostkach.

Określając okresy przechowywania dokumentów, wynikające z poszczególnych przepisów, należy także zwrócić uwagę na ich zabezpieczenie przed przypadkowym zniszczeniem. Właściwe oznaczenie dokumentów i poszczególnych tomów (teczek), a szczególnie dokumentów związanych z wieloletnimi „następstwami”, jak np.: realizacją inwestycji, umowy, amortyzacją, wykluczające ich przedwczesne zniszczenie, ma niezwykle istotne znaczenie. Oczywiście, z przyczyn innych niż ustawowe, nie należy niszczyć pewnych dokumentów, nawet po wymaganym okresie przechowywania. Związane to może być z dokumentowaniem praw własności (np. przy odsprzedaży) itp.

3.3. Obowiązki głównego księgowego wynikające z ustawy o finansach publicznych

Jednym z najważniejszych obowiązków głównego księgowego określonym w uofp jest dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. Kontrola ta polega na stwierdzeniu, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.

Plan finansowy, w myśl uofp, stanowi podstawę gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych. W zależności od formy organizacyjno-prawnej jednostki plan ten obejmuje:

• dochody i wydatki – w jednostkach budżetowych,

• przychody, w tym dotacje z budżetu, koszty i inne obciążenia, stan środków obrotowych, stan należności i zobowiązań na początek i koniec okresu oraz rozliczenia z budżetem – w zakładach budżetowych,

• przychody, w tym dotacje z budżetu, koszty i inne obciążenia, rachunek zysków i strat, stan środków obrotowych, stan należności i zobowiązań na początek i koniec okresu oraz rozliczenia z budżetem – w gospodarstwach pomocniczych,

• przychody i wydatki – dla środków specjalnych i funduszy celowych.

Plany finansowe sporządzane są w szczegółowości: plan, rozdział i paragraf, określone w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji budżetowej. Główny księgowy zazwyczaj koordynuje realizację zadań poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki w procesie planowania budżetowego.

Jednostki sektora finansów publicznych mogą zaciągać zobowiązania do wysokości wynikającej z planu wydatków jednostki pomniejszonej o wydatki na wynagrodzenia i uposażenia, składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy, inne składki i opłaty obligatoryjne oraz płatności wynikające ze zobowiązań zaciągniętych w latach poprzednich. Dysponent części budżetowej lub zarząd jednostki samorządu terytorialnego może ustalić dla podległych jednostek dodatkowe ograniczenia zaciągania zobowiązań bądź dokonywania wydatków. Powyższe zasady reguluje art. 36 uofp.

Ponadto operacje finansowe związane z wydatkami budżetowymi powinny mieć pokrycie w harmonogramie realizacji dochodów i wydatków budżetu państwa, opracowywanym przez Ministra Finansów w porozumieniu z dysponentami części budżetowych lub harmonogramie realizacji dochodów i wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego, opracowywanym przez zarząd tej jednostki. Dysponent części budżetowej oraz zarząd jednostki samorządu terytorialnego informują podległe i nadzorowane jednostki o powyższym harmonogramie. Realizacja wydatków powinna być dokonywana zgodnie z harmonogramem, a poniesienie jednorazowego wydatku wyższego niż wielkość z niego wynikająca wymaga uzyskania zgody Ministra Finansów bądź zarządu jednostki samorządu terytorialnego.

Minister Finansów przekazuje środki budżetowe na rachunki bieżące głównych dysponentów zgodnie z harmonogramem, a główni dysponenci przekazują je bezpośrednio podległym dysponentom drugiego i trzeciego stopnia. Dysponenci drugiego stopnia przekazują środki budżetowe analogicznie podległym dysponentom trzeciego stopnia.

Obowiązki głównego księgowego w tym obszarze wiążą się również ze stałym kontrolowaniem stopnia realizacji planu, zaangażowania wydatków, zagrożeń przekroczenia lub niewykonania planu, zarówno w całości, jak i w poszczególnych pozycjach, a także zapewnieniem terminowego rozliczania należności i zobowiązań. Regulacje prawne dotyczące egzekwowania należności budżetowych określone są w ustawie z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Należy mieć na uwadze, że ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych traktuje jako naruszenie dyscypliny wiele czynności związanych ze wskazanymi obszarami odpowiedzialności głównego księgowego, np.:

• dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia,

• zaciągnięcie zobowiązania bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań jednostki sektora finansów publicznych,

• niewykonanie zobowiązania jednostki sektora finansów publicznych, którego skutkiem jest zapłata odsetek, kar lub opłat,

• dokonanie zmiany w budżecie lub planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia,

• nieustalenie należności Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub innej jednostki sektora finansów publicznych albo ustalenie takiej należności w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia,

• niepobranie lub niedochodzenie należności Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub innej jednostki sektora finansów publicznych albo pobranie lub dochodzenie tej należności w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia itp.

Istotą dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych – kolejnego obowiązku głównego księgowego wskazanego w uofp – jest zweryfikowanie przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej operacji i jej zgodności z prawem, a także kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących operacji. Merytorycznej oceny operacji gospodarczej powinna dokonać i potwierdzić podpisem właściwa rzeczowo osoba upoważniona do tego przez kierownika jednostki.

Zapamiętaj!

Upoważnienie do dokonania sprawdzenia dokumentów pod względem merytorycznym może być zawarte np. w wewnętrznej instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych.

Zgodność operacji z prawem oznacza zgodność z obowiązującymi przepisami, w tym szczególną uwagę należy zwrócić między innymi na upzp oraz uor. Kompletność dokumentów oznacza, że zawierają one co najmniej dane określone w art. 21 uor:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu jego ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Rzetelność dokumentów polega na ich zgodności z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. Prawidłowość dokumentów oznacza natomiast, że są one wolne od błędów rachunkowych.

Sfera finansów publicznych zobowiązana jest do sporządzania sprawozdań budżetowych z wykonania procesów związanych z gromadzeniem środków publicznych oraz ich rozdysponowywaniem, tj. przede wszystkim:

• gromadzeniem dochodów i przychodów publicznych,

• wydatkowaniem środków publicznych,

• finansowaniem potrzeb pożyczkowych budżetu państwa,

• finansowaniem potrzeb pożyczkowych budżetu jednostki samorządu terytorialnego,

• zaciąganiem zobowiązań angażujących środki publiczne,

• zarządzaniem środkami publicznymi,

• zarządzaniem długiem publicznym,

• rozliczeniami z budżetem Unii Europejskiej.

Obowiązkiem głównego księgowego jest sporządzenie sprawozdań i ich terminowe przekazanie zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Rozporządzenie określa rodzaje, formy i terminy sporządzania sprawozdań, a także jednostki obowiązane do sporządzania poszczególnych rodzajów sprawozdań oraz ich odbiorców. Należy pamiętać, że wykazanie w sprawozdaniu budżetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej objęte jest sankcjami ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Ponadto przy sprawozdaniach budżetowych trzeba zwrócić uwagę, podobnie jak i przy sprawozdaniach finansowych, że szeroko rozumiane prace przygotowawcze do sporządzenia poszczególnych sprawozdań należy rozpocząć już na etapie konstruowania zakładowego planu kont. Budując plan kont, należy zadbać, aby rozbudowa analityczna kont pozwalała na gromadzenie wszystkich niezbędnych danych. Pozwoli to na znaczne ułatwienie pracy, a nawet na jej automatyzację.

3.4. Inne obowiązki

Obowiązki głównego księgowego wynikają nie tylko z uofp oraz uor, lecz także z wielu innych aktów prawnych. Zakres tych obowiązków związany jest z działalnością jednostki, poszczególnych komórek wewnętrznych, w tym komórek podporządkowanych głównemu księgowemu.

Obowiązki te dotyczą przede wszystkim spraw związanych z:

1) naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń – komórka rachuby podlega najczęściej głównemu księgowemu i w związku z tym na głównym księgowym spoczywa wiele obowiązków związanych z naliczaniem wynagrodzeń i innych należności, zasiłków, prowadzeniem stosownej ewidencji, dokonywaniem potrąceń z wynagrodzeń itp.,

2) terminowym naliczaniem i odprowadzaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, a także prowadzeniem ewidencji wymaganej przez ZUS – tu również ma zastosowanie ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, stanowiąca, że naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest nieopłacenie przez jednostkę sektora finansów publicznych tych składek albo ich opłacenie w kwocie niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia lub z przekroczeniem terminu zapłaty,

3) ewidencją i rozliczeniami podatkowymi (podatki dochodowe, lokalne, VAT itp.),

4) funkcjonowaniem kasy jednostki, rozliczeniem inkasentów i zaliczkobiorców,

5) rozliczeniami pieniężnymi (art. 22 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej) i ochroną wartości pieniężnych (rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne),

6) ochroną danych osobowych – szczególnie zgromadzonych w dokumentacji płacowej, podatkowej itp.

3.5. Zarządzanie finansami

Omawiając zakres obowiązków i uprawnień głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych, nie można pominąć istotnego elementu, jakim jest zarządzanie, w tym przede wszystkim zarządzanie finansami. Zarządzanie to proces obejmujący planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolę. Zarządzanie finansami jest elementem zarządzania całą jednostką. Pomyślna realizacja zadań stawianych jednostce w dużym stopniu zależy przecież od finansów – prawidłowego prowadzenia gospodarki finansowej oraz prawidłowego zarządzania finansami. Środki finansowe, jakimi dysponuje jednostka, mogą, w zależności od sposobu ich alokacji (podziału), dawać różne efekty, a odpowiednie planowanie, budżetowanie oraz zarządzanie posiadanym majątkiem pozwala skutecznie wspierać realizację zadań jednostki nawet przy ograniczonym budżecie.

Zarządzanie finansami wymaga więc wiedzy i doświadczenia głównych księgowych i pracowników służb finansowo-księgowych jednostki. Do podstawowych zadań w tym zakresie można zaliczyć:

1) zapewnienie właściwego obiegu informacji wewnętrznej,

2) kontrolę przebiegu operacji finansowych,

3) ocenę ryzyka (analizę ewentualnych zagrożeń i nieprawidłowości oraz możliwości ich wyeliminowania),

4) zarządzanie aktywami i pasywami, a zwłaszcza:

• zarządzanie kapitałem, w tym również długiem, zapewnienie płynności finansowej,

• zarządzanie aktywami trwałymi,

• zarządzanie projektami i inwestycjami (planowanie i ocena efektywności inwestycji).

Należy zaznaczyć, że zadania związane z zarządzaniem finansami w jednostkach komercyjnych coraz częściej powierzane są nie głównemu księgowemu jednostki, lecz innej osobie specjalnie do tego przygotowanej. Osoba taka z reguły pełni funkcję np. dyrektora finansowego i jest ważnym członkiem kierownictwa jednostki. Biorąc pod uwagę zakres zadań i stopień złożoności problematyki zarządzania finansami, jest to rozwiązanie celowe. Można tylko mieć nadzieję, że podobny trend będzie występował także w sektorze finansów publicznych.

3.6. Prawa głównego księgowego

Z wykonywaniem obowiązków głównego księgowego wiążą się też prawa, określone w art. 45 ust. 5 i 6 uofp. Główny księgowy ma prawo odmówić podpisania dokumentu, a przez to stwierdzenia poprawności dokumentu lub dokumentowanej operacji po dokonanej wstępnej kontroli, a kierownik jednostki może w tej sytuacji wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. Główny księgowy ma także prawo żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień oraz wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

Przykładowy zakres czynności (obowiązków) głównego księgowego oraz innych pracowników służb finansowo-księgowych jednostek sektora finansów publicznych przedstawiono w dalszych częściach Poradnika (na str. 66).

ANDRZEJ WARYSZAK

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dzień Matki. Nie wiesz, gdzie świętować? Stolica przygotowała multum atrakcji na ten weekend

W najbliższy weekend mieszkańcy Warszawy będą mogli skorzystać z wielu atrakcji. Na Saskiej Kępie odbędzie się piknik z okazji święta dzielnicy, a nad Wisłą rozpocznie się sezon turystyczny, który uświetni barwna parada łodzi.

Uwaga! GIS wydał ostrzeżenie dotyczące żywności. Partia produktu wycofana ze sprzedaży

Główny Inspektorat Sanitarny wydał ostrzeżenie w piątek, dotyczące wykrycia białka soi w partii mąki z ciecierzycy. Osoby z alergią na białko soi mogą doświadczyć reakcji alergicznej po spożyciu tego produktu.

1 czerwca ma ruszyć program in vitro. Ogłoszono wyniki konkursu

Minister zdrowia, Izabela Leszczyna, w piątek poinformowała o wynikach konkursu na realizację programu leczenia niepłodności metodą in vitro przez podmioty lecznicze. Program ma zostać uruchomiony już 1 czerwca.

Zasiłki dla poszkodowanych rolników. Zostanie wprowadzony stan klęski żywiołowej?

Sejmik województwa lubelskiego zdecydował o przyznaniu wsparcia finansowego dla trzech gmin: Opole Lubelskie, Chodel, Józefów nad Wisłą. Każda z nich otrzyma po 100 tys. zł na wypłatę zasiłków dla sadowników, którzy doświadczyli strat po ostatnim gradobiciu i przymrozkach.

REKLAMA

Dofinansowanie 2121 zł brutto miesięcznie, przez 3 m-ce, na 1 pracownika. Program: Odbuduj swoją przyszłość dla pogorzelców z Marywilskiej

W czerwcu 2024 r. powinna być gotowa część hali tymczasowej dla kupców, którzy stracili swoje stanowiska w pożarze centrum przy ul. Marywilskiej. Jak poinformował warszawski ratusz do 30 czerwca br. poszkodowani przedsiębiorcy mogą też składać wnioski o pomoc w postaci pieniędzy na wypłatę bieżących wynagrodzeń.

Płatne praktyki w energetycznym gigancie. Gdzie, dla kogo i do kiedy można aplikować?

Energetyczny gigant ogłosił rekrutację do programu letnich, płatnych praktyk. Program jest skierowany do studentów i absolwentów uczelni wyższych, którzy rozważają rozpoczęcie kariery w koncernie. W tym roku przygotowano 25 miejsc.

Kolejne alerty RCB o burzach i intensywnych opadach

Rządowe Centrum Bezpieczeństwa wydało ostrzeżenia dla 7 województw o burzach i intensywnych opadach. W jakich województwach najlepiej nie wychodzić z domu? 

Bon energetyczny a opłata mocowa. Niepotrzebny jest wniosek. Automatyczna oszczędność od 15,96 do 89,4 zł

Parlament rzutem na taśmę w ustawie wprowadzającej bon energetyczny dodał zwolnienie z opłaty mocowej. To jedna z opłat, jakie widzimy na rachunku za prąd. Do końca 2024 r. będzie wynosiła 0 zł. Czy to jest bonus dla każdego gospodarstwa domowego, czy tylko dla tych osób, które mają prawo do bonu energetycznego?

REKLAMA

Zakończenie roku szkolnego 2024 r.

Kiedy kończy się rok szkolny 2023/2024? Do kiedy potrwają wakacje? Czy wszyscy uczniowie rok szkolny kończą w tym samym czasie? 

Producenci owoców i warzyw twardo o Zielonym Ładzie. Oberwą rolnicy, ale też inne grupy społeczne

Producenci owoców i warzyw mówią, że Zielony Ład to bardziej ideologia niż idea. Dotknie nie tylko rolników, ale też inne grupy społeczne. Nie sprzeciwiają się idei produkcji żywności wyróżniającej się wyższą jakością, zwracają jednak uwagę na szereg problemów, które przy okazji mogą poważnie uderzyć w ich działalność. Wśród nich znalazła się biurokracja.

REKLAMA