Kategorie

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy

inforCMS
W jakiej formie należy prowadzić ewidencję czasu pracy? Czy trzeba ją drukować co miesiąc i kto powinien taką ewidencję podpisać? Czy jest obowiązek prowadzenia list obecności? Jeżeli go nie ma, to czy ewidencję czasu pracy powinien w jakiś sposób potwierdzić pracownik?

Przepisy nie określają formy ewidencji czasu pracy, co oznacza, że może być prowadzona elektronicznie. Nie nakazują też obowiązku jej drukowania ani podpisywania przez kogokolwiek. Jednak lepiej te czynności wykonywać z dwóch powodów: na wypadek ewentualnego sporu z pracownikiem co do jej zapisów oraz ze względu na literalną wykładnię § 8 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Przepis ten posługuje się bowiem pojęciem „karta ewidencji czasu pracy”, co wskazywałoby na jej fizyczną postać (przynajmniej wydruk z wersji elektronicznej).

Reklama

Ewidencja jest prowadzona po to, by prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą, przysługujące pracownikowi (art. 149 § 1 ustawy z 26 czerwca 197 4 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p.). Dlatego muszą być w niej zapisywane: praca w poszczególnych dobach, w tym praca w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. W ewidencji znaleźć się muszą także: dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, jak również wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe. Zatrudniając pracowników młodocianych, pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy czynnościach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Przy elektronicznej formie wprowadzone dane łatwo jest zmienić, co może stanowić przeszkodę w ustaleniu prawidłowego wynagrodzenia w razie ewentualnego sporu. Nie pozwala ona też na odnotowywanie podpisem pracownika, że skorzystał on ze swojego prawa wglądu do treści ewidencji (art. 149 § 1 zd. 2 k.p.). Tymczasem taka adnotacja potwierdzałaby, że zapoznał się on z jej zapisami i nie wnosił (lub wnosił) uwagi. Dlatego korzystniejsze dla pracodawcy jest sporządzenie wydruku z ewidencji na koniec danego miesiąca i jej podpisanie przez osobę, którą ją prowadziła.

ZAPAMIĘTAJ!

Ewidencja czasu pracy nie jest tym samym, czym lista obecności.

Lista jest tylko jednym ze sposobów potwierdzania przybycia i obecności pracownika w pracy, z którego pracodawca nie musi korzystać. Ma on prawo stosować inną metodę, np. karty zegarowe albo specjalne programy obecności zamontowane na komputerach pracowników. Przepisy nie narzucają bowiem żadnych form dokumentujących, że pracownik przyszedł do pracy i w niej był, zostawiając ich wskazanie pracodawcy (art. 1041 § 1 pkt 9 k.p.). Nie znaczy to jednak, że pracownik musi podpisywać na koniec miesiąca prowadzoną dla niego ewidencję czasu pracy. Służy ona bowiem - jak zostało wcześniej wskazane - zupełnie innym celom.

Dane zawarte w ewidencji

Wspomniana ewidencja jest podstawą rozliczenia czasu pracy pracownika w danym miesiącu czy też okresie rozliczeniowym, tym samym służy do prawidłowego obliczenia przysługującego pracownikowi wynagrodzenia. Dlatego ewidencja czasu pracy powinna zawierać wszystkie informacje, które potrzebne są pracodawcy do rozliczenia czasu pracy i naliczenia wynagrodzenia pracownika za dany okres. Pracodawca ma zatem obowiązek zamieścić w niej dane obejmujące:

1) pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę w:

• niedziele i święta,

• porze nocnej,

• godzinach nadliczbowych,

• dni wolne od pracy wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,

2) dyżury,

3) urlopy,

4) zwolnienia od pracy, oraz

5) inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy

(§ 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Nieprowadzenie ewidencji stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny.

Pracownik na dyżurze

Dyżur jest okresem gotowości pracownika do pracy wynikającym z powierzonych mu obowiązków poza normalnym czasem pracy. Jest to rodzaj oczekiwania w zakładzie pracy lub innym wyznaczonym przez pracodawcę miejscu (np. w domu pracownika) w pogotowiu na świadczenie pracy.

Dyżurem nie jest:

wykonywanie w czasie dyżuru pod telefonem – w takim przypadku mamy do czynienia z pracą nadliczbową,

oczekiwanie na podjęcie pracy w normalnym czasie pracy pracownika – w takiej sytuacji mamy do czynienia z przestojem.

Czas dyżuru bez względu na to, gdzie jest pełniony, nie podlega wliczeniu do czasu pracy (art. 1515 § 2 k.p.), jeżeli pracownik podczas jego pełnienia nie wykonywał pracy.

Dyżur pod telefonem pracownika, o którym mowa w pytaniu, nie będzie zatem dyżurem w myśl przepisów k.p. Nie dotyczy on bowiem gotowości do wykonywania pracy poza normalnymi godzinami pracy. Pracownik pracuje 10 godzin w tygodniu, z czego 4 godziny to praca w biurze, a 6 godzin to praca poza nim. Praca w wymiarze 6 godzin jest zatem normalnym czasem pracy pracownika i polega na pozostawaniu pod telefonem (tzw. dyżurowaniu pod telefonem), czyli w dyspozycji pracodawcy. W związku z tym, że są to normalne godziny pracy pracownika, pozostawanie pod telefonem nie będzie dyżurem, z jakim mamy do czynienia na podstawie art. 1515 k.p. Dodatkowo praca poza biurem w takiej formie powinna być zlecona pracownikowi, pracownik ma zatem obowiązek ją wykonać. Nie ma również przeszkód do kontrolowania pracownika, czy faktycznie wywiązuje się z powierzonych mu obowiązków w tzw. terenie.

Podstawy prawne

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 6, poz. 33)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 125, poz. 869)

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
VAT w e-commerce od 1 lipca 2021 r.
VAT w e-commerce od 1 lipca 2021 r.
Tylko teraz
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    1 sie 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kiedy gmina może wprowadzić uchwałę ograniczenia emisji hałasu

    Uchwały o ograniczeniu emisji hałasu nie można uchwalić tylko na podstawie skarg mieszkańców. Niezbędne są badania określające poziom hałasu. Przy czym wprowadzenia ograniczeń nie uzasadnia incydentalne naruszenie norm emisji hałasu.

    Program „Rosnąca odporność” dla gmin i mobilne punkty szczepień

    Program „Rosnąca odporność” dla gmin i mobilne punkty szczepień w oparciu o urzędy wojewódzkie to nowe programy, których uruchomienie zapowiada rząd.

    Premia dla lekarza POZ za szczepienie

    Lekarz POZ otrzyma premię finansową za zwiększenie tempa szczepień i liczby zaszczepionych pacjentów w poradni.

    Nadzór nad dyrektorami - planowane zmiany

    Projektowane przepisy, mające zwiększyć kontrolę nad szkołami, zostały złagodzone. Co z dyrektorami?

    Powodzie - czy możemy przygotować się na nadchodzące zalania?

    W momencie wystąpienia sytuacji kryzysowej praktyczne możliwości zabezpieczenia przed jej skutkami są bardzo ograniczone. Jakie mamy możliwości ograniczenia zagrożenia powodziowego?

    Zmiany w ustawie o zatrudnieniu socjalnym

    Zmiany w ustawie o zatrudnieniu socjalnym przewiduje przygotowany przez MRiPS projekt nowelizacji. Co się zmieni?

    Społeczne Agencje Najmu - korzyści podatkowe dla właścicieli

    Od 23 lipca 2021 r. obowiązują przepisy pozwalające tworzyć tzw. Społeczne Agencje Najmu (SAN). Ich zadaniem jest dzierżawa lokali mieszkalnych lub budynków mieszkalnych jednorodzinnych od ich właścicieli oraz wynajmowanie ich osobom fizycznym wskazanym przez gminę. Właściciele takich mieszkań i budynków będą korzystać ze zwolnień podatkowych w podatku dochodowym i VAT.

    Zasady odwołania od wyników egzaminu maturalnego 2021

    Odwołania od wyników egzaminu maturalnego. Niecałe trzy tygodnie temu maturzyści poznali wyniki egzaminów dojrzałości. Niektórzy mają wątpliwości, czy ich praca została poprawnie sprawdzona, i wnioskują o wgląd do niej oraz wyższe noty.

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli - zgodnie z projektem nowelizacji prawa oświatowego autorstwa MEiN ministerstwo co kwartał będzie przekazywało do ZUS szczegółowe informacje dotyczące nauczycieli przebywających m.in. na zwolnieniach lekarskich, urlopach zdrowotnych oraz macierzyńskich.

    Nauka stacjonarna w szkołach od 1 września 2021 r.

    Nauka stacjonarna w szkołach - minister edukacji i nauki Przemysław Czarnek zapowiedział, że trwają przygotowania do powrotu uczniów do szkół od 1 września 2021 r.

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot?

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot zapowiedziany w Polskim Ładzie? Co obejmie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - możliwość zwiększenia liczby godzin

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - większa liczba dzieci będzie mogła skorzystać z dodatkowych lekcji. MEiN przygotowało zmianę przepisów w tym zakresie.

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? - wytyczne dla uczelni

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? Ministerstwo Edukacji i Nauki opublikowało wytyczne dla uczelni.

    Compliance - cykl Deminga

    Compliance - każdy system powinien działać w cyklu Deminga i zawsze należy monitorować ryzyka. Niestety często brakuje na to zasobów lub woli najwyższego kierownictwa.

    Transakcja zakupu nieruchomości na rzecz gminy

    Zakup nieruchomości na rzecz gminy. W ramach działalności gospodarczej gmina może nabywać prawa do nieruchomości na wolnym rynku - w trybie czynności cywilnoprawnych. W takich transakcjach istotne są kompetencje organów gminy. Wójt jest uprawniony do dokonywania czynności związanych z nabyciem nieruchomości. Działa jednak z zachowaniem zasad prawidłowej gospodarki i w ramach wytyczonych przez radę gminy.

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - co zawiera?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) już działa. Wyjaśniamy, jakie informacje zawiera ten ważny rejestr. Warto również wspomnieć o obowiązkach właścicieli budynków związanych z CEEB.

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania?

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania? Wciąż można zarejestrować się w Loterii Narodowego Programu Szczepień i wziąć udział w kolejnych losowaniach nagród.

    Wakacje 2021 w Europie - zasady podróżowania, paszport covidowy, testy

    Wakacje 2021 w Europie w czasach koronawirusa - jakie zasady obowiązują podróżnych? W większości krajów trzeba pokazać paszport covidowy lub wynik testu na COVID-19.

    Aspekty środowiskowe w nowym prawie zamówień publicznych

    Zrównoważone zamówienia to taki sposób organizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, który uwzględnia aspekty środowiskowe lub społeczne, co przekłada się na charakter udzielanego zamówienia, przy jednoczesnym zapewnieniu celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych. W pojęciu tym mieszczą się więc zarówno tzw. „zielone”, jak również społeczne zamówienia publiczne.

    Cyfryzacja usług a cyberbezpieczeństwo w sektorze publicznym

    W ostatnich latach można obserwować postępującą cyfryzację usług, również w sektorze publicznym. O ile załatwianie spraw urzędowych online jest dla obywateli ogromną wygodą, o tyle zasadne w tym kontekście jest pytanie – jak właściwie zadbać o bezpieczeństwo przetwarzanych danych?

    Karta Lokalizacji Podróżnego - jak wypełnić?

    Kartę Lokalizacji Podróżnego musi wypełnić każdy przylatujący do Polski. Czym jest? Jak wypełnić Kartę Lokalizacji Pasażera?

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej od soboty zastąpi karty papierowe. Kto musi wypełnić Kartę Lokalizacji Podróżnego?

    Loteria szczepionkowa - ochrona danych uczestników

    Loteria szczepionkowa - jak chronione są dane osobowe uczestników Loterii Narodowego Programu Szczepień? Czy dane medyczne są bezpieczne?

    Loteria szczepionkowa - lista wygranych

    Loteria szczepionkowa - lista wygranych. Są już pierwsi zwycięzcy w Loterii Narodowego Programu Szczepień. Gdzie sprawdzić listę wygranych nagród? Kiedy kolejne losowania?

    Wypadek przy pracy urzędnika świadczącego pracę zdalną

    Wypadek przy pracy urzędnika świadczącego pracę zdalną. Jak prawidłowo sporządzić protokół powypadkowy?