Kategorie

Błędy w dokumentach ubezpieczeniowych

Anna Górska
Wypełnianie przez płatników dokumentacji dla ZUS ciągle sprawia dużo trudności. Błędy pojawiają się zarówno w dokumentach zgłoszeniowych (np. ZUS ZPA, ZUS ZUA i ZUS ZZA), jak i rozliczeniowych. Jak je naprawić - zmienić dane czy je skorygować?

Płatnik składek zobowiązany jest do składania prawidłowo wypełnionych dokumentów ubezpieczeniowych oraz do zgłaszania wszelkich zmian danych, jakie nastąpiły w stosunku do danych wykazanych w dokumentach ubezpieczeniowych przekazanych do ZUS.

Najczęstsze nieprawidłowości w dokumentach zgłoszeniowych

Często płatnicy składek nie wiedzą, co jest zmianą danych, a co już ich korektą. Zmianę danych płatnik składek zgłasza wtedy, gdy pewne dane uległy zmianie w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Zgłoszenie to spowoduje zmianę danych na bieżąco. Korektę płatnik składek przekazuje wtedy, gdy poprawia, usuwa błąd w danych, który popełniony został we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Korekta danych zmieni dane wstecz, tj. od daty wynikającej z poprzednio złożonego dokumentu ubezpieczeniowego.

Przykład

Reklama

1. Ubezpieczony zmienił adres. Płatnik zmianę adresu ubezpieczonego (np. zmianę adresu zamieszkania) powinien zgłosić poprzez złożenie dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie zmiany danych, tj. poprzez wpisanie cyfry „1” w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 03 (formularz ZUS ZUA) lub w polu 02 (formularz ZUS ZZA). Do czasu złożenia dokumentu zgłoszeniowego w trybie zmiany danych na koncie ubezpieczonego będzie zapisany adres poprzedni, a od dnia jego złożenia - aktualny adres.

2. W adresie ubezpieczonego podanym w zgłoszeniu do ubezpieczeń popełniono pomyłkę. W takim przypadku płatnik powinien złożyć dokument zgłoszeniowy ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie korekty, tj. wpisać cyfrę „2” w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 03 (formularz ZUS ZUA) lub w polu 02 (formularz ZUS ZZA). Wypełnienie zgłoszenia w trybie korekty danych spowoduje zapisanie na koncie ubezpieczonego prawidłowego adresu, tj. od daty wynikającej z poprzednio złożonego dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

BŁĘDNE DANE W ZUS ZPA

W przypadku gdy zaznaczono złe pole w dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZPA, tzn. w bloku I zamiast pola 01 „Zgłoszenie płatnika składek” zaznaczono pole 02 „Zgłoszenie zmiany/korekty danych płatnika składek”, należy ponownie złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZPA. Podobnej czynności należy dokonać, gdy zostały wypełnione oba pola bloku I.

Reklama

Korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek podanych w II bloku dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZPA dokonuje się, składając dokument ZUS ZIPA, w którym w bloku II podaje się poprzednie dane identyfikacyjne, natomiast w bloku III - aktualne dane identyfikacyjne.

Dokumenty zgłoszeniowe: ZUS ZPA w trybie zgłoszenia pierwszorazowego oraz ZUS ZIPA płatnicy składek zobowiązani są przekazywać do ZUS w formie papierowej, tzn. na formularzu według wzoru lub jako wydruk z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS. Do dokumentów tych płatnik zobowiązany jest dołączyć kopie dokumentów potwierdzających nadanie identyfikatorów (NIP, REGON).

Przykład

Płatnik rozpoczynający działalność od 1 stycznia 2009 r. zgłasza do ubezpieczenia 25 osób. Jakie i w jaki sposób (papierowo czy elektronicznie) dokumenty powinien przekazać d ZUS?

Płatnik zobowiązany jest do przekazywania do ZUS, dokumentów dotyczących pierwszorazowego zgłoszenia ZUS ZPA w formie papierowej z kopią decyzji o nadaniu identyfikatorów NIP i REGON. Natomiast dokumenty zgłoszeniowe za pracowników ZUS ZUA lub ZUS ZZA powinien przekazać drogą elektroniczną w formie pliku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS.

W przypadku gdy w zgłoszeniu płatnika składek podano identyfikator o błędnej strukturze (np. REGON 11-znakowy zamiast 9- lub 14-znakowy), należy złożyć ponownie dokument zgłoszeniowy ZUS ZPA prawidłowo wypełniony.

Poprawienia błędnie podanych danych ewidencyjnych płatnika składek dokonuje się poprzez złożenie dokumentu zgłoszenia w trybie korekty. Dokument zgłoszenia płatnika ZUS ZPA w trybie korekty wypełnia się wpisując „2” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie podając wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach.

Jeżeli konieczne jest dokonanie korekty adresu prowadzenia działalności, to należy złożyć dokument ZUS ZAA. W dokumencie tym wypełnia się blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek”, a następnie w bloku III w polu 01 wpisuje się „2” (tj. zakończenie prowadzenia działalności pod adresem), zaś w kolejnych polach - adres nieprawidłowy, natomiast w bloku IV w polu 01 wpisuje się „1” (tj. nowy adres), w kolejnych zaś polach - prawidłowy adres prowadzenia działalności.

BŁĘDY W DANYCH W ZUS ZWPA

W przypadku błędów w danych o wyrejestrowaniu płatnika składek, podanych w bloku III dokumentu „Wyrejestrowanie płatnika składek” - należy złożyć ZUS ZWPA w trybie korekty. W dokumencie tym należy wstawić „X” w polu 03 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie wpisać wszystkie prawidłowe dane w pozostałych blokach.

BŁĘDY DANYCH W ZUS ZUA I ZUS ZZA

Jeżeli w bloku I dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA zamiast pola „Zgłoszenie do ubezpieczeń (ubezpieczenia)” zaznaczono pole „Zgłoszenie zmiany/korekty danych...”, to należy złożyć wtedy prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie zgłoszenia, tj. w bloku I „Dane organizacyjne” zaznaczyć „X” odpowiednio w jednym z pól oznaczających zgłoszenie.

W przypadku wypełnienia kilku pól w bloku I - należy powtórnie złożyć dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA, z zaznaczeniem odpowiedniego pola w bloku I.

Przykład

Płatnik składek złożył zgłoszenie ubezpieczonego ZUS ZUA, zaznaczając w danych organizacyjnych w polu 01 oraz w polu 02 - „X” jako zgłoszenie. Co powinien zrobić, aby skorygować błędne dane?

Aby skorygować swój błąd, płatnik powinien złożyć ponownie dokument zgłoszenia ZUS ZUA, zaznaczając w bloku danych organizacyjnych w polu 01 „X” jako zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego.

W celu skorygowania błędnie podanych danych identyfikacyjnych płatnika składek na formularzach zgłoszeniowych ZUS ZUA lub ZUS ZZA (z wyłączeniem druków zgłoszenia ZUS ZPA), wykazanych w bloku II dokumentu zgłoszeniowego za ubezpieczonego - należy złożyć ponownie dokument ubezpieczeniowy wypełniony poprawnie.

Przykład

Płatnik składek przesłał do ZUS dokument zgłoszeniowy ZUS ZUA. Wypełniając blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek”, w miejsce NIP wpisał REGON. Jak skorygować ten błąd?

Płatnik, aby skorygować swój błąd, powinien ponownie złożyć druk ZUS ZUA z poprawnie wypełnionymi danymi.

Błędy w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, wykazanych w bloku III dokumentu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, koryguje się poprzez złożenie dokumentu ZUS ZIUA. Dokument ten należy wypełnić w następujący sposób w:

• bloku I „Dane organizacyjne” w polu 01 - wpisać „2”,

• bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” - wpisać dane identyfikacyjne płatnika składek,

• bloku III „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” - wpisać zestaw danych identyfikacyjnych ubezpieczonego podanych na zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w tym nieprawidłowy identyfikator,

• bloku IV „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” - wpisać pełny zestaw prawidłowych danych identyfikacyjnych ubezpieczonego,

• bloku V „Oświadczenie płatnika składek” - wpisać datę wypełnienia dokumentu i złożyć podpis,

• bloku VI „Oświadczenie osoby ubezpieczonej” - podpis składa ubezpieczony.

Przykład

Płatnik składek przesłał do ZUS zgłoszenie ubezpieczonego na formularzu ZUS ZUA. Wpisując identyfikator PESEL, zamienił miejscami dwie cyfry. Jak należy skorygować ten błąd?

Po stwierdzeniu błędu w danych identyfikacyjnych płatnik powinien złożyć formularz ZUS ZIUA w celu skorygowania błędu. W bloku III powinien wpisać błędne dane ubezpieczonego, natomiast w bloku IV prawidłowe.

W przypadku podania na dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń identyfikatorów ubezpieczonego o błędnej strukturze, np. PESEL 8-znakowy, lub przy braku minimum identyfikacyjnego - należy ponownie złożyć dokument w trybie zgłoszenia, tj. w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA wpisać „X” w odpowiednim polu bloku I „Dane organizacyjne”.

Przykład

Płatnik składek złożył formularz zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZZA, podając jeden identyfikator numeryczny ubezpieczonego numer PESEL. Płatnik nie podał drugiego identyfikatora - NIP. Co powinien zrobić w takim przypadku?

Po otrzymaniu przez ubezpieczonego decyzji o nadaniu numeru NIP płatnik powinien ponownie złożyć formularz ZUS ZZA, podając minimum dwa identyfikatory numeryczne ubezpieczonego.

W przypadku konieczności zgłoszenia zmiany lub korekty wykazany w bloku V dokumentu ZUS ZUA lub ZUS ZZA takich danych, jak:

• kod tytułu ubezpieczenia,

• rodzaje ubezpieczeń,

• data objęcia ubezpieczeniami

- płatnik składek zobowiązany jest złożyć wyrejestrowanie z ubezpieczeń, a następnie złożyć ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń.

Czytaj także: Konsekwencje nieprawidłowości w projektach unijnych>>

Przykład

Płatnik składek zgłosił zleceniobiorcę do ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych i wypadkowego oraz do ubezpieczenia zdrowotnego od 1 grudnia 2008 r. Zrobił to na formularzu ZUS ZUA. W styczniu 2009 r. zleceniobiorca złożył wniosek o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym od 1 lutego 2009 r. Jaki dokument do ZUS powinien złożyć?

W związku z taką sytuacją płatnik składek powinien złożyć na formularzu ZUS ZWUA wyrejestrowanie z dotychczasowych ubezpieczeń (emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego), a następnie na formularzu ZUS ZUA zgłosić do wszystkich ubezpieczeń od 1 lutego 2009 r.

BŁĘDNE DANE W ZUS ZWUA

Jeżeli popełniono błąd przy wpisywaniu danych zawartych w bloku IV „Wyrejestrowanie z ubezpieczeń”, należy w przypadku, gdy błąd dotyczy:

• kodu tytułu ubezpieczenia - złożyć ponownie dokument wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS ZWUA,

• schematu wyrejestrowania (tj. zaznaczono wyrejestrowania z poszczególnych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, chorobowego, wypadkowego, zdrowotnego) lub daty czy kodu przyczyny wyrejestrowania - złożyć dokument ZUS ZWUA w trybie korekty (tj. wpisać „X” w polu 04 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie podać wszystkie prawidłowe dane w pozostałych blokach).

Czytaj także: Zamówienia publiczne - analiza problemów>>

Nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych

W imiennych raportach miesięcznych należy podawać numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru - numer NIP. Jeżeli ubezpieczonemu nie nadano również numeru NIP, należy podać serię i numer dowodu osobistego lub paszport.

Przykład

1. Przygotowując dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc, płatnik składek jest zobowiązany w imiennych raportach miesięcznych podawać w pierwszej kolejności jako identyfikator ubezpieczonego - numer PESEL. W przypadku gdy ubezpieczony nie posiada tego numeru - numer NIP, a w dalszej kolejności serię i numer dowodu tożsamości lub paszportu.

2. W przypadku gdy płatnik składek pomylił się i złożył raport składkowy za ubezpieczonego, za którego nie powinien złożyć raportu, musi go skorygować do „zera”. Aby wycofać raport składkowy, należy wypełnić nowy raport, wpisując w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wartość „0,00”.

3. Przygotowując dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc z identyfikatorem 01, płatnik pomylił się i sporządził również raport za ubezpieczonego, który został już wyrejestrowany z ubezpieczeń. Aby dokonać korekty, płatnik powinien przekazać za tego ubezpieczonego imienny raport miesięczny, w którym w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisuje „0,00”. Komplet dokumentów korygujących powinien być sporządzony z identyfikatorem 02.

Anna Górska

Podstawy prawne

• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 6, poz. 33)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 112, poz. 717)

 

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    29 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Premia dla lekarza POZ za szczepienie

    Lekarz POZ otrzyma premię finansową za zwiększenie tempa szczepień i liczby zaszczepionych pacjentów w poradni.

    Nadzór nad dyrektorami - planowane zmiany

    Projektowane przepisy, mające zwiększyć kontrolę nad szkołami, zostały złagodzone. Co z dyrektorami?

    Powodzie - czy możemy przygotować się na nadchodzące zalania?

    W momencie wystąpienia sytuacji kryzysowej praktyczne możliwości zabezpieczenia przed jej skutkami są bardzo ograniczone. Jakie mamy możliwości ograniczenia zagrożenia powodziowego?

    Zmiany w ustawie o zatrudnieniu socjalnym

    Zmiany w ustawie o zatrudnieniu socjalnym przewiduje przygotowany przez MRiPS projekt nowelizacji. Co się zmieni?

    Społeczne Agencje Najmu - korzyści podatkowe dla właścicieli

    Od 23 lipca 2021 r. obowiązują przepisy pozwalające tworzyć tzw. Społeczne Agencje Najmu (SAN). Ich zadaniem jest dzierżawa lokali mieszkalnych lub budynków mieszkalnych jednorodzinnych od ich właścicieli oraz wynajmowanie ich osobom fizycznym wskazanym przez gminę. Właściciele takich mieszkań i budynków będą korzystać ze zwolnień podatkowych w podatku dochodowym i VAT.

    Zasady odwołania od wyników egzaminu maturalnego 2021

    Odwołania od wyników egzaminu maturalnego. Niecałe trzy tygodnie temu maturzyści poznali wyniki egzaminów dojrzałości. Niektórzy mają wątpliwości, czy ich praca została poprawnie sprawdzona, i wnioskują o wgląd do niej oraz wyższe noty.

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli - zgodnie z projektem nowelizacji prawa oświatowego autorstwa MEiN ministerstwo co kwartał będzie przekazywało do ZUS szczegółowe informacje dotyczące nauczycieli przebywających m.in. na zwolnieniach lekarskich, urlopach zdrowotnych oraz macierzyńskich.

    Nauka stacjonarna w szkołach od 1 września 2021 r.

    Nauka stacjonarna w szkołach - minister edukacji i nauki Przemysław Czarnek zapowiedział, że trwają przygotowania do powrotu uczniów do szkół od 1 września 2021 r.

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot?

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot zapowiedziany w Polskim Ładzie? Co obejmie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - możliwość zwiększenia liczby godzin

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - większa liczba dzieci będzie mogła skorzystać z dodatkowych lekcji. MEiN przygotowało zmianę przepisów w tym zakresie.

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? - wytyczne dla uczelni

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? Ministerstwo Edukacji i Nauki opublikowało wytyczne dla uczelni.

    Compliance - cykl Deminga

    Compliance - każdy system powinien działać w cyklu Deminga i zawsze należy monitorować ryzyka. Niestety często brakuje na to zasobów lub woli najwyższego kierownictwa.

    Transakcja zakupu nieruchomości na rzecz gminy

    Zakup nieruchomości na rzecz gminy. W ramach działalności gospodarczej gmina może nabywać prawa do nieruchomości na wolnym rynku - w trybie czynności cywilnoprawnych. W takich transakcjach istotne są kompetencje organów gminy. Wójt jest uprawniony do dokonywania czynności związanych z nabyciem nieruchomości. Działa jednak z zachowaniem zasad prawidłowej gospodarki i w ramach wytyczonych przez radę gminy.

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - co zawiera?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) już działa. Wyjaśniamy, jakie informacje zawiera ten ważny rejestr. Warto również wspomnieć o obowiązkach właścicieli budynków związanych z CEEB.

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania?

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania? Wciąż można zarejestrować się w Loterii Narodowego Programu Szczepień i wziąć udział w kolejnych losowaniach nagród.

    Wakacje 2021 w Europie - zasady podróżowania, paszport covidowy, testy

    Wakacje 2021 w Europie w czasach koronawirusa - jakie zasady obowiązują podróżnych? W większości krajów trzeba pokazać paszport covidowy lub wynik testu na COVID-19.

    Aspekty środowiskowe w nowym prawie zamówień publicznych

    Zrównoważone zamówienia to taki sposób organizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, który uwzględnia aspekty środowiskowe lub społeczne, co przekłada się na charakter udzielanego zamówienia, przy jednoczesnym zapewnieniu celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych. W pojęciu tym mieszczą się więc zarówno tzw. „zielone”, jak również społeczne zamówienia publiczne.

    Cyfryzacja usług a cyberbezpieczeństwo w sektorze publicznym

    W ostatnich latach można obserwować postępującą cyfryzację usług, również w sektorze publicznym. O ile załatwianie spraw urzędowych online jest dla obywateli ogromną wygodą, o tyle zasadne w tym kontekście jest pytanie – jak właściwie zadbać o bezpieczeństwo przetwarzanych danych?

    Karta Lokalizacji Podróżnego - jak wypełnić?

    Kartę Lokalizacji Podróżnego musi wypełnić każdy przylatujący do Polski. Czym jest? Jak wypełnić Kartę Lokalizacji Pasażera?

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej od soboty zastąpi karty papierowe. Kto musi wypełnić Kartę Lokalizacji Podróżnego?

    Loteria szczepionkowa - ochrona danych uczestników

    Loteria szczepionkowa - jak chronione są dane osobowe uczestników Loterii Narodowego Programu Szczepień? Czy dane medyczne są bezpieczne?

    Loteria szczepionkowa - lista wygranych

    Loteria szczepionkowa - lista wygranych. Są już pierwsi zwycięzcy w Loterii Narodowego Programu Szczepień. Gdzie sprawdzić listę wygranych nagród? Kiedy kolejne losowania?

    Wypadek przy pracy urzędnika świadczącego pracę zdalną

    Wypadek przy pracy urzędnika świadczącego pracę zdalną. Jak prawidłowo sporządzić protokół powypadkowy?

    Szczepienia dzieci w wieku 5-12 lat - od kiedy?

    Szczepienia dzieci w wieku 5-12 lat - od kiedy? Jest to niezwykle istotna kwestia pod kątem roku szkolnego i bezproblemowego powrotu dzieci do szkół.

    Compliance - od czego zacząć wdrożenie systemu?

    Compliance - od czego należy zacząć wdrożenie systemu w organizacji? Coraz więcej podmiotów z sektora prywatnego oraz z sektora publicznego rozumie, że posiadanie systemów Compliance jest niezbędne, by podmiot mógł bezpiecznie funkcjonować lub się rozwijać.