Jak instytucje publiczne działają na Facebooku

Według ostatnich badań już prawie 12 milionów Polaków odwiedza co miesiąc portal Facebook. Dla wielu osób nieobecność danej instytucji w tym serwisie nasuwa podejrzenie, że nie istnieje ona także w świecie realnym. W tej sytuacji pytania o obecność jednostek publicznych w mediach społecznościowych nie powinny zaczynać się od słowa „czy”, ale „jak”.

Prowadzenie oficjalnej strony instytucji to domena specjalistów?

I tak, i nie. Wszystko zależy od wielkości instytucji i celów, jakim służyć ma aktywność na Facebooku. Niektóre instytucje, jak na przykład Urząd Miasta Gdańska, zdecydowały się na przekazanie tych obowiązków firmie zewnętrznej, która działa w ścisłym porozumieniu z pracownikami Biura Promocji. Jednak najczęściej fanpage prowadzony jest przez pracowników instytucji – w zdecydowanej większości są to osoby odpowiedzialne za promocję lub pracownicy o jeszcze węższej specjalizacji - zajmujący się komunikacją elektroniczną, m.in. stroną internetową – Stronę Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego na Facebooku prowadzi zespół trzech osób. Są to pracownicy urzędu zarządzający również witryną internetową www.mazowieckie.pl. Dzięki temu zachowujemy spójność przekazu informacji oraz szybkość działania – wyjaśnia Mateusz Balcerowicz z Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego. Za prowadzenie fanpage’a odpowiedzialnych jest zazwyczaj kilka osób, a czasami jedna – szczególnie w przypadku małych jednostek. W wielu przypadkach są to niewyspecjalizowani pracownicy instytucji, co pokazuje, że obsługiwać fanpage może praktycznie każdy, nie jest to zatem działanie zarezerwowane dla specjalistów. W opinii Piotra Krawczyka odpowiedzialnego w Miejskim Klubie im. Jana Kiepury w Sosnowcu za aktywność w mediach społecznościowych - dobrze funkcjonująca instytucja publiczna powinna sama prowadzić fanpage.

Więcej plusów niż minusów!

Większość administratorów stron instytucji publicznych w portalu Facebook nie dostrzega żadnych trudności związanych z działaniami w serwisie. Administrator fanpage'a MUW zauważa, że pewną trudnością jest dostosowanie formy przekazu do odbiorców portalu społecznościowego – Staramy się używać języka mniej formalnego, bardziej zbliżonego do dialogu prowadzonego przez użytkowników portalu. Musimy również działać szybko, bo o atrakcyjności informacji decyduje czas jej publikacji. Nie są to działania typowe dla administracji. Niektórzy zwracają także uwagę na zbytni natłok informacji w portalu lub pewne uciążliwości techniczne – jak niemożność edycji posta po jego opublikowaniu na tablicy.

Treści szyte na miarę

Pomijając te niedogodności, prowadzenie fanpage’y wychodzi administratorom sprawnie. Wpływ na rodzaj publikowanych treści ma oczywiście profil działalności danej instytucji – te związane z kulturą informują na tablicy o odbywających się u nich wydarzeniach kulturalnych i zajęciach, tym samym promując je wśród swoich fanów. Wojewódzka i Miejska Biblioteka Publiczna im. Josepha Conrada-Korzeniowskiego w Gdańsku publikuje ponadto informacje o materiałach prasowych, które ukazały się na jej temat, bądź na temat czytelnictwa. Instytucje pełniące funkcje administracyjne przekazują wiadomości ważne i aktualne dla mieszkańców, nie unikając także tematów trudnych. Strony wyraźnie powiązane z jakimś regionem lub miastem publikują informacje mogące zainteresować wszystkich sympatyków tego miejsca – związane z atrakcjami turystycznymi, kulturalnymi, ciekawostki, zaproszenia na imprezy, a także ważne komunikaty dla mieszkańców, czy zdjęcia dokumentujące aktualne wydarzenia. Większość stron co jakiś czas organizuje konkursy dla użytkowników – można w nich wygrać na przykład wejściówki na imprezy kulturalne. Są również tacy, którzy wykorzystują stronę do poszukiwania nowych pracowników instytucji. Niektóre instytucje stawiają na spójność fanpage'a z oficjalną witryną, inne wręcz odwrotnie - Idea powstania profilu była taka, aby nie była to kopia strony miejskiej, lecz bardziej przyjazne miejsce dla wszystkich sympatyków miasta. Pojawiają się więc zarówno ważne komunikaty, ale też wpisy bardziej na luzie, przemyskie ciekawostki, zaproszenia na imprezy kulturalne (również te nieformalne), informacje kulturalne i turystyczne oraz różne konkursy z nagrodami – opowiada Przemysław Grządziel z Urzędu Miejskiego w Przemyślu.

Szereg działań w serwisie Facebook ma na celu motywowanie użytkowników do aktywności poza portalem - Przede wszystkim chcemy motywować do udziału w szeroko pojętym życiu miasta, uczestnictwa w wydarzeniach kulturalnych, sportowych, turystycznych, itp. – komentuje Przemysław Grządziel z UM w Przemyślu. Do aktywnego uczestnictwa w życiu samej instytucji zachęcają przede wszystkim biblioteki czy domy kultury. Często na portalu promuje się także aktywność społeczną - Zachęcamy również do udziału w akcjach społecznych o charakterze regionalnym, np. abolicja dla cudzoziemców czy 1% dla Mazowsza – mówi Mateusz Balcerowicz z MUW.

Mierzymy wyżej

Prowadzący oficjalne strony instytucji cały czas dążą do ich rozwoju i zamierzają wprowadzać w życie kolejne pomysły – chcą poszerzać zakres promocji wydarzeń za pomocą filmów, efektywniej zachęcać do odwiedzania witryny www instytucji, zwiększać zaangażowanie w akcje społeczne, a także wykorzystywać fanpage w profesjonalnych kampaniach promocyjnych (np. dotyczących promocji miasta). Ambitne plany mają administratorzy fanpage’a Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej z Gdańska, którzy stawiają sobie za cel promocję czytelnictwa - Chcielibyśmy przełożyć zainteresowanie fanpagem na wzrost czytelnictwa i zaangażować większą ilość osób w nasze działania promujące WiMBP w Gdańsku – mówi Przemysław Czaja z Działu Marketingu i Public Relations WiMBP. Jak widać prowadzący fanpage to osoby pomysłowe i pokładające w tym medium sporo nadziei, a ich plany i zamierzenia są bardzo różnorodne.

Lubcie nas!

Instytucje prowadzące strony w Facebooku najczęściej promują je na swoich oficjalnych witrynach za pomocą banerów lub widżetów z wizerunkami fanów - Fanpage i strona www.kiepura.pl wzajemnie się reklamują. Na stronie jest okienko, za pośrednictwem którego widzimy, co dzieje się na tablicy fanpage'a  - opisuje działania Miejskiego Klubu im. J. Kiepury w Sosnowcu Piotr Krawczyk. Niektóre wykorzystują także przekierowania ze stron zaprzyjaźnionych instytucji lub stron tematycznie powiązanych – np. regionalnych forów. Poza tym o istnieniu fanpage’y przedstawiciele instytucji informują w materiałach prasowych, wypowiadając się w mediach, podczas spotkań czy akcji społecznych. Oczywiście w portalach społecznościowych udzielają się także pracownicy instytucji -  Fanpage cieszy się także sporym zainteresowaniem odbiorców wewnętrznych. Nasi pracownicy mogą łatwo przejść na stronę urzędu na Facebooku za pomocą Intranetu – mówi Mateusz Balcerowicz z MUW.

Opłaca się!

Czy wszystkie te starania przynoszą jakiekolwiek rezultaty? Owszem, instytucje, które aktywnie działają w mediach społecznościowych, dostrzegają mnóstwo wynikających z tego korzyści. Zaliczają do nich m.in. darmową promocję wydarzeń kulturalnych, miasta czy regionu; swobodną komunikację i możliwość prowadzenia otwartych dyskusji; pozyskiwanie opinii społeczności skupionej wokół strony; docieranie z ważnymi informacjami do młodszej generacji.

Jednak przede wszystkim oficjalny fanpage pomaga kreować wizerunek przyjaznej i profesjonalnej instytucji - Komunikowanie z odbiorcami za pomocą portalu społecznościowego pozwala na budowanie pozytywnego wizerunku profesjonalnej administracji zgodnie z naszą misją „Wojewoda to rząd blisko Społeczeństwa” - twierdzi Mateusz Balcerowicz z MUW.

Czas na Facebook

Jak widać na powyższych przykładach prowadzenie fanpage’a to zadanie wymagające niemałego zaangażowania. Satysfakcja z osiągniętych efektów jest jednak jeszcze większa. Jeśli chcecie rozpocząć działania w portalu Facebook, macie obecnie niepowtarzalną szansę na otrzymanie bezpłatnej, fachowej pomocy. Wszystko za sprawą akcji edukacyjnej „Czas na Facebook”, zorganizowanej przez firmę QNT Systemy Informatyczne przy współpracy z serwisem Publiczni.pl oraz wsparciu medialnym Forum Samorządowego i Gazety Samorządu i Administracji. W ramach tej inicjatywy udostępnione zostały poradniki dla instytucji publicznych, możliwe jest także uzyskanie telefonicznego wsparcia przy zakładaniu i prowadzeniu fanpage’a. Co więcej, każda instytucja może się zgłosić do konkursu na najciekawiej prowadzony fanpage. Na zwycięzców czekają atrakcyjne nagrody – laptop i netbooki. Więcej informacji na ten temat znajdziecie na specjalnej stronie: www.qnt.pl/czas-na-facebook.