Papierowe listy odchodzą do lamusa! Urzędy całkowicie przechodzą na e-Doręczenia

• Koniec okresu przejściowego dla instytucji publicznych
• Rok 2025 – ostatni czas na przygotowania
• Ostatni etap cyfrowej rewolucji

Koniec okresu przejściowego dla instytucji publicznych

Od nowego roku kończy się okres przejściowy dla instytucji publicznych i będą one musiały wysyłać e-Doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych (ADE) odbiorcy - przypomina resort cyfryzacji. Do końca tego roku instytucje mogą wysyłać e-Doręczenia także innymi formami, np. papierowo.

Od 2026 roku każda instytucja publiczna będzie zobowiązana do doręczania pism przede wszystkim przez system e-Doręczeń do odbiorców, który posiadają adres w tym systemie (ADE). Ministerstwo cyfryzacji wskazało, że ADE obowiązkowo posiadają instytucje, firmy zarejestrowane w KRS oraz firmy aktualizujące wpis do CEIDG. Dla obywateli system nie jest obowiązkowy, ale jeśli posiadają w nim elektroniczną skrzynkę - korespondencja od instytucji będzie przychodzić tylko tam.

Rok 2025 – ostatni czas na przygotowania

Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o doręczeniach elektronicznych, od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r. podmioty publiczne obowiązuje okres przejściowy. Oznacza to, że przez cały 2025 rok mogą one wysłać e-Doręczenia również za pośrednictwem operatora pocztowego, ePUAP i innych systemów.

Od 1 stycznia br. e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla instytucji publicznych w całej Polsce oraz osób wykonujących zawody zaufania publicznego np. adwokatów i notariuszy. Od 1 kwietnia do systemu dołączyły firmy zarejestrowane w KRS. Od 1 lipca e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG, dokonujących jakiejkolwiek zmiany w swoim wpisie.

Ostatni etap cyfrowej rewolucji

Od 1 października 2026 r. e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla wszystkich firm zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. Natomiast jednostki samorządu terytorialnego, sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna będą miały na to czas do października 2029 roku. Będzie to ostatni etap wdrożenia e-Doręczeń.

E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który ma ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami.

E-Doręczenia zostały wprowadzone w 2020 roku ustawą o doręczeniach elektronicznych. Ostatnia nowelizacja ustawy, wprowadzająca m.in. okres przejściowy, miała miejsce w grudniu 2024. W sierpniu br. resort cyfryzacji opublikował projekt kolejnej nowelizacji, która ma m.in. precyzować niektóre definicje oraz wprowadzić przepisy dotyczące korespondencji niejawnej.