REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Powierzenie głównemu księgowemu obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości

Izabela Motowilczuk
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
główny księgowy
główny księgowy
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych odpowiada jej kierownik, przy czym może on określone obowiązki w tym zakresie powierzyć pracownikom tej jednostki (art. 53 uofp).

Przyjęcie obowiązków przez pracowników powinno być potwierdzone dokumentem w formie:

REKLAMA

● odrębnego imiennego upoważnienia albo

● wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.

W przypadku obowiązków z zakresu rachunkowości za ich wykonywanie również odpowiada kierownik jednostki, nawet jeśli określone obowiązki z tego zakresu powierzy do wykonywania innej osobie (art. 4 ust. 5 uor).

Autopromocja

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna

Kup książkę:

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna - Poradnik Gazety Prawnej

Ustawa o rachunkowości nie określa rodzaju dokumentu, jakim powinno być potwierdzone przekazanie tych obowiązków innej osobie, wymaga jedynie, aby ich przyjęcie przez tę osobę było stwierdzone w formie pisemnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

TABELA 2. Dwa sposoby powierzania głównemu księgowemu obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości

SPOSÓB 1

SPOSÓB 2

Powierzenie obowiązków z zakresu gospodarki finansowej jednostki głównemu księgowemu w regulaminie organizacyjnym

Udzielenie upoważnienia imiennego

Zastosowanie w praktyce: w regulaminie organizacyjnym wymienia się obowiązki przypisane do stanowiska głównego księgowego. Każdy pracownik, któremu to stanowisko zostanie powierzone, będzie odpowiadał za wykonanie przypisanych do niego obowiązków od dnia jego objęcia, bez konieczności powierzania ich odrębnym imiennym upoważnieniem. W przypadku tego rodzaju powierzenia należy zwrócić uwagę na odpowiednie zredagowanie zapisów regulaminu poprzez:

● wskazanie konkretnego stanowiska, z którym są związane powierzane obowiązki, np. właściwym zapisem będzie „do obowiązków głównego księgowego należy (...)”, natomiast niewystarczające jest ogólne wskazanie, np. „w zakresie działania komórki księgowości pozostają sprawy związane z (...)” czy „do pracowników referatu budżetowo-finansowego i jego kierownika należy (...)”,

● precyzyjne określenie przekazywanych obowiązków, tak aby można było w sposób niebudzący wątpliwości ustalić zakres kompetencji związanych z zajmowaniem danego stanowiska, np. w przypadku głównego księgowego za niewystarczający należy uznać zapis „wykonywanie obowiązków nałożonych przez obowiązujące prawo”, bez sprecyzowania, o jakie konkretnie obowiązki chodzi.

Zastosowanie w praktyce: można posłużyć się dwiema formami dokumentów:

● tzw. zakresami czynności lub zakresami obowiązków i odpowiedzialności, w których kierownik jednostki wymienia wszelkie czynności, jakie główny księgowy jest zobowiązany wykonywać w ramach pracy przydzielonej na tym stanowisku, przy czym część z tych obowiązków dotyczy gospodarki finansowej jednostki i prowadzenia rachunkowości,

● upoważnieniami udzielonymi wskazanej w nich osobie z imienia, nazwiska i stanowiska do dokonywania wyszczególnionych w nich czynności z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości.

Dokument potwierdzający przekazanie głównemu księgowemu przez kierownika jednostki obowiązków z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości musi zawierać elementy wskazane w ramce.

Cztery obowiązkowe elementy dokumentu potwierdzającego przekazanie obowiązków głównemu księgowemu

1. Dokładne wyliczenie powierzanych obowiązków (zarówno art. 53 ust. 2 uofp, jak i art. 4 ust. 5 uor wymagają, aby powierzać „określone obowiązki” z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości).

2. Wskazanie konkretnej osoby, której są przekazywane obowiązki (należy podać nazwę stanowiska w regulaminie organizacyjnym lub imię, nazwisko i stanowisko zajmowane przez pracownika w imiennym upoważnieniu lub zakresie czynności).

REKLAMA

3. Określenie daty powierzenia obowiązków przez kierownika jednostki (w przypadku wskazania obowiązków w regulaminie organizacyjnym – data ta będzie wynikała z umowy o pracę, a przy zmianie postanowień regulaminu – będzie to data wejścia w życie zarządzenia kierownika jednostki w tej sprawie lub też data podpisania przez pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z zarządzeniem i przyjęcia go do stosowania, w przypadku imiennych upoważnień – data ta powinna być wyraźnie wskazana w treści upoważnienia przez kierownika jednostki).

4. Wyraźne oświadczenie osoby przyjmującej, że ze wskazanym dniem przyjmuje na siebie obowiązki wymienione w dokumencie (powinno być potwierdzone przez złożenie podpisu na dokumencie: na umowie o pracę, zakresie czynności, upoważnieniu).

Wszystkie wymienione w ramce warunki są niezbędne do tego, aby w razie powstania nieprawidłowości, w tym mogących skutkować odpowiedzialnością z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub inną (np. karną lub odszkodowawczą), można było ustalić – w sposób niebudzący wątpliwości – na kim, w jakim okresie i w jakim zakresie ciążyło wykonywanie poszczególnych obowiązków dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości.

PRZYKŁAD

REKLAMA

Kierownik jednostki budżetowej, w czasie kontroli przeprowadzanej przez jednostkę nadzoru, zmienił zakres czynności głównego księgowego, m.in. poszerzając jego obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z treści pisma wynika, że powierzenie obowiązków nastąpiło z dniem 15 maja 2013 r., ale faktycznie główny księgowy otrzymał je 18 czerwca 2013 r. (od 15 maja do 17 czerwca przebywał na zwolnieniu lekarskim). Od jakiej daty będzie obowiązywał nowy zakres obowiązków? Czy kierownik jednostki może wymagać od głównego księgowego, aby potwierdził przyjęcie pisma ze wsteczną datą (15 maja)?

Nowy zakres obowiązków powinien w tym przypadku obowiązywać od daty ich przyjęcia przez głównego księgowego, wyraźnie potwierdzonej przez niego na dokumencie przekazanym mu przez kierownika jednostki. Wyrażenie zgody przez inną osobę na przyjęcie odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości należących do kierownika jednostki, zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, powinno być potwierdzone w formie pisemnej. Datą tą w opisanym przypadku powinna być najwcześniej data otrzymania przez głównego księgowego pisma od kierownika jednostki po powrocie ze zwolnienia lekarskiego, czyli 18 czerwca 2013 r.

Kierownik jednostki nie może wymagać od głównego księgowego potwierdzenia przyjęcia obowiązków z dniem 15 maja 2013 r., ponieważ ten przebywał w tym czasie na zwolnieniu lekarskim. Antydatowanie pism w sprawie powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości jest złą praktyką, niekorzystną dla głównych księgowych, na których kierownicy jednostek często w ten sposób próbują zrzucić odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości, zwłaszcza w sytuacji, gdy zmiany zakresu obowiązków głównego księgowego są związane z przeprowadzaną w jednostce kontrolą. Na takie praktyki główny księgowy nie powinien się zgadzać, mając na uwadze ewentualną możliwość ponoszenia przez niego odpowiedzialności za stwierdzone nieprawidłowości, np. karnej czy z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, gdzie antydatowany dokument może być wykorzystany jako dowód na niewykonywanie bądź nienależyte wykonywanie przez niego obowiązków, które de facto należały w czasie popełniania naruszeń prawa do innej osoby (kierownika jednostki bądź innego pracownika).

Zobacz również: Tytuł zawodowy na pieczątce pracującego w samorządzie

Zakres obowiązków dotyczący prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej, powierzanych głównym księgowym jednostek sektora finansów publicznych, przedstawiono na przykładzie.

PRZYKŁAD

Obowiązki z zakresu gospodarki finansowej i prowadzenia rachunkowości powierzane głównym księgowym jednostek sektora finansów publicznych

I. Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki

1. Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez kierownika jednostki, dotyczących prowadzenia rachunkowości, w tym m.in.:

● dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości obejmującej wykaz stosowanych w jednostce ksiąg rachunkowych i opis sposobu ich prowadzenia (w tym: zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej),

● instrukcji stanowiących tzw. nieobowiązkową część polityki rachunkowości, takich jak instrukcja: kasowa, magazynowa, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, gospodarowania środkami trwałymi.

2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki (we wskazanym zakresie, nienależącym do innych pracowników jednostki).

3. Nadzorowanie całokształtu prac związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych wykonywanych przez pracowników komórki finansowo-księgowej.

4. Organizowanie i nadzorowanie przebiegu prac związanych z inwentaryzacją mienia jednostki, w tym:

● opracowywanie harmonogramów inwentaryzacji mienia jednostki z uwzględnieniem obowiązującej częstotliwości i terminów inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów,

● wnioskowanie do kierownika jednostki o zarządzenie inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów zgodnie z tym harmonogramem,

● przygotowywanie projektów zarządzeń kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników mienia jednostki, rozliczanie wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych.

5. Dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego jednostki.

6. Sporządzanie sprawozdań finansowych oraz innych z zakresu działania jednostki, w tym:

● deklaracji podatkowych,

● dokumentów rozliczeniowych,

a następnie przedkładanie ich do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

7. Czuwanie nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów księgowych.

8. Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji księgowej w sposób zabezpieczający ją przed dostępem osób nieuprawnionych, zaginięciem lub zniszczeniem.

II. Obowiązki w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej jednostki

1. Opracowywanie projektu planu finansowego jednostki i jego zmian zgodnie z procedurą obowiązującą w jednostce oraz przedkładanie go do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

2. Dokonywanie analizy wykonania planu finansowego jednostki i bieżące informowanie kierownika jednostki o stopniu realizacji dochodów i wydatków (przychodów i rozchodów).

3. Dokonywanie bieżącej analizy prawidłowości wykorzystania środków otrzymanych z właściwego budżetu – państwa lub jednostki samorządu terytorialnego:

● w jednostkach budżetowych – środków otrzymanych na pokrycie wydatków,

● w samorządowych zakładach budżetowych – dotacji przedmiotowych, podmiotowych, celowych na wydatki bieżące bądź inwestycyjne, na pierwsze wyposażenie w środki obrotowe,

● w instytucjach kultury – dotacji podmiotowej na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych, dotacji celowych na finansowanie lub dofinansowanie kosztów inwestycji, dotacji celowych na realizację wskazanych zadań i programów itp.)

oraz informowanie kierownika jednostki o stwierdzonych nieprawidłowościach.

4. Czuwanie nad prawidłowością umów zawieranych przez jednostkę pod względem finansowym.

5. Zapewnienie prawidłowego i terminowego pobierania należności z tytułu dochodów budżetowych (w jednostkach budżetowych) bądź przychodów własnych (np. w samorządowych zakładach budżetowych, instytucjach kultury).

6. Przeprowadzanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych jednostki.

7. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi.

8. Zapewnienie ochrony mienia będącego w posiadaniu jednostki.

9. Sporządzanie sprawozdań budżetowych oraz innych związanych z realizacją zadań jednostki i przedkładanie ich do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

Izabela Motowilczuk

– magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

Podstawy prawne

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1548)

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 613)

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zimno? W tym miasteczku temperatura spadła do minus 58 stopni Celsjusza!

    Minus 58 stopni Celsjusza - taką temperaturę odnotowano w miejscowości Ojmiakon na Syberii, w republice Jakucji. Szacuje się, że z powodu wiatru i wilgoci odczuwalna temperatura może wynosić nawet minus 63 stopnie! Informacje podała agencja Reutera.

    Od 6 grudnia będzie można się zaszczepić przeciw COVID-19. Jak się zapisać? Kto jest w grupie ryzyka?

    Od 6 grudnia 2023 r. wszystkie osoby powyżej 12 r.ż. będą mogły zaszczepić się szczepionką Nuvaxovid firmy Novavax zmodyfikowaną na podwariant koronawirusa XBB.1.5. Skierowanie na szczepienie będzie wystawione automatycznie przez system w nocy z 5 na 6 grudnia. 

    Ratusz zatwierdził. Feministki zamiast świętych w nazwach ulic w Barcelonie

    Ratusz Barcelony zatwierdził zmianę nazw ulic w stolicy Katalonii, usuwając z nich imiona świętych: Rafała, Magdaleny, Agaty oraz Róży. Ich miejsce zajmą nazwiska działaczek feministycznych, podały władze hiszpańskiego miasta.

    Większe bezpieczeństwo na drogach i przyjazna przestrzeń. Nowoczesne oświetlenie ulic z programem „Rozświetlamy Polskę”

    Ponad miliard złotych w rządowym programie „Rozświetlamy Polskę” trafi do samorządów na wymianę oświetlenia drogowego na energooszczędne. 

    REKLAMA

    Zima to najtrudniejszy czas dla osób w kryzysie bezdomności. A w Polsce jest ich około 30 tys.

    Bezdomność najbardziej doskwiera zimą. To wtedy  wtedy odnotowuje się wśród osób w kryzysie bezdomności największą liczbę zgonów, a liczba potrzebujących gwałtownie rośnie. 

    Kontrowersyjna ustawa "wiatrakowa". O co chodzi? Marszałek Hołownia: intencje były dobre

    Wielkie kontrowersje oraz emocje budzi tzw. ustawa wiatrakowa. Wyjaśniamy o co dokładnie chodzi. Posłowie PiS stawiają szereg zarzutów proponowanym przez posłów Polski 2050-Trzeciej Drogi i Koalicji Obywatelskiej przepisom. Chodzi przede wszystkim o zmniejszenie odległości elektrowni wiatrowych od zabudowań mieszkalnych oraz o stworzenie możliwości wywłaszczeń czy szybszego odrolnienia gruntów pod budowę tych elektrowni. Intencje były dobre, popełniono błędy w komunikacji, w wytłumaczeniu, o co dokładnie chodzi - powiedział 4 grudnia 2023 r. w Polsat News marszałek Sejmu Szymon Hołownia. "Ludzie nie mogą mieć wątpliwości, że nie będzie wiatraków w parkach narodowych, że nikt nie chce stawiać im wiatraków 300 metrów od domu" - dodał.

    Maluch plus. Nabór wniosków dla gmin trwa do 31 grudnia 2023 r. Do podziału jest 5,5 mld zł

    Do końca 2023 r. gminy mogą składać wnioski w ramach drugiego naboru do programu „Maluch plus”. W 2023 r. ministerstwo rodziny i polityki społecznej zwiększyło budżet programu do 5,5 mld zł, co ma pozwolić na utworzenie ponad 102 tys. nowych miejsc opieki nad najmłodszymi dziećmi.

    Niepełnosprawny z Łańcuta nie da rady dotrzeć do Rzeszowa na komisję po punkty. Jakie ma opcje? [świadczenie wspierające]

    To częste pytanie czytelników "Mam kłopoty z poruszaniem się. Jestem przykuty do łóżka. Nie opuszczam mieszkania. W jaki sposób spotkam się z wojewódzkim zespołem ds orzekania o niepełnosprawności.?"

    REKLAMA

    Szczepienia na koronawirusa (podwariant XBB.1.5. "Kraken") w Polsce - zapisy od 6 grudnia 2023 r.

    Ministerstwo Zdrowia informuje, że od 6 grudnia osoby powyżej 12 roku życia będą mogły zaszczepić się szczepionką Nuvaxovid firmy Novavax zmodyfikowaną na podwariant koronawirusa XBB.1.5 ("Kraken"). W nocy z 5 na 6 grudnia 2023 r. skierowanie na szczepienie zostanie wystawiane automatycznie przez system - informuje MZ.

    Biały Dom do Kongresu USA: skończyły nam się pieniądze dla Ukrainy

    Skończyły nam się pieniądze dla Ukrainy i prawie skończył się czas - napisała 4 grudnia 2023 r. w liście do spikera Izby Reprezentantów Mike'a Johnsona szefowa Biura Budżetu i Zarządzania (OMB) w Białym Domu Shalanda Young. Ostrzegła, że jeśli do końca grudnia Kongres nie przegłosuje nowego pakietu środków dla Ukrainy, administracja nie będzie mogła dostarczać Ukrainie pomocy.

    REKLAMA