Kategorie

Powierzenie głównemu księgowemu obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości

Izabela Motowilczuk
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
główny księgowy
główny księgowy
inforCMS
Za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych odpowiada jej kierownik, przy czym może on określone obowiązki w tym zakresie powierzyć pracownikom tej jednostki (art. 53 uofp).

Przyjęcie obowiązków przez pracowników powinno być potwierdzone dokumentem w formie:

● odrębnego imiennego upoważnienia albo

● wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.

W przypadku obowiązków z zakresu rachunkowości za ich wykonywanie również odpowiada kierownik jednostki, nawet jeśli określone obowiązki z tego zakresu powierzy do wykonywania innej osobie (art. 4 ust. 5 uor).

Ustawa o rachunkowości nie określa rodzaju dokumentu, jakim powinno być potwierdzone przekazanie tych obowiązków innej osobie, wymaga jedynie, aby ich przyjęcie przez tę osobę było stwierdzone w formie pisemnej.

TABELA 2. Dwa sposoby powierzania głównemu księgowemu obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości

SPOSÓB 1

SPOSÓB 2

Powierzenie obowiązków z zakresu gospodarki finansowej jednostki głównemu księgowemu w regulaminie organizacyjnym

Udzielenie upoważnienia imiennego

Zastosowanie w praktyce: w regulaminie organizacyjnym wymienia się obowiązki przypisane do stanowiska głównego księgowego. Każdy pracownik, któremu to stanowisko zostanie powierzone, będzie odpowiadał za wykonanie przypisanych do niego obowiązków od dnia jego objęcia, bez konieczności powierzania ich odrębnym imiennym upoważnieniem. W przypadku tego rodzaju powierzenia należy zwrócić uwagę na odpowiednie zredagowanie zapisów regulaminu poprzez:

● wskazanie konkretnego stanowiska, z którym są związane powierzane obowiązki, np. właściwym zapisem będzie „do obowiązków głównego księgowego należy (...)”, natomiast niewystarczające jest ogólne wskazanie, np. „w zakresie działania komórki księgowości pozostają sprawy związane z (...)” czy „do pracowników referatu budżetowo-finansowego i jego kierownika należy (...)”,

● precyzyjne określenie przekazywanych obowiązków, tak aby można było w sposób niebudzący wątpliwości ustalić zakres kompetencji związanych z zajmowaniem danego stanowiska, np. w przypadku głównego księgowego za niewystarczający należy uznać zapis „wykonywanie obowiązków nałożonych przez obowiązujące prawo”, bez sprecyzowania, o jakie konkretnie obowiązki chodzi.

Zastosowanie w praktyce: można posłużyć się dwiema formami dokumentów:

● tzw. zakresami czynności lub zakresami obowiązków i odpowiedzialności, w których kierownik jednostki wymienia wszelkie czynności, jakie główny księgowy jest zobowiązany wykonywać w ramach pracy przydzielonej na tym stanowisku, przy czym część z tych obowiązków dotyczy gospodarki finansowej jednostki i prowadzenia rachunkowości,

● upoważnieniami udzielonymi wskazanej w nich osobie z imienia, nazwiska i stanowiska do dokonywania wyszczególnionych w nich czynności z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości.

Dokument potwierdzający przekazanie głównemu księgowemu przez kierownika jednostki obowiązków z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości musi zawierać elementy wskazane w ramce.

Cztery obowiązkowe elementy dokumentu potwierdzającego przekazanie obowiązków głównemu księgowemu

1. Dokładne wyliczenie powierzanych obowiązków (zarówno art. 53 ust. 2 uofp, jak i art. 4 ust. 5 uor wymagają, aby powierzać „określone obowiązki” z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości).

2. Wskazanie konkretnej osoby, której są przekazywane obowiązki (należy podać nazwę stanowiska w regulaminie organizacyjnym lub imię, nazwisko i stanowisko zajmowane przez pracownika w imiennym upoważnieniu lub zakresie czynności).

Reklama

3. Określenie daty powierzenia obowiązków przez kierownika jednostki (w przypadku wskazania obowiązków w regulaminie organizacyjnym – data ta będzie wynikała z umowy o pracę, a przy zmianie postanowień regulaminu – będzie to data wejścia w życie zarządzenia kierownika jednostki w tej sprawie lub też data podpisania przez pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z zarządzeniem i przyjęcia go do stosowania, w przypadku imiennych upoważnień – data ta powinna być wyraźnie wskazana w treści upoważnienia przez kierownika jednostki).

4. Wyraźne oświadczenie osoby przyjmującej, że ze wskazanym dniem przyjmuje na siebie obowiązki wymienione w dokumencie (powinno być potwierdzone przez złożenie podpisu na dokumencie: na umowie o pracę, zakresie czynności, upoważnieniu).

Wszystkie wymienione w ramce warunki są niezbędne do tego, aby w razie powstania nieprawidłowości, w tym mogących skutkować odpowiedzialnością z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub inną (np. karną lub odszkodowawczą), można było ustalić – w sposób niebudzący wątpliwości – na kim, w jakim okresie i w jakim zakresie ciążyło wykonywanie poszczególnych obowiązków dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości.

PRZYKŁAD

Reklama

Kierownik jednostki budżetowej, w czasie kontroli przeprowadzanej przez jednostkę nadzoru, zmienił zakres czynności głównego księgowego, m.in. poszerzając jego obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z treści pisma wynika, że powierzenie obowiązków nastąpiło z dniem 15 maja 2013 r., ale faktycznie główny księgowy otrzymał je 18 czerwca 2013 r. (od 15 maja do 17 czerwca przebywał na zwolnieniu lekarskim). Od jakiej daty będzie obowiązywał nowy zakres obowiązków? Czy kierownik jednostki może wymagać od głównego księgowego, aby potwierdził przyjęcie pisma ze wsteczną datą (15 maja)?

Nowy zakres obowiązków powinien w tym przypadku obowiązywać od daty ich przyjęcia przez głównego księgowego, wyraźnie potwierdzonej przez niego na dokumencie przekazanym mu przez kierownika jednostki. Wyrażenie zgody przez inną osobę na przyjęcie odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości należących do kierownika jednostki, zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, powinno być potwierdzone w formie pisemnej. Datą tą w opisanym przypadku powinna być najwcześniej data otrzymania przez głównego księgowego pisma od kierownika jednostki po powrocie ze zwolnienia lekarskiego, czyli 18 czerwca 2013 r.

Kierownik jednostki nie może wymagać od głównego księgowego potwierdzenia przyjęcia obowiązków z dniem 15 maja 2013 r., ponieważ ten przebywał w tym czasie na zwolnieniu lekarskim. Antydatowanie pism w sprawie powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości jest złą praktyką, niekorzystną dla głównych księgowych, na których kierownicy jednostek często w ten sposób próbują zrzucić odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości, zwłaszcza w sytuacji, gdy zmiany zakresu obowiązków głównego księgowego są związane z przeprowadzaną w jednostce kontrolą. Na takie praktyki główny księgowy nie powinien się zgadzać, mając na uwadze ewentualną możliwość ponoszenia przez niego odpowiedzialności za stwierdzone nieprawidłowości, np. karnej czy z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, gdzie antydatowany dokument może być wykorzystany jako dowód na niewykonywanie bądź nienależyte wykonywanie przez niego obowiązków, które de facto należały w czasie popełniania naruszeń prawa do innej osoby (kierownika jednostki bądź innego pracownika).

Zobacz również: Tytuł zawodowy na pieczątce pracującego w samorządzie

Zakres obowiązków dotyczący prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej, powierzanych głównym księgowym jednostek sektora finansów publicznych, przedstawiono na przykładzie.

PRZYKŁAD

Obowiązki z zakresu gospodarki finansowej i prowadzenia rachunkowości powierzane głównym księgowym jednostek sektora finansów publicznych

I. Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki

1. Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez kierownika jednostki, dotyczących prowadzenia rachunkowości, w tym m.in.:

● dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości obejmującej wykaz stosowanych w jednostce ksiąg rachunkowych i opis sposobu ich prowadzenia (w tym: zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej),

● instrukcji stanowiących tzw. nieobowiązkową część polityki rachunkowości, takich jak instrukcja: kasowa, magazynowa, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, gospodarowania środkami trwałymi.

2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki (we wskazanym zakresie, nienależącym do innych pracowników jednostki).

3. Nadzorowanie całokształtu prac związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych wykonywanych przez pracowników komórki finansowo-księgowej.

4. Organizowanie i nadzorowanie przebiegu prac związanych z inwentaryzacją mienia jednostki, w tym:

● opracowywanie harmonogramów inwentaryzacji mienia jednostki z uwzględnieniem obowiązującej częstotliwości i terminów inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów,

● wnioskowanie do kierownika jednostki o zarządzenie inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów zgodnie z tym harmonogramem,

● przygotowywanie projektów zarządzeń kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników mienia jednostki, rozliczanie wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych.

5. Dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego jednostki.

6. Sporządzanie sprawozdań finansowych oraz innych z zakresu działania jednostki, w tym:

● deklaracji podatkowych,

● dokumentów rozliczeniowych,

a następnie przedkładanie ich do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

7. Czuwanie nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów księgowych.

8. Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji księgowej w sposób zabezpieczający ją przed dostępem osób nieuprawnionych, zaginięciem lub zniszczeniem.

II. Obowiązki w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej jednostki

1. Opracowywanie projektu planu finansowego jednostki i jego zmian zgodnie z procedurą obowiązującą w jednostce oraz przedkładanie go do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

2. Dokonywanie analizy wykonania planu finansowego jednostki i bieżące informowanie kierownika jednostki o stopniu realizacji dochodów i wydatków (przychodów i rozchodów).

3. Dokonywanie bieżącej analizy prawidłowości wykorzystania środków otrzymanych z właściwego budżetu – państwa lub jednostki samorządu terytorialnego:

● w jednostkach budżetowych – środków otrzymanych na pokrycie wydatków,

● w samorządowych zakładach budżetowych – dotacji przedmiotowych, podmiotowych, celowych na wydatki bieżące bądź inwestycyjne, na pierwsze wyposażenie w środki obrotowe,

● w instytucjach kultury – dotacji podmiotowej na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych, dotacji celowych na finansowanie lub dofinansowanie kosztów inwestycji, dotacji celowych na realizację wskazanych zadań i programów itp.)

oraz informowanie kierownika jednostki o stwierdzonych nieprawidłowościach.

4. Czuwanie nad prawidłowością umów zawieranych przez jednostkę pod względem finansowym.

5. Zapewnienie prawidłowego i terminowego pobierania należności z tytułu dochodów budżetowych (w jednostkach budżetowych) bądź przychodów własnych (np. w samorządowych zakładach budżetowych, instytucjach kultury).

6. Przeprowadzanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych jednostki.

7. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi.

8. Zapewnienie ochrony mienia będącego w posiadaniu jednostki.

9. Sporządzanie sprawozdań budżetowych oraz innych związanych z realizacją zadań jednostki i przedkładanie ich do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

Izabela Motowilczuk

– magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

Podstawy prawne

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1548)

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 613)

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa

Poszerzaj swoją wiedzę z naszym programem >>
INFORLEX Plan kont – program dla księgowych jednostek budżetowych
INFORLEX Plan kont – program dla księgowych jednostek budżetowych
Tylko teraz
Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    29 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Premia dla lekarza POZ za szczepienie

    Lekarz POZ otrzyma premię finansową za zwiększenie tempa szczepień i liczby zaszczepionych pacjentów w poradni.

    Nadzór nad dyrektorami - planowane zmiany

    Projektowane przepisy, mające zwiększyć kontrolę nad szkołami, zostały złagodzone. Co z dyrektorami?

    Powodzie - czy możemy przygotować się na nadchodzące zalania?

    W momencie wystąpienia sytuacji kryzysowej praktyczne możliwości zabezpieczenia przed jej skutkami są bardzo ograniczone. Jakie mamy możliwości ograniczenia zagrożenia powodziowego?

    Zmiany w ustawie o zatrudnieniu socjalnym

    Zmiany w ustawie o zatrudnieniu socjalnym przewiduje przygotowany przez MRiPS projekt nowelizacji. Co się zmieni?

    Społeczne Agencje Najmu - korzyści podatkowe dla właścicieli

    Od 23 lipca 2021 r. obowiązują przepisy pozwalające tworzyć tzw. Społeczne Agencje Najmu (SAN). Ich zadaniem jest dzierżawa lokali mieszkalnych lub budynków mieszkalnych jednorodzinnych od ich właścicieli oraz wynajmowanie ich osobom fizycznym wskazanym przez gminę. Właściciele takich mieszkań i budynków będą korzystać ze zwolnień podatkowych w podatku dochodowym i VAT.

    Zasady odwołania od wyników egzaminu maturalnego 2021

    Odwołania od wyników egzaminu maturalnego. Niecałe trzy tygodnie temu maturzyści poznali wyniki egzaminów dojrzałości. Niektórzy mają wątpliwości, czy ich praca została poprawnie sprawdzona, i wnioskują o wgląd do niej oraz wyższe noty.

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli - zgodnie z projektem nowelizacji prawa oświatowego autorstwa MEiN ministerstwo co kwartał będzie przekazywało do ZUS szczegółowe informacje dotyczące nauczycieli przebywających m.in. na zwolnieniach lekarskich, urlopach zdrowotnych oraz macierzyńskich.

    Nauka stacjonarna w szkołach od 1 września 2021 r.

    Nauka stacjonarna w szkołach - minister edukacji i nauki Przemysław Czarnek zapowiedział, że trwają przygotowania do powrotu uczniów do szkół od 1 września 2021 r.

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot?

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot zapowiedziany w Polskim Ładzie? Co obejmie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - możliwość zwiększenia liczby godzin

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - większa liczba dzieci będzie mogła skorzystać z dodatkowych lekcji. MEiN przygotowało zmianę przepisów w tym zakresie.

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? - wytyczne dla uczelni

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? Ministerstwo Edukacji i Nauki opublikowało wytyczne dla uczelni.

    Compliance - cykl Deminga

    Compliance - każdy system powinien działać w cyklu Deminga i zawsze należy monitorować ryzyka. Niestety często brakuje na to zasobów lub woli najwyższego kierownictwa.

    Transakcja zakupu nieruchomości na rzecz gminy

    Zakup nieruchomości na rzecz gminy. W ramach działalności gospodarczej gmina może nabywać prawa do nieruchomości na wolnym rynku - w trybie czynności cywilnoprawnych. W takich transakcjach istotne są kompetencje organów gminy. Wójt jest uprawniony do dokonywania czynności związanych z nabyciem nieruchomości. Działa jednak z zachowaniem zasad prawidłowej gospodarki i w ramach wytyczonych przez radę gminy.

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - co zawiera?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) już działa. Wyjaśniamy, jakie informacje zawiera ten ważny rejestr. Warto również wspomnieć o obowiązkach właścicieli budynków związanych z CEEB.

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania?

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania? Wciąż można zarejestrować się w Loterii Narodowego Programu Szczepień i wziąć udział w kolejnych losowaniach nagród.

    Wakacje 2021 w Europie - zasady podróżowania, paszport covidowy, testy

    Wakacje 2021 w Europie w czasach koronawirusa - jakie zasady obowiązują podróżnych? W większości krajów trzeba pokazać paszport covidowy lub wynik testu na COVID-19.

    Aspekty środowiskowe w nowym prawie zamówień publicznych

    Zrównoważone zamówienia to taki sposób organizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, który uwzględnia aspekty środowiskowe lub społeczne, co przekłada się na charakter udzielanego zamówienia, przy jednoczesnym zapewnieniu celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych. W pojęciu tym mieszczą się więc zarówno tzw. „zielone”, jak również społeczne zamówienia publiczne.

    Cyfryzacja usług a cyberbezpieczeństwo w sektorze publicznym

    W ostatnich latach można obserwować postępującą cyfryzację usług, również w sektorze publicznym. O ile załatwianie spraw urzędowych online jest dla obywateli ogromną wygodą, o tyle zasadne w tym kontekście jest pytanie – jak właściwie zadbać o bezpieczeństwo przetwarzanych danych?

    Karta Lokalizacji Podróżnego - jak wypełnić?

    Kartę Lokalizacji Podróżnego musi wypełnić każdy przylatujący do Polski. Czym jest? Jak wypełnić Kartę Lokalizacji Pasażera?

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej od soboty zastąpi karty papierowe. Kto musi wypełnić Kartę Lokalizacji Podróżnego?

    Loteria szczepionkowa - ochrona danych uczestników

    Loteria szczepionkowa - jak chronione są dane osobowe uczestników Loterii Narodowego Programu Szczepień? Czy dane medyczne są bezpieczne?

    Loteria szczepionkowa - lista wygranych

    Loteria szczepionkowa - lista wygranych. Są już pierwsi zwycięzcy w Loterii Narodowego Programu Szczepień. Gdzie sprawdzić listę wygranych nagród? Kiedy kolejne losowania?

    Wypadek przy pracy urzędnika świadczącego pracę zdalną

    Wypadek przy pracy urzędnika świadczącego pracę zdalną. Jak prawidłowo sporządzić protokół powypadkowy?

    Szczepienia dzieci w wieku 5-12 lat - od kiedy?

    Szczepienia dzieci w wieku 5-12 lat - od kiedy? Jest to niezwykle istotna kwestia pod kątem roku szkolnego i bezproblemowego powrotu dzieci do szkół.

    Compliance - od czego zacząć wdrożenie systemu?

    Compliance - od czego należy zacząć wdrożenie systemu w organizacji? Coraz więcej podmiotów z sektora prywatnego oraz z sektora publicznego rozumie, że posiadanie systemów Compliance jest niezbędne, by podmiot mógł bezpiecznie funkcjonować lub się rozwijać.