REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Powierzenie głównemu księgowemu obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
główny księgowy
główny księgowy
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych odpowiada jej kierownik, przy czym może on określone obowiązki w tym zakresie powierzyć pracownikom tej jednostki (art. 53 uofp).

Przyjęcie obowiązków przez pracowników powinno być potwierdzone dokumentem w formie:

REKLAMA

● odrębnego imiennego upoważnienia albo

● wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.

W przypadku obowiązków z zakresu rachunkowości za ich wykonywanie również odpowiada kierownik jednostki, nawet jeśli określone obowiązki z tego zakresu powierzy do wykonywania innej osobie (art. 4 ust. 5 uor).

Ustawa o rachunkowości nie określa rodzaju dokumentu, jakim powinno być potwierdzone przekazanie tych obowiązków innej osobie, wymaga jedynie, aby ich przyjęcie przez tę osobę było stwierdzone w formie pisemnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

TABELA 2. Dwa sposoby powierzania głównemu księgowemu obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości

SPOSÓB 1

SPOSÓB 2

Powierzenie obowiązków z zakresu gospodarki finansowej jednostki głównemu księgowemu w regulaminie organizacyjnym

Udzielenie upoważnienia imiennego

Zastosowanie w praktyce: w regulaminie organizacyjnym wymienia się obowiązki przypisane do stanowiska głównego księgowego. Każdy pracownik, któremu to stanowisko zostanie powierzone, będzie odpowiadał za wykonanie przypisanych do niego obowiązków od dnia jego objęcia, bez konieczności powierzania ich odrębnym imiennym upoważnieniem. W przypadku tego rodzaju powierzenia należy zwrócić uwagę na odpowiednie zredagowanie zapisów regulaminu poprzez:

● wskazanie konkretnego stanowiska, z którym są związane powierzane obowiązki, np. właściwym zapisem będzie „do obowiązków głównego księgowego należy (...)”, natomiast niewystarczające jest ogólne wskazanie, np. „w zakresie działania komórki księgowości pozostają sprawy związane z (...)” czy „do pracowników referatu budżetowo-finansowego i jego kierownika należy (...)”,

● precyzyjne określenie przekazywanych obowiązków, tak aby można było w sposób niebudzący wątpliwości ustalić zakres kompetencji związanych z zajmowaniem danego stanowiska, np. w przypadku głównego księgowego za niewystarczający należy uznać zapis „wykonywanie obowiązków nałożonych przez obowiązujące prawo”, bez sprecyzowania, o jakie konkretnie obowiązki chodzi.

Zastosowanie w praktyce: można posłużyć się dwiema formami dokumentów:

● tzw. zakresami czynności lub zakresami obowiązków i odpowiedzialności, w których kierownik jednostki wymienia wszelkie czynności, jakie główny księgowy jest zobowiązany wykonywać w ramach pracy przydzielonej na tym stanowisku, przy czym część z tych obowiązków dotyczy gospodarki finansowej jednostki i prowadzenia rachunkowości,

● upoważnieniami udzielonymi wskazanej w nich osobie z imienia, nazwiska i stanowiska do dokonywania wyszczególnionych w nich czynności z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości.

Dokument potwierdzający przekazanie głównemu księgowemu przez kierownika jednostki obowiązków z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości musi zawierać elementy wskazane w ramce.

Cztery obowiązkowe elementy dokumentu potwierdzającego przekazanie obowiązków głównemu księgowemu

1. Dokładne wyliczenie powierzanych obowiązków (zarówno art. 53 ust. 2 uofp, jak i art. 4 ust. 5 uor wymagają, aby powierzać „określone obowiązki” z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości).

2. Wskazanie konkretnej osoby, której są przekazywane obowiązki (należy podać nazwę stanowiska w regulaminie organizacyjnym lub imię, nazwisko i stanowisko zajmowane przez pracownika w imiennym upoważnieniu lub zakresie czynności).

REKLAMA

3. Określenie daty powierzenia obowiązków przez kierownika jednostki (w przypadku wskazania obowiązków w regulaminie organizacyjnym – data ta będzie wynikała z umowy o pracę, a przy zmianie postanowień regulaminu – będzie to data wejścia w życie zarządzenia kierownika jednostki w tej sprawie lub też data podpisania przez pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z zarządzeniem i przyjęcia go do stosowania, w przypadku imiennych upoważnień – data ta powinna być wyraźnie wskazana w treści upoważnienia przez kierownika jednostki).

4. Wyraźne oświadczenie osoby przyjmującej, że ze wskazanym dniem przyjmuje na siebie obowiązki wymienione w dokumencie (powinno być potwierdzone przez złożenie podpisu na dokumencie: na umowie o pracę, zakresie czynności, upoważnieniu).

Wszystkie wymienione w ramce warunki są niezbędne do tego, aby w razie powstania nieprawidłowości, w tym mogących skutkować odpowiedzialnością z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub inną (np. karną lub odszkodowawczą), można było ustalić – w sposób niebudzący wątpliwości – na kim, w jakim okresie i w jakim zakresie ciążyło wykonywanie poszczególnych obowiązków dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości.

PRZYKŁAD

REKLAMA

Kierownik jednostki budżetowej, w czasie kontroli przeprowadzanej przez jednostkę nadzoru, zmienił zakres czynności głównego księgowego, m.in. poszerzając jego obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z treści pisma wynika, że powierzenie obowiązków nastąpiło z dniem 15 maja 2013 r., ale faktycznie główny księgowy otrzymał je 18 czerwca 2013 r. (od 15 maja do 17 czerwca przebywał na zwolnieniu lekarskim). Od jakiej daty będzie obowiązywał nowy zakres obowiązków? Czy kierownik jednostki może wymagać od głównego księgowego, aby potwierdził przyjęcie pisma ze wsteczną datą (15 maja)?

Nowy zakres obowiązków powinien w tym przypadku obowiązywać od daty ich przyjęcia przez głównego księgowego, wyraźnie potwierdzonej przez niego na dokumencie przekazanym mu przez kierownika jednostki. Wyrażenie zgody przez inną osobę na przyjęcie odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości należących do kierownika jednostki, zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, powinno być potwierdzone w formie pisemnej. Datą tą w opisanym przypadku powinna być najwcześniej data otrzymania przez głównego księgowego pisma od kierownika jednostki po powrocie ze zwolnienia lekarskiego, czyli 18 czerwca 2013 r.

Kierownik jednostki nie może wymagać od głównego księgowego potwierdzenia przyjęcia obowiązków z dniem 15 maja 2013 r., ponieważ ten przebywał w tym czasie na zwolnieniu lekarskim. Antydatowanie pism w sprawie powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości jest złą praktyką, niekorzystną dla głównych księgowych, na których kierownicy jednostek często w ten sposób próbują zrzucić odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości, zwłaszcza w sytuacji, gdy zmiany zakresu obowiązków głównego księgowego są związane z przeprowadzaną w jednostce kontrolą. Na takie praktyki główny księgowy nie powinien się zgadzać, mając na uwadze ewentualną możliwość ponoszenia przez niego odpowiedzialności za stwierdzone nieprawidłowości, np. karnej czy z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, gdzie antydatowany dokument może być wykorzystany jako dowód na niewykonywanie bądź nienależyte wykonywanie przez niego obowiązków, które de facto należały w czasie popełniania naruszeń prawa do innej osoby (kierownika jednostki bądź innego pracownika).

Zobacz również: Tytuł zawodowy na pieczątce pracującego w samorządzie

Zakres obowiązków dotyczący prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej, powierzanych głównym księgowym jednostek sektora finansów publicznych, przedstawiono na przykładzie.

PRZYKŁAD

Obowiązki z zakresu gospodarki finansowej i prowadzenia rachunkowości powierzane głównym księgowym jednostek sektora finansów publicznych

I. Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki

1. Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez kierownika jednostki, dotyczących prowadzenia rachunkowości, w tym m.in.:

● dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości obejmującej wykaz stosowanych w jednostce ksiąg rachunkowych i opis sposobu ich prowadzenia (w tym: zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej),

● instrukcji stanowiących tzw. nieobowiązkową część polityki rachunkowości, takich jak instrukcja: kasowa, magazynowa, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, gospodarowania środkami trwałymi.

2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki (we wskazanym zakresie, nienależącym do innych pracowników jednostki).

3. Nadzorowanie całokształtu prac związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych wykonywanych przez pracowników komórki finansowo-księgowej.

4. Organizowanie i nadzorowanie przebiegu prac związanych z inwentaryzacją mienia jednostki, w tym:

● opracowywanie harmonogramów inwentaryzacji mienia jednostki z uwzględnieniem obowiązującej częstotliwości i terminów inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów,

● wnioskowanie do kierownika jednostki o zarządzenie inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów zgodnie z tym harmonogramem,

● przygotowywanie projektów zarządzeń kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników mienia jednostki, rozliczanie wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych.

5. Dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego jednostki.

6. Sporządzanie sprawozdań finansowych oraz innych z zakresu działania jednostki, w tym:

● deklaracji podatkowych,

● dokumentów rozliczeniowych,

a następnie przedkładanie ich do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

7. Czuwanie nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów księgowych.

8. Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji księgowej w sposób zabezpieczający ją przed dostępem osób nieuprawnionych, zaginięciem lub zniszczeniem.

II. Obowiązki w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej jednostki

1. Opracowywanie projektu planu finansowego jednostki i jego zmian zgodnie z procedurą obowiązującą w jednostce oraz przedkładanie go do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

2. Dokonywanie analizy wykonania planu finansowego jednostki i bieżące informowanie kierownika jednostki o stopniu realizacji dochodów i wydatków (przychodów i rozchodów).

3. Dokonywanie bieżącej analizy prawidłowości wykorzystania środków otrzymanych z właściwego budżetu – państwa lub jednostki samorządu terytorialnego:

● w jednostkach budżetowych – środków otrzymanych na pokrycie wydatków,

● w samorządowych zakładach budżetowych – dotacji przedmiotowych, podmiotowych, celowych na wydatki bieżące bądź inwestycyjne, na pierwsze wyposażenie w środki obrotowe,

● w instytucjach kultury – dotacji podmiotowej na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych, dotacji celowych na finansowanie lub dofinansowanie kosztów inwestycji, dotacji celowych na realizację wskazanych zadań i programów itp.)

oraz informowanie kierownika jednostki o stwierdzonych nieprawidłowościach.

4. Czuwanie nad prawidłowością umów zawieranych przez jednostkę pod względem finansowym.

5. Zapewnienie prawidłowego i terminowego pobierania należności z tytułu dochodów budżetowych (w jednostkach budżetowych) bądź przychodów własnych (np. w samorządowych zakładach budżetowych, instytucjach kultury).

6. Przeprowadzanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych jednostki.

7. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi.

8. Zapewnienie ochrony mienia będącego w posiadaniu jednostki.

9. Sporządzanie sprawozdań budżetowych oraz innych związanych z realizacją zadań jednostki i przedkładanie ich do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

Izabela Motowilczuk

– magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

Podstawy prawne

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1548)

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 613)

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Konkurs "Aktywny Senior 2025". Wnioski o dofinansowania można składać do 11 czerwca 2025 r.

12 maja 2025 r. Ministerstwo Sportu i Turystyki ogłosiło nabór wniosków do zadania Aktywny Senior w ramach programu Aktywność dla Każdego. Wnioski o dofinansowania w ramach konkursu "Aktywny Senior 2025" można składać do 11 czerwca 2025 r.

Duży ruch na Okęciu. Lotnisko od początku roku odprawiło ponad 6,6 mln podróżnych

Lotnisko Chopina jest na granicy przepustowości. Od stycznia do końca kwietnia br. odprawiło już ponad 6,6 mln podróżnych, podczas gdy w tym samym okresie w ubiegłym roku było to prawie 5,9 mln osób. Dokąd latamy najczęściej?

Polacy mniej chodzą do kina

Główny Urząd Statystyczny podał dane dotyczące widzów w kinach w 2024 r. W porównaniu z 2023 r., liczba widzów w kinach stałych spadła o 0,4 proc. do 49,5 mln

Spacer w lesie - lek na codzienny stres

Regularne, 30-minutowe spacery w naturze pięć razy w tygodniu mogą zmniejszyć ryzyko depresji aż o 30% – podaje raport Transforming Scotland's Health. W obliczu prognoz WHO, że do 2030 roku depresja stanie się najczęstszą chorobą na świecie, kontakt z przyrodą to skuteczna forma profilaktyki.

REKLAMA

Są fundusze na ekologię, cyfryzację i innowacje

W dobie dynamicznego rozwoju technologii cyfrowej i wdrażania kolejnych innowacji, nie można zapominać o zagrożeniach, które się z nimi wiążą. Zgodnie z unijną zasadą „Do No Significant Harm” („Nie Czyń Znaczącej Szkody”), gdy ubiegamy się o wsparcie z funduszy, jesteśmy zobowiązani do prowadzenia inwestycji w sposób, który nie będzie wyrządzać poważnych szkód środowiskowych czy społecznych.

Spadł ruch na radomskim lotnisku, ale w planach nowe kierunki

Polskie Porty Lotnicze poinformowały, że lotnisko w Radomiu obsłużyło w kwietniu br. ok. 2,5 tys. pasażerów; to spadek o 42 proc. wobec zeszłego roku. W pierwszych czterech miesiącach tego roku ruch w radomskim pocie spadł o 31 proc.

Ratownicy medyczni nie chcą kamizelek nożoodpornych

Ogólnopolski Związek Zawodowy Ratowników Medycznych (OZZRM) uważa, że pomysł powszechnego wprowadzenia kamizelek nożoodpornych, jako reakcji na śmierć ratownika ugodzonego nożem, nie jest dobry. Co proponują związkowcy?

Ostatni dzwonek dla zdrowia młodych. 7 maja 2025 r. sejmowa Komisja Zdrowia zajmie się zakazem sprzedaży wszystkich rodzajów papierosów elektronicznych oraz pojemników zapasowych osobom poniżej 18. roku życia

W środę sejmowa Komisji Zdrowia rozpatrzy rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych. Wcześniej, ponad 20 organizacji działających w ochronie zdrowia apelowało o jak najszybsze jej procedowanie. Chodzi o zakaz sprzedaży wszystkich rodzajów papierosów elektronicznych oraz pojemników zapasowych osobom poniżej 18 r.ż.

REKLAMA

Wybory prezydenckie: ułatwienia dla wyborców 60+

Transport do i z lokalu wyborczego. Możliwość głosowania korespondencyjnego albo za pośrednictwem pełnomocnika. Możliwość zmiany miejsca głosowania w obwodzie właściwym dla lokalu przystosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych. Z tych wszystkich ułatwień mogą skorzystać wyborcy, którzy najpóźniej w dniu głosowania w tegorocznych wyborach Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej ukończą 60. rok życia. A także wyborcy niepełnosprawni – bez względu na wiek.

Plany ewakuacyjne i szkolenia. Nowe zadania gmin w 2025 r.

Do końca 2025 r. gminy muszą opracować plany ewakuacyjne. To jedno z zadań nałożonych na samorządy przez ustawę z 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej.

REKLAMA