REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Powierzenie głównemu księgowemu obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości

Izabela Motowilczuk
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
główny księgowy
główny księgowy
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych odpowiada jej kierownik, przy czym może on określone obowiązki w tym zakresie powierzyć pracownikom tej jednostki (art. 53 uofp).

Przyjęcie obowiązków przez pracowników powinno być potwierdzone dokumentem w formie:

REKLAMA

● odrębnego imiennego upoważnienia albo

● wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.

W przypadku obowiązków z zakresu rachunkowości za ich wykonywanie również odpowiada kierownik jednostki, nawet jeśli określone obowiązki z tego zakresu powierzy do wykonywania innej osobie (art. 4 ust. 5 uor).

Ustawa o rachunkowości nie określa rodzaju dokumentu, jakim powinno być potwierdzone przekazanie tych obowiązków innej osobie, wymaga jedynie, aby ich przyjęcie przez tę osobę było stwierdzone w formie pisemnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

TABELA 2. Dwa sposoby powierzania głównemu księgowemu obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości

SPOSÓB 1

SPOSÓB 2

Powierzenie obowiązków z zakresu gospodarki finansowej jednostki głównemu księgowemu w regulaminie organizacyjnym

Udzielenie upoważnienia imiennego

Zastosowanie w praktyce: w regulaminie organizacyjnym wymienia się obowiązki przypisane do stanowiska głównego księgowego. Każdy pracownik, któremu to stanowisko zostanie powierzone, będzie odpowiadał za wykonanie przypisanych do niego obowiązków od dnia jego objęcia, bez konieczności powierzania ich odrębnym imiennym upoważnieniem. W przypadku tego rodzaju powierzenia należy zwrócić uwagę na odpowiednie zredagowanie zapisów regulaminu poprzez:

● wskazanie konkretnego stanowiska, z którym są związane powierzane obowiązki, np. właściwym zapisem będzie „do obowiązków głównego księgowego należy (...)”, natomiast niewystarczające jest ogólne wskazanie, np. „w zakresie działania komórki księgowości pozostają sprawy związane z (...)” czy „do pracowników referatu budżetowo-finansowego i jego kierownika należy (...)”,

● precyzyjne określenie przekazywanych obowiązków, tak aby można było w sposób niebudzący wątpliwości ustalić zakres kompetencji związanych z zajmowaniem danego stanowiska, np. w przypadku głównego księgowego za niewystarczający należy uznać zapis „wykonywanie obowiązków nałożonych przez obowiązujące prawo”, bez sprecyzowania, o jakie konkretnie obowiązki chodzi.

Zastosowanie w praktyce: można posłużyć się dwiema formami dokumentów:

● tzw. zakresami czynności lub zakresami obowiązków i odpowiedzialności, w których kierownik jednostki wymienia wszelkie czynności, jakie główny księgowy jest zobowiązany wykonywać w ramach pracy przydzielonej na tym stanowisku, przy czym część z tych obowiązków dotyczy gospodarki finansowej jednostki i prowadzenia rachunkowości,

● upoważnieniami udzielonymi wskazanej w nich osobie z imienia, nazwiska i stanowiska do dokonywania wyszczególnionych w nich czynności z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości.

Dokument potwierdzający przekazanie głównemu księgowemu przez kierownika jednostki obowiązków z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości musi zawierać elementy wskazane w ramce.

Cztery obowiązkowe elementy dokumentu potwierdzającego przekazanie obowiązków głównemu księgowemu

1. Dokładne wyliczenie powierzanych obowiązków (zarówno art. 53 ust. 2 uofp, jak i art. 4 ust. 5 uor wymagają, aby powierzać „określone obowiązki” z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości).

2. Wskazanie konkretnej osoby, której są przekazywane obowiązki (należy podać nazwę stanowiska w regulaminie organizacyjnym lub imię, nazwisko i stanowisko zajmowane przez pracownika w imiennym upoważnieniu lub zakresie czynności).

REKLAMA

3. Określenie daty powierzenia obowiązków przez kierownika jednostki (w przypadku wskazania obowiązków w regulaminie organizacyjnym – data ta będzie wynikała z umowy o pracę, a przy zmianie postanowień regulaminu – będzie to data wejścia w życie zarządzenia kierownika jednostki w tej sprawie lub też data podpisania przez pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z zarządzeniem i przyjęcia go do stosowania, w przypadku imiennych upoważnień – data ta powinna być wyraźnie wskazana w treści upoważnienia przez kierownika jednostki).

4. Wyraźne oświadczenie osoby przyjmującej, że ze wskazanym dniem przyjmuje na siebie obowiązki wymienione w dokumencie (powinno być potwierdzone przez złożenie podpisu na dokumencie: na umowie o pracę, zakresie czynności, upoważnieniu).

Wszystkie wymienione w ramce warunki są niezbędne do tego, aby w razie powstania nieprawidłowości, w tym mogących skutkować odpowiedzialnością z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub inną (np. karną lub odszkodowawczą), można było ustalić – w sposób niebudzący wątpliwości – na kim, w jakim okresie i w jakim zakresie ciążyło wykonywanie poszczególnych obowiązków dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości.

PRZYKŁAD

REKLAMA

Kierownik jednostki budżetowej, w czasie kontroli przeprowadzanej przez jednostkę nadzoru, zmienił zakres czynności głównego księgowego, m.in. poszerzając jego obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z treści pisma wynika, że powierzenie obowiązków nastąpiło z dniem 15 maja 2013 r., ale faktycznie główny księgowy otrzymał je 18 czerwca 2013 r. (od 15 maja do 17 czerwca przebywał na zwolnieniu lekarskim). Od jakiej daty będzie obowiązywał nowy zakres obowiązków? Czy kierownik jednostki może wymagać od głównego księgowego, aby potwierdził przyjęcie pisma ze wsteczną datą (15 maja)?

Nowy zakres obowiązków powinien w tym przypadku obowiązywać od daty ich przyjęcia przez głównego księgowego, wyraźnie potwierdzonej przez niego na dokumencie przekazanym mu przez kierownika jednostki. Wyrażenie zgody przez inną osobę na przyjęcie odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości należących do kierownika jednostki, zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, powinno być potwierdzone w formie pisemnej. Datą tą w opisanym przypadku powinna być najwcześniej data otrzymania przez głównego księgowego pisma od kierownika jednostki po powrocie ze zwolnienia lekarskiego, czyli 18 czerwca 2013 r.

Kierownik jednostki nie może wymagać od głównego księgowego potwierdzenia przyjęcia obowiązków z dniem 15 maja 2013 r., ponieważ ten przebywał w tym czasie na zwolnieniu lekarskim. Antydatowanie pism w sprawie powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości jest złą praktyką, niekorzystną dla głównych księgowych, na których kierownicy jednostek często w ten sposób próbują zrzucić odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości, zwłaszcza w sytuacji, gdy zmiany zakresu obowiązków głównego księgowego są związane z przeprowadzaną w jednostce kontrolą. Na takie praktyki główny księgowy nie powinien się zgadzać, mając na uwadze ewentualną możliwość ponoszenia przez niego odpowiedzialności za stwierdzone nieprawidłowości, np. karnej czy z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, gdzie antydatowany dokument może być wykorzystany jako dowód na niewykonywanie bądź nienależyte wykonywanie przez niego obowiązków, które de facto należały w czasie popełniania naruszeń prawa do innej osoby (kierownika jednostki bądź innego pracownika).

Zobacz również: Tytuł zawodowy na pieczątce pracującego w samorządzie

Zakres obowiązków dotyczący prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej, powierzanych głównym księgowym jednostek sektora finansów publicznych, przedstawiono na przykładzie.

PRZYKŁAD

Obowiązki z zakresu gospodarki finansowej i prowadzenia rachunkowości powierzane głównym księgowym jednostek sektora finansów publicznych

I. Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki

1. Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez kierownika jednostki, dotyczących prowadzenia rachunkowości, w tym m.in.:

● dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości obejmującej wykaz stosowanych w jednostce ksiąg rachunkowych i opis sposobu ich prowadzenia (w tym: zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej),

● instrukcji stanowiących tzw. nieobowiązkową część polityki rachunkowości, takich jak instrukcja: kasowa, magazynowa, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, gospodarowania środkami trwałymi.

2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki (we wskazanym zakresie, nienależącym do innych pracowników jednostki).

3. Nadzorowanie całokształtu prac związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych wykonywanych przez pracowników komórki finansowo-księgowej.

4. Organizowanie i nadzorowanie przebiegu prac związanych z inwentaryzacją mienia jednostki, w tym:

● opracowywanie harmonogramów inwentaryzacji mienia jednostki z uwzględnieniem obowiązującej częstotliwości i terminów inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów,

● wnioskowanie do kierownika jednostki o zarządzenie inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów zgodnie z tym harmonogramem,

● przygotowywanie projektów zarządzeń kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników mienia jednostki, rozliczanie wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych.

5. Dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego jednostki.

6. Sporządzanie sprawozdań finansowych oraz innych z zakresu działania jednostki, w tym:

● deklaracji podatkowych,

● dokumentów rozliczeniowych,

a następnie przedkładanie ich do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

7. Czuwanie nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów księgowych.

8. Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji księgowej w sposób zabezpieczający ją przed dostępem osób nieuprawnionych, zaginięciem lub zniszczeniem.

II. Obowiązki w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej jednostki

1. Opracowywanie projektu planu finansowego jednostki i jego zmian zgodnie z procedurą obowiązującą w jednostce oraz przedkładanie go do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

2. Dokonywanie analizy wykonania planu finansowego jednostki i bieżące informowanie kierownika jednostki o stopniu realizacji dochodów i wydatków (przychodów i rozchodów).

3. Dokonywanie bieżącej analizy prawidłowości wykorzystania środków otrzymanych z właściwego budżetu – państwa lub jednostki samorządu terytorialnego:

● w jednostkach budżetowych – środków otrzymanych na pokrycie wydatków,

● w samorządowych zakładach budżetowych – dotacji przedmiotowych, podmiotowych, celowych na wydatki bieżące bądź inwestycyjne, na pierwsze wyposażenie w środki obrotowe,

● w instytucjach kultury – dotacji podmiotowej na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych, dotacji celowych na finansowanie lub dofinansowanie kosztów inwestycji, dotacji celowych na realizację wskazanych zadań i programów itp.)

oraz informowanie kierownika jednostki o stwierdzonych nieprawidłowościach.

4. Czuwanie nad prawidłowością umów zawieranych przez jednostkę pod względem finansowym.

5. Zapewnienie prawidłowego i terminowego pobierania należności z tytułu dochodów budżetowych (w jednostkach budżetowych) bądź przychodów własnych (np. w samorządowych zakładach budżetowych, instytucjach kultury).

6. Przeprowadzanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych jednostki.

7. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi.

8. Zapewnienie ochrony mienia będącego w posiadaniu jednostki.

9. Sporządzanie sprawozdań budżetowych oraz innych związanych z realizacją zadań jednostki i przedkładanie ich do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

Izabela Motowilczuk

– magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

Podstawy prawne

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1548)

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 613)

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Cyfryzacja. Kluczowe wyzwania i szanse dla polskich przedsiębiorstw. Podsumowanie 2024 r. Co przyniesie rok 2025?

Cyfryzacja. Kluczowe wyzwania i szanse dla polskich przedsiębiorstw. Podsumowanie 2024 r. Co przyniesie rok 2025? Transformacja cyfrowa redefiniuje sposób, w jaki działają firmy na całym świecie. Jak polscy przedsiębiorcy mogą wykorzystać cyfryzację do zwiększenia konkurencyjności i innowacyjności?

Nie będzie podwyższenia stawki VAT przy sprzedaży żywych zwierząt koniowatych

Nie będzie podwyższenia stawki VAT przy sprzedaży żywych zwierząt koniowatych. Resort rolnictwa poinformował, że po kilkukrotnej interwencji i zdecydowanym sprzeciwie ministra rolnictwa i rozwoju wsi Czesława Siekierskiego odstąpiono od podwyższenia stawki VAT na sprzedaż żywych zwierząt koniowatych.

Brak porozumienia w sprawie lekcji religii. MEN ogłasza koniec konsultacji

Komisja Wspólna Przedstawicieli Rządu Rzeczypospolitej Polskiej i Konferencji Episkopatu Polski nie osiągnęła porozumienia w sprawie lekcji religii. Episkopat zapowiedział, że wobec naruszenia obowiązujących przepisów, strona kościelna będzie podejmować dalsze kroki prawne. MEN zakończyło proces konsultacji publicznych dotyczących organizacji lekcji religii i etyki w szkołach.

11 nowych wyrobów z województwa lubelskiego wpisanych na ministerialną listę produktów tradycyjnych

Na ministerialną listę produktów tradycyjnych trafiło 11 nowych wyrobów z województwa lubelskiego. Są to między innymi bandzwoły z fasolą, trawnicka lemieszka i szczodroki karczmiskie. 

REKLAMA

Doustne i donosowe produkty immunostymulujące (szczepionki) w zaktualizowanym wykazie substancji czynnych wchodzących w skład produktów leczniczych, które można sprzedawać w placówkach obrotu pozaaptecznego i w aptekach. [Projekt rozporządzenia]

Doustne i donosowe produkty immunostymulujące (szczepionki) w zaktualizowanym wykazie substancji czynnych wchodzących w skład produktów leczniczych, które można sprzedawać w placówkach obrotu pozaaptecznego i w aptekach. Projekt trafił do konsultacji.

Poniosłeś straty w wyniku deszczu nawalnego lub powodzi? Złóż wniosek do 31 stycznia 2025 r. Dopłaty od 1 tys. zł do 3 tys. zł na ha upraw rolnych

Poniosłeś straty w wyniku deszczu nawalnego lub powodzi? Złóż wniosek do 31 stycznia 2025 r. Dopłaty od 1 tys. zł do 3 tys. zł na ha upraw rolnych. Jak złożyć wniosek? Jakie są stawki dopłat do powierzchni zniszczonych upraw?

Dlaczego Polska sprzeciwia się umowie UE-Mercosur? Trzy główne powody, a także możliwe scenariusze

Polska jednoznacznie mówi "nie" umowie handlowej UE-Mercosur. Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi ostrzega przed jej konsekwencjami dla rolnictwa i standardów produkcji w UE. Co budzi największe obawy? Jakie będą dalsze kroki Unii Europejskiej i polskiego rządu?

D. Trump: rozważę wycofanie się z NATO, jeśli Europejczycy nie będą traktować nas uczciwie

Jeśli Europejczycy będą traktować nas uczciwie, zostaniemy w NATO, ale jeśli nie, absolutnie rozważę wyjście z Sojuszu - oświadczył prezydent elekt USA Donald Trump w wywiadzie w NBC. Trump powiedział też, że Ukraina może spodziewać się mniejszego wsparcia i że "aktywnie" stara się doprowadzić do końca wojny.

REKLAMA

Matura 2025. Próbny egzamin z matematyki. Odpowiedzi [ARKUSZE Z CKE]

W czwartek 5 grudnia rozpoczęły się się próbne egzaminy maturalne organizowane przez Centralną Komisję Egzaminacyjną. Potrwają do 17 grudnia. Dziś 6 grudnia egzamin z matematyki. Publikujemy zadania wraz z odpowiedziami. 

Samorządy apelują o zmiany: Obecne regulacje mogą przynieść więcej szkód niż korzyści organizacjom pracującym z dziećmi i młodzieżą

Samorządowcy deklarują poparcie dla idei ochrony małoletnich i przeciwdziałania przestępstwom na tle seksualnym. Alarmują jednak, że obowiązujące przepisy powodują nadmierną biurokratyzację oraz utrudniają funkcjonowanie małych, lokalnych organizacji pracujących z dziećmi i młodzieżą. Niektóre podmioty będą zmuszone do ograniczenia swojej działalności.

REKLAMA