Zamówienia publiczne – informowanie drugiej strony o wpływie COVID-19 na należyte wykonanie umowy

Nowe regulacje prawne

Pierwsza z ustaw przyjętych w związku z rozprzestrzenianiem się koronawirusa, tj. ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374), nie wprowadzała rozwiązań dotyczących realizacji już obowiązujących umów o udzielenie zamówienia publicznego, lecz przewidywała pewne wyłączenia z zastosowania p.z.p.

Powyższa ustawa, zwana dalej „specustawą”, została jednak zmieniona na podstawie ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 568), w której przewidziano konkretne instrumenty dotyczące realizacji zawartych umów o zamówienie publiczne, w tym procedurę informowania o wpływie COVID-19 na należyte wykonanie umowy.

Polecamy: Tarcza antykryzysowa – Samorząd i administracja. Pakiet e-booków

Najważniejsze kwestie tej procedury przedstawiono poniżej w formule Q&A (pytanie i odpowiedź).

Czy wykonawca i zamawiający muszą informować się o wpływie COVID-19 na realizację umowy o zamówienie publiczne?

Tak. Z brzmienia art. 15r ust. 1 specustawy wynika, że zarówno zamawiający, jak i wykonawca mają obowiązek poinformowania drugiej strony o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy (tj. np. na dochowanie terminu realizacji). Oczywiście taka informacja dotyczy wyłącznie sytuacji, kiedy taki wpływ wystąpił albo może wystąpić. Jeżeli w ocenie zamawiającego czy wykonawcy COVID-19 nie będzie miał wpływu na realizację umowy, obowiązek poinformowania drugiej strony nie aktualizuje się.

Czy informacja do drugiej strony umowy musi zostać udokumentowana?

Z art. 15r ust. 1 specustawy wynika, że tak. Przepis ten stanowi o obowiązku potwierdzenia wpływu COVID-19 na należyte wykonanie umowy poprzez załączenie do informacji oświadczenia lub dokumentów, które mogą dotyczyć w szczególności:

• nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia;
• decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;
• poleceń wydanych przez wojewodów lub decyzji wydanych przez Prezesa Rady Ministrów związanych z przeciwdziałaniem COVID-19, o których mowa w art. 11 ust. 1 i 2;
• wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych;

Jest to katalog przykładowy, a strona umowy może powoływać się także na inne okoliczności zagrażające należytemu wykonaniu umowy, o ile będą miały związek z COVID-19.

Ponadto takie okoliczności mogą dotyczyć także podwykonawców i dalszych podwykonawców (nie muszą dotyczyć bezpośrednio generalnego wykonawcy).

Czy druga strona może domagać się przedstawienia dodatkowych informacji?

Tak. Zgodnie z art. 15r ust. 2 specustawy strona, która otrzymała informację zgodnie z ust. 1, może zażądać przedstawienia dodatkowych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy.

Co należy zrobić po otrzymaniu informacji o wpływie COVID-19 na należyte wykonanie umowy o zamówienie publiczne?

W przypadku, gdy wykonawca albo zamawiający otrzymają od drugiej strony informację o wpływie COVID-19 na należyte wykonanie umowy, zgodnie z art. 15r ust. 3 specustawy, ma obowiązek w terminie 14 dni przekazać swoje stanowisko drugiej stronie oraz je uzasadnić. Termin ten liczy się odrębnie dla kolejnych/dodatkowych oświadczeń i dokumentów.

Wykonawca 13 kwietnia 2020 r. przekazał zamawiającemu informację na podstawie art. 15r ust. 1 specustawy. Zamawiający zażądał dodatkowych dokumentów. Wykonawca przekaże je 24 kwietnia 2020 r. Zamawiający będzie obowiązany ustosunkować się do informacji z 13 kwietnia 2020 r. w terminie do 27 kwietnia 2020 r. Natomiast kolejne stanowisko powinien przekazać – z uwzględnieniem kolejnych informacji – do 8 maja 2020 r.

Czy procedura informowania powoduje konieczność zmiany umowy o zamówienie publiczne?

Nie. Stosownie do art. 15r ust. 4 specustawy, jeżeli zamawiający stwierdzi, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie umowy, może w uzgodnieniu z wykonawcą dokonać zmiany umowy, o której mowa w art. 144 ust. 1 pkt 3 p.z.p. Przepis ten nie wskazuje, że zamawiający i wykonawca dokonują zmiany umowy, a jedynie, że zamawiający może jej dokonać w uzgodnieniu z wykonawcą.

dr Radek Rafał Wasilewski, radca prawny – Kancelaria Radcy Prawnego dr Radek Rafał Wasilewski (https://www.radcawasilewski.pl)