REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przygotowanie urzędu do ocen kwalifikacyjnych

Jacek Jędrzejczak
Absolwent Uniwersytetu Gdańskiego na wydziale Organizacji i Zarządzania. Praktyka: 8 lat na stanowiskach kierowniczych (w tym 3 lata, jako dyrektor ds. personalnych, 5 lat dyrektor ds. promocji i sprzedaży) w koncernie medialnym Polskapresse. Były członek Zarządu polsko-francuskiej firmy „HDS-WP” Sp. z o.o. Członek-założyciel Polskiej Izby Firm Szkoleniowych. Od 1999 roku trener i konsultant. Senior HR Biznes Partner w Iglotex S.A.Specjalizuje się w programach doradczych i szkoleniowych związanych z badaniem oraz rozwojem efektywności ludzi i organizacji w oparciu o model Human Performance Improvement (HPI), projektowaniu i wdrażaniu zmian w zakresie organizacji i zarządzania, opisów i wartościowaniem stanowisk pracy, systemów wynagradzania. Prowadzi również szkolenia w zakresie umiejętności zarządczych. Wykładowca studiów podyplomowych Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie oraz Wydziału Zarządzania Politechniki Gdańskiej. Autor lub współautor pięciu książek poświęconych systemom wynagradzania i ocen oraz licznych artykułów na łamach periodyków poświeconych ZZL. Prelegent wielu konferencji w zakresie HRM. Kierownik projektów szkoleniowych realizowanych na zlecenie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (Polska, Ukraina, Gruzja). Autor programu zarządzania zasobami ludzkimi w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

REKLAMA

REKLAMA

Do przeprowadzenia ocen pracowników samorządowych urząd należy przygotować zarówno od strony organizacyjnej, jak i formalnoprawnej.
Choć na przeprowadzenie ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych nie zostało już dużo czasu, nie należy próbować wdrożyć tego systemu „na skróty”, z pominięciem cyklu przygotowań jednostki samorządu terytorialnego, i to zarówno od strony organizacyjnej, jak i formalnoprawnej.

Kwestie formalnoprawne szczegółowiej omówione zostaną w osobnym artykule. Teraz zaprezentowane zostaną aspekty związane z przygotowaniem urzędu do ocen od strony organizacyjnej.

W tej materii doświadczenia praktyczne podpowiadają trzy zasadnicze kwestie, jakimi należałoby się zająć na początku procesu wdrażania systemu ocen:

-przegląd zakresów obowiązków i sporządzenie opisów stanowisk,

-określenie obowiązków kierownictwa urzędu i działu kadr w procesie przygotowania, wdrożenia i funkcjonowania ocen,

-przygotowanie pracowników jednostki do ocen kwalifikacyjnych.

Potrzebne zakresy obowiązków i opisy stanowisk

Z punktu widzenia procesu przygotowania i prowadzenia ocen przegląd zakresów obowiązków i sporządzenie opisów stanowisk ma dwojakie znaczenie:

-przegląd i uaktualnienie zadań i zakresów obowiązków są konieczne dla wyboru kryteriów oceny (to wynika ze wspomnianego na wstępie rozporządzenia),

-sporządzenie/uaktualnienie opisu stanowisk - poprzez jego integralne elementy - pozwoli precyzyjnie i pewnie ustalić zależności służbowe przekładające się z punktu widzenia procesu oceny na ustalenie zależności oceniany - oceniający.

Warto pamiętać, że opis stanowiska pracy stanowi dokument o szerszej zawartości merytorycznej niż zakres obowiązków i zadań. Równie istotne jest to, że opis nie dotyczy osoby/osób, które aktualnie (lub w przyszłości) je zajmuje. Tak więc nie odnosimy się tutaj do człowieka z punktu widzenia jego roli w jednostce jako pracownika, lecz opisujemy umiejętności, zadania, uprawnienia z punktu widzenia stanowiska i jego miejsca w organizacji.

Opis stanowiska może zawierać wiele różnych informacji, jednak dla przygotowania procesu ocen oraz późniejszego wyboru kryteriów oceny najważniejsze informacje, jakie powinien zawierać to:

-data sporządzenia (pozwala sprawdzić, czy jest on aktualny),

-nazwa stanowiska,

-pion/wydział organizacyjny,

-nazwa komórki organizacyjnej,

-stanowisko przełożonego (można ustalić, kto powinien oceniać),

-stanowiska podległe (można ustalić, czy i dla kogo pełni również rolę oceniającego),

-kto zastępuje (można ustalić, kto będzie pełnił zastępstwo w sytuacji długiej nieobecności),

-narzędzia pracy (można ustalić, jakich umiejętności i wiedzy w tym zakresie należy wymagać),

-zakres zadań i obowiązków (pozwala na wybór stosownych kryteriów oceny),

-zakres uprawnień (pozwala na wybór kryteriów, np. zarządczych),

-specjalne wymagania co do wiedzy/uprawnień (pozwala wybrać lub stworzyć specyficzne dla stanowiska kryteria oceny),

-jednostki wewnętrzne i zewnętrzne, z którymi stanowisko stale współpracuje (pozwala na wybór kryteriów o tzw. miękkim charakterze, czyli związanych np. z komunikacją, relacjami z innymi).

Wydaje się, że proces aktualizacji/stworzenia opisu stanowiska można połączyć z pierwszą rozmową, jaką powinien odbyć oceniający z ocenianym w celu ustalenia kryteriów oceny. Oczywiście działanie to wymaga wcześniejszych przygotowań (np. stworzenia formularzy) i zarządzeń, ale te kwestie poruszone zostały w dalszej części artykułu.

Rola i obowiązki kierownictwa urzędu i służb personalnych

Rola i obowiązki kierownictwa urzędu oraz służb personalnych w procesie wdrożenia i funkcjonowania ocen różnią się w zależności od fazy podejmowanych działań. Praktyka podpowiada bowiem, że kluczowe są w tym przypadku dwa okresy: wdrożenie systemu i jego funkcjonowanie po wdrożeniu.

Różnice w rolach i obowiązkach przedstawione zostały w tabeli.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Warto zwrócić uwagę na specyficzną sytuację kierownika jednostki jako oceniającego.

Do kompetencji kierownika urzędu należy bowiem samodzielne dokonywanie ocen (wobec pracowników, których jest bezpośrednim przełożonym), jak również rozpatrywanie odwołań od wyników oceny.

Ponieważ są to jednak kompetencje związane z reprezentowaniem pracodawcy samorządowego, mogą one formalnie być przekazane zgodnie z upoważnieniem np. sekretarzowi czy zastępcy wójta. Wydaje się, że na etapie wdrażania systemu kierownik jednostki może skorzystać z tych uprawnień.

Z tego prawa nie powinien jednak korzystać w przypadku pełnienia roli oceniającego. To zadanie powinien wykonać samodzielnie. Ocena dotyczy przecież pracowników bezpośrednio mu podległych i nie na miejscu byłoby cedowanie jej na inne osoby. To prawda, że kierownicy jednostek są bardzo często obciążeni dużą ilością pracy i skarżą się na permanentny brak czasu, ale jako przełożeni powinni znaleźć kilkadziesiąt minut na rozmowę ze swoim podwładnym. Tym bardziej że będzie miała ona miejsce raz na kilka lub nawet kilkanaście miesięcy.

Przygotowanie pracowników

Należy pamiętać, że wdrożenie systemu ocen będzie dla wielu pracowników dużym przeżyciem. Zarówno dla tych, którzy w procesie pełnią rolę oceniających, jak i dla tych, którzy będą oceniani.

GSIA RADZI

Wbrew pozorom przygotowanie pracowników urzędu nie może ograniczać się do przekazania im wszystkich niezbędnych aktów prawnych i instrukcji pisemnych. Pamiętać bowiem należy, że integralnym, a jednocześnie najważniejszym elementem procesu oceny jest rozmowa ocenianego z oceniającym i do tej właśnie roli trzeba przygotować wszystkich pracowników objętych systemem ocen.

Praktyka pokazuje, że dobrym rozwiązaniem tej kwestii są szkolenia dla oceniających i ocenianych. Warto pamiętać, że stanowią one ważny element wdrażania systemu, bowiem pełnią dwojaką rolę w tym procesie. Z jednej strony uczą ocenianych i oceniających, jak powinna przebiegać ocena, z drugiej zaś stanowią dodatkowy element kampanii informacyjnej.

Szkolenia dla ocenianych to spotkania głównie o charakterze informacyjnym, mające na celu:

-zapoznanie z systemem i formularzami,

-prezentacja korzyści dla pracowników wynikających z wprowadzenia systemu,

-udzielenie odpowiedzi na pytania i wątpliwości,

-przygotowanie pracowników do wykonywania samooceny.

GSIA RADZI

Praktyka wskazuje na dwa elementy, o których warto pamiętać, organizując szkolenia dla ocenianych - spotkanie takie nie powinno trwać dłużej niż dwie godziny, a powinien je prowadzić zewnętrzny trener lub przeszkolona w prowadzeniu prezentacji i spotkań osoba z działu personalnego. Nie powinni zaś tego typu robić menedżerowie - przyszli oceniający.

Podyktowane jest to kilkoma względami:

-W przyszłości sami będą zaangażowani w proces ocen jako oceniający, zatem istnieje ryzyko, że pracownicy nie będą ich postrzegać jako obiektywnych prelegentów.

-Praktyka pokazuje, że menedżerowie liniowi nie mają na ogół czasu na bardzo dokładne przygotowanie się do spotkania i przekazanie wszystkich niezbędnych informacji, co może mieć zasadniczy wpływ na ostateczne zrozumienie systemu przez pracowników.

-Zewnętrzni trenerzy lub osoby z działu personalnego na ogół są postrzegane jako osoby neutralne. Skłania to pracowników do większej otwartości w zadawaniu pytań i wyrażaniu wątpliwości, co może mieć kapitalne znaczenie przy ostatecznej ocenie przez kierownictwo gotowości pracowników do wdrożenia systemu lub dokonania ewentualnych poprawek.

Inne z kolei przesłanki towarzyszyć powinny organizacji szkoleń dla oceniających. Mają one bowiem bardziej skomplikowany charakter. Oceniający nie tylko muszą doskonale poznać zasady funkcjonowania systemu i posługiwania się formularzami, ale także poznać i rozwinąć umiejętności niezbędne do przeprowadzenia obiektywnej i satysfakcjonującej obie strony rozmowy.

Umiejętności, jakie muszą dodatkowo cechować osoby dokonujące oceny, to przede wszystkim:

-słuchanie rozmówcy,

-przekazywanie informacji zwrotnej,

-konstruktywne krytykowanie,

-radzenie sobie z trudnym rozmówcą,

-przezwyciężanie negatywnych nastawień,

-wczuwanie się w emocjonalny stan ocenianych (empatia),

-unikanie błędów w ocenie wynikających przede wszystkim ze stereotypowego postrzegania sytuacji i osób,

-unikanie błędów wynikających ze stosowania skal ocen.

Dodatkowo, podczas szkolenia, oceniający powinni również bezwzględnie wziąć udział w symulacji przeprowadzania oceny.

Zważywszy na specyfikę szkolenia oceniających, praktyka wskazuje, że zajęcia powinny być prowadzone metodami interaktywnymi, w małych grupach (do 15 osób) i trwać przynajmniej 6-8 godzin. Zajęcia powinni prowadzić zewnętrzni trenerzy.

Istotne jest również to, aby uczestnicy szkolenia uzyskiwali jak najwięcej informacji zwrotnych na temat swojego funkcjonowania jako osoby oceniającej. Pozwoli to na dokonanie autokorekty w tych postawach, które mogą mieć szczególne znaczenie w procesie oceny podwładnych.

Jacek Jędrzejczak

Praktyk w zarządzaniu personelem. Trener i konsultant. Partner firmy doradczo-szkoleniowej ProFirma Sp z o.o. Ekspert i trener Pomorskiego Centrum Samorządu Terytorialnego w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Autor kilku książek oraz artykułów poświęconych aspektom ocen, wynagradzania, zarządzania personelem. Współtwórca kompleksowego Pakietu „MasterMark 1.0” służącego do wdrożenia i prowadzenia systemu ocen w jednostkach samorządu terytorialnego.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wyższe stawki uposażenia zasadniczego żołnierzy zawodowych w 2024 roku [Tabela]. Rozporządzenie już obowiązuje

    W rozporządzeniu Ministra Obrony Narodowej z 16 lutego 2024 r. w sprawie stawek uposażenia zasadniczego żołnierzy zawodowych zostały określone te stawki ze skutkiem od 1 stycznia 2024 r. Rozporządzenie weszło w życie 21 lutego 2024 r.

    Będzie zakaz sprzedaży elektronicznych papierosów jednorazowych. Już 64% młodzieży miało do czynienia z takimi papierosami

    Aż 64 proc. młodych ludzi miało kontakt z jednorazowymi papierosami elektronicznymi. Czy wkrótce to się skończy? Minister Zdrowia Izabela Leszczyna poinformowała w środę, że może rozpocząć pracę nad zakazem sprzedaży elektronicznych papierosów jednorazowych. 

    Zakaz sprzedaży e-papierosów jednorazowych. I. Leszczyna: Zielone światło od Donalda Tuska dla zmiany przepisów

    W dniu 21 lutego 2024 r. Minister Zdrowia Izabela Leszczyna poinformowała, że może już rozpocząć pracę nad zakazem sprzedaży elektronicznych papierosów jednorazowych. Dodała, że chciałaby jak najszybszej ścieżki, bo aż 64 procent młodych ludzi miało z nimi kontakt.

    Te województwa otrzymają milionowe dofinansowania dla osób z niepełnosprawnościami i ich opiekunów

    W województwie świętokrzyskim samorządy mogą otrzymać ponad 52 mln na opiekę dla osób niesamodzielnych. W małopolskim blisko 21 mln zł na wsparcie opiekunów osób niepełnosprawnych. Co trzeba zrobić? 

    REKLAMA

    Z jakimi objawami jechać na SOR, a kiedy skorzystać z nocnej i świątecznej opieki zdrowotnej?

    Pacjenci często zastanawiają się, z jakimi objawami mogą jechać na SOR, a kiedy zgłosić się na NiŚOZ. W artykule postaramy się rozwiać te wątpliwości. 

    Rok 2023 był rekordowy pod względem skali strat gospodarczych spowodowanych przez katastrofy naturalne

    W 2023 r. 398 globalnych katastrof naturalnych wyrządziło szkody w wysokości 380 mld dolarów. Najbardziej kosztowne okazały się silne trzęsienia ziemi i gwałtowne burze. Ubiegły rok był najgorętszym rokiem w historii z „bezprecedensowymi anomaliami cieplnymi” i rekordowymi wartościami odnotowanymi w 24 krajach i terytoriach. 

    Opłacalność cen dla rolników tematem dzisiejszego posiedzenia Rady ds. rolnictwa

    Opłacalność cen dla rolników tematem dzisiejszego posiedzenia Rady ds. rolnictwa. "Czy można rolnikom zapewnić opłacalne ceny, czy Krajowa Grupa Spożywcza będzie pomagała w stabilizacji rynków rolnych" - to pytania, na które ma odpowiedzieć dzisiejsze posiedzenie Rady ds. Rolnictwa i Obszarów Wiejskich - poinformował jej przewodniczący Jan Krzysztof Ardanowski.

    Zmiany w KRS 2024 - rząd Tuska przyjął projekt nowelizacji

    Na posiedzeniu 20 lutego 2024 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o Krajowej Radzie Sądownictwa (KRS), przygot4owany przez Ministra Sprawiedliwości. 

    REKLAMA

    Podwyżki dla nauczycieli w 2024 roku - rozporządzenie podpisane i opublikowane. Wchodzi w życie 22 lutego ze skutkiem od 1 stycznia

    W dniu 20 lutego 2024 r. Minister Edukacji oraz Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podpisały rozporządzenie określające minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli. Już 21 lutego rozporządzenie to zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw. Wynagrodzenie nauczycieli początkujących rośnie o 33%, a w przypadku nauczycieli mianowanych i dyplomowanych wzrost wynosi 30%. Podpisane rozporządzenie skierowano do publikacji w Dzienniku Ustaw. Wzrost wynagrodzeń jest możliwy z powodu zwiększenia subwencji oświatowej.

    Ile jest osób w kryzysie bezdomności w Polsce? W nocy z 28 na 29 odbędzie się liczenie

    Ile jest w Polsce osób w kryzysie bezdomności? Dokładne szacunki nie są znane. Ostatnie badanie miało miejsce w 2019 r. W tym roku, w nocy z 28 na 29 lutego w całej Polsce zostanie przeprowadzone liczenie osób w kryzysie bezdomności. 

    REKLAMA