Zakaz w całej UE kontaktu przez e-maila i telefon z pracownikiem po godzinach pracy? [2023 r.]

Telepraca w prawie UE

Rozpoczynające się na forum Unii Europejskiej negocjacje pomiędzy Europejską Konfederacją Związków Zawodowych a BusinessEurope, czyli Konfederacją Europejskiego Biznesu, już za kilka miesięcy mogą się skończyć wdrożeniem nowego prawa, które ma dać milionom Europejczyków prawo do bycia offline po godzinach pracy. Wprowadzenie takich zmian jeszcze w zeszłym roku proponował w swojej rezolucji Parlament Europejski.

Stanęło jednak na tym, że to partnerzy społeczni, bez udziału unijnego legislatora, zadecydują o treści nowych przepisów dotyczących nie tylko pracowników zatrudnionych zdalnie.

- W razie uzgodnienia przez Europejską Konfederację Związków Zawodowych z Konfederacją Europejskiego Biznesu zmian w porozumieniu z 2002 r. w sprawie telepracy wraz z nowymi zapisami dotyczącymi prawa do bycia offline nowe regulacje zostaną przekształcone w dyrektywę bez ingerencji ze strony Komisji, Rady czy Parlamentu UE. Rada albo przyjmie zaproponowany tekst porozumienia, albo go odrzuci - tłumaczy Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan, który reprezentuje polski biznes w czasie tych unijnych negocjacji.

- Lewiatanowi bardzo zależy, aby uczestniczyć w tych negocjacjach już od samego początku, ponieważ uzgodnienia podjęte na unijnym szczeblu mogą stać się elementem otaczającej nas rzeczywistości. Chcemy też, aby polski biznes i nasze doświadczenia w tym zakresie były widoczne w tych pracach - podkreśla.

Służbowy telefon i email po godzinach pracy

A do ustalenia jest wiele ważnych kwestii. Prawo do odłączenia się zatrudnionych od pracy po godzinach ma dotyczyć nie tylko zatrudnionych wykonujących prace w formule zdalnej, lecz także tych świadczących pracę stacjonarnie, którzy korzystają ze służbowego e-maila i telefonu. Chodzi o to, by taki pracownik miał zagwarantowane prawo do odłączenia się od wiadomości, pytań i zamówień napływających takimi kanałami.

- W niektórych firmach już jest tak, że po godzinach pracy systemy teleinformatyczne udzielają automatycznych odpowiedzi o godzinach pracy danej osoby - dodaje Lisicki z Lewiatana.

Nowa regulacja dotycząca pracy zdalnej z uwzględnieniem prawa do bycia offline może pojawić się na szczeblu unijnym już w połowie przyszłego roku

Tłumaczy, że w dużej mierze rolę przepisów ochronnych już teraz odgrywają regulacje dotyczące norm czasu pracy i gwarantujące zatrudnionym prawo do nieprzerwanego odpoczynku.

- Przepisy o czasie pracy określają granice, ale nowe regulacje dotyczące prawa do odłączenia mają uwypuklić uprawnienie zatrudnionych do odpoczynku poza godzinami pracy. Podobnie jak zakaz dyskryminacji, który jest opisany zarówno w konstytucji, kodeksie pracy, jak i ustawie o związkach zawodowych, co ma zagwarantować przestrzeganie tych regulacji - komentuje dr Błażej Mądrzycki z Uniwersytetu Śląskiego, ekspert OPZZ, reprezentujący polskie związki zawodowe w czasie tych negocjacji.

Służbowy telefon i email w czasie wolnym od pracy

Tłumaczy, że w przypadku prawa do bycia offline chodzi o wyznaczenie granicy pomiędzy pracą a czasem wolnym.

- To zachowanie balansu mogłoby moim zdaniem w praktyce wyglądać np. w ten sposób, że na skrzynce e-mailowej pracownika automatycznie uruchamiałby się autoresponder wysyłający mail na nadchodzące po godzinach pracy wiadomości z informacją, że odpowiedź zostanie udzielona następnego dnia od razu po rozpoczęciu pracy - proponuje ekspert.

Prawo pracownika do bycia offline

Pytanie, na które nikt obecnie nie zna jeszcze odpowiedzi, dotyczy tego, czy nowe regulacje pójdą w kierunku dobrych praktyk, aby systemy automatycznego informowania o godzinach pracy wdrażać powszechnie we wszystkich firmach, czy raczej w kierunku twardszych regulacji. Nawet odłączających zatrudnionego ze środowiska pracy po zakończeniu dniówki.

- Spodziewam się, że związki zawodowe nowe prawo pracowników do bycia offline obwarują sankcjami za jego nierespektowanie. Będzie to jednak spore wyzwanie, aby wyznaczyć wyraźną granicę pracy, szczególnie w przypadku pracowników działających w trybie zadaniowym, którzy sami organizują sobie czas pracy, bez ingerencji pracodawcy, któremu zależy na efektach tej pracy i wykonaniu określonych zadań w terminie - zastrzega Lisicki z Konfederacji Lewiatan.

- To jest jedna z wielu kwestii do uzgodnienia - odpowiada Mądrzycki z OPZZ. - Proszę nie traktować tego jako chęci związków zawodowych do karania przedsiębiorców, ale jako gwarancję prawidłowego stosowania przepisów - dodaje.

Praca zdalna w UE

Podkreśla, że prace mają nie tylko dotyczyć prawa do bycia offline, lecz także być przeglądem dotychczasowych regulacji na szczeblu unijnym dotyczących pracy zdalnej. - Nasze krajowe doświadczenia związane z wdrażaniem takich przepisów do kodeksu pracy w Polsce mogą więc być bardzo cenne - wskazuje związkowiec.

Dodaje, że jest ostrożnym optymistą, jeśli chodzi o osiągnięcie porozumienia na szczeblu unijnym. - W trakcie prac nad nowymi przepisami da się wyczuć oczekiwanie, że takie porozumienie dałoby dobry przykład i pokazało, że demokratyczny system dobrze działa - podkreśla.

Podstawę do prowadzenia negocjacji co do porozumienia w sprawie regulacji pracy zdalnej daje art. 154 i 155 Traktatu o funkcjonowaniu UE. Stanową one, że w dziedzinie polityki społecznej Komisja Europejska konsultuje się z partnerami społecznymi w sprawie możliwego kierunku działania Unii. Partnerzy społeczni mogą jednak poinformować Komisję o chęci podjęcia własnych rozmów nad osiągnięciem porozumienia w tym zakresie.

Czas postępowania w takiej sprawie nie może przekroczyć dziewięciu miesięcy, chyba że partnerzy społeczni i Komisja wspólnie zadecydują o jego przedłużeniu.

Oznacza to, że już w połowie przyszłego roku może się pojawić na szczeblu unijnym nowa regulacja dotycząca pracy zdalnej, z uwzględnieniem prawa do bycia offline.

Może to być bardzo mało czasu, biorąc pod uwagę doświadczenia dotyczące pracy zdalnej wymuszonej przez epidemię COVID-19.

Definicja telepracy

Już teraz wiadomo, że partnerzy społeczni z poszczególnych państw UE będą dyskutowali, jak powinna być zdefinowana telepraca. Obecna definicja - wynikająca z porozumienia zawartego jeszcze w 2002 r. - zakłada, że to każda praca wykonywana na odległość, która mogłaby być wykonywana w siedzibie pracodawcy.

Telepraca a przedstawiciele handlowi

Z takiego brzmienia nowych przepisów wyłączeni więc zostaliby z automatu np. przedstawiciele handlowi i wszyscy inni pracownicy, których zadania z założenia odbywają się poza siedzibą firmy.

Okazuje się, że w poszczególnych państwach UE różnie traktuje się koszty wynikające z pracy zdalnej i bywa, że jest ona traktowana jako atrakcyjny bonus dla pracowników, którzy dzięki temu, że mogą zostać w domu, nie tracą czasu i pieniędzy na dojazd do miejsca pracy.

Nie mniej istotne kwestie dotyczą bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej i znalezienia odpowiedzi, na ile pracodawca ma kontrolować i odpowiadać za warunki pracy w domu, skoro to pracownik organizuje sobie wtedy miejsce pracy.

Z pewnością trudnym elementem tych negocjacji będzie także kwestia uprawnienia pracodawcy do kontrolowania i monitorowania efektywności takiej pracy. W niektórych państwach UE pracownik sam wyznacza sobie godziny pracy, a pracodawcę interesuje tylko efekt jego pracy.

Ryczałt za pracę zdalną

Najciekawsze w nowych unijnych przepisach może się okazać to, na ile wymuszą one zmiany w kodeksie pracy, nad którego nowelizacją pracuje obecnie parlament. Prawdopodobnie wejdą one w życie na przełomie roku i zaczną obowiązywać na początku przyszłego.

Z pewnością wdrożenia będzie wymagało prawo do bycia offline. Unijne regulacje mogą jednak wpłynąć także na zasady wyliczania ryczałtu za zwrot kosztów pracy zdalnej. Związkowcy domagają się bowiem wprowadzenia stałej minimalnej kwoty. Przedsiębiorcy natomiast zabiegają, aby ta obowiązkowa wypłata była jak najniższa i zastanawiają się, jak ją wyliczać, aby nie zakwestionowały jej później ZUS ani urząd skarbowy.

Nasze krajowe negocjacje dotyczą też wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej, czyli liczby dni pracy z domu, udzielanych na wniosek pracownika, za które pracodawca nie musi płacić żadnych ryczałtów, bo są one traktowane jako bonus dla zatrudnionych stacjonarnie. ©℗

DGP: Prawo do bycia offline nieco bliżej. Nie tylko dla pracujących zdalnie

Mateusz Rzemek