Monitoring w miejscach pracy

Pracodawca może wprowadzić monitoring w zakładzie pracy pod warunkiem że jest to niezbędne do:

1. zapewnienia bezpieczeństwa pracowników
2. ochrony mienia
3. kontroli produkcji
4. zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

Przy czym wystarczy, że jest spełniony jeden z tych celów, choć może być też parę lub wszystkie.

Monitoring może być w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (brak słowa o rejestracji dźwięku). Jeżeli pracodawca chce rejestrować również dźwięk musi dokonać dodatkowej analizy na gruncie RODO – w szczególności art. 5.

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba, że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu/celów określonego powyżej i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

W tym miejscu pytanie, po co komu monitoring, który uniemożliwia nagranie osób nagranych.

Nagrania obrazu pracodawca  może przetwarzać wyłącznie w celu/celach dla których były zabrane.

Nagrania mogą być przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba, że nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Wtedy nagrania są przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie terminu, przez który można przechowywać nagrani, należy je zniszczyć, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu Pracodawca ustala w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Pracodawca musi przed dopuszczeniem pracownika do pracy poinformować go na piśmie pracownika o celach, zakresie oraz sposobie monitoringu.

Pracodawca musi oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Monitoring może być  nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy.

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO w art. 22² kodeksu pracy dodała § 1¹ zgodnie z którym monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. W związku z tym stosownej zmianie uległ też § 2. Zgodnie z jego nową treścią Monitoring nie powinien obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celów o których pisałem powyżej. Ponadto monitoring w tych pomieszczeniach nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Należy zauważyć, że monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Jeżeli Pracodawca, który w dniu wejścia w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO stosuje monitoring pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, zobowiązany jest w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie powyższej ustawy zaprzestaje stosowania monitoringu takich pomieszczeń. O zaprzestaniu monitoringu pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, Pracodawca powinien niezwłocznie poinformować zakładową organizację związkową.

Jeżeli Pracodawca, który w dniu wejścia w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO stosuje monitoring pomieszczeń sanitarnych jest zobowiązany do uzyskania zgody na dalsze stosowanie monitoringu zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Powyższą zgodę Pracodawca jest zobowiązany uzyskać w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie powyższej ustawy.  W przypadku odmowy przez związki zawodowe (lub przedstawicieli pracowników) udzielenia takiej zgody lub upływu powyższego 30 dniowego terminu, Pracodawca w terminie 3 dni od dnia odmowy udzielenia zgody albo od dnia upływu 30-dniowego terminu na jej udzielenie, zaprzestaje stosowania monitoringu takich pomieszczeń.  O zaprzestaniu monitoringu Pracodawca niezwłocznie informuje zakładową organizację związkową albo przedstawicieli pracowników.

Pracodawca może wprowadzić monitoring w zakładzie pracy pod warunkiem że jest to niezbędne do:

1. zapewnienia bezpieczeństwa pracowników
2. ochrony mienia
3. kontroli produkcji
4. zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Przy czym wystarczy, że jest spełniony jeden z tych celów, choć może być też parę lub wszystkie.

Monitoring może być w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (brak słowa o rejestracji dźwięku). Jeżeli pracodawca chce rejestrować również dźwięk musi dokonać dodatkowej analizy na gruncie RODO – w szczególności art. 5.

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba, że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu/celów określonego powyżej i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

W tym miejscu pytanie, po co komu monitoring, który uniemożliwia nagranie osób nagranych. 

Nagrania obrazu pracodawca  może przetwarzać wyłącznie w celu/celach dla których były zabrane.

Nagrania mogą być przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba, że nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Wtedy nagrania są przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie terminu, przez który można przechowywać nagrani, należy je zniszczyć, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu Pracodawca ustala w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Pracodawca musi przed dopuszczeniem pracownika do pracy poinformować go na piśmie pracownika o celach, zakresie oraz sposobie monitoringu.

Pracodawca musi oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Monitoring może być  nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy.

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO w art. 22² kodeksu pracy dodała § 1¹ zgodnie z którym monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. W związku z tym stosownej zmianie uległ też § 2. Zgodnie z jego nową treścią Monitoring nie powinien obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celów o których pisałem powyżej. Ponadto monitoring w tych pomieszczeniach nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Należy zauważyć, że monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Jeżeli Pracodawca, który w dniu wejścia w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO stosuje monitoring pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, zobowiązany jest w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie powyższej ustawy zaprzestaje stosowania monitoringu takich pomieszczeń. O zaprzestaniu monitoringu pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, Pracodawca powinien niezwłocznie poinformować zakładową organizację związkową.

Jeżeli Pracodawca, który w dniu wejścia w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO stosuje monitoring pomieszczeń sanitarnych jest zobowiązany do uzyskania zgody na dalsze stosowanie monitoringu zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Powyższą zgodę Pracodawca jest zobowiązany uzyskać w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie powyższej ustawy.  W przypadku odmowy przez związki zawodowe (lub przedstawicieli pracowników) udzielenia takiej zgody lub upływu powyższego 30 dniowego terminu, Pracodawca w terminie 3 dni od dnia odmowy udzielenia zgody albo od dnia upływu 30-dniowego terminu na jej udzielenie, zaprzestaje stosowania monitoringu takich pomieszczeń. O zaprzestaniu monitoringu Pracodawca niezwłocznie informuje zakładową organizację związkową albo przedstawicieli pracowników.

Paweł Ludwiczak, radca prawny

https://www.ludwiczak-radcaprawny.pl