Ochrona danych osobowych w miejscu pracy

W październiku 2018 roku na stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) opublikowany został poradnik „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”. Z kolei w styczniu na stronie Ministerstwa Cyfryzacji opublikowane zostały objaśnienia prawne dotyczące dalszego gromadzenia danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie u pracodawcy po zakończeniu procesu rekrutacji. Zgodnie z informacjami zawartymi na stronach internetowych urzędów, zarówno poradnik jak i objaśnienia mają ułatwić przedsiębiorcom przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych. Wydanie objaśnień przez Ministra Cyfryzacji (MC) spotkało się jednak ze sprzeciwem Prezes UODO, który wskazał o oświadczeniu opublikowanym na stronie internetowej, że wydawanie wytycznych dotyczących stosowania przepisów o ochronie danych przez inne organy stanowi wkroczenie w kompetencje Prezesa UODO.

Zapraszamy na warsztaty

Ochrona danych osobowych w rekrutacji i zatrudnieniu

Co więcej, w objaśnieniach MC zajęte zostało odmienne stanowisko w zakresie dopuszczalności dalszego przechowywania danych po zakończeniu procesu rekrutacji w celu ochrony przed roszczeniami z tytułu dyskryminacji. O ile zgodnie z wytycznymi zawartymi w poradniku, takie dalsze przechowywanie nie powinno być uznane za dopuszczalne, to zgodnie z treścią objaśnień wydanych przez MC pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione, w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami mogącymi pojawić się w związku z prowadzoną uprzednio rekrutacją. Do których wytycznych powinni zatem stosować się przedsiębiorcy? Nie ulega wątpliwości, że jedynym organem uprawnionym do prowadzenia kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych oraz do nakładania administracyjnych kar pieniężnych za ich naruszenie jest Prezes UODO, a nie MC. Stąd z ostrożności, w razie sprzeczności w rekomendacjach wydawanych przez te organy, przedsiębiorcy powinni raczej zastosować się do wytycznych Prezesa UODO. Jednakże, w przeciwieństwie do UODO, MC stosuje bardziej liberalne podejście w zakresie stosowania przepisów RODO, zatem wydaje się, że przedsiębiorcy mogą chętniej sięgać po wytyczne wydawane przez MC. Podkreślenia wymaga jednak, że wskazówki zawarte czy to w poradniku, czy w objaśnieniach, mają jedynie charakter niewiążących wskazówek interpretacyjnych. W tym miejscu należy również podkreślić, że dokonana w poradniku interpretacja przepisów prawa pracy i przepisów o ochronie danych osobowych oraz zawarte w nim wskazówki są jednak co najmniej kontrowersyjne. Poważne wątpliwości budzi w szczególności wskazanie w poradniku możliwych sposobów realizacji obowiązku informacyjnego wobec kandydatów do pracy. Mianowicie, w poradniku wskazano, że pracodawca ma obowiązek poinformować kandydata do pracy o tych okolicznościach w chwili pozyskiwania tych danych w sposób jasny, czytelny i łatwo dostępny dla kandydata. Może to zrobić np. w treści ogłoszenia o pracę lub w informacji zwrotnej bezpośrednio po otrzymaniu od kandydata aplikacji do pracy. Jednakże, brak zamieszczenia klauzuli informacyjnej już w treści ogłoszenia o pracę może spowodować, że kandydat nie będzie znał tożsamości administratora w momencie składania aplikacji, co może zostać uznane za naruszenie zasady przejrzystości w zakresie przetwarzania danych. Kontynuując lekturę poradnika można jednak zauważyć, że refleksja autorów nastąpiła zaledwie cztery strony dalej, gdzie wskazano (tym razem prawidłowo), że o prawidłowym wykonaniu obowiązku informacyjnego, nie możemy mówić również w sytuacji, gdy klauzula informacyjna zostanie wysłana przez potencjalnego pracodawcę w odpowiedzi na otrzymaną aplikację, ponieważ obowiązek poinformowania m.in. o tożsamości pracodawcy powinien być realizowany przez niego na etapie zbierania danych osobowych, a nie na etapie ich utrwalania. Poradnik zawiera zatem sprzeczne informacje.

Podsumowując, poradnik, który w swoim założeniu miał służyć pomocą pracodawcom w ich codziennej pracy oraz zawierać praktyczne wskazówki, zawiera wewnętrzne sprzeczności, co może doprowadzić do powstania kolejnych wątpliwości w zakresie przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji i zatrudnienia. Nie pomaga również wydawanie sprzecznych wytycznych przez Prezesa UODO oraz MC. Z ostrożności jednak, za bezpieczniejsze rozwiązanie dla przedsiębiorców należy uznać stosowanie się do wytycznych Prezesa UODO, który jest jedynym organem uprawnionym do prowadzenia kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych oraz do nakładania administracyjnych kar pieniężnych za ich naruszenie.

Nowe przepisy prawa pracy wprowadzają zmiany w zakresie pozyskiwania danych osobowych od osób ubiegających się o zatrudnienie oraz pracowników, w szczególności w zakresie danych, jakie może przetwarzać pracodawca, dopuszczalności przetwarzania danych za zgodą pracownika czy też stosowania monitoringu w miejscu pracy. Zmiany te dotyczą w szczególności dział kadr i HR w każdej branży oraz sektorze gospodarki.

Ochrona danych osobowych w rekrutacji i zatrudnieniu to warsztaty dla pracowników działów HR, w tym kierowników, dyrektorów i managerów działów HR, a także do członków zarządu i kadry kierowniczej uczestniczącej w procesach HR, konsultantów ds. HR, pracowników agencji pracy tymczasowej, rekruterów, którzy odpowiadają w szczególności za: publikację ogłoszeń o pracę, gromadzenie danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie,  przygotowywanie umów o pracę, umów cywilnoprawnych lub innych umów na podstawie których świadczona jest praca na rzecz pracodawcy, selekcję kandydatów, współpracę z agencjami rekrutacyjnymi, podmiotami świadczącymi usługi kadrowo – płacowe, szkoleniowe i innymi podmiotami zewnętrznymi świadczącymi usługi na rzecz pracodawcy, prowadzenie akt osobowych pracowników, przeprowadzanie oceny pracowników, opracowywanie polityki kadrowej i innych wewnętrznych dokumentów dotyczących obszaru HR, przeprowadzanie szkoleń dla pracowników.

Zapraszamy na warsztaty

Ochrona danych osobowych w rekrutacji i zatrudnieniu