Kategorie

Przetwarzanie danych osobowych podczas rekrutacji do przedszkoli i szkół 2020/2021

Przetwarzanie danych osobowych podczas rekrutacji do przedszkoli i szkół 2020/2021 /Fot. Shutterstock
Jaki zakres danych powinien zawierać wniosek rekrutacyjny? Przez jaki okres można przechowywać dane osobowe kandydatów? Na te i inne pytania związane z rekrutacją do szkół i przedszkoli na rok szkolny 2020/2021 odpowiada Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Rodzice oraz inspektorzy ochrony danych z sektora oświaty zwracają się do UODO z licznymi pytaniami nt. przetwarzania danych osobowych podczas trwającej obecnie rekrutacji do szkół i przedszkoli.

Rekrutacja

Reklama

Przed rodzicami ważny moment, aby dokonać wyboru placówki oświatowej, a więc szkoły lub przedszkola, dla swoich dzieci. Przedszkolaków i uczniów przyjmuje się do szkół i przedszkoli po przeprowadzeniu rekrutacji.Na podstawie wniosku wypełnionego przez rodzica, o przyjęciu dziecka decyduje dyrektor placówki. Prawo oświatowe w art. 150 i 151 wskazuje treść wniosku i zgłoszenia o przyjęcie dziecka do przedszkola, szkoły i innych placówek oraz niezbędne załączniki. Dane te ─ wymienione w art. 150 ust. 1 ─ są przetwarzane w celu realizacji obowiązku prawnego, który ciąży na administratorze (rt. 6 ust. 1 lit. c RODO). W związku z tym administrator (szkoła /przedszkole/inna placówka oświatowa) nie musi pozyskiwać zgody rodziców dzieci na przetwarzanie danych zawartych w tych wnioskach.

Warto odnotować, że – zgodnie z przepisami oświatowymi ─ mówiąc o rodzicach, należy także rozumieć: prawnych opiekunów dziecka lub osoby, które sprawują pieczę zastępczą nad dzieckiem.

Polecamy: Tarcza antykryzysowa – Samorząd i administracja. Pakiet e-booków

 Zakres danych osobowych jakie powinien zawierać wniosek

Powyższe przepisy prawa oświatowego wskazują zakres danych osobowych, które zawiera wniosek o przyjęcie do placówki oświatowej. Są to dane osobowe kandydata, m.in. jego: imię, nazwisko, data urodzenia, numer PESEL oraz adres miejsca zamieszkania. Przepisy wskazują również na przetwarzanie danych osobowych rodziców kandydata, jednakże różnicują zakres gromadzonych danych w zależności od tego, czy kandydat jest osobą pełnoletnią, czy też nie.

Do wniosku załącza się również dokumenty, które potwierdzają odpowiednio spełnianie przez kandydata określonych w ustawie kryteriów.

W sytuacji gdy np. liczba kandydatów okaże się większa niż ta przewidziana przez szkołę, przepisy zakładają konieczność dołączenia do wniosku dodatkowych dokumentów, np.: prawomocnego wyroku sądu rodzinnego orzekającego rozwód lub separację lub aktu zgonu, oświadczenia o samotnym wychowywaniu dziecka oraz niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem, czy też oświadczenia o dochodzie na osobę w rodzinie kandydata  (jeżeli organ prowadzący określił kryterium dochodu na osobę w rodzinie kandydata).  

Reklama

Jako inny przykład złożenia dodatkowych dokumentów w procesie rekrutacji, można podać kandydatów ubiegających się o przyjęcie do publicznych szkół podstawowych o profilu sportowym. Muszą oni bowiem przedłożyć w szkole orzeczenie lekarskie wydane przez lekarza podstawowej opieki zdrowotnej, świadczące o ich stanie zdrowia umożliwiającym podjęcie nauki w tychże szkołach.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że do UODO napływają w związku z prowadzonymi rekrutacjami pytania, sygnalizujące zbieranie przez szkoły danych, takich jak: numer PESEL, numer i seria dowodu osobistego rodziców kandydata. W tym wypadku zbieranie takich danych stanowi naruszenie nie tylko Prawa oświatowego, ale i zasad (m.in. legalizmu, proporcjonalności i minimalizacji), o których mowa w art. 5 RODO. Regulacje prawa oświatowego dotyczące treści wniosku o przyjęcie do przedszkola, szkoły (art. 150 i 151) nie wymieniają bowiem danych rodziców w postaci numeru PESEL, numeru i serii dowodu osobistego (w odróżnieniu od np. numeru PESEL kandydata), jako tych, które szkoła (przedszkole) może żądać w ramach rekrutacji.

 Obowiązek informacyjny

W trakcie rekrutacji organ prowadzący przedszkole lub szkołę pozyskuje bardzo wiele danych dotyczących nie tylko samego dziecka, ale także jego rodziców. Dlatego tak ważne jest odpowiednie informowanie rodziców i uczniów o tym, co dalej będzie się działo z tymi danymi (np. kto jest ich administratorem, na jakiej podstawie są przetwarzane, w jakim celu i przez jaki okres).

Prawo oświatowe pozwala na przeprowadzanie postępowania rekrutacyjnego z wykorzystaniem systemów informatycznych. W takiej sytuacji możliwe jest sporządzenie formularza elektronicznego zawierającego odpowiednią klauzulę informacyjną, co powinno stanowić jego niezbędny element. Należy także pamiętać, że każda komunikacja prowadzona przez administratora z osobami, których dane dotyczą, musi spełniać odpowiednie wymagania. Wszelkie informacje podawane odbiorcom, w tym na podstawie art. 13 i 14 RODO, w szczególności muszą przybrać przejrzystą, zrozumiałą i łatwo dostępną formę, co oznacza, że powinny być napisane jasnym i prostym językiem, zwłaszcza, gdy są kierowane do dzieci.

Przechowywanie danych

Warto odnotować, że dane uzyskane podczas postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym przedszkolu albo uczęszcza do danej szkoły. Natomiast dane osobowe kandydatów nieprzyjętych są przechowywane przez rok, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Publikacja list uczniów przyjętych do szkoły

Wyniki rekrutacji podaje się do publicznej wiadomości, podając imię i nazwisko kandydata oraz adnotację, czy został przyjęty czy nieprzyjęty do danej placówki.

Listy takie są umieszczane w widocznym miejscu, w siedzibie danego publicznego przedszkola, szkoły, czy innej placówki. Powinny one zawierać imiona i nazwiska kandydatów uszeregowane w kolejności alfabetycznej oraz najniższą liczbę punktów, która uprawnia do przyjęcia.

Dotychczas dyrektorzy placówek nie udostępniali list obejmujących wspomniane dane osobowe, np. na stronach internetowych lub na portalach społecznościowych, w tym na fanpage’ach szkoły.

W związku z obecną sytuacją epidemiczną – zgodnie z nowymi przepisami wydanymi na podstawie specustawy ws. koronawirusa ─ wyniki postępowania rekrutacyjnego w formie list kandydatów, o których mowa w art. 158 ust. 1 i 3 Prawa oświatowego, podaje się do publicznej wiadomości także na stronach internetowych tych jednostek. W ocenie UODO nie jest natomiast dopuszczalne publikowanie tych  list na portalach społecznościowych czy fanpage’ach placówek oświatowych.

Administrator przed udostępnianiem danych powinien dokonać analizy ryzyka, jakie wiąże się z publikacją list w Internecie. Ważna jest zasada minimalizacji danych czy ograniczenia przechowywania. Zatem należy przetwarzać te dane, które są ograniczone oraz przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane są przetwarzane. UODO jednak zaleca, aby dyrektorzy korzystali z form komunikacji elektronicznej i indywidualnie informowali kandydata i jego rodziców o wynikach przeprowadzonej rekrutacji.

Jednocześnie w ocenie UODO, po zakończeniu czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty, należałby usunąć listy przyjętych kandydatów ze strony internetowej i zamieścić je na tablicy ogłoszeń  w placówce.

Źródło: UODO
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    18 maja 2021
    Zakres dat:

    Nowy Ład - wsparcie dla seniorów

    Nowy Ład - jakie rozwiązania dla seniorów? Długo wyczekiwana prezentacja tzw. Nowego Polskiego Ładu przyniosła również zapowiedzi pewnych rozwiązań na rzecz osób starszych m.in. emerytur bez podatku do 2500 zł. Przyjrzeliśmy się tym propozycjom bliżej i poddaliśmy wstępnej ocenie.

    Polski Ład w ochronie zdrowia – co się zmieni?

    Nowy Ład w ochronie zdrowia. 7% PKB na zdrowie, program Profilaktyka 40+ oraz zniesienie limitów u specjalistów – to najważniejsze propozycje Polskiego Ładu dotyczące zdrowia. Jakie zmiany przewiduje nowy program PiS i całej Zjednoczonej Prawicy w celu poprawy ochrony zdrowia Polaków?

    Nowy Ład - jak wpłynie na finanse samorządów?

    Nowy Ład a finanse samorządów. Zaprezentowany w ostatnią sobotę nowy program społeczno-gospodarczy przewiduje między innymi podniesienie kwoty wolnej. To oznacza mniejsze wpływy do samorządów z PIT. O jakich kwotach mowa i czego obawiają się samorządy?

    Rekrutacja do szkół ponadpodstawowych 2021/2022 - terminy

    Rekrutacja do szkół 2021/2022 - terminy. Od 17 maja 2021 roku można składać wnioski o przyjęcie do szkoły ponadpodstawowej (liceum, technikum). Przedstawiamy szczegółowy harmonogram podany przez Ministerstwo Edukacji i Nauki.

    Kwestionariusz wywiadu przed szczepieniem dla 16 i 17-latków

    Szczepienia 16 i 17-latków - kwestionariusz. Ministerstwo Zdrowia udostępniło kwestionariusz wstępnego wywiadu przed szczepieniem nastolatków. Kwestionariusz do pobrania poniżej.

    Systemy dla sygnalistów w gminach - wykrywanie nieprawidłowości

    Jaki sposób wykrywania nieprawidłowości w gminach był najskuteczniejszy? Jakie wnioski i rekomendacje zawiera raport Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu i E-nform Sp. z o.o.?

    Dokonywanie pomiaru temperatury ciała osób w urzędzie

    Czy w urzędzie można dokonywać pomiaru temperatury ciała pracowników i interesantów? Czy obowiązujące przepisy pozwalają na takie działanie pracodawcy wobec pracowników? Jeśli urząd zdecyduje się na takie działanie, to czy w świetle przepisów o ochronie danych osobowych wymagana jest zgoda osób, którym dokonuje się pomiaru temperatury?

    Rejestracja na szczepienia osób niepełnoletnich

    Rejestracja na szczepienia osób niepełnoletnich ma ruszyć już od poniedziałku (17 maja 2021 r.). Rozporządzenie dotyczące szczepienia przeciwko COVID-19 osób 16+ ma się ukazać w piątek wieczorem. Czy do rejestracji na szczepienia osób niepełnoletnich potrzebna będzie zgoda rodziców?

    Matura z geografii 2021 - arkusz

    Matura z geografii 2021 – co było na egzaminie? Pobierz arkusz matury z geografii na poziomie rozszerzonym i sprawdź zadania z jakimi musieli się zmierzyć maturzyści.

    Budowa instalacji termicznego przekształcania odpadów w PPP to dobry wybór

    Partnerstwo publiczno-prywatne może być bardzo skutecznym narzędziem pozwalającym samorządom prowadzić efektywną gospodarkę odpadami komunalnymi. Dzięki temu możemy zapewnić efektywne gospodarowanie odpadami tworząc infrastrukturę opartą na innowacyjnych technologiach i wprowadzając nowoczesne standardy zarządzania i utrzymania powstałej infrastruktury.

    Powrót do szkół 2021 - zasady bezpieczeństwa

    Powrót do szkół 2021 - zasady bezpieczeństwa. Jak będzie wyglądało nauczanie stacjonarne? Czy w szkole trzeba nosić maseczki? Przedstawiamy zaktualizowane wytyczne MEiN, MZ i GIS dla szkół podstawowych i ponadpodstawowych.

    Uniwersytet Jagielloński najlepszą uczelnią z Polski [RANKING]

    Uniwersytet Jagielloński (UJ) zajął najwyższe miejsce spośród polskich uczelni w międzynarodowym rankingu Round University Ranking (RUR). Pierwsze na liście znalazły się uczelnie amerykańskie, zwyciężył Uniwersytet Harvarda.

    Liczba miejsc na uczelniach 2021

    Liczba miejsc na uczelniach 2021 - spada liczba miejsc na bezpłatnych studiach. Czy ciężko będzie dostać się na studia w 2021 roku?

    Szczepienia dla 16- i 17-latków na koronawirusa

    Szczepienia dla 16- i 17-latków - kiedy i jaką szczepionkę na koronawirusa otrzyma młodzież? Mówił o tym na konferencji premier Mateusz Morawiecki.

    Otwarcie kin, teatrów i instytucji kultury - od kiedy?

    Otwarcie kin, teatrów i instytucji kultury - od kiedy? Rząd przyspiesza luzowanie obostrzeń związanych z pandemią koronawirusa.

    Dodatek covidowy dla personelu niemedycznego szpitali

    Dodatek covidowy - personel niemedyczny szpitali zaangażowany w walkę z epidemią koronawirusa powinien otrzymać jednorazowy dodatek - to jedno z ustaleń spotkania ministra zdrowia Adama Niedzielskiego z przedstawicielami związków zawodowych.

    Bon 500+ na zdrowie

    500+ na zdrowie - bon zdrowotny na badania profilaktyczne dla Polaków powyżej 40 roku życia to zapowiadany nowy program rządu. Na czym ma polegać? Od kiedy wejdzie w życie?

    Matura z WOSu 2021 - arkusz

    Matura z WOSu 2021 - 11 maja o godzinie 14. rozpoczął się egzamin maturalny z wiedzy o społeczeństwie. Pobierz arkusz CKE i sprawdź odpowiedzi.

    Jak sprawdzić wolne terminy szczepień przeciwko koronawirusowi?

    Wolne terminy szczepień - koronawirus. Jak sprawdzić wolne terminy szczepień przeciwko COVID-19 w całej Polsce? Gdzie najszybciej można dostać szczepionkę?

    Zmiana terminu drugiej dawki szczepionki przeciwko COVID-19

    Zmiana terminu drugiego szczepienia na COVID. Rząd, po konsultacjach z ekspertami, podjął decyzję o skróceniu odstępu między podaniem pierwszej i drugiej dawki szczepionek przeciwko koronawirusowi od firm Moderna, Pfizer i AstraZeneca.

    Zmiany w wynagrodzeniach nauczycieli, pensum i awansie zawodowym

    Podwyżki dla nauczycieli, zmiany w pensum i awansie zawodowym. Znamy szczegóły propozycji Ministerstwa Edukacji i Nauki w sprawie zmian dotyczących statusu zawodowego nauczycieli.

    Do kiedy praca zdalna w urzędach 2021?

    Praca zdalna w urzędach – do kiedy? Jakie sprawy możemy załatwić w urzędzie? Jakie są zasady pracy zdalnej urzędników?

    Matura 2021 z matematyki (poziom rozszerzony) - arkusz

    Matura matematyka rozszerzona 2021 - pobierz arkusz CKE. Co na maturze z matematyki? Czy trzeba zdać rozszerzenie?

    Sieć kardiologiczna - od 10 maja pilotaż na Mazowszu

    Sieć kardiologiczna. 10 maja 2021 r. minister zdrowia podpisał rozporządzenie uruchamiające pilotaż sieci kardiologicznej na Mazowszu. Pacjent m.in.: z niewydolnością krążenia, nadciśnieniem tętniczym czy zaburzeniami rytmu, gdy zostanie zakwalifikowany do pilotażu będzie mógł liczyć na kompleksową i skoordynowaną opiekę począwszy od diagnostyki na leczeniu skończywszy. Tego samego dnia została też powołana Krajowa Rada do spraw Kardiologii.

    Wynagrodzenia pracowników samorządowych 2021 - zmiany

    Wynagrodzenia pracowników samorządowych 2021. Sprawdź, jakie kwoty wynagrodzeń przewiduje projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Jakie będą zarobki urzędników?