Kategorie

Nauka zdalna a dane osobowe - poradnik dla szkół

Nauka zdalna a dane osobowe - poradnik dla szkół /fot. Shutterstock
fot.Shutterstock
Jak prawidłowo chronić i przetwarzać dane osobowe w związku ze zdalnym nauczaniem? Urząd Ochrony Danych Osobowych przygotował poradnik dla dyrektorów szkół, nauczycieli i rodziców.

W związku z pandemią koronawirusa poczta elektroniczna i inne elementy pracy grupowej, takie jak narzędzia konferencyjne lub komunikatory internetowe stały się wsparciem dla wielu uczniów i nauczycieli, wykorzystujących zdalne metody nauczania. Korzystając z nich, warto pamiętać o bezpiecznym przetwarzaniu danych.

JEŚLI JESTEŚ DYREKTOREM SZKOŁY...

─ Szkoły znalazły się obecnie w wyjątkowej sytuacji, w której muszą stawić czoła nowym wymaganiom związanym z pracą zdalną. Nowe przepisy dotyczące realizacji zajęć szkolnych w formie pracy zdalnej dają szeroką możliwość realizowania przez nauczycieli zajęć z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość lub innego sposobu kształcenia, w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Pozostawiają zatem szkołom dużą swobodę odnośnie do wyboru właściwego narzędzia przy uwzględnieniu wszystkich aspektów związanych z możliwościami placówki, nauczycieli, a przede wszystkim, biorąc pod uwagę możliwości techniczne i organizacyjne rodziców i uczniów.

Polecamy: Ekskluzywny pakiet – Komentarze Złota seria

Reklama

─ Szkoła ma obowiązek poinformować nauczycieli, rodziców oraz uczniów o sposobie realizacji nauki zdalnej. Informacja ta powinna zostać przekazana w prosty sposób, tak aby była zrozumiała dla wszystkich, do których skierowany jest komunikat. Jeżeli szkoła w celu realizacji nauki zdalnej będzie korzystać z nowych narzędzi lub usług świadczonych przez podmioty zewnętrzne, to musi także poinformować o tym, jak w tym zakresie będą przetwarzane dane osobowe.

─ Szkoła powinna zapewnić narzędzia umożliwiające nauczycielom prowadzenie zajęć zdalnych oraz bezpieczną komunikację z uczniami i rodzicami, wdrażając je kompleksowo w całej placówce. ─ Szkoła może wymagać od ucznia lub reprezentującego go rodzica (opiekuna prawnego) podania danych do założenia konta w systemie zdalnego nauczania, ale tylko w zakresie niezbędnym do tego, aby to konto założyć. Nie należy przy takiej okazji gromadzić danych nadmiarowych bądź służących do realizacji innych celów.

Reklama

─ Szkoła, która chce skorzystać z usług przetwarzania danych z wykorzystaniem innych niż wcześniej używane narzędzia, powinna – wraz z pomocą wyznaczonego inspektora ochrony danych, w pierwszej kolejności przeprowadzić analizę zagrożeń. Szczególna uwaga powinna zostać zwrócona na bezpieczeństwo danych oraz zapewnienie odpowiednich gwarancji praw osób, których dane dotyczą. ─ Jednym z głównych obowiązków szkoły – związanych z ochroną danych osobowych – jest zabezpieczenie danych przez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Chodzi o to, aby dane te nie były udostępniane osobom nieupoważnionym oraz nie uległy zniszczeniu, zmodyfikowaniu lub utracie. Przykładowe środki służące zabezpieczeniu danych to: pseudonimizacja, anonimizacja, szyfrowanie danych. ─ W razie wykonywania obowiązków służbowych przez nauczycieli poza szkołą jej dyrektor w każdym wypadku musi rozważyć możliwości odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych, uwzględniając stopień ryzyka naruszenia ochrony danych osobowych i ewentualnie wdrożyć odpowiednie środki minimalizujące to ryzyko lub zrezygnować z tego rodzaju praktyki, np. umożliwiając nauczycielowi, który nie ma właściwych warunków do pracy zdalnej, korzystanie ze sprzętu znajdującego się w szkole.

2 ─ Gdy szkoła powierzyła podmiotowi zewnętrznemu np. obsługę dziennika elektronicznego, dyrektor musi mieć pewność, że usługodawca zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi wskazane w RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Dlatego też, przed podjęciem takiej decyzji szkoła powinna przeanalizować wszystkie możliwe rozwiązania oraz oszacować ryzyko.

─ Dyrektor szkoły nie powinien zalecać nauczycielom używania przez nich prywatnych adresów poczty elektronicznej do kontaktu z uczniami lub ich rodzicami (opiekunami prawnymi). Rekomendowane jest, by nauczyciele do korespondencji e-mailowej z uczniami korzystali ze służbowych adresów e-mail. Niemniej w obu przypadkach powinni odpowiednio zabezpieczać dane osobowe udostępniane w przesyłanych wiadomościach.

JEŚLI JESTEŚ NAUCZYCIELEM...

─ Nauczyciel może przetwarzać dane osobowe uczniów i ich rodziców tylko w celach związanych z wykonywaniem swoich obowiązków służbowych.

─ Nauczyciel musi pamiętać o bezpiecznym korzystaniu z komputerów i innych urządzeń zarówno wtedy, gdy zapewnił mu je pracodawca, jak i wtedy, gdy korzysta z własnych.

RODO nie zabrania wykorzystywania przez nauczyciela prywatnego komputera, tabletu, czy telefonu do przetwarzania danych osobowych w związku ze zdalnym prowadzeniem zajęć. Urządzenia te muszą być jednak odpowiednio zabezpieczone, a nauczyciel powinien postępować zgodnie z polityką lub inną procedurą wprowadzoną w tym zakresie w szkole.

─ Jeżeli nauczyciel używa własnego urządzenia, powinien samodzielnie spełnić podstawowe wymogi bezpieczeństwa. Przede wszystkim należy sprawdzić, czy wykorzystywane urządzenie ma aktualny system operacyjny, czy używane są na nim programy, w szczególności programy antywirusowe, czy dokonane są niezbędne aktualizacje. Na bieżąco aktualizowane powinny być także zainstalowane programy antymalware i antyspyware. Należy rozważnie instalować na swoich urządzeniach oprogramowanie i pobierać je tylko z wiarygodnych źródeł (ze stron producentów).

─ Przechowując dane na sprzęcie, do którego mogą mieć dostęp inne osoby, należy używać mocnych haseł dostępowych, a przed odejściem od stanowiska pracy urządzenie powinno zostać zablokowane. Zalecane jest także skonfigurowanie automatycznego blokowania komputera po pewnym czasie bezczynności, oraz założenie odrębnych kont użytkowników w przypadku korzystania z komputera przez wiele osób.

─ Podczas korzystania z programów lub aplikacji mobilnych należy korzystać z możliwych do zastosowania w nich mechanizmów ochrony prywatności użytkowników. Jeśli użycie jakiegoś programu wymaga logowania, warto zadbać o silne hasło dostępu, a dodatkowo chronić je przed utratą czy dostępem osób nieuprawnionych.

─ Gdy dane są przechowywane na urządzeniach przenośnych (np. pamięć USB), muszą być bezwzględnie szyfrowane i chronione hasłem, by zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

─ W podstawowym zakresie komunikację z uczniami i rodzicami prowadzi się poprzez wdrożone w szkole rozwiązania teleinformatyczne, np. dzienniki elektroniczne. W takiej sytuacji nauczyciel musi nadal zachowywać podstawowe zasady bezpieczeństwa przy zdalnym łączeniu się z dziennikiem elektronicznym ze swojego urządzenia w domu.

─ Prowadzenie zajęć zdalnych może wymagać korzystania przez nauczyciela z poczty elektronicznej do kontaktu z uczniami lub rodzicami. Nauczyciel powinien prowadzić taką korespondencję ze służbowej skrzynki pocztowej, którą powinna zapewnić mu szkoła. Jeżeli szkoła nie zapewniła nauczycielom służbowych skrzynek poczty elektronicznej, to jeżeli wykorzystują oni do celów służbowych prywatną skrzynkę pocztową muszą pamiętać, aby korzystać z niej w sposób rozważny i bezpieczny.

─ Szczególną uwagę nauczyciel musi zwrócić na zabezpieczenie danych osobowych udostępnianych w przesyłanych wiadomościach. Zawsze przed wysłaniem wiadomości, należy upewnić się, czy niezbędne jest wysłanie danych osobowych, oraz że zamierza wysyłać ją do właściwego adresata. Ponadto trzeba sprawdzić, czy w nazwie adresu e-mail adresata nie ma np. przestawionych lub pominiętych znaków tak, aby nie wysłać takiej wiadomości do osób nieupoważnionych. Podczas wysyłania korespondencji zbiorczej powinno się korzystać z opcji „UDW”, dzięki 3 której odbiorcy wiadomości nie będą widzieć wzajemnie swoich adresów e-mail.

─ Nauczyciel powinien wykorzystywać w zdalnym prowadzeniu zajęć te platformy edukacyjne lub narzędzia do e-learningu, które zostały wdrożone w szkole. W takiej sytuacji może oczekiwać, że prowadzenie zajęć zdalnych będzie bezpieczne. Powinien wtedy przestrzegać przyjętych przez szkołę instrukcji i procedur dotyczących ochrony danych osobowych oraz musi zachować podstawowe zasady bezpieczeństwa przy zdalnym łączeniu się z taką platformą ze swojego urządzenia w domu.

─ Szkoła powinna samodzielnie wdrożyć wybraną spośród dostępnych metodę i technikę kształcenia na odległość lub inny sposób realizacji zadań zdalnie. Nauczyciele nie powinni jednak sami decydować o korzystaniu z konkretnych rozwiązań (np. prowadzenie lekcji za pomocą komunikatorów czy wideonarzędzi). Biorąc jednak pod uwagę nadzwyczajną sytuację i konieczność natychmiastowego rozpoczęcia zajęć zdalnych, może to być w niektórych sytuacjach uzasadnione. Należy jednak pamiętać, że za przetwarzanie danych uczniów przy wykorzystaniu narzędzi wdrożonych samodzielnie przez nauczyciela zawsze odpowiedzialność ponosi szkoła. Dlatego przyjmowanie określonego rozwiązania powinno się odbywać w uzgodnieniu z dyrektorem szkoły, który musi mieć świadomość, jakie narzędzia są wykorzystywane do prowadzenia zdalnej edukacji w szkole, lub wyznaczonym przez niego koordynatorem pracy zdalnej. Takie rozwiązanie powinno być traktowane jako tymczasowe.

─ Zawsze przy wyborze aplikacji lub innych narzędzi wykorzystywanych do zdalnej edukacji bądź komunikacji z uczniami należy się zastanowić, czy jest niezbędne, aby przetwarzały one dane osobowe, a jeżeli tak, czy można zminimalizować ich zakres, bądź wykorzystywać tylko pseudonimy (np. pierwsza litera imienia itp.) Należy także sprawdzić zasady świadczenia usługi i zasady przetwarzania danych przez usługodawcę (politykę prywatności). ─ W obecnej sytuacji nauczyciel w porozumieniu z dyrektorem szkoły powinien uwzględnić, jakie realne możliwości komunikowania się z nim mają uczniowie lub rodzice, pod warunkiem, że wskazany przez nich konkretny rodzaj komunikatora internetowego zapewnia bezpieczeństwo komunikacji. ─ Na ogólnie dostępnych portalach lub stronach internetowych nauczyciel może jedynie publikować materiały edukacyjne, natomiast nie może przetwarzać danych osobowych uczniów lub rodziców. ─ W celu sprawdzania i monitorowania obecności uczniów w zajęciach prowadzonych zdalnie nauczyciel powinien zachować proporcjonalność i minimalizację danych. Dla przykładu nie może w tym celu korzystać z narzędzi zbierających dane biometryczne, w tym wykorzystujących systemy wykrywania twarzy.

JEŚLI JESTEŚ RODZICEM…

Szkoła może wymagać od ucznia jedynie danych niezbędnych do założenia przez niego konta w odpowiednim systemie zdalnego nauczania oraz w celu realizacji obowiązku nauki w formie zdalnej (na podstawie art. 35 ustawy – Prawa oświatowego w związku z art. 6 ust. 1 lit e RODO).

Rodzic (opiekun prawny) ma prawo wiedzieć, jak szkoła jako administrator będzie przetwarzała dane osobowe jego dziecka w trakcie nauki zdalnej oraz jakie w związku z tym przysługują mu prawa. ─ Jeżeli platformy wykorzystywane do zdalnego nauczania są odrębnymi od szkoły administratorami przetwarzanych przez siebie danych, to rodzice i dzieci powinni od nich otrzymać klauzulę informacyjną o podstawowych zasadach i zakresie zbierania danych oraz administratorze, np. podczas zakładania konta.

Uwaga! Podstawę prawną realizacji zajęć szkolnych w formie pracy zdalnej określa rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. poz. 493).

Źródło: UODO
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    9 maja 2021
    Zakres dat:

    Limit osób w autobusach, tramwajach i pociągach od 15 maja 2021 r.

    Limit osób w autobusach, tramwajach i pociągach zwiększy się od 15 maja 2021 r. Czy będzie trzeba nosić maseczki? Rząd luzuje obostrzenia związane z pandemią koronawirusa, także te dotyczące przemieszczania się i transportu publicznego.

    Compliance. Jak wygląda wdrażanie systemów dla sygnalistów w gminach?

    W jaki sposób zgłaszane były w ostatnich lata nieprawidłowości w gminach? Kto obsługuje informacje o nieprawidłowościach w urzędach? Ile zgłoszeń o nieprawidłowościach zostało zweryfikowanych pozytywnie? Przedstawiamy raport z badań.

    Matura 2021 – angielski rozszerzony [ARKUSZ]

    Matura 2021 angielski rozszerzony – publikujemy arkusz CKE. Jakie tematy wypracowań mieli do wyboru maturzyści? Sprawdź.

    Aktywna tablica 2021 - zmiany w programie

    Aktywna tablica 2021 - zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki poinformowało o zmianie wzoru wniosku oraz terminu składania wniosku w programie Aktywna tablica.

    Matura z angielskiego 2021 [ARKUSZ CKE]

    Matura z angielskiego 2021 – arkusz CKE. Czy matura podstawowa z angielskiego był trudna? Pobierz arkusz i sprawdź.

    Przecieki na maturze 2021?

    Przecieki na maturze 2021. Pojawiają się liczne informacje, że na maturze z polskiego i z matematyki mogło dojść do przecieku. CKE złożyła zawiadomienie do prokuratury.

    Matura 2021: Czy były przecieki?

    Przecieki matura 2021. Nie milkną głosy, że na egzaminie maturalnym mogło dojść do przecieku. Co na to MEiN i CKE?

    Matura z matematyki 2021 – arkusz, odpowiedzi

    Matura z matematyki 2021 – prezentujemy arkusz CKE i odpowiedzi. Co na maturze 2021? Z jakimi zadaniami musieli się zmierzyć maturzyści?

    Szczepienia uczniów przeciwko COVID-19 w wakacje?

    Szczepienia uczniów przeciwko COVID-19 w wakacje? Minister Edukacji i Nauki Przemysław Czarnek odniósł się do możliwości szczepień na koronawirusa dzieci i młodzieży.

    Powrót do szkół 2021 - harmonogram, rozporządzenie

    Kiedy uczniowie wracają do szkół? W Dzienniku Ustaw ukazało się już rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki. Przedstawiamy harmonogram powrotu do nauki stacjonarnej.

    Matura z polskiego 2021 – arkusz CKE

    Matura 2021 z polskiego - arkusz CKE. Co na maturze 2021? Sprawdź jakie zadania, lektury i tematy rozprawek maturalnych pojawiły się na egzaminie. Pobierz arkusz.

    Matura z polskiego 2021 – tematy rozprawek

    Matura z polskiego 2021 – tematy rozprawek. Jakie lektury pojawiły się na maturze z polskiego 2021? Sprawdź tematy wypracowań.

    Matura 2021 – arkusze CKE, kiedy wyniki

    Matura 2021 – arkusze CKE. Kiedy poznamy zadania z tegorocznych matur oraz wyniki egzaminów?

    Matura 2021 - harmonogram egzaminów

    Matura 2021 - przedstawiamy terminy egzaminów. Matury zaczynają się już 4 maja i potrwają do 20 maja 2021 roku. Sprawdź harmonogram dzień po dniu.

    Matura 2021 – jakie przedmioty najczęściej wybierają maturzyści?

    Matura 2021 - jakie przedmioty na poziomie rozszerzonym najczęściej zdają tegoroczni maturzyści? Co trzeba zdać na maturze?

    Druga dawka szczepienia dla nauczycieli a matury

    Szczepienia nauczycieli - czy druga dawka szczepienia przeciwko COVID-19 zostanie przełożona ze względu na matury?

    Od 1 maja większa dostępność obiektów sportowych. Muzea i galerie otwarte od 4 maja

    Obiekty sportowe, muzea i galerie. Z początkiem maja wchodzą w życie nowe regulacje dotyczące ograniczeń wynikających ze stanu pandemii. Zgodnie z opublikowanym 29 kwietnia rozporządzeniem Rady Ministrów, od soboty, 1 maja, na obiektach sportowych na świeżym powietrzu będzie mogło przebywać jednocześnie do 50 osób. Także od soboty na baseny oraz zamknięte obiekty sportowe mogą wrócić zorganizowane grupy dzieci i młodzieży. 4 maja działalność w reżimie sanitarnym mogą wznowić muzea, galerie sztuki oraz inne instytucje kultury prowadzące działalność wystawienniczą.

    Zmiany w wynagrodzeniach nauczycieli - czy będą powiązane z pensją minimalną?

    Zmiany w wynagrodzeniach nauczycieli - jakie są propozycje Ministerstwa Edukacji i Nauki? Czy wynagrodzenia nauczycieli będą powiązane z pensją minimalną lub średnim wynagrodzeniem? Czy będą podwyżki dla nauczycieli?

    Szczepienie przeciw COVID-19 bez rejestracji w majówkę

    Szczepienie przeciw COVID-19 - zaszczep się w majówkę w Warszawie bez rejestracji. Kto będzie mógł się zaszczepić? Gdzie to zrobić?

    Nowe dowody osobiste - czy są bezpieczniejsze?

    Nowe dowody osobiste zaczną być wydawane od 2 sierpnia 2021 roku. Czy są bezpieczniejsze? Czy rządowa aplikacja mObywatel ochroni nas przed kradzieżą danych osobowych?

    Systemy dla sygnalistów w gminach - badania, problemy

    Jakimi kanałami pracownicy urzędu mogą zgłaszać nieprawidłowości według deklaracji gmin? Czy ankietowane gminy dopuszczają możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości?

    Czy studenci wrócą na uczelnię w październiku 2021?

    Czy studenci wrócą na uczelnie w październiku 2021? Ministerstwo Edukacji i Nauki ma przygotowane kilka scenariuszy na naukę w roku akademickim 2021/2022.

    Fundusz Odbudowy - unijne środki dla Polski

    Fundusz Odbudowy - unijne środki dla Polski. Jakie środki dla Polski zakłada unijny budżet na lata 2021-2027? Czym jest Krajowy Plan Odbudowy?

    Szczepienie przeciwko COVID-19 osób w wieku 18-39 lat

    Rejestracja na szczepienie COVID. Od 30 kwietnia e-skierowanie na szczepienie przeciw COVID-19 będą otrzymywać osoby w wieku 39-18 lat.

    Powrót do nauki stacjonarnej w szkołach – maj 2021

    Powrót do szkół nastąpi już po majówce. Najpierw do nauki stacjonarnej wrócą klasy 1-3 szkoły podstawowej, następnie starsi uczniowie. Sprawdź harmonogram powrotu do szkół w maju 2021 roku.