RODO: obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych, gdy dane przetwarza organ lub podmiot publiczny

RODO przewiduje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych (IOD) zawsze, gdy dane przetwarza organ lub podmiot publiczny. W praktyce jednak mogą pojawić się problemy z ustaleniem, kiedy mamy do czynienia z podmiotem publicznym.

Z przepisów art. 37 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) wynika, że administrator i podmiot przetwarzający wyznaczają IOD zawsze, gdy przetwarzania dokonują organ lub podmiot publiczny - z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości. Jeżeli administrator (podmiot przetwarzający) jest organem lub podmiotem publicznym, dla kilku takich organów lub podmiotów można wyznaczyć - z uwzględnieniem ich struktury organizacyjnej i wielkości - jednego IOD.

Administrator lub podmiot przetwarzający publikują dane kontaktowe inspektora ochrony danych i zawiadamiają o nich organ nadzorczy.

Wytyczne Grupy Roboczej Art. 29

Istotne znaczenie w rozpatrywaniu obowiązków związanych z ochroną danych osobowych ma Grupa Robocza Art. 29 (dalej: GR Art. 29). Jest to struktura powołana do spraw ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych. Działa na mocy art. 29 Dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych, jako niezależny podmiot o charakterze doradczym. Do jej zadań należy m.in. wydawanie, z własnej inicjatywy, zaleceń we wszystkich sprawach dotyczących ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych we Wspólnocie (więcej informacji na stronie https://giodo.gov.pl/pl/261).

GR Art. 29 wydała m.in. wytyczne dotyczące IOD, w których odniesiono się do użytych wyżej terminów „organ publiczny” i „podmiot publiczny”. W wytycznych GR Art. 29 podkreśliła, że RODO nie przedstawia definicji pojęcia organu lub podmiotu publicznego. Uznano przy tym, że takie pojęcie należy określić na poziomie przepisów krajowych.

Co istotne, zdaniem GR Art. 29, realizacja zadań w interesie publicznym lub sprawowanie władzy publicznej dotyczy nie tylko organów lub podmiotów publicznych, ale również osób fizycznych i prawnych podlegających prawu publicznemu lub prywatnemu - w takich sektorach, jak np. transport publiczny, dostarczanie wody i energii, infrastruktura drogowa, radiofonia i telewizja, budynki użyteczności publicznej. Dotyczy to również organów powołanych dla zawodów regulowanych. W praktyce działania jednostek samorządu terytorialnego będą to więc m.in. spółki komunalne.

GR Art. 29 stwierdziła też, że w tych przypadkach sytuacja osób, których dane dotyczą, może być bardzo podobna do sytuacji przetwarzania ich danych przez organy lub podmioty publiczne. W szczególności dane mogą być przetwarzane w podobnych celach, a możliwość wpływu osób, których dane dotyczą, na charakter tego przetwarzania może być ograniczona bądź wyłączona. Może to zatem wymagać dodatkowej ochrony, jaką daje powołanie IOD.

Chociaż w takich przypadkach obowiązek powołania IOD nie wynika z przepisów RODO, w ramach dobrych praktyk zalecono, aby:

• IOD powoływały prywatne jednostki realizujące zadania w interesie publicznym lub sprawujące władzę publiczną,
• działalność IOD obejmowała również wszelkie operacje przetwarzania prowadzone przez jednostkę - w tym te niezwiązane z zadaniami realizowanymi w interesie publicznym.

Pomocne przepisy krajowe

GR Art. 29 zaleca odwoływanie się do przepisów krajowych. Warto więc odnieść się tu do definicji zwartej w art. 5 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.). Wynika z niej, że organy administracji publicznej to:

• ministrowie,
• centralne organy administracji rządowej,
• wojewodowie,
• działające w ich lub we własnym imieniu inne terenowe organy administracji rządowej (zespolonej i niezespolonej),
• organy jednostek samorządu terytorialnego,
• organy i podmioty wymienione w art. 1 pkt 2 k.p.a.

Są to więc organy państwowe oraz inne podmioty, gdy są powołane z mocy prawa lub na podstawie porozumień do załatwiania spraw z zakresu postępowania administracyjnego.

Drugi akt prawny, pomocny w tym przypadku, to ustawa o finansach publicznych. W art. 9 tej ustawy wymieniono bowiem jednostki sektora finansów publicznych, które można uznać właśnie za „organy i podmioty publiczne”.

W przypadku tych podmiotów powołanie IOD będzie obowiązkowe.

Sławomir Liżewski

Prawnik, wieloletni pracownik aparatu skarbowego

Podstawy prawne

• art. 37 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1)

• art. 9 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 62)

• art. 5 § 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1257; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 149)