REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO: najważniejsze zmiany dla spółek

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sadkowski i Wspólnicy
Kancelaria prawna
RODO: najważniejsze zmiany dla spółek./ fot. Fotolia
RODO: najważniejsze zmiany dla spółek./ fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Obecnie zasadniczym problemem jest w zasadzie jedynie krótki okres pozostający do 25 maja 2018 r. kiedy zaczną być stosowane przepisy RODO. Kompleksowe dostosowanie działalności Spółki do nowych przepisów jest czasochłonne zwłaszcza, w przypadku Spółek które dotychczas zaniedbywały obowiązki ochrony danych osobowych - rozmowa z r. pr. Konradem Młynkiewiczem, Dyrektorem Działu Prawa Administracyjnego w Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy.
  1. Panie Mecenasie 25 maja 2018 r. zaczyna obowiązywać RODO. Od czego spółki powinny zacząć przygotowania? Co się zmieni w ochronie danych osobowych w firmie?

Pierwsze czynności jakie powinny zostać podjęte przez administratorów danych osobowych to rzetelna analiza aktualnego stanu ochrony danych osobowych w Spółce. Należy zidentyfikować zakresy danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę, sposoby pozyskiwania tych danych oraz ich rodzaje, ze szczególnym uwzględnienie tego czy Spółka nie przetwarza danych szczególnych, dotychczas nazywanych danymi wrażliwymi. Koniecznym jest również przegląd zawartych umów w szczególności tych których wykonanie wiąże się z przekazywaniem danych osobowych i weryfikacja podstaw prawnych dalszego ich przetwarzania jak również aktualizacja umów powierzenia danych osobowych. Chodzi tutaj głównie o umowy outsourcingowe ale nie tylko. W praktyce ważkim problemem jest przekazywanie danych osobowych w ramach spółek danej grupy kapitałowej. Należy również dokonać przeglądu posiadanych zgód na przetwarzanie danych jak i tego czy informacje, które zostały przekazane „podmiotom danych”, a więc mówiąc wprost „Kowalskim”, odpowiadają wymogom RODO. Następnie koniecznym jest dokonanie skrupulatnej oceny potencjalnych zagrożeń dla danych osobowych mogących wystąpić w działalności spółki jak również istniejących zabezpieczeń. Dopiero wówczas należy podjąć decyzję co do rodzaju działań jakie należy wdrożyć, aby dochować wymogów należytej ochrony danych osobowych. To, co zmienia się w podejściu do ochrony danych osobowych to najogólniej mówiąc- podejście do ochrony danych osobowych. Ochrona danych osobowych ma być trwałym procesem, weryfikowanym i aktualizowanym a nie wdrożeniem konkretnych dokumentów formalnych. RODO nie określa zatem  jakie konkretne dokumenty należy wdrożyć. Ciężar wyboru tego jakie działania będą adekwatne do możliwych zagrożeń dla ochrony danych osobowych RODO przenosi na administratorów danych osobowych a więc w przypadku Spółek na Zarząd. Trzeba jednocześnie pamiętać, że w razie ewentualnej kontroli organu nadzorczego Spółka będzie musiała wykazać w jaki sposób chroni dane osobowe, ale również to, że podjęła niezbędne kroki celem „zdiagnozowania” potencjalnych zagrożeń oraz ich wyeliminowania. Stąd wiele ze Spółek decyduje się obecnie na przeprowadzenie audytów zakończonych pisemnym raportem i dopiero w oparciu o taki raport podejmuje działania techniczne czy organizacyjne zmierzającej do zwiększenia ochrony danych osobowych.

REKLAMA

  1. Czy przedsiębiorcy powinny zadbać o nowe polityki bezpieczeństwa? Czy mogą dostosować dotychczas obowiązujące do przepisów RODO?

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokumentacja przetwarzania danych osobowych była jedynie dostosowana do nowych realiów zwłaszcza, że jak wskazywałem powyżej nowe przepisy nie nakładają na administratorów obowiązku wprowadzenia konkretnych dokumentów jak to ma miejsce na tle obecnie jeszcze obowiązujących przepisów.

INFORAKADEMIA poleca: JAK MAŁE BIURO RACHUNKOWE MA SIĘ PRZYGOTOWAĆ DO RODO

  1. Jakie nowe dokumenty, klauzule należy przygotować aby firma działa zgodnie z wymogami RODO?

Zasadniczo nowym rodzajem dokumentów z którymi mamy do czynienia są rejestry czynności przetwarzania danych osobowych, pozostała dokumentacja co do zasady jest zbliżona aczkolwiek wymaga kompleksowego dostosowania do nowych uregulowań prawnych.

  1. Z jakimi problemami powinny liczyć się władze spółek?

Obecnie zasadniczym problemem jest w zasadzie jedynie krótki okres pozostający do 25 maja 2018 r. kiedy zaczną być stosowane przepisy RODO. Kompleksowe dostosowanie działalności Spółki do nowych przepisów jest czasochłonne zwłaszcza, w przypadku Spółek które dotychczas zaniedbywały obowiązki ochrony danych osobowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. Jak powinny wyglądać firmowe systemy przetwarzania danych osobowych aby były zgodne z RODO?

Niestety nie ma uniwersalnej odpowiedzi na pytanie jak powinny wyglądać firmowe systemy przetwarzania danych. Z pewnością jednak powinny one zapewniać możliwość ograniczenia dostępu poszczególnych pracowników do danych osobowych zgodnie z zasadą adekwatności, a więc „masz dostęp wyłącznie do tego co jest niezbędne w realizacji Twoich obowiązków”. Systemy informatyczne muszą być też bardzo dobrze zabezpieczone zarówno przed nieuprawnioną ingerencją osób trzecich jak i przed uratą danych np. na skutek awarii.

  1. Jak przygotować pracowników, klientów oraz kontrahentów do nowych przepisów? Jakie dokumenty należy przygotować?

Bardzo cieszę się, że Pani redaktor o to zapytała. W mojej ocenie jednym z najważniejszych elementów prawidłowej ochrony danych osobowych jest świadomość pracowników i to począwszy od szczebla osób zarządzających działalnością aż po pracowników zajmujących najniższe stanowiska. Niezmiernie ważne w tym zakresie są szkolenia pracowników, ale w mojej ocenie również to aby wdrażane Procedury ochrony danych osobowych, niezależnie jak je nazwiemy, powinny być przygotowane w sposób jak najbardziej przejrzysty dla każdego pracownika. Prawidłowe stosowanie Procedur ochrony danych osobowych w dużym stopniu zależy od tego przejrzystości dla pracowników zasad w nich określonych.

  1. Czy Inspektor Ochrony Danych, który zastąpi ABI-ego musi być zatrudniony w firmie na etacie czy warto skorzystać z usług firm zewnętrznych?

Inspektor Ochrony Danych Osobowych nie musi być zatrudniony w danej firmie i może pełnić analogiczne obowiązku w kilku podmiotach. Przy powołaniu Inspektora Ochrony Danych spośród dotychczasowych pracowników należy dokonać oceny czy w stosunku do konkretnej osoby zajmującej w formie inne stanowisko nie zachodzi konflikt interesów. Inspektorem przykładowo nie może być bowiem osoba odpowiadająca za bezpieczeństwo systemów informatycznych czy zabezpieczenia fizyczne obiektów. Należy również pamiętać, że podobnie jak obecny ABI, Inspektor Ochrony Danych Osobowych w strukturze organizacyjnej spółki powinien podlegać bezpośrednio zarządowi.

  1. Czy zbiory danych osobowych spółki powinny zgłaszać do GIODO? Jeśli tak, to które?

Z dniem wejścia w życie RODO zniknie obowiązek rejestracji GIODO zbiorów danych osobowych.

Zobacz: Bezpieczeństwo

  1. Czy należy ponownie wystąpić o zgodę na kontynuowanie przetwarzania tych, którymi już dysponujemy albo tych które zostaną zebrane jeszcze przed 25 maja 2018 r.?

Kwestia ta budzi pewne wątpliwości. W mojej ocenie zgody, które zostały udzielone przed 25 maja 2018 r. pozostają w mocy o ile spełniają wszystkie wymogi określone w RODO. W praktyce wiele zgód pozostanie aktualnych, niemniej w wielu przypadkach koniecznym będzie ponowne zrealizowanie obowiązków informacyjnych wobec osób które udzieliły zgody.

Dziękuję za rozmowę: Marta Pawłowska-Ptaszyńska

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w JST. Najważniejsze informacje

System przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu dotyczy również jednostek samorządu terytorialnego. Z tego powodu są one objęte szeregiem obowiązków. Co trzeba wiedzieć o obowiązujących przepisach? Oto lista 10 najważniejszych informacji!

Od 1 września 2025 r. podwyżka o 8 i 16 zł za odbiór śmieci w Krakowie

Od 1 września w Krakowie wzrośnie opłata za odbiór śmieci posegregowanych: z 27 do 35 zł miesięcznie od jednego mieszkańca. W przypadku odpadów nieposegregowanych stawka zwiększy się z 54 do 70 zł od mieszkańca.

MKiŚ: wyznaczamy lasy społeczne z ograniczoną wycinką drzew. 158 tys. ha wokół 11 największych aglomeracji

Ministerstwo Klimatu i Środowiska poinformowało 2 lipca 2025 r., że zakończyło pierwszy etap projektu wyznaczania lasów społecznych wokół największych polskich miast. To przełomowy krok w kierunku zmiany podejścia do gospodarki leśnej - z naciskiem na potrzeby społeczne, zdrowotne i ekologiczne mieszkańców aglomeracji. O szczegółach w trakcie konferencji prasowej mówiła ministra klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska oraz wiceminister klimatu i środowiska, główny konserwator przyrody Mikołaj Dorożała.

Zmiany w opłatach za śmieci – będą nowe zasady segregacji, ulgi i kontrola deklaracji [PROJEKT MKiŚ]

W wykazie prac legislacyjnych pojawił się projekt nowelizacji ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Chodzi o zmiany w funkcjonowaniu systemu gospodarowania odpadami na poziomie gminnym, które w ocenie projektodawców będą odpowiadać na realne potrzeby JST oraz mieszkańców.

REKLAMA

RPO: Dość "wrogich przejęć" między gminami. Potrzebna kontrola sądowa

Rzecznik Praw Obywatelskich apeluje do premiera Donalda Tuska o zawieszenie kontrowersyjnych decyzji dotyczących zmian granic gmin do czasu wprowadzenia nowych przepisów. Od lat brakuje skutecznej kontroli sądowej nad decyzjami Rady Ministrów, które prowadzą do konfliktów między samorządami.

Granica polsko-niemiecka. Polska wprowadza kontrole. Przedsiębiorcy mają 3 pytania

Czy Niemcy przerzucają imigrantów do Polski? Co z granicą polsko-niemiecką? Polska wprowadza kontrole graniczne w celu zapobiegania napływom nielegalnych migrantów. Co na to Niemcy?

Premier Tusk: po rekonstrukcji w rządzie będą wyłącznie przyzwoici ludzie; około 15 lipca zapadną decyzje personalne

W dniu 30 czerwca 2025 r. na konferencji prasowej Premier Donald Tusk zapowiedział, że około 15 lipca zaproponuje kształt rządu po rekonstrukcji. Rozmowy w tej sprawie są prowadzone z liderami koalicyjnych ugrupowań - PSL, Polski 2050 i Lewicy. Żyjemy w ustrojowym bałaganie, podważane są obiektywne kryteria prawne, dlatego chciałbym, by politycy kierowali się naturalnymi kryteriami, jak zdrowy rozsądek czy zwykła ludzka przyzwoitość, i tacy będą ministrowie po rekonstrukcji - mówił 27 czerwca 2025 r. na konferencji prasowej premier Donald Tusk.

Nowelizacja specustawy powodziowej. Nowe zadania i obowiązki samorządów

Możliwość zamiany zniszczonych nieruchomości na lokale komunalne, obowiązek raportowania decyzji WZ, świadczenie lokalowe, premia powodziowa czy ułatwienia proceduralne w odbudowie zniszczonych domów i obiektów – to najważniejsze zmiany w specustawie powodziowej. Nowelizacja ustawy wzmacnia kompetencje JST, daje im nowe narzędzia, ale też nakłada dodatkowe obowiązki administracyjne i sprawozdawcze.

REKLAMA

Czym różni się „odbiór” odpadów komunalnych z nieruchomości od „przyjmowania odpadów”

NSA przypomniał gminom, że ustawodawca rozróżnia pojęcia odbierania odpadów komunalnych od ich przyjmowania i wprowadza odrębnie różne sposoby oddawania odpadów. Co za tym idzie – mechanizmy nie mogą być traktowane jako formy zamienne, kształtowane według własnego uznania gminy.

Wydruk zdjęcia z Google Street View jako dowód w sprawie administracyjnej

Dowodem w postępowaniu administracyjnym może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dlatego wydrukom z Geoportalu oraz wydrukom zdjęć Google Street View nie można odmówić mocy dowodowej. Stanowią one jednak tzw. dowody nienazwane i nie mają prawem przewidzianej mocy dowodowej – tak jak w przypadku dokumentów urzędowych, które sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone.

REKLAMA