REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO: najważniejsze zmiany dla spółek

Sadkowski i Wspólnicy
Kancelaria prawna
RODO: najważniejsze zmiany dla spółek./ fot. Fotolia
RODO: najważniejsze zmiany dla spółek./ fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Obecnie zasadniczym problemem jest w zasadzie jedynie krótki okres pozostający do 25 maja 2018 r. kiedy zaczną być stosowane przepisy RODO. Kompleksowe dostosowanie działalności Spółki do nowych przepisów jest czasochłonne zwłaszcza, w przypadku Spółek które dotychczas zaniedbywały obowiązki ochrony danych osobowych - rozmowa z r. pr. Konradem Młynkiewiczem, Dyrektorem Działu Prawa Administracyjnego w Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy.
  1. Panie Mecenasie 25 maja 2018 r. zaczyna obowiązywać RODO. Od czego spółki powinny zacząć przygotowania? Co się zmieni w ochronie danych osobowych w firmie?

Pierwsze czynności jakie powinny zostać podjęte przez administratorów danych osobowych to rzetelna analiza aktualnego stanu ochrony danych osobowych w Spółce. Należy zidentyfikować zakresy danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę, sposoby pozyskiwania tych danych oraz ich rodzaje, ze szczególnym uwzględnienie tego czy Spółka nie przetwarza danych szczególnych, dotychczas nazywanych danymi wrażliwymi. Koniecznym jest również przegląd zawartych umów w szczególności tych których wykonanie wiąże się z przekazywaniem danych osobowych i weryfikacja podstaw prawnych dalszego ich przetwarzania jak również aktualizacja umów powierzenia danych osobowych. Chodzi tutaj głównie o umowy outsourcingowe ale nie tylko. W praktyce ważkim problemem jest przekazywanie danych osobowych w ramach spółek danej grupy kapitałowej. Należy również dokonać przeglądu posiadanych zgód na przetwarzanie danych jak i tego czy informacje, które zostały przekazane „podmiotom danych”, a więc mówiąc wprost „Kowalskim”, odpowiadają wymogom RODO. Następnie koniecznym jest dokonanie skrupulatnej oceny potencjalnych zagrożeń dla danych osobowych mogących wystąpić w działalności spółki jak również istniejących zabezpieczeń. Dopiero wówczas należy podjąć decyzję co do rodzaju działań jakie należy wdrożyć, aby dochować wymogów należytej ochrony danych osobowych. To, co zmienia się w podejściu do ochrony danych osobowych to najogólniej mówiąc- podejście do ochrony danych osobowych. Ochrona danych osobowych ma być trwałym procesem, weryfikowanym i aktualizowanym a nie wdrożeniem konkretnych dokumentów formalnych. RODO nie określa zatem  jakie konkretne dokumenty należy wdrożyć. Ciężar wyboru tego jakie działania będą adekwatne do możliwych zagrożeń dla ochrony danych osobowych RODO przenosi na administratorów danych osobowych a więc w przypadku Spółek na Zarząd. Trzeba jednocześnie pamiętać, że w razie ewentualnej kontroli organu nadzorczego Spółka będzie musiała wykazać w jaki sposób chroni dane osobowe, ale również to, że podjęła niezbędne kroki celem „zdiagnozowania” potencjalnych zagrożeń oraz ich wyeliminowania. Stąd wiele ze Spółek decyduje się obecnie na przeprowadzenie audytów zakończonych pisemnym raportem i dopiero w oparciu o taki raport podejmuje działania techniczne czy organizacyjne zmierzającej do zwiększenia ochrony danych osobowych.

REKLAMA

  1. Czy przedsiębiorcy powinny zadbać o nowe polityki bezpieczeństwa? Czy mogą dostosować dotychczas obowiązujące do przepisów RODO?

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokumentacja przetwarzania danych osobowych była jedynie dostosowana do nowych realiów zwłaszcza, że jak wskazywałem powyżej nowe przepisy nie nakładają na administratorów obowiązku wprowadzenia konkretnych dokumentów jak to ma miejsce na tle obecnie jeszcze obowiązujących przepisów.

INFORAKADEMIA poleca: JAK MAŁE BIURO RACHUNKOWE MA SIĘ PRZYGOTOWAĆ DO RODO

  1. Jakie nowe dokumenty, klauzule należy przygotować aby firma działa zgodnie z wymogami RODO?

Zasadniczo nowym rodzajem dokumentów z którymi mamy do czynienia są rejestry czynności przetwarzania danych osobowych, pozostała dokumentacja co do zasady jest zbliżona aczkolwiek wymaga kompleksowego dostosowania do nowych uregulowań prawnych.

  1. Z jakimi problemami powinny liczyć się władze spółek?

Obecnie zasadniczym problemem jest w zasadzie jedynie krótki okres pozostający do 25 maja 2018 r. kiedy zaczną być stosowane przepisy RODO. Kompleksowe dostosowanie działalności Spółki do nowych przepisów jest czasochłonne zwłaszcza, w przypadku Spółek które dotychczas zaniedbywały obowiązki ochrony danych osobowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. Jak powinny wyglądać firmowe systemy przetwarzania danych osobowych aby były zgodne z RODO?

Niestety nie ma uniwersalnej odpowiedzi na pytanie jak powinny wyglądać firmowe systemy przetwarzania danych. Z pewnością jednak powinny one zapewniać możliwość ograniczenia dostępu poszczególnych pracowników do danych osobowych zgodnie z zasadą adekwatności, a więc „masz dostęp wyłącznie do tego co jest niezbędne w realizacji Twoich obowiązków”. Systemy informatyczne muszą być też bardzo dobrze zabezpieczone zarówno przed nieuprawnioną ingerencją osób trzecich jak i przed uratą danych np. na skutek awarii.

  1. Jak przygotować pracowników, klientów oraz kontrahentów do nowych przepisów? Jakie dokumenty należy przygotować?

Bardzo cieszę się, że Pani redaktor o to zapytała. W mojej ocenie jednym z najważniejszych elementów prawidłowej ochrony danych osobowych jest świadomość pracowników i to począwszy od szczebla osób zarządzających działalnością aż po pracowników zajmujących najniższe stanowiska. Niezmiernie ważne w tym zakresie są szkolenia pracowników, ale w mojej ocenie również to aby wdrażane Procedury ochrony danych osobowych, niezależnie jak je nazwiemy, powinny być przygotowane w sposób jak najbardziej przejrzysty dla każdego pracownika. Prawidłowe stosowanie Procedur ochrony danych osobowych w dużym stopniu zależy od tego przejrzystości dla pracowników zasad w nich określonych.

  1. Czy Inspektor Ochrony Danych, który zastąpi ABI-ego musi być zatrudniony w firmie na etacie czy warto skorzystać z usług firm zewnętrznych?

Inspektor Ochrony Danych Osobowych nie musi być zatrudniony w danej firmie i może pełnić analogiczne obowiązku w kilku podmiotach. Przy powołaniu Inspektora Ochrony Danych spośród dotychczasowych pracowników należy dokonać oceny czy w stosunku do konkretnej osoby zajmującej w formie inne stanowisko nie zachodzi konflikt interesów. Inspektorem przykładowo nie może być bowiem osoba odpowiadająca za bezpieczeństwo systemów informatycznych czy zabezpieczenia fizyczne obiektów. Należy również pamiętać, że podobnie jak obecny ABI, Inspektor Ochrony Danych Osobowych w strukturze organizacyjnej spółki powinien podlegać bezpośrednio zarządowi.

  1. Czy zbiory danych osobowych spółki powinny zgłaszać do GIODO? Jeśli tak, to które?

Z dniem wejścia w życie RODO zniknie obowiązek rejestracji GIODO zbiorów danych osobowych.

Zobacz: Bezpieczeństwo

  1. Czy należy ponownie wystąpić o zgodę na kontynuowanie przetwarzania tych, którymi już dysponujemy albo tych które zostaną zebrane jeszcze przed 25 maja 2018 r.?

Kwestia ta budzi pewne wątpliwości. W mojej ocenie zgody, które zostały udzielone przed 25 maja 2018 r. pozostają w mocy o ile spełniają wszystkie wymogi określone w RODO. W praktyce wiele zgód pozostanie aktualnych, niemniej w wielu przypadkach koniecznym będzie ponowne zrealizowanie obowiązków informacyjnych wobec osób które udzieliły zgody.

Dziękuję za rozmowę: Marta Pawłowska-Ptaszyńska

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak obliczyć trzynastkę dla pracownika samorządowego? RIO: nie można wliczać jednorazowych, nieperiodycznych wypłat do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego

Regionalna Izba Obrachunkowa w piśmie z 28 stycznia 2025 r. wyjaśniła, że do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki) wlicza się te składniki wynagrodzenia, które przyjmowane są do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Do tej podstawy nie wlicza się natomiast jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie.

Z Radomia polecisz tylko w dwóch kierunkach. Jeden wkrótce będzie zawieszony

Jedynie ponad 3 tys. pasażerów. Tylu odprawiło lotnisko w Radomiu w styczniu. To o połowę mniej niż w tym samym miesiącu 2024 roku. Polskie Porty Lotnicze przekazały, że na ten moment dostępne są dwa regularne kierunki lotów.

Jak obniżyć koszty obsługi zadań pomocy społecznej? Postulaty Unii Metropolii Polskich im. Pawła Adamowicza

Jak obniżyć koszty obsługi zadań pomocy społecznej? Postulaty Komisji ds. Polityki Społecznej i Ochrony Zdrowia Unii Metropolii Polskich im. Pawła Adamowicza dotyczące usprawnienia działania organów pomocy społeczne.

Raport o stanie gminy 2025 szybko i bez błędów. Kielce, Wrocław i Jarocin już to zrobiły ... z pomocą AI

Gminom pozostało nieco ponad 100 dni na przygotowanie obowiązkowych sprawozdań, w których co roku raportują kluczowe informacje i rozliczają się z efektów realizowanych projektów. Czy to dużo czasu? Niekoniecznie, biorąc uwagę, że gminom w zależności od ich wielkości i specyficznych potrzeb stworzenie takiego opracowania zajmuje od min. 120, do nawet 2500 godzin, czyli 312 dni (!) i może angażować aż 20 pracowników (Dane szacunkowe: Integrator Danych Miejskich IRMiR). Dlatego przygotowując raport, gmina musi nierzadko sięgać po dodatkowe wsparcie. Opracowanie dokumentu kosztuje sporo wysiłku, czasu i pieniędzy, ale zdarza się, że jego lekturą nie są zainteresowani radni, więc mieszkańcy tym bardziej. Te wszystkie problemy można rozwiązać za pomocą wsparcia sztucznej inteligencji, która wygeneruje sprawozdanie o gminie. Czy to może działać? Przypadki Kielc, Jarocina i Wrocławia pokazują, że tak.

REKLAMA

EU Navigate. Program wsparcia dla osób starszych z chorobą nowotworową

Zapraszamy do udziału w projekcie EU NAVIGATE prowadzonym przez Pracownię Badań nad Starzejącym się Społeczeństwem Uniwersytetu Jagiellońskiego Collegium Medicum działającą pod kierunkiem pani profesor Katarzyny Szczerbińskiej.

Co z telefonami komórkowymi w szkołach? MEN odpowiada na ważne pytania

„W 2025 r. minister edukacji planuje przeprowadzenie badań dotyczących sposobów uregulowania przez szkoły zasad korzystania z telefonów komórkowych i innych urządzeń elektronicznych.” - zapowiedziała wiceministra Katarzyna Lubnauer w odpowiedzi na interpelację poselską.

W styczniu lekarze zdiagnozowali ok. 300 tys. zachorowań na grypę. W tym sezonie zaszczepiło się niespełna 1,7 mln osób

GIS poinformował, że od początku sezonu epidemicznego 2024/2025 w związku z powikłaniami grypy zmarło prawie tysiąc osób. Ministerstwo Zdrowia podało, że przeciw zaszczepiło się w tym sezonie niespełna 1,7 mln osób. Zapasy szczepionek są, brak tylko chętnych do szczepień.

Usługi sąsiedzkie, teleopieka dla seniorów. Do 7 lutego 2025 r. gminy mogą składać wnioski o dofinansowania

Teleopieka dla seniorów. Gminy mogą składać wnioski o dofinansowania. Kto będzie mógł skorzystać z usług sąsiedzkich, w tym m.in. z dostępu do tzw. „opieki na odległość”? Ile wynosi dofinansowanie w ramach rządowego programu "Korpus Wsparcia Seniorów" na 2025 r.?

REKLAMA

Ile wynosi liczba ludności Polski na koniec 2024 roku? [Dane GUS]

Główny Urząd Statystyczny podał wstępne szacunkowe dane dotyczące liczby ludności w Polsce na koniec 2024 r. Jest spadek.

Podwyżka o 40% (marchewka) a podniesienie wieku emerytalnego (kij). Wcześniej był postulat 3 miesięcy urlopu za 7 lat pracy w jednej firmie

Autorem propozycji podwyżki o 20% w 2025 r. i o 20% w 2026 r. jest Lider Związkowej Alternatywy Piotr Szumlewicz. Mowa jest o podwyżkach płac w sferze budżetowej w tym roku i co najmniej 20 proc. w przyszłym. Wcześniej związkowiec postulował wprowadzenie urlopu 3 miesięcy za 7 lat pracy. Propozycje oceniam jako nierealne do wprowadzenia.

REKLAMA