Kategorie

RODO: najważniejsze zmiany dla spółek

Sadkowski i Wspólnicy
Sadkowski i Wspólnicy Spółka Komandytowa - to kancelaria prawna z dwunastoletnim doświadczeniem na rynku.  Ponad siedemdziesięcioosobowy zespół kancelarii tworzą doświadczeni radcy prawni, adwokaci i doradcy podatkowi.
RODO: najważniejsze zmiany dla spółek./ fot. Fotolia
Fotolia
Obecnie zasadniczym problemem jest w zasadzie jedynie krótki okres pozostający do 25 maja 2018 r. kiedy zaczną być stosowane przepisy RODO. Kompleksowe dostosowanie działalności Spółki do nowych przepisów jest czasochłonne zwłaszcza, w przypadku Spółek które dotychczas zaniedbywały obowiązki ochrony danych osobowych - rozmowa z r. pr. Konradem Młynkiewiczem, Dyrektorem Działu Prawa Administracyjnego w Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy.
  1. Panie Mecenasie 25 maja 2018 r. zaczyna obowiązywać RODO. Od czego spółki powinny zacząć przygotowania? Co się zmieni w ochronie danych osobowych w firmie?

Pierwsze czynności jakie powinny zostać podjęte przez administratorów danych osobowych to rzetelna analiza aktualnego stanu ochrony danych osobowych w Spółce. Należy zidentyfikować zakresy danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę, sposoby pozyskiwania tych danych oraz ich rodzaje, ze szczególnym uwzględnienie tego czy Spółka nie przetwarza danych szczególnych, dotychczas nazywanych danymi wrażliwymi. Koniecznym jest również przegląd zawartych umów w szczególności tych których wykonanie wiąże się z przekazywaniem danych osobowych i weryfikacja podstaw prawnych dalszego ich przetwarzania jak również aktualizacja umów powierzenia danych osobowych. Chodzi tutaj głównie o umowy outsourcingowe ale nie tylko. W praktyce ważkim problemem jest przekazywanie danych osobowych w ramach spółek danej grupy kapitałowej. Należy również dokonać przeglądu posiadanych zgód na przetwarzanie danych jak i tego czy informacje, które zostały przekazane „podmiotom danych”, a więc mówiąc wprost „Kowalskim”, odpowiadają wymogom RODO. Następnie koniecznym jest dokonanie skrupulatnej oceny potencjalnych zagrożeń dla danych osobowych mogących wystąpić w działalności spółki jak również istniejących zabezpieczeń. Dopiero wówczas należy podjąć decyzję co do rodzaju działań jakie należy wdrożyć, aby dochować wymogów należytej ochrony danych osobowych. To, co zmienia się w podejściu do ochrony danych osobowych to najogólniej mówiąc- podejście do ochrony danych osobowych. Ochrona danych osobowych ma być trwałym procesem, weryfikowanym i aktualizowanym a nie wdrożeniem konkretnych dokumentów formalnych. RODO nie określa zatem  jakie konkretne dokumenty należy wdrożyć. Ciężar wyboru tego jakie działania będą adekwatne do możliwych zagrożeń dla ochrony danych osobowych RODO przenosi na administratorów danych osobowych a więc w przypadku Spółek na Zarząd. Trzeba jednocześnie pamiętać, że w razie ewentualnej kontroli organu nadzorczego Spółka będzie musiała wykazać w jaki sposób chroni dane osobowe, ale również to, że podjęła niezbędne kroki celem „zdiagnozowania” potencjalnych zagrożeń oraz ich wyeliminowania. Stąd wiele ze Spółek decyduje się obecnie na przeprowadzenie audytów zakończonych pisemnym raportem i dopiero w oparciu o taki raport podejmuje działania techniczne czy organizacyjne zmierzającej do zwiększenia ochrony danych osobowych.

  1. Czy przedsiębiorcy powinny zadbać o nowe polityki bezpieczeństwa? Czy mogą dostosować dotychczas obowiązujące do przepisów RODO?

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokumentacja przetwarzania danych osobowych była jedynie dostosowana do nowych realiów zwłaszcza, że jak wskazywałem powyżej nowe przepisy nie nakładają na administratorów obowiązku wprowadzenia konkretnych dokumentów jak to ma miejsce na tle obecnie jeszcze obowiązujących przepisów.

INFORAKADEMIA poleca: JAK MAŁE BIURO RACHUNKOWE MA SIĘ PRZYGOTOWAĆ DO RODO

  1. Jakie nowe dokumenty, klauzule należy przygotować aby firma działa zgodnie z wymogami RODO?

Zasadniczo nowym rodzajem dokumentów z którymi mamy do czynienia są rejestry czynności przetwarzania danych osobowych, pozostała dokumentacja co do zasady jest zbliżona aczkolwiek wymaga kompleksowego dostosowania do nowych uregulowań prawnych.

  1. Z jakimi problemami powinny liczyć się władze spółek?

Obecnie zasadniczym problemem jest w zasadzie jedynie krótki okres pozostający do 25 maja 2018 r. kiedy zaczną być stosowane przepisy RODO. Kompleksowe dostosowanie działalności Spółki do nowych przepisów jest czasochłonne zwłaszcza, w przypadku Spółek które dotychczas zaniedbywały obowiązki ochrony danych osobowych.

  1. Jak powinny wyglądać firmowe systemy przetwarzania danych osobowych aby były zgodne z RODO?

Niestety nie ma uniwersalnej odpowiedzi na pytanie jak powinny wyglądać firmowe systemy przetwarzania danych. Z pewnością jednak powinny one zapewniać możliwość ograniczenia dostępu poszczególnych pracowników do danych osobowych zgodnie z zasadą adekwatności, a więc „masz dostęp wyłącznie do tego co jest niezbędne w realizacji Twoich obowiązków”. Systemy informatyczne muszą być też bardzo dobrze zabezpieczone zarówno przed nieuprawnioną ingerencją osób trzecich jak i przed uratą danych np. na skutek awarii.

  1. Jak przygotować pracowników, klientów oraz kontrahentów do nowych przepisów? Jakie dokumenty należy przygotować?

Bardzo cieszę się, że Pani redaktor o to zapytała. W mojej ocenie jednym z najważniejszych elementów prawidłowej ochrony danych osobowych jest świadomość pracowników i to począwszy od szczebla osób zarządzających działalnością aż po pracowników zajmujących najniższe stanowiska. Niezmiernie ważne w tym zakresie są szkolenia pracowników, ale w mojej ocenie również to aby wdrażane Procedury ochrony danych osobowych, niezależnie jak je nazwiemy, powinny być przygotowane w sposób jak najbardziej przejrzysty dla każdego pracownika. Prawidłowe stosowanie Procedur ochrony danych osobowych w dużym stopniu zależy od tego przejrzystości dla pracowników zasad w nich określonych.

  1. Czy Inspektor Ochrony Danych, który zastąpi ABI-ego musi być zatrudniony w firmie na etacie czy warto skorzystać z usług firm zewnętrznych?

Inspektor Ochrony Danych Osobowych nie musi być zatrudniony w danej firmie i może pełnić analogiczne obowiązku w kilku podmiotach. Przy powołaniu Inspektora Ochrony Danych spośród dotychczasowych pracowników należy dokonać oceny czy w stosunku do konkretnej osoby zajmującej w formie inne stanowisko nie zachodzi konflikt interesów. Inspektorem przykładowo nie może być bowiem osoba odpowiadająca za bezpieczeństwo systemów informatycznych czy zabezpieczenia fizyczne obiektów. Należy również pamiętać, że podobnie jak obecny ABI, Inspektor Ochrony Danych Osobowych w strukturze organizacyjnej spółki powinien podlegać bezpośrednio zarządowi.

  1. Czy zbiory danych osobowych spółki powinny zgłaszać do GIODO? Jeśli tak, to które?

Z dniem wejścia w życie RODO zniknie obowiązek rejestracji GIODO zbiorów danych osobowych.

Zobacz: Bezpieczeństwo

  1. Czy należy ponownie wystąpić o zgodę na kontynuowanie przetwarzania tych, którymi już dysponujemy albo tych które zostaną zebrane jeszcze przed 25 maja 2018 r.?

Kwestia ta budzi pewne wątpliwości. W mojej ocenie zgody, które zostały udzielone przed 25 maja 2018 r. pozostają w mocy o ile spełniają wszystkie wymogi określone w RODO. W praktyce wiele zgód pozostanie aktualnych, niemniej w wielu przypadkach koniecznym będzie ponowne zrealizowanie obowiązków informacyjnych wobec osób które udzieliły zgody.

Dziękuję za rozmowę: Marta Pawłowska-Ptaszyńska

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    18 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła. W jakim terminie gmina powinna wprowadzić dane do ewidencji? Ile czasu ma urzędnik na wprowadzenie danych z deklaracji do systemu? Czy każdy pracownik urzędu może wprowadzać dane do CEEB? Czy przewidziano finansowanie dla gmin?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, deklaracja

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, jak złożyć deklarację źródeł ciepła? Przedstawiamy najważniejsze informacje o nowym obowiązku, który będzie spoczywał na właścicielach i zarządcach budynków.

    CEEB - jakie kary za brak zgłoszenia do ewidencji źródeł ciepła?

    CEEB - Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków rusza już 1 lipca 2021 roku. Oznacza to nowy obowiązek dla milionów Polaków, którzy będą musieli zgłosić, czym ogrzewają swoje domy. Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.