REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Centra usług wspólnych - sposób organizacji wspólnej obsługi JST

Potemska Beata
centra wspólnej obsługi, samorząd
centra wspólnej obsługi, samorząd
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Uchwalona przez Sejm 25 czerwca 2015 r. ustawa, która obowiązuje od 1 stycznia 2016 r., wprowadza ułatwienia dla jednostek samorządu terytorialnego, które zdecydują się połączyć, a także stwarza możliwość tworzenia centrów usług wspólnych. Gminy, powiaty, województwa już mogą tworzyć jednostki zapewniające wspólną obsługę administracyjną, finansową i księgową własnych jednostek organizacyjnych.

REKLAMA

Dotychczas wspólna obsługa dla jednostek organizacyjnych świadczących usługi publiczne w imieniu samorządów mogła być realizowana jedynie w odniesieniu do określonych ustawowo usług. Ustawa o systemie oświaty od ponad 10 lat umożliwia organom prowadzącym szkoły i placówki stworzenie dla nich wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej. Istniejące dane, dotyczące wspólnej obsługi ekonomiczno-administracyjnej tych jednostek, pokazują, że samorządy chętnie korzystają z tej możliwości. Ponad 45% gmin utworzyło zespoły obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek.

REKLAMA

Nowelizacja ustawy z 15 maja 2015 r. o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw otwiera możliwość szerszego zastosowania mechanizmu wspólnej obsługi w samorządach. Warto zatem przyjrzeć się bliżej temu zagadnieniu i zastanowić się nad zasadnością, racjonalnością, warunkami formalnoprawnymi oraz systemem wdrażania podmiotów zapewniających wspólną obsługę jednostek organizacyjnych.

Redakcja poleca: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Wspólne działanie

Centrum usług wspólnych (CUW) to wyodrębniona organizacyjnie jednostka, która świadczy usługi na rzecz kilku podmiotów o charakterze administracyjno-finansowym, np. usługi księgowe, zarządzanie zasobami ludzkimi, rozliczanie wynagrodzeń, obsługa zamówień i zakupów.

REKLAMA

Metoda, polegająca na powierzeniu obsługi administracyjno-finansowej, sprawdziła się w świecie biznesu. Dane wskazują, że ponad 80% międzynarodowych przedsiębiorstw utworzyło własne centra usług wspólnych. Najczęściej tworzą je firmy z branży finansowej, a w dalszej kolejności: usług, transportu, komunikacji (Ernst & Young: Shared Service Center [SSC] – Enabling your business for success).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Badania za 2014 rok wskazują, że w obszarze państw regionu Europy Środkowo-Wschodniej 44% wszystkich centrów usług wspólnych zlokalizowanych jest w Polsce. Te dane składają się na 165 centrów usług wspólnych, zatrudniających łącznie ok. 44,1 tys. osób (Związek Liderów Sektora Usług Biznesowych (ABSL): Sektor nowoczesnych usług biznesowych w Polsce 2014).

Najczęściej świadczonymi usługami przez centra usług wspólnych w Polsce są usługi księgowe (80%). Wśród innych usług wymienia się również usługi zarządzania korporacyjnego oraz usługi zarządzania personelem (Sławomir M. Szukalski: Zagraniczne centra usług w Polsce. Aspekty empiryczne i teoretyczne, Łódź: Badanie w ramach grantu Uniwersytetu Łódzkiego, 2010).

Sposób funkcjonowania samorządów często odbiega od realiów obowiązujących w prywatnych firmach, dlatego forma organizacyjno-prawna tych podmiotów nie może być wyłącznie odwzorowaniem centrów usług wspólnych utworzonych na potrzeby instytucji otoczenia biznesu.

Zasadność tworzenia centrów

Głównym celem utworzenia CUW jest ograniczenie kosztów poprzez wyeliminowanie powielania powtarzalnych czynności (często niewchodzących w podstawowy zakres działalności, np. obsługa kadrowa, księgowa, płace) przez pracowników rozproszonych jednostek i świadczenie ich z jednego, centralnego miejsca.

Centra usług wspólnych mają przyczynić się do zredukowania kosztów związanych z obsługą administracyjno-księgową, poprawienia funkcjonowania i organizacji wykonywania zadań publicznych przez jednostki samorządu terytorialnego. Umożliwi to konsolidację organizacyjną rozproszonego dziś polskiego samorządu, który, niestety, nie ma jeszcze realnej swobody kształtowania własnych struktur. Obezwładnia go konieczność posiadania określonych instytucji, np. ośrodków pomocy społecznej, instytucji kultury itd. Jest ich ponad 50 tys., z czego część zatrudnia zaledwie kilka osób (3–5), za to każda musi mieć głównego księgowego i kierownika. Generuje to wysokie koszty administracyjne dla jednostek samorządu terytorialnego, przy często niskiej efektywności, co przy stałym niedoborze środków stanowi istotne obciążenie.

Outsourcing w urzędzie

Centra usług wspólnych dają szansę wygenerowania oszczędności, usprawnienia procesów wewnętrznych w jednostkach samorządu terytorialnego i lepszego wykorzystania posiadanych zasobów: pracowników, majątku, pieniędzy. Stwarzają możliwość ulokowania funkcji administracyjnych, księgowych, informatycznych różnych instytucji w jednym miejscu – urzędzie gminy, oddzielnej jednostce do obsługi wielu podmiotów lub powierzenia tych zadań związkowi komunalnemu. Wprawdzie są one tworzone jako osobne podmioty, ale dotychczasowe jednostki nie są likwidowane. Jedynie pewne czynności i procesy wyodrębnione z tych jednostek są przenoszone do centrum usług wspólnych, które pozostaje w strukturach i pod kontrolą jednostki samorządu terytorialnego.

Centra usług wspólnych tworzone przez przedsiębiorców odznaczają się pewnymi cechami wspólnymi, w tym:

● są niezależnymi organizacyjnie jednostkami, działają jako osobno powołane do tego celu spółki lub inne jednostki gospodarcze,

● prowadzą działalność gospodarczą,

● świadczą jasno określone usługi oparte na procesach lub wiedzy na rzecz jednej lub większej liczby jednostek w ramach grupy (np. oddziałów, spółek, jednostek gospodarczych),

● dysponują własnymi zasobami,

● działają na podstawie umów zawieranych z klientami wewnętrznymi w celu określenia typu, zakresu, ceny oraz jakości świadczonych usług,

● są w pełni odpowiedzialne za zarządzanie własnymi kosztami, jakością oraz terminowością świadczenia usług (Institute of Management Accountants: Implementing Shared Service Centers, 2000).

Polski ustawodawca wzorował się na tym modelu, który jest wykorzystywany przez korporacje, ale dostosował sposób organizacji wspólnej obsługi do polskich realiów i zawarł zapisy uwzględniające specyfikę samorządów oraz uwarunkowania prawne obligujące jednostki samorządu terytorialnego do określonych działań.

Zgodnie z dodanym do ustawy o samorządzie gminnym przepisem art. 10a, gmina będzie mogła zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:

1) jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych,

2) gminnym instytucjom kultury,

3) innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym, utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego.

Zobacz również: Jednostki organizacyjne pomocy społecznej w 2016 r.

Wspólną obsługę, zgodnie z art. 10b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, będą mogły prowadzić następujące jednostki:

urząd gminy,

● inna jednostka organizacyjna gminy,

● jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo

● jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego.

Jednostki, na rzecz których może zostać zorganizowana wspólna obsługa, określane są w ustawie mianem „jednostek obsługiwanych”, zaś jednostki świadczące wspólną obsługę mianem „jednostek obsługujących”.

Uchwała rady i porozumienie

Na uwagę zasługuje również to, że ustawodawca odmiennie uregulował kwestie wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych gminy zaliczanych do sektora finansów publicznych (np. zakładów budżetowych) oraz wymienionych w art. 10a pkt 2 gminnych instytucji kultury i w art. 10a pkt 3 innych gminnych osób prawnych, np. SP ZOZ.

W celu zorganizowania wspólnej obsługi dla jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych niezbędne jest podjęcie przez radę gminy uchwały określającej w szczególności jednostki obsługujące, jednostki obsługiwane oraz zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi.

Natomiast zorganizowanie wspólnej obsługi dla pozostałych jednostek obsługiwanych będzie następować w drodze porozumienia zawieranego pomiędzy jednostką obsługiwaną a jednostką obsługującą, które powinno określać m.in. zakres wspólnej obsługi. Zamiar ten będzie podlegać obowiązkowemu zgłoszeniu wójtowi odpowiedniej gminy.

Katalog usług w ramach wspólnej obsługi jest otwarty, co daje wójtom, burmistrzom czy prezydentom swobodę w zakresie dostosowywania zadań stanowiących zakres działania centrów usług wspólnych do potrzeb i specyfiki zarządzanych przez nich gmin. Jedynym obwarowaniem jest to, że w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości są one przekazywane w całości (art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym). A zatem, zarówno w uchwale, jak i w porozumieniu nie można powierzyć np. wyłącznie obowiązków z zakresu rachunkowości, pozostawiając sprawozdawczość w jednostce obsługiwanej. Regulacja taka zapewnia zachowanie jednoznacznych zasad odpowiedzialności za realizację obowiązków na gruncie ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Uprawnienia centrum

Uprawnienia jednostki obsługującej i jednostki obsługiwanej zostały określone w nowym art. 10b ustawy o samorządzie gminnym w ust. 4 i ust. 5.

W zależności od zakresu wspólnej obsługi, jednostka obsługująca ma prawo żądania od jednostki obsługiwanej informacji oraz wglądu w dokumentację w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych jej zadań. Posiada ona również prawo do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez jednostkę obsługiwaną w zakresie i celu niezbędnych do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tej jednostki.

Z kolei jednostka obsługiwana będzie miała prawo żądania od jednostki obsługującej informacji oraz wglądu w dokumentację w zakresie zadań wykonywanych przez jednostkę obsługującą w ramach wspólnej obsługi.

Należy również dodać, że pomimo szerokiego zakresu przedmiotowego, tj. otwartego katalogu zadań, które mogą być powierzone jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi, w szczególności w sferze administracyjnej, finansowej, organizacyjnej (kadry, informatyka, transport, zamówienia publiczne itd.) wyłączono z zakresu tej obsługi kompetencje kierowników jednostek do dysponowania środkami oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie (art. 10c ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym).

WAŻNE

Ciężar decyzyjny w zakresie najważniejszych spraw z zakresu gospodarki finansowej spoczywać będzie nadal na kierowniku jednostki obsługiwanej, co stanowi gwarancję samodzielności tych jednostek.

Takie same zmiany dotyczące wspólnej obsługi organizacyjnej, administracyjnej i finansowej jednostek organizacyjnych w gminie są wprowadzone do ustawy o samorządzie powiatowym (nowy art. 6a–6d) i ustawy o samorządzie województwa (nowy art. 8c–8f) – jednak w przypadku samorządu województwa nie dotyczą go kwestie związków jako centrów usług wspólnych.

Z przepisami stwarzającymi podstawę prawną dla zapewnienia wspólnej obsługi zawartymi w ustawie o samorządzie gminnym zostały skorelowane odpowiednie zmiany w ustawie o finansach publicznych i w ustawie o rachunkowości, które wyznaczają m.in. zasady podziału odpowiedzialności w przypadku przekazywania zadań pomiędzy kierownikiem jednostki obsługiwanej i kierownikiem jednostki obsługującej.

Korzyści wynikające z utworzenia centrów usług wspólnych w JST

● Wyeliminowanie powielania powtarzalnych czynności, niewchodzących w podstawowy zakres działalności danej jednostki organizacyjnej, przez pracowników rozproszonych jednostek

● Zmniejszenie kosztów obsługi, w szczególności administracyjnej, finansowej i organizacyjnej w skali całej JST

● Poprawa efektywności i wzrost jakości świadczonych usług w ramach CUW

● Konsolidacja organizacyjna – ujednolicenie standardów obsługi poprzez ustalenie wspólnych kryteriów i zasad działania

● Wzrost transparentności działania poszczególnych jednostek organizacyjnych

● Zoptymalizowanie nadzoru JST nad poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi

● Usprawnienie procesów wewnętrznych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, co poprawi jakość ich funkcjonowania (będą mogły się skupić wyłącznie na merytorycznym aspekcie swojej działalności)

Druga część materiału o CUW w następnym numerze.

BEATA POTEMSKA

główny specjalista w Urzędzie Miasta Łodzi, doktorant na Wydziale Zarządzania UŁ Katedra Zarządzania Miastem i Regionem

PODSTAWA PRAWNA

● ustawa z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1045)

Polecamy serwis: Organizacja

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    D. Tusk odblokował unijne pieniądze na polskie KPO [137 mld euro, 600 mld zł]. W przyszłym tygodniu dwie ważne decyzje. von der Leyen: Razem będziemy bronić praworządności w całej Europie

    Przewodnicząca Komisji Europejskiej Ursula von der Leyen oraz premier Belgii Alexander De Croo w piątek 23 lutego 2023 r. rozmawiali w Warszawie z premierem Tuskiem. Przewodnicząca KE poinformowała po spotkaniu, że w przyszłym tygodniu zapadną dwie decyzje ws. funduszy europejskich dla Polski. Uwolnią one do 137 mld euro z funduszu spójności i Funduszu Odbudowy.

    PFRON: Od 1 marca wnioski o samochody dla osób niepełnosprawnych. Dopłata 80% od 150 000 zł albo 85% od 130 000 zł

    Maksymalna wartość samochodu objęta wsparciem wynosi 300 000 zł (osoba niepełnosprawna jest kierowcą) albo 230 000 zł (opiekun jest kierowcą). Muszą to być samochody dostosowane do potrzeb osób korzystających w poruszaniu się wózkiem inwalidzkim.

    Depresja nie wybiera. Ale na dobrostan psychiczny może wpłynąć dieta albo... pies

    23 lutego przypada Międzynarodowy Dzień Walki z Depresją. To dobra okazja do tego, aby przypomnieć sobie, że ta choroba może dotknąć każdego. Gdzie szukać pomocy? Jak poprawić swój dobrostan psychiczny? 

    Stawki uposażenia żołnierzy zawodowych w 2024 roku [Tabela]. Podwyżka z wyrównaniem od 1 stycznia. Rozporządzenie już obowiązuje. Będzie też zmiana dot. dodatków za długoletnią służbę wojskową

    W rozporządzeniu Ministra Obrony Narodowej z 16 lutego 2024 r. w sprawie stawek uposażenia zasadniczego żołnierzy zawodowych zostały określone te stawki ze skutkiem od 1 stycznia 2024 r. Rozporządzenie weszło w życie 21 lutego 2024 r. Od 1 kwietnia 2024 r. będzie też zmiana dot. dodatków za długoletnią służbę wojskową żołnierzy zawodowych.

    REKLAMA

    Będzie zakaz sprzedaży elektronicznych papierosów jednorazowych. Już 64% młodzieży miało do czynienia z takimi papierosami

    Aż 64 proc. młodych ludzi miało kontakt z jednorazowymi papierosami elektronicznymi. Czy wkrótce to się skończy? Minister Zdrowia Izabela Leszczyna poinformowała w środę, że może rozpocząć pracę nad zakazem sprzedaży elektronicznych papierosów jednorazowych. 

    Zakaz sprzedaży e-papierosów jednorazowych. I. Leszczyna: Zielone światło od Donalda Tuska dla zmiany przepisów

    W dniu 21 lutego 2024 r. Minister Zdrowia Izabela Leszczyna poinformowała, że może już rozpocząć pracę nad zakazem sprzedaży elektronicznych papierosów jednorazowych. Dodała, że chciałaby jak najszybszej ścieżki, bo aż 64 procent młodych ludzi miało z nimi kontakt.

    Te województwa otrzymają milionowe dofinansowania dla osób z niepełnosprawnościami i ich opiekunów

    W województwie świętokrzyskim samorządy mogą otrzymać ponad 52 mln na opiekę dla osób niesamodzielnych. W małopolskim blisko 21 mln zł na wsparcie opiekunów osób niepełnosprawnych. Co trzeba zrobić? 

    Z jakimi objawami jechać na SOR, a kiedy skorzystać z nocnej i świątecznej opieki zdrowotnej?

    Pacjenci często zastanawiają się, z jakimi objawami mogą jechać na SOR, a kiedy zgłosić się na NiŚOZ. W artykule postaramy się rozwiać te wątpliwości. 

    REKLAMA

    Rok 2023 był rekordowy pod względem skali strat gospodarczych spowodowanych przez katastrofy naturalne

    W 2023 r. 398 globalnych katastrof naturalnych wyrządziło szkody w wysokości 380 mld dolarów. Najbardziej kosztowne okazały się silne trzęsienia ziemi i gwałtowne burze. Ubiegły rok był najgorętszym rokiem w historii z „bezprecedensowymi anomaliami cieplnymi” i rekordowymi wartościami odnotowanymi w 24 krajach i terytoriach. 

    Opłacalność cen dla rolników tematem dzisiejszego posiedzenia Rady ds. rolnictwa

    Opłacalność cen dla rolników tematem dzisiejszego posiedzenia Rady ds. rolnictwa. "Czy można rolnikom zapewnić opłacalne ceny, czy Krajowa Grupa Spożywcza będzie pomagała w stabilizacji rynków rolnych" - to pytania, na które ma odpowiedzieć dzisiejsze posiedzenie Rady ds. Rolnictwa i Obszarów Wiejskich - poinformował jej przewodniczący Jan Krzysztof Ardanowski.

    REKLAMA