Kiedy możliwe zatrudnienie pracownika na czas zastępstwa

Nie można zobowiązać pracownika w umowie do wskazania zastępstwa na czas jego choroby lub urlopu. Pracodawca musi wziąć na siebie ryzyko nieobecności pracownika w pracy i wkalkulować je w prowadzoną przez siebie działalność. Nie zmienia to jednak faktu, że nieobecność pracownika jest niewątpliwie uciążliwością dla pracodawcy, który mimo braku pełnej obsady stanowisk pracy musi zadbać o normalny tok pracy w zakładzie. Pracodawcy, który znalazł się w takiej sytuacji, ustawodawca przyszedł z pomocą, przewidując możliwość zawarcia umowy okresowej na czas zastępstwa nieobecnego pracownika.

Zastępstwo pracownika

W praktyce do zawarcia umowy na czas zastępstwa motywują pracodawcę dłuższe nieobecności pracownika w pracy, spowodowane np. przedłużającą się chorobą, korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, wychowawczego czy bezpłatnego. Zatrudnienie zastępcy zyskuje szczególne znaczenie wówczas, gdy pracodawca nie ma możliwości rozdzielenia obowiązków nieobecnej osoby pomiędzy innych pracowników.

Umowa na czas zastępstwa należy do kategorii umów zawieranych na czas określony, stanowiąc jej zmodyfikowaną odmianę. Chodzi tu bowiem o zatrudnienie innej osoby, która ma zastępować pracownika przez okres jego usprawiedliwionej nieobecności. Kodeks pracy nie określa jej odrębną nazwą, wskazując tylko okoliczności, w jakich można ją zawrzeć oraz eksponując modyfikacje w stosunku do typowej umowy zawieranej na czas określony.

Umowa o pracę na czas zastępstwa jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy. Dochodzi zatem do skutku przez zgodne oświadczenia woli pracownika i pracodawcy. Pracownik zobowiązuje się w niej do świadczenia pracy określonego rodzaju na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i w czasie wyznaczonym przez niego, a pracodawca do zapłaty za tę pracę ustalonego wynagrodzenia.

Dowolna liczba umów

Kodeks pracy przewiduje istotne ograniczenia w swobodzie nawiązywania umów zawartych na czas określony, limitując liczbę umów zawieranych z tym samym pracownikiem. Zgodnie bowiem z art. 25¹ kodeksu pracy, zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony staje się z mocy prawa umową na czas nieokreślony, jeżeli poprzednio strony dwukrotnie zawarły umowę o pracę na czas określony, na następujące po sobie okresy, jeżeli przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie przekroczyła jednego miesiąca.

Powyższe ograniczenia nie dotyczą jednak umów o pracę na czas określony zawartych w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Oznacza to, że pracodawca, zatrudniając pracowników tylko na czas zastępstwa, ma swobodę w liczbie umów zawieranych z tym samym pracownikiem.

Kodeks pracy dopuszcza możliwość uprzedniego sprawdzenia przydatności kandydata do wykonywania określonej pracy, także w przypadku umowy na czas zastępstwa. Nie ma więc przeszkód, aby pracodawca przed zawarciem umowy na czas zastępstwa sprawdził umiejętności pracownika, pamiętając jednak, że wyznaczony okres próbny może wynosić maksymalnie trzy miesiące.

PRZYKŁAD: MOŻLIWA TRZECIA UMOWA NA ZASTĘPSTWO

Pracodawca zamierza obecnie zatrudnić kobietę w celu zastępstwa pracownicy, która będzie korzystać z urlopu macierzyńskiego. Była już ona zatrudniona u tego pracodawcy dwukrotnie na czas nieobecności spowodowanej chorobą jednej z pracownic od stycznia do kwietnia i od lipca do listopada 2006 r. Umowa, którą pracodawca zamierza zawrzeć, nie przekształci się z mocy prawa w umowę zawartą na czas nieokreślony, mimo że będzie ona już trzecią z kolei umową okresową z tą samą pracownicą. Umowy na czas zastępstwa można bowiem zawierać wielokrotnie.

Forma i treść umowy

Forma i treść umowy o pracę została w kodeksie pracy obwarowana wymogami prawnymi. Dotyczy to bez wyjątku każdego rodzaju umowy o pracę, a więc także umowy zawartej na czas zastępstwa. W szczególności omawiana umowa powinna być zawarta na piśmie, będąc trwałym dowodem potwierdzającym fakt jej zawarcia oraz uzgodnione warunki. Pracodawca powinien sporządzić umowę w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik, a drugi trafia do jego akt osobowych.

Formułując treść umowy zawartej na czas zastępstwa, należy pamiętać o pewnych odrębnościach, ale trzeba umieścić w niej wszystkie istotne elementy umowy o pracę wymienione w kodeksie pracy. Z dużą ostrożnością trzeba formułować dodatkowe klauzule, które mogłyby naruszać przepisy prawa i uszczuplać uprawnienia pracownicze.

PRZYKŁAD: POTWIERDZENIE UMOWY NA PIŚMIE

Pracodawca uzgodnił z pracownikiem ustnie warunki przyszłej pracy na czas zastępstwa, w tym jej rodzaj i wynagrodzenie. W terminie ustalonym jako dzień rozpoczęcia pracy, pracownik stawił się u pracodawcy, a ten dopuścił go do wykonywania uzgodnionej pracy. Pracodawca nie wręczył pracownikowi warunków umowy na piśmie. Umowa, mimo że nie została zawarta w formie pisemnej, pozostaje ważna. Na pracodawcy ciąży jednak obowiązek potwierdzenia na piśmie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Powinien uczynić to najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika. Jeżeli pracodawca nie dopełni tego obowiązku, podlega odpowiedzialności wykroczeniowej, sankcjonowanej karą grzywny. Z uwagi, że pisemna forma umowy o pracę służy przede wszystkim ochronie interesów pracownika, jej niezachowanie nie pociąga dla niego ujemnych skutków.

PRZYKŁAD: NIEDOZWOLONE KLAUZULE UMOWNE

W umowie zawartej z pracownikiem na czas zastępstwa zapisano, że jeżeli pracownik nie stawi się do pracy, musi przysłać w zastępstwie inną osobę. Takie postanowienie jest nieważne, gdyż jedną z cech charakterystycznych dla zatrudnienia pracowniczego jest osobiste sprawowanie obowiązków. Ewentualna choroba czy inna niedyspozycja pracownika zatrudnionego w zastępstwie to kłopot pracodawcy, któremu nie wolno na wypadek takich sytuacji asekurować się wprowadzeniem niedozwolonej klauzuli do umowy o pracę. Pracodawca ponosi ryzyko swojej działalności i na nim spoczywa powinność zapewnienia takiej organizacji pracy, w którą już z góry wkalkulowane jest tego rodzaju ryzyko.

W umowie zawieranej na czas zastępstwa przede wszystkim należy określić strony, które ją zawierają, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy. Pod tym ostatnim pojęciem mieści się w szczególności:

l rodzaj pracy,

l miejsce wykonywania pracy,

l wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

l wymiar czasu pracy,

l termin rozpoczęcia pracy.

Umowa zawarta na czas zastępstwa powinna w zasadzie określać ten sam rodzaj pracy, który wykonuje zastępowany pracownik. Wynika to bowiem z istoty zastępstwa. Nie oznacza to jednak, że warunki zatrudnienia określone dla zastępcy muszą być takie same jak zastępowanego pracownika. Umowa może więc przewidywać inny wymiar czasu pracy, inną wysokość wynagrodzenia za pracę, ale oczywiście z poszanowaniem przepisów płacowych obowiązujących u pracodawcy i zasady równości pracowników.

Dodatkowe elementy

Dodatkowym elementem umowy na czas zastępstwa jest wskazanie, że jest ona zawierana na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Należy określić tożsamość osoby zastępowanej, podając jej imię i nazwisko.

W umowie na czas zastępstwa można inaczej niż przy umowach zawieranych na czas określony określić termin jej rozwiązania. Czas trwania takiej umowy może zostać określony dwojako - w sposób bezpośredni przez oznaczenie konkretnej daty albo też w sposób pośredni. W tym drugim przypadku termin końcowy umowy określa się przez podanie w sposób niebudzący wątpliwości zdarzenia powodującego rozwiązanie umowy o pracę.

Trzydniowe wypowiedzenie

Rozwiązanie umowy na czas zastępstwa następuje z upływem czasu, na jaki została zawarta. Termin ten wyznacza data powrotu zastępowanego pracownika do pracy. Pracodawca nie musi wobec tego składać pracownikowi zastępującemu żadnego oświadczenia w tym zakresie. Oświadczenie takie będzie natomiast potrzebne, jeżeli pracodawca zamierza skrócić czas trwania umowy na zastępstwo. Taką możliwość stwarza mu bowiem wcześniejsze rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem wynoszącym trzy dni robocze. W czasie wypowiedzenia takiej umowy pracownikowi nie będą jednak przysługiwać dni wolne na poszukiwanie nowej pracy. Z uprawnienia tego można bowiem skorzystać tylko w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, dokonanego przez pracodawcę i wynoszącego co najmniej dwa tygodnie.

Umowa na czas zastępstwa może być rozwiązana w każdym czasie za porozumieniem stron, a także przez pracodawcę i przez pracownika bez wypowiedzenia na zasadach ogólnych - z winy pracownika (art. 52 par. 1 k.p.), z przyczyn przez niego niezawinionych (art. 53 par. 1 k.p.), z winy pracodawcy (art. 55 k.p.).

W przypadku rozwiązania umowy na czas zastępstwa z dniem powrotu nieobecnego pracownika do pracy w świadectwie pracy jako przyczynę ustania stosunku pracy należy wskazać tę właśnie okoliczność - powrót zastępowanego pracownika do pracy.

Pracownice w ciąży

Istotną modyfikacją umowy zawieranej na czas zastępstwa w stosunku do pozostałych umów na czas określony jest zniesienie ochrony przed rozwiązaniem umowy wobec pracownic w ciąży. Otóż umowa o pracę zawarta na czas określony, na czas wykonania określonej pracy, także na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu.

Automatyczne przedłużenie umowy w razie zaistnienia przesłanek wymienionych wyżej nie następuje w przypadku umowy zawartej na czas zastępstwa. Umowa tego rodzaju rozwiąże się z dniem powrotu nieobecnego pracownika, bez względu na stan ciąży pracownicy.

Ważne!

Pracodawca może zawrzeć umowę na czas zastępstwa, gdy pracownik jest nieobecny z powodu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, korzystania z urlopu macierzyńskiego, wychowawczego, bezpłatnego

PODSTAWOWE ZASADY ZATRUDNIANIA

1. Strony zawierające umowę na czas zastępstwa powinny wyraźnie określić, iż o taki, a nie inny rodzaj umowy o pracę chodzi.

2. Istotnym składnikiem treści umowy o pracę na czas zastępstwa jest identyfikacja zastępowanego pracownika.

3. Umowa na zastępstwo może być poprzedzona umową na okres próbny.

4. Umowa na czas zastępstwa powinna w zasadzie określać ten sam rodzaj pracy, który wykonuje zastępowany pracownik. Nie oznacza to jednak, że warunki zatrudnienia zastępcy muszą być takie same jak zastępowanego pracownika.

5. Czas trwania umowy na zastępstwo może być określony przez wskazanie konkretnej daty albo przez podanie w sposób niebudzący wątpliwości zdarzenia powodującego rozwiązanie umowy.

6. Umowa o pracę na czas zastępstwa może być wypowiedziana w każdym czasie. Okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze.

7. Pracownikowi zatrudnionemu na zastępstwo nie przysługują w okresie wypowiedzenia dni wolne na poszukiwanie pracy.

8. Umowa na czas zastępstwa może być rozwiązana bez wypowiedzenia na zasadach ogólnych.

9. Stosunek pracy na zastępstwo podlega z jednym wyjątkiem takiej samej ochronie jak umowy na czas określony. Wyjątek dotyczy pracownic w ciąży - jeżeli pracownica zatrudniona na czas zastępstwa zajdzie w ciąże, a umowa z nią uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, to nie ulega ona przedłużeniu do dnia porodu.

Danuta Klucz

gp@infor.pl

Podstawa prawna

l Art. 25, 33¹, 37, 177 par. 3¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).