System zarządzania jakością w jednostkach samorządu terytorialnego
REKLAMA
REKLAMA
Wizyta w urzędzie nie musi i nie powinna być udręką. Urzędnicy coraz częściej sięgają po niekonwencjonalne metody załatwiania spraw w urzędzie. Popularny jest internet, dzięki któremu sprawy biegną coraz szybciej. Urzędnicy prześcigają się również w jak najlepszym organizowaniu biura obsługi klienta, walczą o certyfikaty i środki unijne, aby poprawić i przyspieszyć pracę swoich biur.
REKLAMA
Zarządzanie jakością w gminie, dzielnicy...
REKLAMA
Zarządzanie jakością jest dzisiaj potrzebne nie tylko przedsiębiorstwom. Coraz częściej systemami takimi zainteresowane są gminy, miasta, dzielnice, urzędy centralne. Najpopularniejszym certyfikatem potwierdzającym wysoki poziom usług świadczonych przez administrację samorządową jest norma serii ISO 9000. System zarządzania jakością oparty na wymaganiach normy ISO 9001:2000 pozwala organizacjom publicznym odejść od sztywnego kierowania poszczególnymi komórkami na rzecz zarządzania procesami, jakie są w organizacji realizowane. Takie podejście pozwala na dostosowanie działania do wymagań klientów. Dzisiaj istnieją już doświadczenia, które przekonują o korzyściach osiąganych z istniejącego systemu jakości. Korzyści te ujawniają się dopiero po pewnym czasie od otrzymania formalnego certyfikatu - wtedy gdy system jest rozwijany z udziałem pracowników i kierownictwa. Wprowadzenie normy ISO zmienia organizację pracy urzędu. Z organizacji nastawionej tylko na spełnianie wymagań prawnych staje się organizacją nastawioną na klienta. Ważnym elementem systemu są także pozostałe rozwiązania związane z wprowadzeniem systemu zarządzania jakością. Przede wszystkim chodzi o audyty wewnętrzne (sprawdzające, czy organizacja stosuje się do uzgodnionych reguł), działania korygujące i doskonalące (podejmowane dla usprawnienia systemu organizacyjnego), okresowy przegląd działania systemu. W ostatnim przypadku ustalane są także cele i polityka jakości urzędu pokazujące, co jest najważniejsze z punktu widzenia spełnienia wymagań klienta.
O ile te wszystkie elementy są stosowane i ulepszane, o tyle można założyć, że dochodzi do rzeczywistej poprawy organizacji pracy, eliminacji zbędnych działań, bardziej sprawnego przebiegu procesów i tym samym poprawy zadowolenia klienta, co zgodnie z wymaganiami normy powinno być systematycznie mierzone. Wewnętrzna organizacja pracy urzędu powinna przełożyć się na lepsze, bardziej efektywne wykonywanie usług publicznych i tym samym lepszą ocenę pracy urzędu przez mieszkańców. Dowodem powinno być zwiększające się zadowolenie klientów wyrażone w badaniach satysfakcji. Oczywiście ważne jest także stosowanie dodatkowych rozwiązań organizacyjnych, np. tworzenie biur obsługi klienta, usprawnienie systemu, lepsza komunikacja z mieszkańcami.
Wdrożenie systemu w urzędzie
REKLAMA
Norma ISO 9001 należy do rodziny norm ISO serii 9000, które są uznawane na świecie za standardy wyznaczające sposób działania przedsiębiorstwa. Dotyczy obszaru zarządzania jakością. Odnosi się ona do procesów decydujących o wytworzeniu produktu albo usługi, jakich dostarcza swoim klientom przedsiębiorstwo. Norma ta określa zasady systematycznego zarządzania poszczególnymi procesami - w tym celu, aby uzyskać pewność, że potrzeby i oczekiwania klientów są spełnione. Standard ten odnosi się do każdego rodzaju produkcji bądź świadczenia usług, powstających w wyniku jakichkolwiek procesów, w dowolnym miejscu na świecie.
Nowoczesne podejście do jakości wymaga od pracowników profesjonalizmu i samodzielności. Pracownicy urzędów powinni przekazywać politykę jakości organizacji osobom, które się z nią kontaktują. Za jakość jest odpowiedzialna nie tyle organizacja jako całość, ale każdy z jej urzędników. Pracownicy muszą działać w sposób mniej lub bardziej niezależny, w ramach dobrego systemu jakości i systemu zarządzania. Nacisk kładziony wcześniej na zarządzanie jakością przesuwa się na jakość zarządzania (i pracownika). Wymaga to aktywnego podejścia ze strony kierownictwa i pracownika i oznacza konieczność określenia odpowiedzialności i kompetencji na jak najniższym szczeblu hierarchii organizacyjnej. Czytelne wskazówki lub cele dotyczące postaw pracowników muszą stanowić integralny element pełnego planu jakości. Szczególnie w tym obszarze konieczne jest wyraźne określenie sposobu, w jaki kierownictwo organizacji definiuje jakość usług.
System zarządzania jakością składa się z pięciu istotnych obszarów zarządzania, wśród których wyróżniamy: dokumentacje systemu, odpowiedzialność kierownictwa, zarządzanie zasobami, realizację wyrobu, pomiary, analizę i doskonalenie.
System zgodny z normą ISO pozwala klientowi urzędu uzyskać potwierdzenie, że na każdym etapie swojej działalności organizacja dba o zapewnienie zgodności z zadeklarowanymi wymaganiami co do kwalifikacji personelu, dostawców, surowców, usług analiz, pomiarów itd. Klient lub kontrahent nie musi jednak badać dokumentów - robi to za niego uprawniona komisja jednostki certyfikującej. Standardowy czas wdrożenia systemu trwa około roku. Główną barierą jest nastawienie kierownictwa i pracowników urzędu. Zwykle praca nad wdrożeniem systemu jest poważnym wyzwaniem. Oznacza zmianę sposobu pracy, opanowanie nowych narzędzi działania. Niezwykle ważne jest wsparcie kierownictwa urzędu - bez tego nawet najlepiej skonstruowany system nie będzie prawidłowo funkcjonował. System według normy ISO powinien także stać się integralnym elementem całego systemu zarządzania w urzędzie.
Wdrożenie systemu zarządzania jakością zwiększa wydajność pracy poprzez fakt wyznaczenia poszczególnym pracownikom ich celów oraz odpowiedzialności.
Certyfikacja przeprowadzona przez akredytowaną jednostkę gwarantuje, że pracownicy urzędu są zaangażowani w ciągłą poprawę jakości oraz poświęcają uwagę spełnianiu wymagań klientów. Dodatkowo certyfikacja potwierdza istnienie efektywnego systemu zarządzania jakością uznanego przez niezależnego audytora za zgodny z międzynarodowym standardem. Aby otrzymać certyfikat zarządzania jakością ISO 9001, należy określić cele dotyczące jakości oraz ich umiejscowienie w polityce danej jednostki samorządu terytorialnego. Ponadto należy stworzyć politykę jakości określającą zakres sytemu i stworzyć udokumentowane procedury oraz rozpocząć audyty wewnętrzne, aby zbadać, czy system funkcjonuje poprawnie. W tym zakresie firmę wspomagają doradcy, którzy najlepiej potrafią ocenić sytuację samorządu i właściwie zinterpetować wymagania normy. W momencie, w którym wszystkie wymagania ISO 9001 są spełnione, nadchodzi czas na audyt zewnętrzny. Powinien on być przeprowadzony przez niezależną akredytowaną jednostkę. Audytorzy przysłani przez tę jednostkę dokonają najpierw przeglądu istniejących procedur oraz instrukcji (przegląd dokumentacji). Ten proces obejmuje ocenę, czy w jednostce samorządu terytorialnego ma miejsce ciągła poprawa jakości oraz pozwala na stwierdzenie, czy wyznaczone cele są wykonalne. Audyt wstępny jest wykonywany przez konsultantów i audytorów posiadających kwalifikacje audytorów systemów jakości według procedury jednostki certyfikującej. Celem audytu jest określenie, w jakim stopniu system zarządzania organizacją odpowiada kryteriom certyfikacji. Po jego zakończeniu sporządzany jest raport opisujący stosowane standardy zarządzania jednostką samorządu w kontekście wymogów normy, w tym m.in. relacji z klientami (orientacja na klienta, analiza potrzeb, badanie satysfakcji), a także system komunikacji wewnętrznej w urzędzie, uwzględnianie wymogów rozwoju i doskonalenia, sprawność i skuteczność istniejącego systemu decyzyjnego oraz relacje z otoczeniem. Ponadto raport zawiera procentowe określenie zgodności funkcjonującego systemu organizacyjnego z wymaganiami PN-EN ISO 9001: 2001.
Kolejnym etapem są szkolenia dla kadry kierowniczej i wybranych pracowników. W trakcie tych szkoleń samorządowcy poznają podstawy zarządzania jakością w organizacji.
Wtedy jest również przedstawiony proces opracowania i wdrażania systemu jakości. Jest to również oceniane w kolejnym etapie certyfikacji, podczas audytu certyfikującego. Wtedy dokonywana jest ocena, czy osoby wykonujące poszczególne czynności stosują się do procedur i wyznaczonych celów oraz czy odpowiednie zapisy są utrzymywane. Po zakończeniu pomyślnie przeprowadzonego audytu wydawany jest certyfikat. W trakcie jego obowiązywania przeprowadzane są audyty przeglądowe, których zadaniem jest sprawdzenie, czy system wciąż działa.
PODZIAŁ SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Nowa rodzina norm ISO 9000 (po nowelizacji) składa się z czterech norm podstawowych:
• ISO 9000: 2005 Quality management systems - Fundamentals and vocabulary (odpowiednik krajowy - PN-EN ISO 9000: 2006 Systemy zarządzania jakością - Podstawy i terminologia)
• ISO 9001: 2000 Quality management systems - Requirements (odpowiednik krajowy - PN-EN ISO 9001: 2001 Systemy zarządzania jakością - Wymagania),
• ISO 9004: 2000 Quality management systems - Guidelines for performance improvements (odpowiednik krajowy - PN-EN ISO 9004: 2001 Systemy zarządzania jakością - Wytyczne doskonalenia funkcjonowania)
• ISO 19011: 2002 Guidelines on Quality and/or Environmental Management Systems Auditing (odpowiednik krajowy - PN-EN ISO 19011: 2003 Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego) oraz norm, specyfikacji technicznych i raportów technicznych wspomagających normy podstawowe, zawierających wytyczne dotyczące specyficznych zagadnień w ramach systemu zarządzania jakością
4 ETAPY WDROŻENIA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
1 Podjęcie decyzji
Główny wysiłek wdrożenia systemu zarządzania jakością spoczywa na kierownictwie urzędu. Ponieważ systemy nie zawierają gotowych, modelowych rozwiązań, samorządowcy sami muszą wypracować rozwiązania systemowe, w oparciu o określone standardy. Pierwszym krokiem może być więc przeczytanie egzemplarza normy i zapoznanie się z postawionymi wymaganiami. Na tym etapie kierownictwo może zdecydować, czy wdrożenie i certyfikacja systemu przyniesie korzyść. Następnie musi podjąć decyzję o rozpoczęciu wdrażania systemu. W tym celu powinien zostać wyznaczony pracownik lub specjalny zespół do opracowania, wdrożenia i rozwijania systemu zarządzania.
2 Sporządzenie harmonogramu
Urząd musi samodzielnie ustalić harmonogram działań i stworzyć określoną wymaganiami normy księgę jakości. W księdze powinien znaleźć się dokładny opis specyfiki urzędu i najlepsze zastosowane rozwiązania, zastosowane, żeby konsekwentnie spełniać oczekiwania klienta. W księdze powinny zostać również określone standardy postępowania w każdej sytuacji. Następnie należy opracować i wdrożyć w życie procedury systemu przewidzianego w danej normie.
3 Powołanie audytorów
Kiedy procedury postępowania zostaną wdrożone, należy powołać audytorów wewnętrznych, odpowiedzialnych za nadzorowanie i sprawdzenie systemu. Po przeprowadzaniu całej serii audytów i po upewnieniu się, że całość systemu działa w praktyce bez zarzutu, urząd może rozpocząć proces certyfikacyjny.
4 Uzyskanie certyfikatu
Samorząd, który wdrożył system zarządzania jakością, zgłasza się do jednostki certyfikującej z odpowiednim wnioskiem o wydanie certyfikatu. Firma certyfikująca sporządza szczegółowy katalog pytań dotyczących specyfiki działalności przedsiębiorstwa i obszaru, w którym przedsiębiorstwo działa. Jednostka certyfikująca może też przeprowadzić audyt wstępny, który jest nieobowiązkowy i może zostać przeprowadzony na życzenie przedsiębiorstwa. Celem tego audytu jest identyfikacja obszarów niezgodności. Audyt wstępny daje pewność, że cała późniejsza procedura zakończy się pomyślnie. Firma certyfikująca dokonuje oceny dokumentacji systemowej pod kątem wprowadzenia odpowiednich procedur przewidzianych w normie.
Następnie przeprowadzany jest audyt certyfikacyjny. Audytorzy badają elementy działania systemu we wszystkich komórkach organizacyjnych, przeglądają materiały, które wiążą się z tym systemem, przeprowadzają wywiady z pracownikami dotyczące zarządzania jakością w firmie. Na tej podstawie podejmują decyzję o przyznaniu certyfikatu. Po przyznaniu certyfikatu ISO rozpoczyna się etap nadzorczy, który polega na corocznej kontroli funkcjonowania całego systemu. Po trzech latach przeprowadzany jest audyt recertyfikujący, przedłużający ważność certyfikatów.
Dofinansowanie europejskie
Zakres wspieranych przedsięwzięć, wraz z uruchomieniem funduszy strukturalnych na lata 2007-2013, umożliwiać będzie finansowanie projektów, których rezultatem ma być po
prawa funkcjonowania urzędów oraz poprawa jakości obsługi w urzędzie. Nowoczesna infrastruktura komunikacyjna i informatyczna oraz systematyczne podnoszenie kwalifikacji pracowników urzędów spowodują polepszenie usług świadczonych przez urzędy administracji publicznej.
- Na poziomie krajowym realizowane będą przedsięwzięcia o strategicznym znaczeniu, których wykonanie ma w znaczący sposób przyczynić się do rozwoju społeczno-gospodarczego kraju. Na liście projektów uznanych za najważniejsze dla realizacji zadań związanych z tworzeniem społeczeństwa informacyjnego i budową elektronicznej administracji znalazły się m.in. takie przedsięwzięcia, jak: e-Podatki (45 mln euro), Platforma usług elektronicznych dla klientów ZUS (30 mln euro), Informatyzacja wydziałów ksiąg wieczystych (10,3 mln euro), Scentralizowana informacja o działalności gospodarczej (8 mln euro). Podobne projekty kluczowe dla rozwoju regionu przygotowano na poziomie województw I tak np. w Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Mazowieckiego w ramach Priorytetu II Przyspieszenie e-Rozwoju Mazowsza planuje się realizację projektu rozwoju elektronicznej administracji w samorządach województwa. - tłumaczy dr Robert Golba z firmy consultingowej Empirio.
Ponadto jednostki samorządów terytorialnych będą mogły ubiegać się - przystępując do konkursów - o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Dzięki dotacji uzyskanej w ramach Poddziałania 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej możliwe będzie zwiększenie dostępności, polepszenie organizacji pracy urzędu oraz jakości usług publicznych.
- Priorytetowo traktowane będą usprawnienia, których rezultatem będzie poprawa obsługi klienta w urzędzie, a mająca wymierny efekt np. we wprowadzeniu standardów obsługi klienta, uproszczeniu procedur wewnątrz urzędu czy skróceniu czasu oczekiwania na rozpatrzenie sprawy - zwraca uwagę Robert Golba.
Kolejną szansą na ułatwienie oraz skrócenie czasu obsługi interesantów są możliwości, jakie oferuje Działanie 2.2. Rozwój e-usług. Rozwój zarządzania terytorium nastąpi w oparciu o elektroniczne platformy dla zintegrowanego systemu wspomagania zarządzania na poziomie regionalnym i lokalnym. - Planowane jest powstanie publicznych punktów dostępu do internetu oraz innych usług społeczeństwa informacyjnego powiązanych z serwisem informacyjno-komunikacyjnym. Wsparciu podlegać będą inicjatywy związane z wprowadzeniem do administracji publicznej elektronicznego systemu usług dla mieszkańców i przedsiębiorców oraz elektronicznego obiegu dokumentów z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Elektroniczny system obiegu dokumentów umożliwia również interesantom bieżące monitorowanie etapu postępowania administracyjnego, na którym obecnie znajdują się dokumenty rozpatrywane przez daną jednostkę samorządu terytorialnego - podsumowuje Robert Golba.
Elektroniczna komunikacja z petentem
Załatwianie spraw w urzędzie w sposób tradycyjny wiąże się z wypełnianiem wielu formularzy, załączaniem dokumentów, a czasem także z koniecznymi opłatami. W e-urzędzie papierowy formularz zostanie zastąpiony formularzem html. W tym formularzu petent wprowadzi swoje dane, treść wniosku oraz inne informacje związane ze sprawą. Taki formularz zostanie poddany odpowiedniej walidacji, czyli sprawdzeniu pod względem kompletności, formatu oraz poprawności wprowadzonych danych. Po poprawnej weryfikacji formularz trafi do systemu urzędu i umieszczony zostanie w bazie modułu procedur elektronicznych, co pozwoli na zainicjowanie sprawy po stronie urzędu. Po przyjęciu przez system formularza użytkownik otrzyma informację zwrotną z potwierdzeniem oraz numerem sprawy. Numer ten jest generowany on-line, automatycznie przez system na podstawie informacji powiązanych ze wzorem formularza. Identyfikator sprawy umożliwia petentowi śledzenie jej statusu poprzez przeglądarkę internetową. Urzędy samorządowe coraz częściej w celu usprawnienia obsługi petenta sięgają do rozwiązań internetowych. Za pomocą serwisu e-urząd oferowane są petentom m.in. następujące usługi:
• wyszukiwanie pism i spraw - możliwość sprawdzania stanu pisma i/lub sprawy drogą elektroniczną;
• składanie pism - możliwość złożenia drogą elektroniczną dokumentów (pism), które mogą zainicjować daną sprawę w urzędzie.
Każde pismo przychodzące lub wychodzące z urzędu, a także każda sprawa, która jest zapoczątkowana przez pismo inicjujące, ma swój unikalny numer (w przypadku pism) lub znak (w przypadku spraw). Pismo wpływające (dostarczone przez petenta) otrzymuje numer, dzięki któremu - za pomocą tego serwisu i tej usługi - petent może sprawdzić stan sprawy zainicjowanej przez to pismo. Znając natomiast znak sprawy, petent może sprawdzić stan sprawy i jej historię. Ponadto usługa ta daje możliwość sprawdzania stanu przesyłek internetowych (e-dokumentów) przesłanych do urzędu za pomocą tego serwisu. Jeśli dana przesyłka internetowa zainicjowała sprawę, wyszukiwarka wskaże również ewentualne powiązania ze sprawą, aby można było zobaczyć, jaki jest stan realizacji tej sprawy.
Usługa składania pism daje interesantowi możliwość złożenia dokumentów do urzędu w formie elektronicznej. Przesyłane dokumenty powinny być zapisane w ogólno dostępnych formatach plików, np. pdf (Adobe), doc (Word Document), rtf (Riche Text), txt (czysty tekst) itp. Ponadto usługa ta umożliwia dołączanie do dokumentów składanych drogą elektroniczną podpisów elektronicznych. Do każdego załączanego dokumentu można dołączyć dowolną liczbę podpisów elektronicznych. E-urząd, czyli moduł elektronicznych procedur urzędowych, służyć ma zwiększeniu efektywności działania administracji publicznej, związanej ze świadczeniem usług publicznych przy jednoczesnym polepszeniu przejrzystości pracy administracji. Elektroniczne procedury urzędowe mają uprościć załatwienie spraw w urzędach administracji publicznej oraz umożliwić uzyskanie na ich temat informacji poprzez wykorzystanie sieci internet. Innymi słowy, każdy obywatel przy pomocy e-urzędu ma możliwość załatwienia swoich spraw bez potrzeby udawania się do właściwego urzędu.
Wypełnienie formularza będzie wymagało od petenta wcześniejszego zarejestrowania się w e-urzędzie. Założenie konta pozwoli później na automatyczne wypełnianie niektórych pól formularzy wniosków na podstawie danych z profilu petenta. Również dzięki skojarzeniu złożonych wniosków z kontem petent będzie mógł na bieżąco przeglądać postępy obsługi poszczególnych zainicjowanych przez siebie wniosków. Po założeniu sprawy petent będzie mógł śledzić na bieżąco jej stan.
Dalsze kontakty między interesantem i urzędem mogą odbywać się poprzez przeglądarkę internetową (sprawdzanie stanu wniosku, prośby o dodatkowe wyjaśnienia, wezwanie do uzupełnienia, informacja o odbiorze decyzji/dokumentu).
Wreszcie innym dobrym rozwiązaniem poprawiającym system obsługi jest wprowadzenie anonimowych ankiet, które wypełnialiby petenci. Dzięki ankietom można się dowiedzieć, czy potrzebne jest rozszerzenie działalności biura obsługi interesanta o dodatkowe stanowisko, bo występują duże kolejki, czy może potrzebna będzie wydłużona praca kasy urzędu. W anonimowej ankiecie klienci urzędu mogą wyrazić swoją opinię na temat kompetencji i organizacji pracy urzędników, systemu informacyjnego oraz przedstawić swoje propozycje poprawy jakości usług.
KORZYŚCI Z WDROŻENIA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ ISO
Korzyści wewnętrzne:
• uporządkowanie całego obszaru zarządzania urzędem, kompetencji, zadań, odpowiedzialności i uprawnień,
• ustalone formy sprawowania nadzoru i kontroli,
• zidentyfikowane kanały informacji, prawidłowa komunikacja z pracownikami,
• ustalone procedury postępowania,
• stałe podnoszenie kwalifikacji pracowników dzięki ustalonym metodom naboru, adaptacji i szkolenia,
• właściwy dobór pracowników do realizowanych zadań, obiektywna ocena ich pracy i docenianie pracowników,
• prawidłowa współpraca i współdziałanie pomiędzy komórkami organizacyjnymi w urzędzie,
• istnienie prawidłowej, adekwatnej dokumentacji potwierdzającej funkcjonowanie systemu,
• wspólna odpowiedzialność pracowników urzędu za jego sprawność funkcjonowania i ciągła mobilizacja do dążenia do poprawy jakości.
Korzyści zewnętrzne:
• wzrost zaufania do urzędu poprzez jego potwierdzoną zewnętrznie zgodność funkcjonowania z wymaganiami normy,
• wzrost zadowolenia podmiotów zewnętrznych z funkcjonowania urzędu,
• lepsza komunikacja oraz skuteczna współpraca z otoczeniem zewnętrznym oraz kształtowanie obiektywnego, poprawnego wizerunku urzędu na zewnątrz oraz jego promocja i promocja danego samorządu
• zwiększenie poziomu zadowolenia klienta z kontaktu z pracownikami starostwa, urzędu,
• bieżąca optymalizacja procesów, z praktycznym uwzględnieniem przepisów i wymagań prawnych (np. praktyczne stosowanie przez pracowników ustawy o ochronie danych osobowych).
ŁUKASZ SOBIECH
lukasz.sobiech@infor.pl
REKLAMA
REKLAMA