REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie są zasady outsourcingu działu IT z urzędu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Mariusz Jendra
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Podstawą umów outsourcingowych jest Service Level Agreement (SLA), czyli zapisane w umowie „wymagane parametry jakościowe”. Pozwalają one mierzyć i rozliczać z efektywności wykonywanej pracy, mimo że z reguły usługi są trudno mierzalne. Pierwszym krokiem do stworzenia SLA jest opracowanie katalogu świadczonych usług. 

Umowa outsourcingu nie została zdefiniowana w polskim systemie prawnym. Mimo że ma ona swoje szerokie umocowanie w informatyce i biznesie, nie została unormowana przepisami. Jakie są plusy i minusy takiej sytuacji?

REKLAMA

Outsourcing elastyczną formułą

REKLAMA

Brak ustawowej definicji outsourcingu ma swoje praktyczne skutki. Za zaletę można uznać fakt, iż o tym, co w praktyce znajdzie się w umowie outsourcingowej, decydują tylko i wyłącznie kontrahenci. Nie występują tu żadne ograniczenia prawne. To strony umowy wypełniają treścią pojęcie outsourcingu. Jest to więc pojemna i bardzo elastyczna formuła współpracy.

Oczywiście taki status ma też swoje ujemne strony. - Formuła kontraktu outsourcingowego wymaga sięgnięcia do różnych przepisów prawa: cywilnego, autorskiego, a następnie samodzielnego stworzenia na tej bazie umowy - powiedział dr Wojciech Kaliński, radca prawny z kancelarii Kuczek, Maruta i Wspólnicy na konferencji „Zarządzanie służbami IT w administracji rządowej, urzędach naczelnych i centralnych: strategia, architektura korporacyjna, outsourcing”, zorganizowanej 6 maja br. w Warszawie przez Centrum Promocji Informatyki.

Brak prawnej definicji powoduje, że w praktyce można pod tego typu umowę podciągnąć każdy rodzaj współpracy. - Dyktuje to moda, jeżeli outsourcing jest akurat popularny, to tak też nazywają się umowy, jeżeli nie, to z nazwy umowy wyrzucamy słowo outsourcing - uważa dr Wojciech Kaliński. Mogą to być więc bardzo proste zlecenia, ale też bardzo skomplikowane kontrakty, np. wyoutsourcowanie całego działu IT urzędu. Zostaje on wtedy wyprowadzony na zewnątrz organizacji jednostki samorządu.

Zawieranie umów o outsourcing ma jednak jeden wspólny element.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wymagane parametry jakościowe

REKLAMA

Wspólną i charakterystyczną dla umów outsourcingowych jest Service Level Agreement (SLA). Są to zapisane w umowie wymagane parametry jakościowe. - Pozwalają one mierzyć i rozliczać z efektywności wykonywanej pracy, mimo że z reguły usługi są trudno mierzalne - wyjaśnia dr Wojciech Kaliński. Pierwszym krokiem stworzenia SLA jest opracowanie katalogu świadczonych usług. Na tej bazie precyzuje się parametry usług umieszczonych w umowie (m.in. określenie czasu, jaki mają technicy na przywrócenie do pracy zepsutego komputera, np. jedną godzinę lub jeden dzień roboczy).

Skonstruowanie dobrego SLA ma uzasadnienie tylko przy określonym systemie kar dla firmy outsourcingowej, np. obniżeniu wynagrodzenia. Bez tego nie będzie można wyegzekwować oczekiwanej jakości. - Celem zlecania zadań na zewnątrz jest przynajmniej utrzymanie tej samej jakości przy niższej cenie usługi. Jeżeli jakość miałaby być niższa, umowa jest bezzasadna - stwierdza dr W. Kaliński. Kluczem dobrej umowy outsourcingowej jest właśnie precyzyjne określenie SLA. Muszą być tam jasno zdefiniowane procedury, tzn. kto, za jaką czynność odpowiada.

Klasyczny outsourcing w IT

Przykładem klasycznego outsourcingu jest przeniesienie zadań działu IT. Można to przeprowadzić albo poprzez przekazanie ich firmie zewnętrznej, albo też poprzez wyłączenie działu IT ze struktury urzędu i podpisanie z nim umowy o współpracy - jako osobnym podmiotem.

Niezależnie od sposobu zlecenia usług pierwszym zadaniem samorządu jest przeprowadzenie audytu, który pozwoli na wyodrębnienie obszarów, które można wyoutsourcować. Okazuje się, że szczególnie tutaj pojawiają się specyficzne dla sfery IT, problemy. W pierwszej kolejności należy przejrzeć obowiązujące umowy licencyjne na oprogramowanie. - Często znajdują się w nich zapisy zabraniające przenoszenia licencji - mówi dr Wojciech Kaliński. Oznacza to, że aplikacji nie może użytkować nowy podmiot, jakim stał się dotychczasowy dział IT urzędu. W takim przypadku konieczna będzie zmiana warunków licencji lub wykupienie nowych. A to kosztuje.

Kolejna sfera, na którą należy zwrócić uwagę, to umowy serwisowe sprzętu i oprogramowania. Należy rozstrzygnąć, czy firma outsourcingowa ma przejąć zadania serwisowe, czy też jedynie nadzorować proces serwisu.

Trzeci obszar to kontrakty zawarte w drodze zamówienia publicznego. - Nie jest możliwa zmiana podmiotu, jeżeli umowa na dostarczenie jakiegoś produktu została zawarta w procedurze przetargowej - mówi dr Wojciech Kaliński. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 13 stycznia 2004 r. (sygn. akt V CK 97/03), w którym SN stwierdził, że niedopuszczalna jest zmiana podmiotowa umowy zawartej w następstwie przetargu, umożliwiając przejęcie zamówienia publicznego). Innymi słowy, podmiotem kontraktu nadal pozostać musi urząd.

Przy zlecaniu usług na zewnątrz urzędu należy też zadbać o poufność danych.

 

ZLECENIE WYKONYWANIA ZADAŃ IT W FORMULE OUTSOURCINGU WYMAGA:

• opracowania katalogu świadczonych usług,

• skonstruowania Service Level Agreement - „wymaganych parametrów jakościowych”,

• przejrzenia obowiązujących umów licencyjnych na oprogramowanie,

• przejrzenia umów serwisowych sprzętu i oprogramowania oraz określenia, czy to firma outsourcingowa ma przejąć zadania serwisowe, czy też jedynie je nadzorować,

• zabezpieczenia się na wypadek rozwiązania umowy - poprzez: możliwość kontynuowania dalszej działalności na sprzęcie i oprogramowaniu, przejęcie pracowników, know-how i całej własności intelektualnej.

Urzędy są bazami danych osobowych

Urzędy są specyficznymi instytucjami ze względu na mnogość i różnorodność zbieranych oraz przetwarzanych danych. - Ponad 90% danych zbieranych przez urzędy są to dane osobowe mieszkańców - tłumaczy dr Wojciech Kaliński. Jednak, jak się okazuje, nie jest to przeszkoda w outsourcingu. Można je przekazać do zarządzania firmie zewnętrznej ale pod pewnymi rygorami. - Należy bardzo dokładnie określić zakres i cel przetwarzania tych danych - mówi dr Wojciech Kaliński. W przypadku kontroli przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, przy poprawnie skonstruowanej umowie, odpowiedzialność ponosić będzie firma outsourcingowa. - Jeżeli natomiast umowa będzie niejasna, to odpowiedzialny będzie urząd, za to, że pozwolił na szersze przetwarzanie danych - wyjaśnia dr Wojciech Kaliński.

Podobną ostrożność należy zachować przy postępowaniu z informacjami niejawnymi. Wiąże się to z koniecznością posiadania przez zewnętrzną firmę certyfikatów bezpieczeństwa i dostępu do treści niejawnych.

Koniec umowy, początek kłopotów

Każda umowa jednak kiedyś się kończy, a urząd musi się na tę sytuację przygotować, by nie zostać bez dostępu do swoich baz.

Zlecanie zadań z zakresu IT na zewnątrz może mieć niekorzystne skutki w przypadku zakończenia lub rozwiązania umowy. Urząd musi w umowie zawrzeć takie zapisy, które pozwolą mu na kontynuowanie działalności. - Najważniejsze jest to, żeby sprzęt elektroniczny został przy urzędzie, dotyczy to także baz danych, pracowników, całego know-how i własności intelektualnej - mówi dr Wojciech Kaliński. - Możemy spierać się o pieniądze za tą infrastrukturę, ale w tym czasie urząd nie może przestać na niej i z nią pracować - dodaje.

Na koniec trzeba pamiętać, że elastyczność umów outsourcingowych niesie ze sobą różne nietypowe możliwości. Urząd nie może być nastawiony tylko na karanie kontrahenta, jeżeli ten nie wywiązał się z jakiegoś zadania. Zamiast nakładania kar finansowych, jednostka administracji może wymóc na swoim partnerze zrealizowanie innego, dodatkowego działania. Umowy outsourcingowe dają szersze pole manewru, z których urząd powinien korzystać.

Mariusz Jendra

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Na kilkunastu kąpieliskach nad Bałtykiem pojawiły się czerwone flagi

Na kilkunastu kąpieliskach w województwach pomorskim i zachodniopomorskim pojawiły się czerwone flagi. Powodem są m.in. wysokie fale na Bałtyku i silne prądy wsteczne oraz zakwit sinic.

Polska kolej w ofensywie inwestycyjnej dzięki miliardom z KPO

Setki kilometrów modernizowanych torów i sieci trakcyjnej, nowe stacje i przystanki, zaawansowane technologie sterowania ruchem, bezkolizyjne skrzyżowania i lepszy dostęp do kolei w mniejszych miejscowościach. PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. realizują największy od dziesięcioleci program inwestycyjny.

Na wypadek wojny, suszy i pożaru obowiązek posiadania elastycznych zbiorników na wodę. Przepisy o ochronie ludności cywilnej

Będzie nowy obowiązek posiadania elastycznych zbiorników na wodę w każdej gminie. Wprowadzają go przepisy o ochronie ludności cywilnej. Chodzi tu o zabezpieczenie w razie wojny, suszy czy pożarów.

Mikrogranty dla seniorów. Bezzwrotne wsparcie finansowe do 5000 zł

Mikrogranty dla seniorów to program wsparcia dla łodzian w wieku 60+. Starsi mieszkańcy mogą otrzymać nawet do 5tys. z dofinansowania z budżetu miasta. Nabór wniosków trwa od 25 sierpnia do 8 września.

REKLAMA

Co najmniej 19 porodówek zniknęło już z mapy Polski

Między styczniem 2024 a końcem lipca 2025 w Polsce zamknięto co najmniej 19 oddziałów położniczych. Jak wynika z sondy portalu Rynek Zdrowia, główną przyczyną ich likwidacji była nierentowność.

Zasada ochrony dziedzictwa kulturowego w praktyce. Czy samorządy i właściciele wywiązują się z obowiązków?

Zasada ochrony dziedzictwa kulturowego to nie tylko idea, ale obowiązująca norma prawna. Mimo to wiele jednostek samorządu terytorialnego i właścicieli zabytków traktuje ją wyłącznie jako formalność. W praktyce często rozmija się to z celem, który jasno określa prawo.

Nowelizacja ustawy o rehabilitacji 2025 – więcej pieniędzy z UE dla PFRON i osób z niepełnosprawnościami

Rząd przygotował projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji (UD282), który może zmienić zasady finansowania programów PFRON. Dzięki nowym przepisom wsparcie dla osób z niepełnosprawnościami będzie mogło być współfinansowane z funduszy Unii Europejskiej. To oznacza więcej pieniędzy na aktywizację zawodową i pomoc społeczną, bez dodatkowych kosztów dla budżetu państwa.

Podwyżki dla lekarzy sądowych. Od 1 stycznia 2026 r. stawki za zaświadczenia pójdą w górę

Od 1 stycznia 2026 r. lekarze sądowi dostaną wyższe wynagrodzenie za wydawanie zaświadczeń – wynika z projektu Ministerstwa Sprawiedliwości. Obecnie za jedno zaświadczenie otrzymują 100 zł, co zdaniem resortu zniechęca ich do pełnienia tej funkcji. Podwyżki mają rozwiązać problem braku lekarzy w wielu sądach.

REKLAMA

UE przedłuża przepisy dot. magazynowania gazu do 2027 r. Obowiązek zapełnienia magazynów przed zimą

Unia Europejska przedłuża przepisy dotyczące magazynowania gazu do 2027 roku. Państwa członkowskie mają obowiązek zapełnienia magazynów gaz przed zimą. Celem jest zapewnienie bezpieczeństwa dostaw gazu.

Kolejki do lekarzy 2025 – jak dostać się do specjalisty szybciej? Sprawdzone sposoby

Czekasz miesiącami na wizytę u specjalisty? Nie musisz! W Polsce średni czas oczekiwania w publicznej służbie zdrowia to ponad 4 miesiące, ale są legalne sposoby, by skrócić go do kilku tygodni, a nawet dni. Sprawdź, jak korzystać z wyszukiwarki NFZ, kiedy poprosić o adnotację "cito", gdzie warto jechać po krótszą kolejkę i kto ma prawo wejść do gabinetu bez czekania. To wiedza, która może oszczędzić Ci wiele nerwów.

REKLAMA