REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kompleksowa kontrola finansowa w kadrach

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Krystyna Hark

REKLAMA

Zadania realizowane w komórkach zajmujących się zarządzaniem ludźmi na ogół podporządkowane są naczelnemu kierownictwu organizacji. Zarówno w przedsiębiorstwach, jak i w administracji samorządowej odgrywają identyczną rolę. Dotyczą zarządzania najważniejszym zasobem, czyli potencjałem społecznym.

W małej firmie zazwyczaj wszystkie zadania, zarówno te administracyjne, jak i kontrolne wykonywane są przez właściciela, zaś w większych organizacjach istnieją specjalizujące się stanowiska pracy w zarządzaniu zasobami ludzkimi.

REKLAMA

REKLAMA

Niezależnie jednak od przyjętych rozwiązań organizacyjnych, niewątpliwie jednym z podstawowych obowiązków wynikających z zakresu zarządzania kadrami jest obsługa administracyjna zatrudnionych pracowników. Wiąże się to z wykonywaniem określonych zadań wynikających z powszechnie obowiązującego prawa pracy, a w szczególności z ustaleniem przysługujących świadczeń zatrudnionym pracownikom. W konsekwencji, stwierdzony stan faktyczny porównywany jest do wymogów ustawowych wynikających ze stosunku pracy.

Szczególnej kontroli finansowej w tym obszarze podlega administracja samorządowa. Uprawnionym organem kontroli jest regionalna izba obrachunkowa, która w świetle art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r., Nr 55, poz., 577 ze zm.) sprawuje nadzór w zakresie spraw finansowych i dokonuje kontroli m.in. gospodarki finansowej na wszystkich szczeblach samorządu terytorialnego. W świetle cytowanej ustawy Izby przeprowadzają, co najmniej raz na cztery lata kompleksową kontrolę gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, a w związku z wykonywaną kontrolą inspektorzy mają prawo dostępu do danych osobowych dotyczących kwalifikacji i uposażenia pracowników samorządowych.

Informacja o terminie kontroli w danej jednostce samorządowej podawana jest przez właściwą Izbę z odpowiednim kilkudniowym wyprzedzeniem. W związku z tym, pracownik realizujący sprawy kadrowe ma możliwość wcześniejszego przygotowania niezbędnych dokumentów. Należą do nich: statut jednostki, regulamin organizacyjny, regulamin wynagradzania oraz akta osobowe pracowników.

Czytaj także: Kontrola zarządcza – nowy obowiązek dla samorządów>>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kontroler sprawdzi akta osobowe

REKLAMA

Kontrola finansowa w komórce kadrowej zazwyczaj rozpoczyna się od sprawdzenia akt osobowych zatrudnionych pracowników. W przypadku dużej liczby zatrudnionych, nie wszystkie akta personalne zostaną sprawdzone przez kontrolera. Nie mniej jednak, wnikliwej analizie zostaje poddana dokumentacja kadry kierowniczej jednostki samorządu terytorialnego, kierowników średniego szczebla, akta osobowe osób odpowiedzialnych za prowadzenie spraw kadrowo-finansowych oraz pracowników służby finansowej.

Wyrywkowej kontroli poddane mogą być także akta osobowe pozostałych pracowników. Kontroler sprawdzi, czy sposób prowadzenia akt osobowych odpowiada wymogom przewidzianym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., Nr 62, poz. 286 ze zm.). W oparciu o wskazaną regulację, z punktu widzenia przeprowadzanej kontroli istotne jest, czy:

1)    w części A znajdują się dokumenty składane przed podjęciem stosunku pracy, a potwierdzające kwalifikacje zawodowe pracownika i wymagany staż pracy, szczególnie: świadectwa szkolne, dyplomy ukończenia uczelni, dyplomy ukończenia kursów, certyfikaty potwierdzające znajomość języka obcego itp., a także świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, oraz inne niezbędne dokumenty na podstawie, których możliwe jest zatrudnienie w administracji samorządowej np.: oświadczenie pracownika o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie i przestępstwa skarbowe, posiadanie zdolności do czynności prawnych, czy korzystanie z pełni praw publicznych;

2)    w części B znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, głównie: umowa o pracę (akt wyboru, akt powołania), zakres obowiązków uprawnień i odpowiedzialności, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu, dokumenty świadczące o przyznaniu pracownikowi podwyżki wynagrodzeń oraz nagrody wraz z podpisem pracownika akceptującym zgodę na nową wysokość wynagrodzenia, oświadczenia pracownika wynikające z ordynacji podatkowej w zakresie przestrzegania tajemnicy skarbowej i innych dokumentów stwierdzających przyznanie dodatkowych świadczeń np. umowa za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, zaś w przypadku skarbnika gminy dodatkowo: dokumenty potwierdzające brak orzeczonej kary za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o braku skazania za przestępstwa przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych i samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów;

3)    w części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, a przede wszystkim dokumenty potwierdzające wypłatę ekwiwalentów, odpraw, czy też wypłaconych innych świadczeń związanych z rozwiązaniem stosunku pracy;

4)    dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach są ułożone w porządku chronologicznym oraz odpowiednio ponumerowane, a także, czy każda z części akt osobowych zawiera pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Czytaj także: Regionalna Izba Obrachunkowa - struktura i funkcjonowanie>>

Kontroler zbada zgodność kwalifikacji i składników wynagrodzenia pracownika z wymaganiami na stanowisku pracy

Posiadane kwalifikacje oraz doświadczenie zawodowe pracownika przedkładają się bezpośrednio na rodzaj zajmowanego stanowiska pracy oraz na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia. W związku z tym, osoba przeprowadzająca kontrolę szczegółowo sprawdzi, czy określone w umowie o pracę warunki pracy i płacy są zgodne z obowiązującymi w tym względzie przepisami prawa.

W zależności od formy nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, wybór, powołanie, mianowanie), przyznane pracownikowi świadczenia porównane zostaną z odpowiednim aktem normatywnym dotyczącym wymienionej kategorii pracowników. W rezultacie, prawidłowość ustalonych składników wobec pracowników zatrudnionych na umowę o pracę porównana zostanie z regulaminem wynagradzania, pracowników zatrudnionych na podstawie wyboru i powołania z rozporządzeniem płacowym z 2009 r. (Dz. U. z 2009 r., Nr 50, poz. 398), i obowiązującym do końca 2011 r. rozporządzeniem płacowym dotyczącym pracowników zatrudnionych w drodze nominacji (Dz. U. z 2005 r., Nr 146, poz. 1223 z późn. zm.).

W oparciu o wskazane regulacje prawne i znajdujące się dokumenty w aktach personalnych, oceniona zostanie prawidłowość zatrudnienia pracownika na określonym  stanowisku pracy, a także poprawność przypisania temu stanowisku kategorii zaszeregowania. W dalszej kolejności, czynnościom kontrolnym podlegają przyznane pracownikowi poszczególne składniki wynagrodzenia. Przedmiotem oceny, zarówno w ujęciu procentowym, jak i kwotowym, jest wysokość dodatku za wieloletnią pracę i dodatku specjalnego, a w dalszym postępowaniu ustalenie, czy wysokość płacy zasadniczej mieści się w przypisanej stanowisku kategorii zaszeregowania. Składnikami wynagrodzenia, które również podlegają szczegółowej analizie są nagrody i premie wynikające z regulaminu wynagradzania, nagroda roczna, a także nagroda jubileuszowa oraz ewentualna odprawa pieniężna.

Etapem zamykającym przebieg kontroli jest dokument Izby zawierający zalecenia pokontrolne dotyczące danej jednostki samorządowej, nakazujący poprawienie uchybień w terminie wskazanym przez regionalną izbę obrachunkową.

Krystyna Hark

Samorzad.infor.pl

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od września 2025 r. niższe kryteria dochodowe i kwoty dofinansowania turnusów z PFRON

W II kwartale 2025 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie wyniosło 8748,63 zł. I właśnie ta kwota ma znaczenie przy obliczaniu aktualnej kwoty dofinansowania turnusów rehabilitacyjnych. Jakie kryteria dochodowe obowiązują we wrześniu, październiku i listopadzie?

Czym jest IOSKU? ZUS udostępnił informacje za 2024 rok

ZUS udostępnił informacje o stanie konta ubezpieczonego za 2024 rok. Dostęp do niej można uzyskać za pośrednictwem platformy usług elektronicznych eZUS. Łącznie przekazał prawie 24 mln informacji.

Na kilkunastu kąpieliskach nad Bałtykiem pojawiły się czerwone flagi

Na kilkunastu kąpieliskach w województwach pomorskim i zachodniopomorskim pojawiły się czerwone flagi. Powodem są m.in. wysokie fale na Bałtyku i silne prądy wsteczne oraz zakwit sinic.

Polska kolej w ofensywie inwestycyjnej dzięki miliardom z KPO

Setki kilometrów modernizowanych torów i sieci trakcyjnej, nowe stacje i przystanki, zaawansowane technologie sterowania ruchem, bezkolizyjne skrzyżowania i lepszy dostęp do kolei w mniejszych miejscowościach. PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. realizują największy od dziesięcioleci program inwestycyjny.

REKLAMA

Na wypadek wojny, suszy i pożaru obowiązek posiadania elastycznych zbiorników na wodę. Przepisy o ochronie ludności cywilnej

Będzie nowy obowiązek posiadania elastycznych zbiorników na wodę w każdej gminie. Wprowadzają go przepisy o ochronie ludności cywilnej. Chodzi tu o zabezpieczenie w razie wojny, suszy czy pożarów.

Mikrogranty dla seniorów. Bezzwrotne wsparcie finansowe do 5000 zł

Mikrogranty dla seniorów to program wsparcia dla łodzian w wieku 60+. Starsi mieszkańcy mogą otrzymać nawet do 5tys. z dofinansowania z budżetu miasta. Nabór wniosków trwa od 25 sierpnia do 8 września.

Co najmniej 19 porodówek zniknęło już z mapy Polski

Między styczniem 2024 a końcem lipca 2025 w Polsce zamknięto co najmniej 19 oddziałów położniczych. Jak wynika z sondy portalu Rynek Zdrowia, główną przyczyną ich likwidacji była nierentowność.

Zasada ochrony dziedzictwa kulturowego w praktyce. Czy samorządy i właściciele wywiązują się z obowiązków?

Zasada ochrony dziedzictwa kulturowego to nie tylko idea, ale obowiązująca norma prawna. Mimo to wiele jednostek samorządu terytorialnego i właścicieli zabytków traktuje ją wyłącznie jako formalność. W praktyce często rozmija się to z celem, który jasno określa prawo.

REKLAMA

Nowelizacja ustawy o rehabilitacji 2025 – więcej pieniędzy z UE dla PFRON i osób z niepełnosprawnościami

Rząd przygotował projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji (UD282), który może zmienić zasady finansowania programów PFRON. Dzięki nowym przepisom wsparcie dla osób z niepełnosprawnościami będzie mogło być współfinansowane z funduszy Unii Europejskiej. To oznacza więcej pieniędzy na aktywizację zawodową i pomoc społeczną, bez dodatkowych kosztów dla budżetu państwa.

Podwyżki dla lekarzy sądowych. Od 1 stycznia 2026 r. stawki za zaświadczenia pójdą w górę

Od 1 stycznia 2026 r. lekarze sądowi dostaną wyższe wynagrodzenie za wydawanie zaświadczeń – wynika z projektu Ministerstwa Sprawiedliwości. Obecnie za jedno zaświadczenie otrzymują 100 zł, co zdaniem resortu zniechęca ich do pełnienia tej funkcji. Podwyżki mają rozwiązać problem braku lekarzy w wielu sądach.

REKLAMA