Kategorie

Kompleksowa kontrola finansowa w kadrach

Krystyna Hark
Zadania realizowane w komórkach zajmujących się zarządzaniem ludźmi na ogół podporządkowane są naczelnemu kierownictwu organizacji. Zarówno w przedsiębiorstwach, jak i w administracji samorządowej odgrywają identyczną rolę. Dotyczą zarządzania najważniejszym zasobem, czyli potencjałem społecznym.

W małej firmie zazwyczaj wszystkie zadania, zarówno te administracyjne, jak i kontrolne wykonywane są przez właściciela, zaś w większych organizacjach istnieją specjalizujące się stanowiska pracy w zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Reklama

Niezależnie jednak od przyjętych rozwiązań organizacyjnych, niewątpliwie jednym z podstawowych obowiązków wynikających z zakresu zarządzania kadrami jest obsługa administracyjna zatrudnionych pracowników. Wiąże się to z wykonywaniem określonych zadań wynikających z powszechnie obowiązującego prawa pracy, a w szczególności z ustaleniem przysługujących świadczeń zatrudnionym pracownikom. W konsekwencji, stwierdzony stan faktyczny porównywany jest do wymogów ustawowych wynikających ze stosunku pracy.

Szczególnej kontroli finansowej w tym obszarze podlega administracja samorządowa. Uprawnionym organem kontroli jest regionalna izba obrachunkowa, która w świetle art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r., Nr 55, poz., 577 ze zm.) sprawuje nadzór w zakresie spraw finansowych i dokonuje kontroli m.in. gospodarki finansowej na wszystkich szczeblach samorządu terytorialnego. W świetle cytowanej ustawy Izby przeprowadzają, co najmniej raz na cztery lata kompleksową kontrolę gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, a w związku z wykonywaną kontrolą inspektorzy mają prawo dostępu do danych osobowych dotyczących kwalifikacji i uposażenia pracowników samorządowych.

Informacja o terminie kontroli w danej jednostce samorządowej podawana jest przez właściwą Izbę z odpowiednim kilkudniowym wyprzedzeniem. W związku z tym, pracownik realizujący sprawy kadrowe ma możliwość wcześniejszego przygotowania niezbędnych dokumentów. Należą do nich: statut jednostki, regulamin organizacyjny, regulamin wynagradzania oraz akta osobowe pracowników.

Czytaj także: Kontrola zarządcza – nowy obowiązek dla samorządów>>

Kontroler sprawdzi akta osobowe

Reklama

Kontrola finansowa w komórce kadrowej zazwyczaj rozpoczyna się od sprawdzenia akt osobowych zatrudnionych pracowników. W przypadku dużej liczby zatrudnionych, nie wszystkie akta personalne zostaną sprawdzone przez kontrolera. Nie mniej jednak, wnikliwej analizie zostaje poddana dokumentacja kadry kierowniczej jednostki samorządu terytorialnego, kierowników średniego szczebla, akta osobowe osób odpowiedzialnych za prowadzenie spraw kadrowo-finansowych oraz pracowników służby finansowej.

Wyrywkowej kontroli poddane mogą być także akta osobowe pozostałych pracowników. Kontroler sprawdzi, czy sposób prowadzenia akt osobowych odpowiada wymogom przewidzianym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., Nr 62, poz. 286 ze zm.). W oparciu o wskazaną regulację, z punktu widzenia przeprowadzanej kontroli istotne jest, czy:

1)    w części A znajdują się dokumenty składane przed podjęciem stosunku pracy, a potwierdzające kwalifikacje zawodowe pracownika i wymagany staż pracy, szczególnie: świadectwa szkolne, dyplomy ukończenia uczelni, dyplomy ukończenia kursów, certyfikaty potwierdzające znajomość języka obcego itp., a także świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, oraz inne niezbędne dokumenty na podstawie, których możliwe jest zatrudnienie w administracji samorządowej np.: oświadczenie pracownika o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie i przestępstwa skarbowe, posiadanie zdolności do czynności prawnych, czy korzystanie z pełni praw publicznych;

2)    w części B znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, głównie: umowa o pracę (akt wyboru, akt powołania), zakres obowiązków uprawnień i odpowiedzialności, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu, dokumenty świadczące o przyznaniu pracownikowi podwyżki wynagrodzeń oraz nagrody wraz z podpisem pracownika akceptującym zgodę na nową wysokość wynagrodzenia, oświadczenia pracownika wynikające z ordynacji podatkowej w zakresie przestrzegania tajemnicy skarbowej i innych dokumentów stwierdzających przyznanie dodatkowych świadczeń np. umowa za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, zaś w przypadku skarbnika gminy dodatkowo: dokumenty potwierdzające brak orzeczonej kary za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o braku skazania za przestępstwa przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych i samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów;

3)    w części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, a przede wszystkim dokumenty potwierdzające wypłatę ekwiwalentów, odpraw, czy też wypłaconych innych świadczeń związanych z rozwiązaniem stosunku pracy;

4)    dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach są ułożone w porządku chronologicznym oraz odpowiednio ponumerowane, a także, czy każda z części akt osobowych zawiera pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Czytaj także: Regionalna Izba Obrachunkowa - struktura i funkcjonowanie>>

Kontroler zbada zgodność kwalifikacji i składników wynagrodzenia pracownika z wymaganiami na stanowisku pracy

Posiadane kwalifikacje oraz doświadczenie zawodowe pracownika przedkładają się bezpośrednio na rodzaj zajmowanego stanowiska pracy oraz na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia. W związku z tym, osoba przeprowadzająca kontrolę szczegółowo sprawdzi, czy określone w umowie o pracę warunki pracy i płacy są zgodne z obowiązującymi w tym względzie przepisami prawa.

W zależności od formy nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, wybór, powołanie, mianowanie), przyznane pracownikowi świadczenia porównane zostaną z odpowiednim aktem normatywnym dotyczącym wymienionej kategorii pracowników. W rezultacie, prawidłowość ustalonych składników wobec pracowników zatrudnionych na umowę o pracę porównana zostanie z regulaminem wynagradzania, pracowników zatrudnionych na podstawie wyboru i powołania z rozporządzeniem płacowym z 2009 r. (Dz. U. z 2009 r., Nr 50, poz. 398), i obowiązującym do końca 2011 r. rozporządzeniem płacowym dotyczącym pracowników zatrudnionych w drodze nominacji (Dz. U. z 2005 r., Nr 146, poz. 1223 z późn. zm.).

W oparciu o wskazane regulacje prawne i znajdujące się dokumenty w aktach personalnych, oceniona zostanie prawidłowość zatrudnienia pracownika na określonym  stanowisku pracy, a także poprawność przypisania temu stanowisku kategorii zaszeregowania. W dalszej kolejności, czynnościom kontrolnym podlegają przyznane pracownikowi poszczególne składniki wynagrodzenia. Przedmiotem oceny, zarówno w ujęciu procentowym, jak i kwotowym, jest wysokość dodatku za wieloletnią pracę i dodatku specjalnego, a w dalszym postępowaniu ustalenie, czy wysokość płacy zasadniczej mieści się w przypisanej stanowisku kategorii zaszeregowania. Składnikami wynagrodzenia, które również podlegają szczegółowej analizie są nagrody i premie wynikające z regulaminu wynagradzania, nagroda roczna, a także nagroda jubileuszowa oraz ewentualna odprawa pieniężna.

Etapem zamykającym przebieg kontroli jest dokument Izby zawierający zalecenia pokontrolne dotyczące danej jednostki samorządowej, nakazujący poprawienie uchybień w terminie wskazanym przez regionalną izbę obrachunkową.

Krystyna Hark

Samorzad.infor.pl

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    20 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Do kiedy Spis Powszechny?

    Spis Powszechny – do kiedy trwa? Do kiedy można się spisać przez Internet? Czy każdy domownik musi się spisać osobno? Jakie kary grożą za brak udziału w spisie ludności i mieszkań w 2021 roku?

    Nieskuteczność systemów Compliance, systemów Whistleblowingu lub ochrony danych osobowych - przyczyny

    Nieskuteczność systemów. Czy da się zlikwidować ryzyko compliance lub ryzyko naruszenia danych osobowych? Jakie są powody pozorności lub nieskuteczności systemów?

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich. Dzięki wsparciu NFOŚiGW, w wysokości prawie 40 mln zł, autobusy elektryczne będą woziły dzieci do szkół w kolejnych 16 gminach.

    Czyste Powietrze - zmiany w programie, koniec dotacji na piece węglowe

    Czyste Powietrze - co się zmieni w programie? Do kiedy można jeszcze uzyskać dotację na piece węglowe?

    Pakiet psychologiczny – rekomendacje dla uczelni dotyczące pomocy studentom

    Pakiet psychologiczny. Na podstawie przekazanych przez uczelnie informacji na temat udzielanego w okresie epidemii wsparcia studentom, Ministerstwo Edukacji i Nauki opracowało poniższe zalecenia w zakresie zwiększenia pomocy psychologicznej.

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła. W jakim terminie gmina powinna wprowadzić dane do ewidencji? Ile czasu ma urzędnik na wprowadzenie danych z deklaracji do systemu? Czy każdy pracownik urzędu może wprowadzać dane do CEEB? Czy przewidziano finansowanie dla gmin?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, deklaracja

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, jak złożyć deklarację źródeł ciepła? Przedstawiamy najważniejsze informacje o nowym obowiązku, który będzie spoczywał na właścicielach i zarządcach budynków.

    CEEB - jakie kary za brak zgłoszenia do ewidencji źródeł ciepła?

    CEEB - Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków rusza już 1 lipca 2021 roku. Oznacza to nowy obowiązek dla milionów Polaków, którzy będą musieli zgłosić, czym ogrzewają swoje domy. Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?