Kompleksowa kontrola finansowa w kadrach

W małej firmie zazwyczaj wszystkie zadania, zarówno te administracyjne, jak i kontrolne wykonywane są przez właściciela, zaś w większych organizacjach istnieją specjalizujące się stanowiska pracy w zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Niezależnie jednak od przyjętych rozwiązań organizacyjnych, niewątpliwie jednym z podstawowych obowiązków wynikających z zakresu zarządzania kadrami jest obsługa administracyjna zatrudnionych pracowników. Wiąże się to z wykonywaniem określonych zadań wynikających z powszechnie obowiązującego prawa pracy, a w szczególności z ustaleniem przysługujących świadczeń zatrudnionym pracownikom. W konsekwencji, stwierdzony stan faktyczny porównywany jest do wymogów ustawowych wynikających ze stosunku pracy.

Szczególnej kontroli finansowej w tym obszarze podlega administracja samorządowa. Uprawnionym organem kontroli jest regionalna izba obrachunkowa, która w świetle art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r., Nr 55, poz., 577 ze zm.) sprawuje nadzór w zakresie spraw finansowych i dokonuje kontroli m.in. gospodarki finansowej na wszystkich szczeblach samorządu terytorialnego. W świetle cytowanej ustawy Izby przeprowadzają, co najmniej raz na cztery lata kompleksową kontrolę gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, a w związku z wykonywaną kontrolą inspektorzy mają prawo dostępu do danych osobowych dotyczących kwalifikacji i uposażenia pracowników samorządowych.

Informacja o terminie kontroli w danej jednostce samorządowej podawana jest przez właściwą Izbę z odpowiednim kilkudniowym wyprzedzeniem. W związku z tym, pracownik realizujący sprawy kadrowe ma możliwość wcześniejszego przygotowania niezbędnych dokumentów. Należą do nich: statut jednostki, regulamin organizacyjny, regulamin wynagradzania oraz akta osobowe pracowników.

Czytaj także: Kontrola zarządcza – nowy obowiązek dla samorządów>>

Kontroler sprawdzi akta osobowe

Kontrola finansowa w komórce kadrowej zazwyczaj rozpoczyna się od sprawdzenia akt osobowych zatrudnionych pracowników. W przypadku dużej liczby zatrudnionych, nie wszystkie akta personalne zostaną sprawdzone przez kontrolera. Nie mniej jednak, wnikliwej analizie zostaje poddana dokumentacja kadry kierowniczej jednostki samorządu terytorialnego, kierowników średniego szczebla, akta osobowe osób odpowiedzialnych za prowadzenie spraw kadrowo-finansowych oraz pracowników służby finansowej.