Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kompleksowa kontrola finansowa w kadrach

Krystyna Hark
Zadania realizowane w komórkach zajmujących się zarządzaniem ludźmi na ogół podporządkowane są naczelnemu kierownictwu organizacji. Zarówno w przedsiębiorstwach, jak i w administracji samorządowej odgrywają identyczną rolę. Dotyczą zarządzania najważniejszym zasobem, czyli potencjałem społecznym.

W małej firmie zazwyczaj wszystkie zadania, zarówno te administracyjne, jak i kontrolne wykonywane są przez właściciela, zaś w większych organizacjach istnieją specjalizujące się stanowiska pracy w zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Niezależnie jednak od przyjętych rozwiązań organizacyjnych, niewątpliwie jednym z podstawowych obowiązków wynikających z zakresu zarządzania kadrami jest obsługa administracyjna zatrudnionych pracowników. Wiąże się to z wykonywaniem określonych zadań wynikających z powszechnie obowiązującego prawa pracy, a w szczególności z ustaleniem przysługujących świadczeń zatrudnionym pracownikom. W konsekwencji, stwierdzony stan faktyczny porównywany jest do wymogów ustawowych wynikających ze stosunku pracy.

Szczególnej kontroli finansowej w tym obszarze podlega administracja samorządowa. Uprawnionym organem kontroli jest regionalna izba obrachunkowa, która w świetle art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r., Nr 55, poz., 577 ze zm.) sprawuje nadzór w zakresie spraw finansowych i dokonuje kontroli m.in. gospodarki finansowej na wszystkich szczeblach samorządu terytorialnego. W świetle cytowanej ustawy Izby przeprowadzają, co najmniej raz na cztery lata kompleksową kontrolę gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, a w związku z wykonywaną kontrolą inspektorzy mają prawo dostępu do danych osobowych dotyczących kwalifikacji i uposażenia pracowników samorządowych.

Informacja o terminie kontroli w danej jednostce samorządowej podawana jest przez właściwą Izbę z odpowiednim kilkudniowym wyprzedzeniem. W związku z tym, pracownik realizujący sprawy kadrowe ma możliwość wcześniejszego przygotowania niezbędnych dokumentów. Należą do nich: statut jednostki, regulamin organizacyjny, regulamin wynagradzania oraz akta osobowe pracowników.

Czytaj także: Kontrola zarządcza – nowy obowiązek dla samorządów>>

Kontroler sprawdzi akta osobowe

Kontrola finansowa w komórce kadrowej zazwyczaj rozpoczyna się od sprawdzenia akt osobowych zatrudnionych pracowników. W przypadku dużej liczby zatrudnionych, nie wszystkie akta personalne zostaną sprawdzone przez kontrolera. Nie mniej jednak, wnikliwej analizie zostaje poddana dokumentacja kadry kierowniczej jednostki samorządu terytorialnego, kierowników średniego szczebla, akta osobowe osób odpowiedzialnych za prowadzenie spraw kadrowo-finansowych oraz pracowników służby finansowej.

Wyrywkowej kontroli poddane mogą być także akta osobowe pozostałych pracowników. Kontroler sprawdzi, czy sposób prowadzenia akt osobowych odpowiada wymogom przewidzianym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., Nr 62, poz. 286 ze zm.). W oparciu o wskazaną regulację, z punktu widzenia przeprowadzanej kontroli istotne jest, czy:

1)    w części A znajdują się dokumenty składane przed podjęciem stosunku pracy, a potwierdzające kwalifikacje zawodowe pracownika i wymagany staż pracy, szczególnie: świadectwa szkolne, dyplomy ukończenia uczelni, dyplomy ukończenia kursów, certyfikaty potwierdzające znajomość języka obcego itp., a także świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, oraz inne niezbędne dokumenty na podstawie, których możliwe jest zatrudnienie w administracji samorządowej np.: oświadczenie pracownika o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie i przestępstwa skarbowe, posiadanie zdolności do czynności prawnych, czy korzystanie z pełni praw publicznych;

2)    w części B znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, głównie: umowa o pracę (akt wyboru, akt powołania), zakres obowiązków uprawnień i odpowiedzialności, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu, dokumenty świadczące o przyznaniu pracownikowi podwyżki wynagrodzeń oraz nagrody wraz z podpisem pracownika akceptującym zgodę na nową wysokość wynagrodzenia, oświadczenia pracownika wynikające z ordynacji podatkowej w zakresie przestrzegania tajemnicy skarbowej i innych dokumentów stwierdzających przyznanie dodatkowych świadczeń np. umowa za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, zaś w przypadku skarbnika gminy dodatkowo: dokumenty potwierdzające brak orzeczonej kary za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o braku skazania za przestępstwa przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych i samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów;

3)    w części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, a przede wszystkim dokumenty potwierdzające wypłatę ekwiwalentów, odpraw, czy też wypłaconych innych świadczeń związanych z rozwiązaniem stosunku pracy;

4)    dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach są ułożone w porządku chronologicznym oraz odpowiednio ponumerowane, a także, czy każda z części akt osobowych zawiera pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Czytaj także: Regionalna Izba Obrachunkowa - struktura i funkcjonowanie>>

Kontroler zbada zgodność kwalifikacji i składników wynagrodzenia pracownika z wymaganiami na stanowisku pracy

Posiadane kwalifikacje oraz doświadczenie zawodowe pracownika przedkładają się bezpośrednio na rodzaj zajmowanego stanowiska pracy oraz na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia. W związku z tym, osoba przeprowadzająca kontrolę szczegółowo sprawdzi, czy określone w umowie o pracę warunki pracy i płacy są zgodne z obowiązującymi w tym względzie przepisami prawa.

W zależności od formy nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, wybór, powołanie, mianowanie), przyznane pracownikowi świadczenia porównane zostaną z odpowiednim aktem normatywnym dotyczącym wymienionej kategorii pracowników. W rezultacie, prawidłowość ustalonych składników wobec pracowników zatrudnionych na umowę o pracę porównana zostanie z regulaminem wynagradzania, pracowników zatrudnionych na podstawie wyboru i powołania z rozporządzeniem płacowym z 2009 r. (Dz. U. z 2009 r., Nr 50, poz. 398), i obowiązującym do końca 2011 r. rozporządzeniem płacowym dotyczącym pracowników zatrudnionych w drodze nominacji (Dz. U. z 2005 r., Nr 146, poz. 1223 z późn. zm.).

W oparciu o wskazane regulacje prawne i znajdujące się dokumenty w aktach personalnych, oceniona zostanie prawidłowość zatrudnienia pracownika na określonym  stanowisku pracy, a także poprawność przypisania temu stanowisku kategorii zaszeregowania. W dalszej kolejności, czynnościom kontrolnym podlegają przyznane pracownikowi poszczególne składniki wynagrodzenia. Przedmiotem oceny, zarówno w ujęciu procentowym, jak i kwotowym, jest wysokość dodatku za wieloletnią pracę i dodatku specjalnego, a w dalszym postępowaniu ustalenie, czy wysokość płacy zasadniczej mieści się w przypisanej stanowisku kategorii zaszeregowania. Składnikami wynagrodzenia, które również podlegają szczegółowej analizie są nagrody i premie wynikające z regulaminu wynagradzania, nagroda roczna, a także nagroda jubileuszowa oraz ewentualna odprawa pieniężna.

Etapem zamykającym przebieg kontroli jest dokument Izby zawierający zalecenia pokontrolne dotyczące danej jednostki samorządowej, nakazujący poprawienie uchybień w terminie wskazanym przez regionalną izbę obrachunkową.

Krystyna Hark

Samorzad.infor.pl

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Podręcznik do historii i teraźniejszości dopuszczony do użytku szkolnego [licea i technika, klasy I]
    W wykazie podręczników dopuszczonych do użytku szkolnego do kształcenia ogólnego resortu edukacji i nauki opublikowano w piątek podręcznik do przedmiotu historia i teraźniejszość (HiT).
    Nowe stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli w 2022 r. [rozporządzenie]
    Od 1 września zaczną obowiązywać nowe minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli. Zgodnie z projektowanym przez MEiN rozporządzeniem wyniosą one od 3329 zł do 4224 zł.
    MKiDN: do 1 sierpnia wnioski o stypendium do 4000 zł brutto miesięcznie
    Do 1 sierpnia do godz. 16 można składać wnioski w Konkursie o przyznanie stypendiów twórczych oraz stypendiów z zakresu upowszechniania kultury na 2023 r. - poinformowało w poniedziałek MKiDN.
    CKE: Jakie były wyniki na egzaminie ósmoklasisty w 2022 r.?
    Uczniowie VIII klas szkół podstawowych, którzy w maju przystąpili do obowiązkowego egzaminu ósmoklasisty, za rozwiązanie zadań z języka polskiego uzyskali średnio 60 % punktów możliwych do otrzymania, a z matematyki – 57 %.
    Czy można przesunąć pracownika z urzędu gminy do ośrodka pomocy społecznej
    Burmistrz postanowił, że miejski ośrodek pomocy społecznej będzie zajmował się przyznawaniem świadczenia pieniężnego z tytułu zakwaterowania i wyżywienia obywatela Ukrainy. Jakie są sposoby przesunięcia pracowników z urzędu gminy do ośrodka pomocy społecznej?
    1 lipca 2022 r. Nowa lista leków refundowanych
    Od 1 lipca 2022 r. obowiązuje nowy wykaz leków refundowanych, do którego dodano 54 produkty bądź nowe wskazania.
    Centralizacja rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego (JST) - wyjaśnienia Ministerstwa Finansów
    Ministerstwo Finansów udzieliło 24 czerwca 2022 r. wyjaśnień odnośnie centralizacji rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego.
    6600 zł brutto, to netto 4829,58 zł, składka ZUS 904,86 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    W 2021 r. dla pensji 6600 zł brutto wynagrodzenie na rękę było 4741,58 zł netto.
    Komunikat MRiPS: przepisy nie nakazują skrócenia pracy w czasie upału. Pracownik ma prawo do napojów pod rygorem grzywny
    Komunikat Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej: Wysokie temperatury mają wpływ nie tylko na wydajność pracy, ale i na bezpieczeństwo pracownika. Skrócenie czasu pracy jest jednak decyzją, która zależy w praktyce od dobrej woli pracodawcy. Prawo nakazuje mu dostarczenia napojów. Nierespektowanie przez pracodawcę tego obowiązku stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 do 30 tys. złotych.
    5500 zł brutto, to netto 4078,81 zł, zaliczka 240 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    5500 zł brutto, to netto 4078,81 zł, zaliczka 240 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    Klasa IV i V podstawówki - lista przedmiotów i liczba godzin w roku szkolnym 2022/2023
    Przedmioty w klasie 5 podstawówki w roku szkolnym 2022/2023. Przedmioty w klasie 4 podstawówki w roku szkolnym 2022/2023, liczba godzin.
    Czy praca zdalna jest na wniosek pracownika? Czy pracodawca może nakazać pracę zdalną?
    Kodeks pracy wprowadzi możliwość pracy zdalnej i hybrydowej – zapowiedziała minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg
    Podwyżka zaliczki na PIT dla umowy zlecenia od 1 lipca 2022 r. Przykłady MF i DGP obliczeń od 3000 zł do 8000 zł
    MF: Od zlecenia 3200 zł brutto miesięcznie zaliczka na PIT wzrośnie o 103 zł do 265 zł. Niekorzystna zmiana od 1 lipca 2022 r. Przed tą datą zaliczka na PIT wynosiła 162 zł.
    300 mln zł dla artystów z opłaty od komputerów, tabletów, smartfonów, dysków i pendrivów
    Projekt ustawy o artystach zawodowych przewiduje zasilenie kwotą 300 mln zł nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Pieniądze będą pochodziły z opłaty reprograficznej płaconej przez importerów i sprzedawców elektroniki (komputery, tablety, smartfony, dyski twarde i pendrivy).
    300 mln zł dla Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Opłata od smartfonów i laptopów w 2023 r.
    300 mln zł. To planowane wpłaty z opłaty reprograficznej na rzecz nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych (FWAZ). Jeżeli nie będzie tych pieniędzy fundusz dla artystów otrzyma z budżetu dotację celową 100 mln zł rocznie. Podstawą dla płatności tych kwot jest ustawa o artystach zawodowych. 27 czerwca 2022 r. rząd przedstawił jej najnowszy projekt w wersji, która ma zostać skierowana do Sejmu i tam uchwalona.
    Świadczenie 40 zł za dzień dłużej niż 120 dni za pomoc Ukrainkom w ciąży, osobom w wieku 60/65 lat i matkom trójki dzieci
    Gminy otrzymały prawo do wydłużenia ponad 120 dni okresu wypłaty świadczenia 40 zł za dzień zakwaterowania i wyżywiania uchodźców z Ukrainy.
    Czy umowy zawierane na realizację zadań w programie rozwiązywania problemów alkoholowych podlegają Prawu zamówień publicznych?
    Pytanie nr 1. Czy umowy zawierane na realizację zadań zapisanych w gminnym programie rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii podlegają Prawu zamówień publicznych? Pytanie nr 2. Czy prawidłowym jest zawieranie umów zlecenia na realizację usług konsultanta bez określania okresu świadczenia usługi?
    Połowa nauczycieli z Warszawy myśli o odejściu ze szkoły. Nauczyciel woli prowadzić zakład pogrzebowy niż uczyć za 3500 zł
    Blisko połowa kadry zatrudnionej w publicznych szkołach myśli o odejściu z zawodu – pokazują badania realizowane m.in. przez Urząd Miasta st. Warszawy. Według ratusza zbliżamy się do dramatycznego punktu, kiedy po prostu nie będzie komu uczyć dzieci. Tym bardziej że spośród 31 tys. stołecznych nauczycieli ponad 5 tys. jest w wieku emerytalnym lub przedemerytalnym. Wiadomo też, że wakatów w tym roku jest więcej niż w latach 2021 i 2020, a z podobnym problemem borykają się szkoły w całym kraju.
    "DGP": Od 1 lipca 2022 r. błąd w przepisach o składce zdrowotnej i liczeniu zaliczek od pensji [nieudana korekta Polskiego Ładu?]
    DGP: Przepisy korygujące Polski Ład były tworzone w pośpiechu i rząd zapomniał zmienić zasady wyliczania składki zdrowotnej. Nie ma wątpliwości, że w po 1 lipca 2022 r. pracodawcy dalej muszą wyliczać wysokość zaliczki na PIT dwukrotnie: 1) według zasad z 2022 r. i 2) zasad z 2021 r. W jakim celu? Dla ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej do wysokości zaliczki z 2021 r.
    IMGW: Najnowsza prognoza pogody na wakacje 2022 r. W lipcu upały powyżej 30 stopni. W sierpniu ciepło i burze
    Z eksperymentalnej prognozy długoterminowej wynika, że w lipcu w Polsce temperatury będą powyżej normy, to znaczy, że będzie naprawdę upalnie.
    5000 zł brutto, to netto 3613.19 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    5000 zł brutto, to netto 3613.19 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4600 zł brutto i netto 3270,83 zł dla pracownika chorującego przez część miesiąca od 1 lipca 2022 r. [42 przykłady]
    Przeliczenie wynagrodzenia brutto do netto od 1 lipca 2022 r., gdy pracowniki część miesiąca był chory - to przykład nr 38 z poradnika Wydawnictwa Infor o przeliczaniu wynagrodzeń z brutto na netto od 1 lipca 2022 r. Pozostałe przykłady w poradniku.
    15 000 zł brutto dla programisty, to 10555,58 zł albo 9167,58 zł netto [42 przykłady od 1 lipca 2022 r.]
    Lista płac dla pracownika, który przekroczył I próg podatkowy - to przykład nr 40 z poradnika Wydawnictwa Infor o przeliczaniu wynagrodzeń z brutto na netto od 1 lipca 2022 r. Pozostałe przykłady w poradniku.
    Ochrona zabytków w gminach
    Zadania, które realizuje samorząd gminny w celu zaspokajania zbiorowych potrzeb wspólnoty lokalnej, obejmują między innymi ochronę i opiekę nad zabytkami. Oznacza to wiele obowiązków ustawowych, które gmina musi wypełniać.
    Okazjonalne kąpielisko za milczącą zgodą wójta
    Zmienia się procedura tworzenia miejsc okazjonalnie wykorzystywanych do kąpieli. Zgłoszenie wodnoprawne i zgłoszenie na utworzenie takiego miejsca będzie można załatwić w jednym urzędzie - gminy. Nowelizacja Prawa wodnego upraszcza także zasady i formę zgody na utworzenie takiego miejsca (może być milcząca). Ważne jest również skrócenie terminów opiniowania zgłoszenia przez inspekcje ochrony środowiska, sanepid, dyrektorów: parku narodowego, urzędu morskiego czy urzędu żeglugi śródlądowej.