Kategorie

Nowy protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Andrzela Gawrońska-Baran
Radca prawny, doktor nauk prawnych z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziedzinie zamówień publicznych, specjalizujący się również w kwestiach legislacyjnych. Autorka licznych profesjonalnych publikacji poświęconych problematyce zamówień publicznych. Wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych w latach 2007-2008, w latach 2010-2016 dyrektor departamentu zamówień publicznych w dużej instytucji zamawiającej. W ramach praktyki zawodowej prowadzi AGB Kancelarię Radcy Prawnego.
Od 11 grudnia 2010 r. obowiązuje rozporządzenie określające wzory protokołów sporządzanych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Po prawie roku – kiedy to zostały znowelizowane przepisy o zamówieniach publicznych – zamawiający mogą nareszcie wykorzystywać wzory dostosowane do nowych regulacji prawnych.

W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia. Obowiązek ten jest jednym z przejawów zasady jawności zamówień publicznych. Zakres informacji, które powinny znaleźć się w protokole, został określony w art. 96 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp) oraz szczegółowo w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (dalej: rozporządzenie).

ZAPAMIĘTAJ!

Protokół zawiera także informacje dotyczące czynności poprzedzających wszczęcie oraz wykonywanych po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (np. informację o zawarciu umowy, o zamieszczeniu ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazaniu i publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej).

Zamawiający mają do wykorzystania 8 wzorów protokołu postępowania, z których każdy odpowiada jednemu trybowi udzielenia zamówienia publicznego.

Wzory protokołów stanowią załączniki nr 1–8 do rozporządzenia i dotyczą odpowiednio:

● załącznik nr 1 – przetargu nieograniczonego,

● załącznik nr 2 – przetargu ograniczonego,

● załącznik nr 3 – negocjacji z ogłoszeniem,

● załącznik nr 4 – dialogu konkurencyjnego,

● załącznik nr 5 – negocjacji bez ogłoszenia,

● załącznik nr 6 – zamówienia z wolnej ręki,

● załącznik nr 7 – zapytania o cenę,

● załącznik nr 8 – licytacji elektronicznej.

Dodatkowo w załączniku nr 9 do rozporządzenia określono wzór dotyczący ustanowienia dynamicznego systemu zakupów i udzielania zamówień objętych takim systemem zakupów.

Reklama

Jeden rodzaj protokołu odpowiadający danemu trybowi udzielenia zamówienia odzwierciedla wymagania mające zastosowanie w postępowaniach o wartości zarówno niższej od tzw. progów unijnych, jak i równej, wyższej niż te wartości. Zamawiający nie mają już obowiązku wypełniania (jak dotychczas) licznych druków dodatkowych, ponieważ informacje zawierane w tych drukach są umieszczane bezpośrednio w treści protokołu oraz wyłącznie w niezbędnym zakresie. Jedynym pozostawionym drukiem dodatkowym jest oświadczenie o braku albo o istnieniu podstaw do wyłączenia osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 upzp (druk ZP-1 określony w załączniku nr 10 do rozporządzenia).

We wzorze protokołu przewidziano pola wyboru pozwalające na szybkie i proste wskazanie, jakie zdarzenia miały miejsce w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także pola opisowe – wymagające uzupełnienia ich o informacje tekstowe, które odpowiednio odzwierciedlają czynności zamawiającego i wykonawców.

ZAPAMIĘTAJ!

Zamawiający ma prawo modyfikacji wzoru, dostosowania go w zakresie niezbędnym do odzwierciedlenia faktycznego przebiegu prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Czytaj także: Zamówienia publiczne do 14 000 euro>>

Sposób sporządzania protokołu

Reklama

W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia zawarto swoistą instrukcję dla zamawiającego, jak wypełniać protokół. Warto o tym wspomnieć, ponieważ znaczna część adresatów rozporządzenia nie zapoznaje się z uzasadnieniem tworzonym na etapie znacznie wcześniejszym niż ogłoszenie rozporządzenia w oficjalnym publikatorze.

Jedna z istotnych wskazówek dotyczy sytuacji, gdy dane pole wyboru lub pole opisowe we wzorze protokołu nie odpowiada przebiegowi postępowania. Zamawiający może wówczas nie uwzględniać tego elementu w sporządzanym protokole. W protokole nie należy zamieszczać rubryk, informacji oraz odnośników niemających zastosowania w danym postępowaniu ani dokonywać skreśleń. Należy też unikać stosowania zwrotu „nie dotyczy”. Ponadto – w razie zaistnienia dodatkowych zdarzeń zasługujących na ich odnotowanie – można rozszerzyć protokół o informacje dotyczące tych zdarzeń. W przypadku dopuszczenia składania ofert częściowych, odpowiednie pola wyboru lub pola opisowe wypełnia się w sposób odpowiadający liczbie przewidzianych części zamówienia (ofert częściowych) oraz okolicznościom, które ich dotyczą (np. pole opisowe zatytułowane „zbiorcze zestawienie ofert” zamawiający powinien wypełnić w liczbie właściwej dla liczby części zamówienia, ze wskazaniem ofert złożonych dla każdej z tych części odrębnie).

W uzasadnieniu do rozporządzenia projektodawcy wskazali, że zamawiający może sporządzić protokół:

odręcznie – wypełniając wydrukowany wzór poprzez wpisanie odpowiednich informacji oraz zakreślenie niezbędnych pól wyboru,

w formie elektronicznej edycji wzoru protokołu – wpisując za pomocą edytora tekstu niezbędne dane oraz usuwając pola wyboru nieznajdujące zastosowania w danym postępowaniu, a następnie drukując tak przygotowany projekt protokołu i nadając mu formę pisemną poprzez jego podpisanie przez zobowiązane do tego osoby.

Informacje związane z szacunkiem zamówienia

W nowym protokole rozszerzono zakres informacji związanych z czynnością oszacowania wartości zamówienia – jedną z najistotniejszych dla przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia.

Zamawiający ma obowiązek podać:

wartość zamówień uzupełniających – jeżeli je przewidział – w protokole dla trybu przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego,

informację, czy udzielane zamówienie stanowi część większego zamówienia i jaka jest wartość zamówienia, które jest przedmiotem postępowania, do którego odnosi się przygotowywany protokół,

dokument, na podstawie którego została ustalona wartość szacunkowa zamówienia (np. kosztorys inwestorski czy program funkcjonalno-użytkowy),

informację, czy zamówienie jest współfinansowane ze środków unijnych – a jeżeli tak, to w jakim procencie i z jakiego projektu albo programu unijnego.

Więcej informacji o osobach związanych z zamówieniem

Zamawiający ma obowiązek wskazać w protokole postępowania wszystkie osoby, które dokonują najistotniejszych z punktu widzenia przejrzystości procedury udzielania zamówienia czynności związanych z przygotowaniem postępowania. Nie ma przy tym znaczenia, czy osoby te są pracownikami zamawiającego, działają na jego zlecenie, doradzają zamawiającemu, czy też faktycznie dokonują tych czynności. W protokole muszą zatem znaleźć się informacje o osobach przygotowujących opis przedmiotu zamówienia, ustalających wartość zamówienia, przygotowujących opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, a także określających kryteria oceny ofert.

TABELA. Informacje szczególne w trybach udzielania zamówienia

@RY1@i40/2011/002/i40.2011.002.000.0032.101.jpg@RY2@

Nowym obowiązkiem jest konieczność wyszczególnienia przez zamawiającego załączników do protokołu (np. dotyczących dokumentów, informacji, oświadczeń zgromadzonych w toku przygotowania i prowadzenia postępowania), składających się na dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający musi ponadto zamieścić informację o tym, czy osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania zapoznały się z treścią protokołu oraz czy zgłosiły uwagi do protokołu – wraz z podaniem treści uwag oraz imion i nazwisk osób je zgłaszających, a także podpisaniem uwag.

Czytaj także: Zamówienia publiczne - dostęp do informacji>>

Zasady udostępniania protokołu

Protokół wraz z załącznikami (m.in. ofertami, oświadczeniami i opiniami biegłych) jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania – z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu – od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Nowe rozporządzenie nie zmienia dotychczasowych zasad udostępniania protokołu lub załączników do niego. Nadal zamawiający dokonuje tego na wniosek i w formie wybranej przez wnioskodawcę, którym może być nie tylko wykonawca uczestniczący w danym postępowaniu. Jeżeli jednak dostosowanie się do wyboru wnioskodawcy jest z przyczyn technicznych znacząco utrudnione (w szczególności z uwagi na ilość żądanych do przesłania dokumentów) – zamawiający informuje o tym wnioskodawcę i wskazuje sposób, w jaki mogą być one udostępnione.

ZAPAMIĘTAJ!

Udostępnienie protokołu lub załączników może nastąpić poprzez:

● wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego,

● przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną.

W trakcie wglądu do protokołu wnioskodawca nie może bez zgody zamawiającego samodzielnie kopiować lub utrwalać za pomocą urządzeń lub środków technicznych służących do utrwalania obrazu.

Jeśli chodzi o terminy udostępnienia, to przepisy rozporządzenia nakazują zamawiającemu uczynić to niezwłocznie. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy z uwagi na konieczność zapewnienia sprawnego toku prac dotyczących badania i oceny ofert, zamawiający udostępnia oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w terminie przez siebie wyznaczonym. Musi to jednak nastąpić nie później niż w dniu przesłania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty albo o unieważnieniu postępowania.

ZAPAMIĘTAJ!

Nowe wzory protokołu stosuje się do postępowań wszczętych po dniu wejścia w życie rozporządzenia (tj. po 11 grudnia 2011 r.). Nie jest jednak zabronione skorzystanie z nich – na zasadzie wyboru zamawiającego – także do udokumentowania wcześniejszych postępowań.

PODSTAWY PRAWNE

• Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 161, poz. 1078)

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. Nr 223, poz. 1458).

• Uzasadnienie do projektu rozporządzenia w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (www.uzp.gov.pl)

Źródło: Rachunkowość Budżetowa
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    22 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Unijny Certyfikat COVID - jak pobrać na telefon?

    Unijny Certyfikat COVID - tzw. paszport covidowy (szczepionkowy) od dziś jest już dostępny w aplikacji mObywatel i można go pobrać na telefon komórkowy. Jak pobrać paszport covidowy?

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych dla samorządów

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych. Rusza nowy rządowy program, który zapewni pieniądze na inwestycje dla samorządów. Na co i na jakich zasadach będzie można otrzymać dofinansowanie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach? Czy mogą być one prowadzone w formie zdalnej? Z jakich przedmiotów organizuje się zajęcia wspomagające? Jak poinformować o nich rodziców? Jak prawidłowo wyliczyć przysługującą szkole liczbę zajęć wspomagających? Ministerstwo Edukacji i Nauki odpowiada na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące dodatkowych lekcji po powrocie do szkół.

    Zmiany w programie Aktywna tablica 2020-2024

    Aktywna tablica 2020-2024 - zmiany. Proponowane nowe rozwiązania dotyczą m.in. wprowadzenia nowego rodzaju sprzętu, który będzie można zakupić w ramach programu i rozszerzenia na kolejne lata (2021-2024) możliwości zakupu laptopów wraz ze sprzętem umożliwiającym przetwarzanie wizerunku i głosu. Trwają konsultacje społeczne, opinie można przesyłać do 9 lipca 2021 r.

    Do kiedy Spis Powszechny?

    Spis Powszechny – do kiedy trwa? Do kiedy można się spisać przez Internet? Czy każdy domownik musi się spisać osobno? Jakie kary grożą za brak udziału w spisie ludności i mieszkań w 2021 roku?

    Nieskuteczność systemów Compliance, systemów Whistleblowingu lub ochrony danych osobowych - przyczyny

    Nieskuteczność systemów. Czy da się zlikwidować ryzyko compliance lub ryzyko naruszenia danych osobowych? Jakie są powody pozorności lub nieskuteczności systemów?

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich. Dzięki wsparciu NFOŚiGW, w wysokości prawie 40 mln zł, autobusy elektryczne będą woziły dzieci do szkół w kolejnych 16 gminach.

    Czyste Powietrze - zmiany w programie, koniec dotacji na piece węglowe

    Czyste Powietrze - co się zmieni w programie? Do kiedy można jeszcze uzyskać dotację na piece węglowe?

    Pakiet psychologiczny – rekomendacje dla uczelni dotyczące pomocy studentom

    Pakiet psychologiczny. Na podstawie przekazanych przez uczelnie informacji na temat udzielanego w okresie epidemii wsparcia studentom, Ministerstwo Edukacji i Nauki opracowało poniższe zalecenia w zakresie zwiększenia pomocy psychologicznej.

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła. W jakim terminie gmina powinna wprowadzić dane do ewidencji? Ile czasu ma urzędnik na wprowadzenie danych z deklaracji do systemu? Czy każdy pracownik urzędu może wprowadzać dane do CEEB? Czy przewidziano finansowanie dla gmin?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, deklaracja

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, jak złożyć deklarację źródeł ciepła? Przedstawiamy najważniejsze informacje o nowym obowiązku, który będzie spoczywał na właścicielach i zarządcach budynków.

    CEEB - jakie kary za brak zgłoszenia do ewidencji źródeł ciepła?

    CEEB - Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków rusza już 1 lipca 2021 roku. Oznacza to nowy obowiązek dla milionów Polaków, którzy będą musieli zgłosić, czym ogrzewają swoje domy. Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?