Uzupełniany dokument potwierdza stan na dzień składania ofert

Na stan z jakiego dnia wykonawca winien przedstawić dokumenty i oświadczenia, aby udowodnić spełnienie warunków udziału w postępowaniu?

Wykonawca, aby móc uczestniczyć w postępowaniu przetargowym, zobowiązany jest przedstawić w swojej ofercie dokumenty i oświadczenia, które są warunkiem udziału w tym postępowaniu. Dokumenty i oświadczenia, które należy przedłożyć, opisane są przez zamawiającego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Zamawiający może dowolnie określać dokumenty i oświadczenia, które musi przedłożyć wykonawca. Istotne jest tylko to, aby w/w dokumenty i oświadczenia, miały związek z przedmiotem zamówienia. Wymóg przedłożenia w/w dokumentów oraz oświadczeń wynika z art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późń. zm.).

Zobacz również: Wykluczenie wykonawcy ze względu na udział w przygotowaniu postępowania

Oczywistym jest to, iż w/w dokumenty i oświadczenia, które wykonawca załącza do swojej oferty, nie mogą być sporządzone później niż sama oferta. A co za tym idzie te dokumenty i oświadczenia muszą potwierdzać zaistnienie określonych zdarzeń, przed sporządzeniem oferty. Odmienna sytuacja jest niemożliwa, gdyż skoro określone zdarzenie nie zaistniało przed sporządzeniem oferty, to brak jest możliwości, aby istniał dokument lub oświadczenie, które ziszczenie tego zdarzenia by potwierdzało. Jednakże w praktyce pojawia się często problem, co w sytuacji, gdy wykonawca nie przedłoży celowo określonego dokumentu lub oświadczenia w swojej ofercie, gdyż go nie posiada. A przedłoży dokument lub oświadczenie powstały po złożeniu oferty na etapie uzupełnienia braków formalnych tej oferty. Dla przykładu zamawiający przewidział w SIWZ, iż warunkiem udziału w postępowaniu przetargowym, jest wykonanie określonych robót na kwotę 10.000.000 zł. Spełnienie tego warunku wykonawca musi udowodnić poprzez przedłożenie referencji. Natomiast wykonawca w momencie przygotowania swojej oferty, nie posiada takiej referencji, gdyż obecnie jest na etapie realizacji robót na wskazaną wyżej kwotę i zakończy ją już po terminie składania ofert. W związku z czym powstaje wątpliwość, czy wykonawca może przedłożyć tą brakującą referencję, w momencie gdy zmawiający wezwie go do uzupełnienia jego oferty o tą brakującą referencję, czy też nie?

Krajowa Izba Odwoławcza przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych w wyroku z dnia 23 grudnia 2014 r., sygn. akt: KIO 2645/14 (LEX nr 1648150) rozwiązała powyższy problem, gdyż stwierdziła, iż: „złożenie dokumentu uzupełnianego na wezwanie zamawiającego wystosowane na podstawie art. 26 ust. 3 p.z.p. jest dopuszczalne, pod warunkiem, że tak uzupełniany dokument potwierdza stan na dzień składania ofert. Przepis ten przewiduje bowiem, że złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert.”